Bijlage 1 Notitie evaluatie treasurystatuut 2015

Notitie Evaluatie Treasurystatuut Gemeente Rhenen

Opgesteld door: E.Kosmaci RB Datum: zondag 12 december 2021 Versie: 1.0

Inhoud Aanleiding................................................................................................. 3 Hoofdstuk 1 Evaluatie Treasurybeleid ........................................................... 4 1.1.

Inleiding ........................................................................................ 4

1.2.

Doelstelling onderzoek..................................................................... 4

1.3.

Aanpak .......................................................................................... 4

Hoofdstuk 2 Het Normen- en toetsingskader .................................................. 5 2.1.

Actuele wet- en regelgeving (het normenkader) .................................. 5

2.2.

QuickScan Treasury ........................................................................ 6

Hoofdstuk 3 Uitkomsten evaluatie ................................................................ 7 3.1.

Huidige financiële portefeuille ........................................................... 7

3.2.

Het treasurybeleid .......................................................................... 7

3.3.

De administratieve organisatie en interne beheersing .......................... 8

3.4.

Wijzigingen in wet- en regelgeving .................................................. 10

Aanleiding De treasuryfunctie ofwel de financieringsfunctie is bij de gemeente Rhenen belegd bij financiën en in het bijzonder bij de Senior Administrateur (Treasurer). Bij de uitvoering van de treasury activiteiten houden we ons aan het Treasurystatuut 2015 (voortaan Statuut). Het huidige Statuut is per 1 januari 2015 in werking getreden. In dit Statuut is vastgelegd dat het Statuut minimaal één keer per vier jaar wordt geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. In voorkomende gevallen (bijv. bij wetswijzigingen) kan er eerdere evaluatie en, of aanpassing plaatsvinden. De financieringsfunctie gaat de komende jaren voor de gemeente Rhenen steeds belangrijker worden. Dit hangt enerzijds samen met de (beperkt) beschikbare begrotingsruimte en anderzijds de hoge investeringsplanning voor de komende jaren zoals het nog te bouwen Multifunctioneel Gebouw (MFG) in Rhenen. Vanwege de stijging van de financieringsbehoefte vanaf het begrotingsjaar 2021 is dit ook een mooi geijkt moment om het Statuut te evalueren. In deze notitie vindt u de conclusies en aanbevelingen op basis van de uitgevoerde Quick Scan Treasury. In dit Quick Scan wordt gekeken of het huidige Statuut actueel is en, of deze moet worden aangepast. De scan heeft als extra bijkomstigheid het verbeteren van het gemeentelijke treasuryproces en de uitvoering daarvan.

Hoofdstuk 1 Evaluatie Treasurybeleid 1.1.

Inleiding

De treasuryfunctie van de gemeente komt tot uitdrukking in het Statuut en de financieringsparagraaf in de begroting en de jaarrekening. Het Statuut bevat regels voor het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Het Statuut schept hiermee een kader waarbinnen de financieringsen beleggingsactiviteiten van de gemeente Rhenen moet plaatsvinden.

1.2.

Doelstelling onderzoek

Het huidige Statuut is met ingang van 2015 in werking getreden. Het college toetst ten minste eens in de vier jaar of wijziging van het Statuut nodig is. Het college kan als gevolg daarvan het beleid bijstellen (artikel 15 financiële verordening). Het college stelt de raad in kennis van die toets en legt de raad een nieuw Treasurystatuut voor indien dat nodig wordt geacht. Het Statuut wordt door de raad vastgesteld. Het college heeft de manager Bedrijfsvoering de opdracht gegeven voor de evaluatie van het Statuut. Het doel van deze scan is het verkrijgen van inzicht of het huidige Statuut doelmatig en effectief is geweest en, of het Statuut aanpassingen behoeft. Voor de evaluatie hebben we de volgende (deel)vragen gesteld: 1. Hoe is de treasuryfunctie binnen de gemeente vormgegeven? 2. Is de afgelopen jaren gewerkt volgens het treasurybeleid/ Statuut? 3. Hebben er wijzigingen in wet- en regelgeving plaatsgevonden die van invloed zijn op het huidige Statuut? 4. Welke verbeteringen kunnen we doorvoeren waardoor er doelmatiger en doeltreffender gewerkt kan worden?

1.3.

Aanpak

In deze evaluatie hebben we ons gericht op de begrotingsjaren 2020 en 2021. Bij de evaluatie van het treasurystatuut hebben we de volgende aanpak gehanteerd: 1. Opstellen van een toetsingskader op basis van de actuele wet- en regelgeving en het treasurystatuut. Dit om vast te stellen of het aantrekken en, of verstrekken van leningen doelmatig en rechtmatig hebben plaatsgevonden. En om vast te stellen of de in het treasurystatuut genoemde wet- en regelgeving actueel is. Dit ten behoeve van de normstelling van de deelvragen 3 en 4. 2. Het uitvoeren van een (documenten) onderzoek op basis van het normenkader. Dit ter beantwoording van alle deelvragen. 3. Beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle op basis van gesprekken met medewerkers belast met kassiers- en treasuryfunctie, senior financieel adviseur en wethouder Financiën. Dit ten behoeve van de beantwoording van de deelvragen 1 t/m 4.

De bovenstaande werkzaamheden zijn in samenwerking met de interne controlefunctionaris uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen uit de evaluatie zijn vastgelegd in deze notitie.

Hoofdstuk 2 Het Normen- en toetsingskader Het toetsingskader is opgesteld op basis van de relevante wet- en regelgeving en het treasurystatuut van gemeente Rhenen. Verder is er een risico analyse uitgevoerd en gekeken welke beheersmaatregelen er in de processen zijn opgenomen. De treasuryfunctie van de gemeente is op basis van dit normen- en toetsingskader beoordeeld.

2.1.

Actuele wet- en regelgeving (het normenkader)

Het Statuut is opgesteld op basis van de relevante nationale wetgeving en de eigen gemeentelijke verordeningen/ beleidsrichtlijnen. Bij het opstellen van Statuut is rekening gehouden met de volgende wettelijke kaders:

Gemw

Gemeentewet: op basis van artikel 212 Gemeentewet stelt de raad de financiële verordening vast. In deze verordening is o.a. vastgelegd dat de regels voor de financieringsfunctie zijn vastgelegd in het voorliggende treasurystatuut.

Awb

Algemene wet bestuursrecht: op basis van de Awb kunnen zowel het verstrekken van geldleningen als het verlenen van garanties aangemerkt worden als een subsidieverlening. Een subsidieverhouding wordt vastgelegd in een beschikking, waarin essentiële elementen als aanduiding van de activiteiten en de verplichtingen en het subsidiebedrag zijn vastgelegd. Bij garanties en leningen aan ondernemingen kan er sprake zijn van (ongeoorloofde) staatsteun.

BBV

Besluit begroting verantwoording: het BBV bevat voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten van gemeenten. Het BBV schrijft voor dat zowel in de begroting als het jaarverslag een financieringsparagraaf opgenomen moet worden.

Wet fido

Wet financiering decentrale overheden: wet die kaders geeft voor de wijze waarop gemeenten met financiering, uitzettingen en renterisico dienen om te gaan.

Wet hof

Wet houdbare overheidsfinanciën: wet die kaders geeft voor de maximale hoogte van de kasuitgaven voor investeringen van gemeenten.

Een aantal aspecten van de wet fido zijn nader uitgewerkt in aparte ministeriële regelingen. Het betreft de volgende regelingen: Ufdo

Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden: in deze regeling staan de rentepercentages voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Deze percentages geven aan hoeveel een gemeente mag lenen.

Ruddo

Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden: regeling waarin bijvoorbeeld staat dat decentrale overheden alleen financiële transacties mogen doen met een instelling die financieel gezond is.

SkB

Regeling schatkistbankieren: regelgeving omtrent het aanhouden van liquide middelen en beleggingen in de schatkist bij het ministerie van Financiën.

Bldo

Besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden: Stelt regels voor het aangaan van geldleningen in euro’s en dat de hoofdsom niet onderhevig is aan enige vorm van indexatie.

2.2.

Wijzigingen in wet- en regelgeving

Het Statuut is in met ingang van 1 januari 2015 in werking getreden. In de tussenliggende jaren is er geen sprake geweest van wijzing van wet- en regelgeving waardoor eerdere aanpassing van het Statuut noodzakelijk was. De grootste wijziging de invoering van schatkistbankieren heeft in 2013 plaatsgevonden. Het Statuut is in 2015 hierop aangepast. Door het schatkistbankieren is geen sprake meer van risicovolle uitzettingen aangezien de overtollige middelen bij het schatkist aangehouden dienen te worden. Daarom zijn de (vele) bepalingen voor uitzettingen (bijvoorbeeld derivaten) in dit Statuut uitgesloten. De wet- en regelgeving zoals opgenomen in het Statuut is actueel. De huidige Statuut is vastgesteld door de raad. In het statuut is uitgebreid opgenomen: de wet- en regelgeving, de algemene uitgangspunten, de hoofdkaders, de beleidsmatige infrastructuur (informatievoorziening) en de hierop aansluitende bevoegd- en verantwoordelijkheden. Het uitgebreid opnemen van de wet- en regelgeving in een statuut alsmede de beleidsmatige invulling/ uitwerking van beleid past niet binnen de duale aanpak waarbij de raad de hoofdkaders stelt en het college de uitvoering doet. Deze duale aanpak is reeds de financiële verordening 2020 doorgevoerd.

Het belangrijkste uitgangspunt bij het herzien van de financiële verordening was dat zaken die op ander plekken geregeld waren (bijvoorbeeld in het BBV/ gemeentewet) niet in de verordening op te nemen. Aanbeveling 1: Het is te adviseren om de algemene uitgangspunten en hoofdbeleidskaders voor de treasuryfunctie door de gemeenteraad in de financiële verordening ex artikel 2012 gemeentewet op te laten nemen. De beleidsmatige uitwerking en de hierop aansluitende bevoegdheden en verantwoordelijkheden hierbij kunnen dan plaatsvinden in een treasurybesluit van het college. Deze aanpak past dan ook in de in gang gezette verandering bij de financiële verordening 2020. De raad kan via de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarrekening o.a. geïnformeerd worden over de algemene (rente) ontwikkelingen, de beleidsvoornemens op het gebied van treasury, de realisatie van haar treasury activiteiten, de leningenportefeuille en rentemethodiek en de renteresultaten.

2.3.

QuickScan Treasury

Het normenkader is verder uitgewerkt in een QuickScan. Per onderdeel is de QuickScan als volgt opgebouwd: • Normenkader • Risico’s (wat kan er misgaan) • Beheersmaatregelen • Werkprogramma/ checklist De QuickScan is als Bijlage 1 opgenomen. De gemeentelijke praktijk is getoetst aan het normen- en toetsingskader. De toetsing heeft plaatsgevonden door middel van een documentenonderzoek en interviews met betrokkenen. De bevindingen en conclusies zijn in de QuickScan vastgelegd.

Hoofdstuk 3 Uitkomsten evaluatie In dit hoofdstuk worden de onderzoeksvragen beantwoord.

3.1.

Huidige financiële portefeuille

In het onderstaand overzicht is de financiële portefeuille van de gemeente Rhenen weergegeven: Kengetallen Aandelen Hypotheken aan personeel Overige uitzettingen lang

2021 t/m 30-9 € 166.658 € 1.672.580 € 3.851.307

2020

Langlopende Geldleningen Kasgeldleningen

€ 33.547.140 € 1.700.000

€ 35.187.646 € 0

Rentebaten Rentelasten

€ €

101.400 818.656

€ €

148.596 1.142.489

Hoogte kasgeldlimiet (begroting) Renterisiconorm (begroting)

€ 3.923.260 € 9.231.200

€ €

3.892.278 9.158.300

€ € €

166.658 2.067.638 3.881.460

Garantstellingen ultimo 2020: -

-

-

Gewaarborgde geldleningen Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) aan de stichting Rhenam Wonen van € 11,6 miljoen. Hierbij ingezette onderpand door de woningbouwverenigingen bedraagt € 415,3 miljoen. Gegarandeerde leningen Woningen (particulieren) € 0,4 miljoen. Hiervan is gedekt met kapitaalverzekeringen eigen woning € 0,35 miljoen. Restant van € 0,05 miljoen betreft restrisico. Garantstellingen aan SKB kinderopvang € 77.000 en de verbouwing verenigingsgebouw van Showharmonie Oefening Baart Kunst € 73.000. De leningen worden jaarlijks afgelost.

3.2.

Het treasurybeleid

Het gemeentelijke beleid bestaat uit 4 onderdelen: • • • •

het aantrekken van korte en lange termijn financieringen; het uitzetten van korte en lange termijn gelden; het verlenen van garanties en borgstellingen voor leningen; het dagelijkse betalingsverkeer via de bank en in contanten (beperkt).

Bij de uitvoering van dit beleid heeft het college en de raad als doel gesteld om het aantrekken en uitzetten van financiële middelen zo efficiënt en effectief mogelijk te laten plaatsvinden. En dit tegen zo laag mogelijke risico’s, kosten en met een optimaal rendement op de uitgezette middelen.

De doelstellingen zijn ook vastgelegd in artikel 2 van het Statuut: 1. Doelstelling 1: geld beschikbaar houden voor de uitvoering van de publieke taak. Dit doel wordt in Rhenen gerealiseerd. Middelen worden alleen aangetrokken en verstrekt in het kader van de publieke taak. Bij de uitvoering van de publieke taak dient ook de impact van beslissingen aangaande de investeringen en uitgaven op de mens, milieu en maatschappij te worden betrokken. Niet alleen aan de investeringskant, maar ook aan de financieringskant. Zijn de verstrekkers van de financieringen duurzaam bezig? Bij het aantrekken en verstrekken van financieringen en bij het doen van inkopen worden zover mogelijk eisen gesteld aan duurzaamheid. De financiële sector kan een belangrijke rol spelen bij de realisatie van duurzaamheidsdoelstellingen. De sector heeft de mogelijkheid om duurzame financiering te faciliteren en te versnellen. De overheid kan door specifieke eisen te stellen aan de financiële sector deze transitie versnellen. De gemeenten kunnen deze transitie ondersteunen door duurzaam bankieren te stimuleren. Deze rol kunnen we oppakken door als aandeelhouder van de BNG nadrukkelijk te vragen naar hoe de BNG in deze rol faciliteert. Anderzijds kunnen we ervoor kiezen om alleen zaken te doen met instellingen die duurzaam bankieren en, of kredieten verstrekken. 2.

Doelstelling 2: het beheersen van risico’s Aantrekken van financieringen De gemeente maakt alleen gebruik van kasgeldleningen, kredietlimiet rekening courant bank en onderhandse geldleningen. Bij het aantrekken van langlopende financieringen wordt gebruik gemaakt van een meerjarige liquiditeitsplanning. De liquiditeitsplanning is samen met een extern treasury bureau opgesteld. Verder is de risicobeheersing rondom het betalingsverkeer een het aangaan van geldleningen ruimvoldoende van opzet. Zie hiervoor ook de uitkomsten van de QuickScan. Actualiseren van de liquiditeitsplanning De liquiditeitsplanning wordt één keer per jaar in Excel opgesteld. Het opstellen en bijhouden van dit Excel overzicht is arbeidsintensief. Maandelijks wordt een prognose voor de komende maand gemaakt. De prognose/ planning wijkt regelmatig af van de werkelijkheid. Oorzaak hiervan ligt in het feit dat: • De investeringskredieten in de planning worden meegenomen op het moment van goedkeuring door de raad, niet op basis van de verwachte start/- uitgaven van de investeringen. • De budgethouders niet altijd (op tijd) de uitgaven aan grote investeringsprojecten (termijnen) en de incidentele inkomsten uit bijvoorbeeld subsidies doorgeven. Hierdoor wordt financiën incidenteel “verrast” met niet verwachte inkomsten en uitgaven. Ook is hierdoor de meerjarige liquiditeitsplanning beperkt betrouwbaar.

Er zijn beperkte afspraken met budgethouders over de aanlevering van de benodigde gegevens. Ook wordt er geen gebruik gemaakt van gestandaardiseerde formats voor de aanlevering van deze gegevens. • Het risico van het nemen van verkeerde beslissingen in verband met een niet actuele liquiditeitsplanning de afgelopen jaren zeer beperkt was. De investeringen waren

•

•

goed te voorzien en konden met eigen financiële middelen en met beperkte financiering van banken worden ondervangen. De rentes op onderhandse geldleningen waren historisch laag. De rentes op kasgeldleningen waren de afgelopen jaren zelfs negatief. De gemeente volgt in verband met de negatieve rentes op kortgeld een beleid om de kasgeldlimiet maximaal te benutten. Alleen met langdurige financieringsbehoefte wordt overgegaan tot het financieren met onderhandse geldleningen. In 2020 en 2021 is de leningenportefeuille door een extern, onafhankelijk bureau beoordeeld. Door hen is beoordeeld of op basis van de verwachte investeringen tot een herstructurering van de leningenportefeuille kon worden overgegaan. De herstructurering heeft niet plaatsgevonden omdat een grote beslissing op een investering van het multifunctionele gebouw in Rhenen nog niet was genomen. Op basis van het huidige stand van de rentes en de benodigde meerjarige financieringsbehoefte is het niet aantrekkelijk om tot herstructurering van de leningenportefeuille over te gaan. Bij stijgende rente en toename van de financieringsbehoefte zal ook de behoefte aan een actuele liquiditeitsplanning navenant sterk toenemen.

Verstrekken van leningen en garantstellingen Overtollige kasgeldmiddelen worden dagelijks afgeroomd naar het schatkist. De noodzaak om overtollige financiële middelen uit te zetten in de vorm van complexe financiële instrumenten zoals derivaten en beleggingen is niet van toepassing Ook heeft de gemeente geldleningen en garantstellingen uitstaan bij: •

• •

•

Personeelsleden in verband met hypothecaire leningen. De hypothecaire leningen worden niet meer verstrekt en betreft een sterfhuisconstructie. Door de waardestijging van vastgoed is het risico beperkt. Een derde partij voor de instandhouding van het gebouw en exploitatie van ’t Gastland ten behoeve van binnensport en zwemmen voor de Rhenense inwoners. Gewaarborgde geldleningen via WSW aan de stichting Rhenam Wonen van € 11,6 miljoen. Hierbij ingezette onderpand door de stichting bedraagt € 415,3 miljoen. Overige gegarandeerde leningen Woningen (particulieren) € 0,4 miljoen. Hiervan is gedekt met kapitaalverzekeringen eigen woning € 0,35 miljoen. Restant betreft restrisico. Garantstellingen aan SKB kinderopvang € 77.000 en Verbouwing verenigingsgebouw Showharmonie Oefening Baart Kunst van € 73.000.

In de afgelopen jaren zijn een aantal keren geldleningen verstrekt aan derden (exploitatie ’t Gastland en Duurzaamheidsleningen). Er zijn geen nieuwe garanties aangegaan. Er zijn wel verschillende verzoeken voor garanties ontvangen. Verenigingen en stichtingen maar ook bedrijven en particulieren kunnen een beroep op de gemeente doen ter financiering of garantstelling van geldleningen voor bouw- en of inrichtingskosten (bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid) of ter financiering of garantstelling van geldleningen voor het oplossen van liquiditeitsproblemen. Er is geen intern beleidskader aanwezig hoe de gemeente moet omgaan met het verlenen van garanties en het verstrekken van geldleningen aan derden. In het Statuut is geregeld dat uitzettingen alleen ten behoeve van de publieke taak mogen worden gedaan. Tevens is geregeld wat voor rol het college en de raad heeft met betrekking tot het verstrekken van de garantstellingen en geldleningen.

Aanwezigheid van de juiste kennis binnen de organisatie Kennis van treasury is in algemene zin aanwezig bij de medewerkers. Ook wordt er gewerkt met een treasury commissie. Voor specialistische kennis wordt gebruik gemaakt van een onafhankelijke externe partij die gespecialiseerd is in treasury. Gezien de personele omvang van de gemeentelijke organisatie is het niet haalbaar om de specialistische kennis in huis te hebben. 3. Doelstelling 3: financiële middelen zo goedkoopmogelijk kunnen aantrekken c.q. het renderend uitzetten van gelden. Bij het aantrekken van financiële middelen worden er minimaal 2 offertes opgevraagd. De Bank Nederlandse Gemeente (BNG) en de Nederlandse Waterschapsbank (NWB) zijn nagenoeg altijd het voordeligste. Dit hangt nauw samen met de AAA- status van deze banken. Het uitzetten van gelden gebeurt via het verplichte schatkistbankieren. Derhalve is het rendement op overtollige middelen nihil.

Aanbeveling 2: meer aandacht voor duurzaam bankieren Als gemeente besteden we steeds meer aandacht aan duurzaamheid. Denk hierbij aan (circulaire) inkopen, (groen) investeren en het verstrekken van specifieke subsidies en leningen. Ook wordt van de banken en kredietverstrekkers, met wie de gemeente zaken doen, verwacht dat zij hun rol hierin pakken door een duurzaam beleid te voeren. Duurzaamheid’ en ‘groen investeren’ zijn bij vrijwel alle banken en pensioenfondsen en verzekeringsbedrijven een onderwerp van aandacht. Zij kunnen zich aansluiten bij de ‘Principles for Responsible Banking (PRB’s)’. Hiermee laten ze zien dat de banken de 6 principes van United Nations Environment omarmen. Het is te adviseren dat de gemeente: • •

•

duurzaam bankieren opneemt in haar treasurybeleid. bij investeringsbeslissingen en bij het uitzetten en aantrekken van geldleningen in het college en raadsvoorstel expliciet aandacht te besteden aan milieu en de sociale gevolgen van de gemeentelijke investeringen. overweegt om alleen zaken te doen met banken en financiële instellingen die de PRB’s of gelijksoortige principes omarmen.

Aanbeveling 3: het verbeteren van de liquiditeitsplanning 1. Betrek de budgethouders bij het opstellen van de liquiditeitsplanning en creëer hierdoor draagvlak. De budgethouders moeten inzien waarom de liquiditeitsprognose wordt opgesteld en wat het belang is voor de gemeente Rhenen. 2. Overweeg een format voor aanlevering van gegevens te ontwerpen voor budgethouders. Op dit format zullen budgethouders moeten aangeven in welke maand of kwartaal uitgaven verwacht kunnen worden. In de eerste plaats kan dit per kwartaal. Wanneer de budgethouders gewend zijn om de informatie door te geven zouden er afspraken gemaakt kunnen worden om de informatie per maand door te

geven. Op deze manier kan er meer gestuurd worden op een liquiditeitsprognose en is er tegelijkertijd controle over hoe de projecten er voor staan. Indien er een overschrijding van een krediet voor een project plaatsvindt, kan hier direct informatie over worden opgevraagd, nu wordt dit pas aan het einde van het jaar gesignaleerd. 3. Actualiseer elk kwartaal de meerjarige liquiditeitsplanning. Doet dit gedetailleerd voor de eerste maand. Door de liquiditeitsprognose elk kwartaal te actualiseren kan er beter gestuurd worden op de liquiditeiten. 4. Liquiditeitsprognose wordt nu opgesteld in Excel. Onderzoek of er mogelijkheden zijn om het bijhouden van de liquiditeitsprognose eenvoudiger te maken. Wellicht kan het inzetten van business intelligence tool als PowerBI uitkomst bieden.

Aanbeveling 4: het opstellen van een beleid rondom het verstrekken van geldleningen en garantstellingen 1. Op dit moment zijn de aanvragen voor garantstellingen en of het verstrekken van geldleningen beperkt. De gemeente kan dit als een belangrijk instrument gebruiken om (indirect) duurzaam maatschappelijke doelen te realiseren. De lage rentestand en de veranderende rol van de gemeente (van uitvoerend naar regisserend) kan dit in de toekomst versterken. 2. Bij het gebruik van dit instrument loopt de gemeente mogelijk financiële risico’s. Daarom zijn heldere afwegingskaders nodig. Overweeg om voor garantstellingen en uitzettingen van geldleningen duidelijke beleidskaders op te stellen. Hierin kan worden aangegeven hoe het college de bevoegdheid tot het verlenen van garantstellingen en geldleningen uitoefent en tegen welke criteria en voorwaarden.

3.3.

Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)

In het Statuut zijn een aantal procedures, werkwijzen en processen opgenomen. Het statuut is door de raad vastgesteld. Deze procedures hebben een formeel karakter en zijn redelijk in detail uitgewerkt. Zie hiervoor het Statuut artikel 12 ”uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle”, artikel 13 “verantwoordelijkheden” en artikel 14 “bevoegdheden”. De gemeente Rhenen is qua omvang groot genoeg om de vereiste functiescheidingen te borgen. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in het Statuut uitgebreid beschreven en zijn bij de betrokkenen bekend. Aan de hand van de QuickScan is getoetst of de administratieve organisatie en interne controle waarborgt dat: 1. de uitvoering rechtmatig en doelmatig plaatsvindt; 2. er een getrouwe informatieverstrekking verzekerd is; 3. schriftelijke/ digitale vastlegging van de processtappen plaatsvindt. De uitkomsten van de QuickScan zijn vastgelegd in Bijlage 2 “QuickScan Treasury”.

3.4.

Uitkomsten QuickScan

3.4.1 Administratieve organisatie en interne beheersing De belangrijkste bevindingen uit de QuickScan zijn:

•

•

•

•

•

•

•

•

Een transactie van uitzettingen en financieringen worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten in het treasuryverslag. De uitvoering, de registratie, de autorisatie en de controle van de transacties geschieden door minimaal twee medewerkers. De betalingen en ontvangsten van financiële middelen (de transacties) zijn beschermd via de inrichting van het financiële systeem en het elektronische betalingsverkeer. Hierin zijn de minimale functiescheidingen gecreëerd. Bij de betalingen is het onderscheid tussen de besteller/ budgethouder, inboeker, controle/ kassier en autorisatie door manager aanwezig. De kassier en treasurer bepalen wekelijks de liquiditeitsbehoefte van de gemeente (op basis van een liquiditeitsplanning). De kassier houdt niet dagelijks maar wekelijks de liquiditeitsplanning bij (werkelijke inkomsten en uitgaven). Indien er een (toekomstige)liquiditeitstekort aanwezig is, wordt overgegaan tot het aantrekken van financiële middelen. De aanleiding, de doel, de werkwijze, de liquiditeitsbehoefte van komende maand en de aanbieding worden vastgelegd in het treasuryverslag. Bij het aantrekken van (kas)geldleningen is er sprake van de vereiste functiescheidingen. Bij aantrekken van kortgeld zijn de kassier, treasurer en de manager betrokken.

Bij het aantrekken van onderhandse geldlening zijn de kassier, de leden van het treasury commissie en het college betrokken. Tijdens de coronacrisis werden de telefonische offertes voor kasgeldleningen bij de BNG bank en NWB bank, uit doelmatigheidsoverwegingen, niet (altijd) in het bijzijn van een andere (senior) medewerker uitgevoerd. De aanbiedingen worden gevraagd bij AAA- status banken die zich exclusief richten op het publieke domein in Nederland. Er is geen risico aanwezig dat er een bevoordeling plaatsvindt (in verband met onafhankelijkheid van de bankorganisaties). De aanbiedingen worden zichtbaar vastgelegd in het treasuryverslag. De goedkoopste aanbieding wordt gekozen. Het treasuryverslag wordt geautoriseerd door de kassier, treasurer en de manager. De gewijzigde werkwijze (door corona) heeft geen gevolgen voor de financiële rechtmatigheid van de transactie zelf. In artikel 7 lid 4 staat dat bij financieringen voor een periode van één jaar en langer minimaal 2 offertes worden opgevraagd alvorens tot een financiering (onderhandse geldlening) wordt overgegaan. Hieraan wordt voldaan. Het opvragen van mondelinge offertes voor onderhandse geldleningen wordt altijd in het bijzijn van een andere (senior) medewerker gedaan. De controle op de treasury transacties vindt plaats tijdens de reguliere interim- en jaarrekeningcontrole van de accountant.

De accountant heeft jaarlijks vastgesteld dat de transacties getrouw en rechtmatig hebben plaatsgevonden.

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente zijn vastgelegd in artikel 13 en 14 van het Statuut. Bij de beoordeling is gecheckt in hoeverre de beschreven taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het Statuut ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De belangrijkste afwijkingen hierbij zijn: 1. Het werkelijke proces en de bevoegdheden bij het uitzetten van middelen in de schatkist wijken af van het Statuut. Afroming hiervan vindt automatisch plaats via de BNG. In september 2021 is het bedrag van het afromen naar het schatkist aangepast naar € 400.000 (was € 225.000). De aanpassing is in gang gezet doordat de

drempelbedragen van schatkistbankieren zijn aangepast naar € 500.000. Hiervoor is een eenmalige opdracht gegeven door kassier aan BNG om dit aan te passen. 2. Bankrekeningen openen, wijzigen en, of sluiten wordt gedaan door de kassier en de manager bedrijfsvoering. Dit gebeurt niet door de senior financieel administrateur en de manager bedrijfsvoering. Deze functiescheiding is toereikend, maar niet conform de werkwijze die is vastgesteld. 3. Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen wordt in samenspraak gedaan met de kassier en de treasury commissie. In de treasury commissie wordt de manager bedrijfsvoering vervangen de gemeentesecretaris. De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie zijn in artikel 13 van het Statuut gedefinieerd. 4. De verantwoordelijkheden van de manager bedrijfsvoering is in het Statuut zeer uitgebreid beschreven. In werkelijkheid zijn een aantal van de verantwoordelijkheden anders belegd, zoals: • Het besluit tot aangaan van de financiële contracten worden in de treasury commissie genomen en uitgevoerd. Het uitbrengen van een advies over de gevolgen van de investeringsvoorstellen en de leningenportefeuille (de schuldenpositie) wordt door de financieel adviseur gedaan in samenspraak met de kredietbeheerders. De financiële gevolgen van de leningen worden meegenomen in de begroting.

• Bij investeringsvoorstel met een aanzienlijke impact op de schuldpositie wordt in het bestuurlijke voorstel ingegaan op de consequenties. De financieel adviseur en de Senior administrateur worden hierbij om advies gevraagd. Indien de omvang en de impact van het investeringsvoorstel groot is, dan is doorgaans de financiële gevolgen ook in de begroting opgenomen, dan wel wordt deze alsnog opgenomen. • De manager bedrijfsvoering zit niet in de treasury commissie. 5. De rol van de treasury commissie is uitgebreider dan beschreven. De treasury commissie heeft meer een besluitvormende dan een adviserende rol. 6. De taken en verantwoordelijkheden van de budgethouders met betrekking tot de inkopen en de ontvangsten van de baten zijn niet altijd even duidelijk vastgelegd en bekend. Vooral bij de nieuwe budgethouders.

Aanbeveling 5: leg de verantwoordelijkheid van de AO/IC weer terug bij het college. Het is gewenst om de uitgangspunten van de administratieve organisatie en de interne controle uit het Statuut te halen. De verantwoordelijkheid van de inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing ligt in basis bij het college (art 20 financiële verordening gemeente Rhenen 2020). De ambtelijke organisatie kan hierdoor flexibeler anticiperen op veranderingen in de organisatie. Geadviseerd wordt om de uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle, de taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit het Statuut te halen en expliciet door het college te laten vaststellen. Aanbeveling 6: Pas de huidige procesbeschrijving aan op de nieuwe gewenste werkwijze. Houdt hierbij rekening met de geconstateerde afwijkingen in de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Bijlagen: 1.

QuickScan Treasury

2.

Treasurystatuut 2015