Bijlage 1 Meerjarenconvenant 2026-2029
Tekst van het document
Meerjarenconvenant (versie 26.0825)
2026-2029
MEERJARENCONVENANT
2026-2030
MUSEUMSUBSIDIE
Ondergetekenden: De gemeente Rhenen te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de daartoe gemachtigde wethouder de heer D. Poortinga Hierna te noemen: 'Gemeente' en Stichting Het Oude Raadhuis Rhenen te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer G. Veenhof in zijn hoedanigheid van voorzitter en de heer J.P.J. Karsten in de hoedanigheid van secretaris. hierna te noemen: ‘Stichting' De gemeente en het Stadsmuseum hierna tezamen genoemd: de 'Partijen'
Overwegende dat:
door de gemeente belang wordt gehecht aan de aanwezigheid van een museumaanbod van goede kwaliteit en voor een breed publiek in de gemeente; door de gemeente belang wordt gehecht aan de integratie van het centrale toeristische informatiepunt (VVV) in het Stadsmuseum, waarmee het Stadsmuseum de frontoffice is van cultureel Rhenen; de gemeente het breed gedragen belang van de rol van het museum als hoeder van roerend erfgoed in de vorm van gemeentelijke en andere collecties benadrukt; het relevant is in een convenant wederzijds meerjaren intenties vast te leggen over beleid en subsidies, zodat de stichting een meerjaren zekerheid krijgt en bedrijfsmatig kan opereren; de gemeente wil de bekostiging van het Stadsmuseum continueren in de vorm van subsidie, waarbij wordt omschreven en bepaald welke activiteiten plus daarbij behorende resultaten en kwaliteit voor de beschikbare subsidie worden verwacht; de stichting 'het Oude Raadhuis' is opgericht per 1 januari 2018 en is sinds 1 juli 2018 gevestigd in het Oude Raadhuis, Markt 20 te Rhenen; het Stadsmuseum Rhenen heeft sinds haar opening bewezen van toegevoegde waarde voor Rhenen te zijn en is doorgedrongen tot de top 50 van kleine regionale musea in Nederland; het in de rede ligt dat de gemeente de huurovereenkomst voor het Oude Raadhuis die per 1 juli 2028 expireert zal verlengen tot minimaal 1 januari 2030; het in de rede ligt
dat de gemeente in de loop van de convenantperiode een plan van aanpak zal opstellen voor de verduurzaming van het Oude Raadhuis volgens de Routekaart Verduurzaming Gemeentelijk Vastgoed; dit convenant het kader vormt voor een (vier)jaarlijks door de stichting aan te vragen subsidie en door de gemeente af te geven subsidiebeschikking voor de te verwachten activiteiten plus daarbij behorende resultaten en kwaliteit van de stichting (desgewenst aangevuld met een uitvoeringsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 4:36 Algemene wet bestuursrecht); het meerjarenconvenant valt onder de werking van de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening 2025.
hebben de intentie in de convenantperiode volgens de hierna komende bepalingen te handelen: Artikel 1: Doel van het convenant
a.
Het vastleggen van intenties over beleid en subsidies voor de jaren 2026 tot en met 2029, die zijn gericht op doelstellingen, activiteiten, resultaten en kwaliteit.
b.
Het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen naast de huurovereenkomst en de collectiebeheersovereenkomst.
c.
Het reguleren van overleg tussen de gemeente en de stichting.
Artikel 2: Doelstellingen van de stichting a.
De stichting houdt zich aan de definitie van de International Council of Museum: het is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat aan de samenleving en haar ontwikkeling. De stichting verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en recreatie. De stichting zet zich in als netwerkmuseum. De stichting houdt zich aan de normen gesteld in het Museumregister.
b.
De stichting heeft als verzamelgebieden/collectieonderdelen: het materiële en immateriële erfgoed over/van de gemeente Rhenen en omgeving.
c.
De stichting verricht zijn activiteiten in de gemeente en wil de huidige en toekomstige generatie{s) in contact brengen met zijn erfgoed.
d.
De stichting wil dat bezoekers Rhenen weten te vinden, wil bezoekers goed informeren en ervoor zorgen dat ze zich welkom voelen. Daarnaast wil de stichting het verhaal van Rhenen vertellen aan de hand van bijzondere objecten uit meerdere collecties en bruiklenen.
e.
De stichting faciliteert het centraal toeristisch informatiepunt (VVV), waarmee het Stadsmuseum het frontoffice van toeristisch Rhenen wordt.
f.
De stichting richt, primair vanuit de locatie Stadsmuseum, zich op inwoners en bezoekers van de gemeente Rhenen in het algemeen, en specifiek op: cultuurhistorisch geïnteresseerde inwoners;
toeristen, recreatieve fietsers en wandelaars;
WO II-toeristen (inclusief wederopbouw);
(groot)ouders met jonge kinderen;
basisscholen uit Rhenen en omgeving.
Artikel 3: activiteiten van de stichting a.
Het exploiteren van het Stadsmuseum, inclusief de museumwinkel, het centraal toeristisch informatiepunt en een kleinschalige horeca.
b.
Het voeren van een verantwoord beheer van de collectie Rhenen, zoals overeengekomen in de collectiebeheersovereenkomst.
c.
Het organiseren van tentoonstellingen.
d.
Het verschaffen van informatie over het museum en de collectie aan individuele bezoekers en groepen.
e.
Het initiëren van activiteiten ter bevordering van de kennis over het cultureel erfgoed.
f.
Het bieden van een geschikte trouwlocatie voor huwelijksvoltrekkingen.
g.
Het aanjagen van samenwerking met andere culturele en recreatieve organisaties ter bevordering van de voorgaande punten.
h.
Het verhuren van ruimtes aan maatschappelijke-culturele instellingen en incidenteel aan andere doelgroepen.
Artikel 4: prestaties a. Collectie Voor het beheer, onderhoud en opslag van de collectie hanteert de stichting haar collectieplan voor het beheer en opslag van het Stadsmuseum volgens de normen van het museumregister. b. Tentoonstellingen Er is een vaste tentoonstelling over de geschiedenis van Rhenen, Elst en Achterberg e.o. met daarin verwijzingen naar de Grebbelinie. Daarnaast worden minimaal 2 wisseltentoonstellingen per jaar georganiseerd. c.
Openingstijden Naast de reguliere openingstijden is het Stadsmuseum op afspraak (voor groepen) ook buiten de reguliere openingstijden geopend.
d. Resultaten De stichting streeft de volgende resultaten na: -een stijging van het aantal museumbezoekers van minimaal 5% per jaar. De basis voor de meting is het bezoekersaantal over 2019; -een jaarlijkse groei van de opbrengsten door cultureel ondernemerschap van 5% per jaar. De basis voor de meting is 2019. e. Educatie Het bieden van een educatief aanbod, zoals rondleidingen, begeleiden van scholenbezoek behoort tot de activiteiten van de stichting. f.
Informatie/communicatie publiekswerving in samenwerking met het Regionaal Bureau voor Toerisme (RBT);
gerichte informatie/public relations voor specifieke doelgroepen.
g. Overige De stichting: neemt deel aan een cultureel netwerk in de gemeente Rhenen. De stichting werkt samen met andere organisaties om de gemeente Rhenen cultureel op de kaart te zetten. De stichting zal de uitstraling van de website overeen laten komen met de uitstraling van het Stadsmuseum. Bovenstaande prestaties zullen jaarlijks worden geëvalueerd en zonodig worden aangepast voor het daaropvolgende jaar.
Artikel 5: Kwaliteit a. Algemeen De stichting voldoet aantoonbaar aan de normen van het Museumregister, hetgeen blijkt uit de registratie van het museum in het register.
b. Specifieke aandachtspunten Het Stadsmuseum werkt mee aan benchmarks van het Centraal Bureau voor de Statistiek of andere door de overheid of gemeente aangewezen instanties. Het Stad museum werkt volgens d e Museumnorm (Ethische Code, de Governance Code Cultuur, de Fair Practice Code, de Code Diversiteit & Inclusie en de Leidraad Afstoten Museale Objecten).
Artikel 6: Ter beschikking te stellen subsidie en financiële bepalingen a. Hoogte subsidie Voor de huisvesting en de bekostiging van de activiteiten plus daarbij behorende genoemde resultaten en kwaliteit stelt de Gemeente voor de convenantperiode 2026-2029 jaarlijks een subsidie beschikbaar. De s ubs idie m oet j aarl i j ks vóór 1 j ul i vi a de w ebs ite van de gem eente w orden aangevraag d voor het daaropvolgende jaar. Zie onderstaande tabel voor toelichting subsidie 2026-2029. De hoogte van de subsidie 2026 is gebaseerd op de bedragen over 2025 inclusief indexatie, zie nadere uitleg hieronder.
Tabel 1 Exploitatiesubsidie Component in €
2025
Huisvestingskosten
177.935
Personeelskosten
70.727
928
71.655
Overige personeelskosten
2.777
36
2.813
Overige exploitatiekosten
27.218
143
27.361
Bijdrage huisvesting VVV
3.362
18
3.380
282.019
5.307
287.326
TOTAAL
Indexatie 2026 4.181
2026 182.116
Hierbij dient opgemerkt te worden dat met ingang van het jaar 2028 er een jaarlijkse korting van 10.000 euro op het subsidiedeel zal plaatsvinden.
b. Indexatie De beschikbaar gestelde gelden worden jaarlijks geïndexeerd. De hoogte van de indexatie wordt jaarlijks vastgesteld in de gemeentelijke perspectiefnota/ begroting op basis van loon- en prijsontwikkelingen. Zie onderstaande tabel met de indexatie volgens de uitgangspunten begroting 2022. Tabel 2 – Indexatie 2026 (inclusief correctie op basis van nacalculatie 2025)
1. 2. 3.
Indexatie Samengesteld gewogen gemiddelde Loonkostenontwikkeling (25%) Prijsontwikkeling (75%)
2026 2,35% 0,53% 1,31%
1. heeft betrekking op de gesubsidieerde huurkosten. 2. heeft betrekking op de gesubsidieerde salariskosten, incl. de post 'overige personeelskosten'. 3. heeft betrekking op de gesubsidieerde 'overige exploitatiekosten en 'bijdrage huisvesting VVV’.
c.
Aanpassing subsidie Als op enig moment een ander bedrag tussen gemeente en Stadsmuseum
wordt overeengekomen, zal de vermelde subsidie worden verhoogd of verlaagd met inachtneming van een redelijke termijn. De verlaging of verhoging wordt geacht te behoren tot het convenant, waarbij een redelijke termijn in acht wordt genomen (art. 4.51 Abw).
d. Omzetbelasting Zoals onder artikel 6.a genoemd, verstrekt de gemeente jaarlijks een exploitatiesubsidie aan de stichting. Gezien doel en aard van de verstrekking heeft de gemeente het standpunt dat er geen btw kan worden geheven over de exploitatiesubsidie. Mocht in navolging van eerdere afwijkende standpunten van de belastingdienst de exploitatiesubsidie alsnog moeten worden belast, dan gaat de gemeente bij voorbaat akkoord met het indienen van de btw, indien van toepassing met terugwerkende kracht, door de stichting over de door de gemeente verstrekte exploitatiesubsidie.
Artikel 7: Beleid & verantwoording a.
De stichting stelt elke vier jaar (volgens de looptijd van de subsidieperiode} een meerjarenbeleidsplan op, uiterlijk op 1 juli voor aanvang van de nieuwe termijn van vier jaar. In het meerjarenbeleidsplan wordt in ieder geval aandacht besteed aan: I. Collectiebeleid, waaronder collectievorming, -behoud en -beheer, collectieregistratie, - documentatie en -gebruik; II. Tentoonstellingsprogrammering. III. Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE). IV. Ontwikkeling cultureel ondernemerschap. V. HR-beleid. VI. Financieel beleid.
b.
De Stichting dient jaarlijks, uiterlijk op 1 november een begroting voor het daaropvolgende jaar én een meerjarenbegroting in.
c.
De stichting legt jaarlijks, uiterlijk op 1 juli na afloop van ieder boekjaar, verantwoording af aan de gemeente, bestaande uit: • Inhoudelijk jaarverslag waarin in ieder geval is opgenomen een verslag van de activiteiten plus daarbij behorende resultaten. • Jaarrekening met daarbij een verklaring van een gecertificeerd boekhoudkundig bureau of een accountantsverklaring.
d.
Wanneer de stichting de subsidie aanwendt voor activiteiten of voorzieningen die niet strekken tot het bereiken van de doelstellingen, of als de stichting handelt in strijd met dit convenant, kan de gemeente het subsidiebedrag tussentijds voor de meerjarige periode aanpassen, na de stichting gehoord te hebben.
e.
Als bij de verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig activiteiten zijn geleverd en/of te weinig resultaten en kwaliteit zijn behaald voor het beschikbaar gestelde budget, vindt er overleg plaats tussen de gemeente en de stichting en worden zo nodig de oorzaken hiervan onderzocht. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed op de voor het betreffende jaar verleende subsidie, wel eventueel voor een volgend jaar als de activiteiten, resultaten en/of kwaliteit wederom achterblijven. De prestaties zullen jaarlijks worden geëvalueerd in mei en oktober.
f.
Als de geleverde activiteiten en/of de behaalde resultaten en kwaliteit sterk achterblijven dan wel de rapportages en/of de verantwoording niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, en dit aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van de stichting, kan de gemeente de subsidie wijzigen of intrekken of lager vaststellen op grond van
artikel 4:46 en 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht. g.
Partijen voeren tenminste twee keer per kalenderjaar overleg over begroting en verantwoording.
h. Het college van B&W wijst een bestuurlijk portefeuillehouder aan die als contactpersoon optreedt in alle zaken die het Stadsmuseum betreffen.
Artikel 8: Vermogensvorming a.
De stichting heeft toestemming om bestemmingsreserves aan te leggen voor de verwerving en beheer van een kunstcollectie in afwijking van hetgeen is vastgelegd in de Algemene subsidieverordening gemeente Rhenen (ASV2025), met verwijzing naar artikel 13a, 13b en 13c. Aard en hoogte van de bestemmingsreserve dient onderbouwd te worden in het meerjarenbeleidsplan en -begroting.
b.
De stichting heeft toestemming om bestemmingsreserves aan te leggen voor de eenmalige toegekende bijdrage, bedoeld om eventuele exploitatierisico’s te kunnen opvangen, dit in afwijking van hetgeen is vastgelegd in de ASV2025, met verwijzing naar artikel 13a,13b en 13c.
c.
De stichting brengt een negatief saldo ten laste van de eigen reserves/het eigen vermogen en treedt tijdig in overleg met de gemeente, als tekorten dreigen die de vermogenspositie of de liquiditeitspositie in gevaar brengen.
d.
De vermogenspositie wordt jaarlijks bij de gesprekken over de inhoudelijke en financiële verantwoording betrokken.
Artikel 9: Betalingsregeling a.
De subsidie wordt jaarlijks in twee gelijke tranches overgemaakt, de eerste termijn wordt op 1 Januari uitbetaald en de tweede termijn op 1 juli.
b.
De uitbetaling geschiedt op basis van vooruitbetaling.
Artikel 10: Wijziging convenant a.
Als zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van het convenant niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen om te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen over een wijziging van het convenant met het oog op de omstandigheden.
Artikel 11: Duur convenant I.
Het convenant geldt voor een periode van vier jaren en gaat in op 1 januari 2026 en eindigt op 31 december 2029, tenzij zich wijzigingen van omstandigheden voordoen zoals aangegeven in artikel 10.
II.
Gedurende het jaar voorafgaand aan 2030, uiterlijk op 1 juli 2029, zal het convenant worden geëvalueerd. Partijen zullen na evaluatie met elkaar in overleg treden over het volgende convenant.
Aldus te Rhenen opgemaakt en ondertekend op 11 december 2025.
Gemeente Rhenen
Stichting Het Oude Raadhuis
De heer D. Poortinga Wethouder
De heer G. Veenhof Voorzitter
De heer J.P.J. Karsten Secretaris