Document · PDF

Bijlage 1 Kadernota RAZU 2025

Raadsvergadering 6 februari 2024, gemeente RhenenBij agendapunt: Raadsvoorstel Kadernota RAZU6.405 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

ontwerp Kadernota 2025

29 november 2023

ontwerp-Kadernota 2025

Inhoudsopgave

versie 29 november 2023

Inleiding ................................................................................................................... 1 Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 2

Deze Kadernota 2025 is de opmaat naar de meerjarenbegroting 2025-2026. De ontwerp-Kadernota is besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 29 november 2023. Conform art. 20 van de gemeenschappelijke regeling wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze binnen 8 weken in te dienen bij het bestuur van het RAZU.

Beleidsmatige uitgangspunten ................................................................................ 3 Financiële uitgangspunten ...................................................................................... 5 Toelichting op de lasten .......................................................................................... 7 Financiële doorkijk .................................................................................................. 9

De ontwerp-Kadernota 2025 is opgesteld in de periode 16 t/m 31 oktober 2023. Bij het opstellen is uitgegaan van de cijfers en ontwikkelingen die op 15 oktober 2023 bekend waren. Het bestuur van het RAZU is zich ervan bewust dat deze ontwerp-Kadernota 2025 daardoor is opgesteld in een periode waarin de financiële vooruitzichten van de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen voor de jaren vanaf 2026 nog erg onduidelijk zijn. De Kadernota 2026 zal, naar verwachting, meer duidelijkheid kunnen geven over het effect van die ontwikkelingen op het RAZU.

Inleiding Voor u ligt de ontwerp-Kadernota 2025 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. De ontwerp-Kadernota vormt het startpunt van het proces van begroting en verantwoording:

Kadernota

Begroting

Begrotingswijziging

Jaarstukken

Als in de tekst van deze ontwerp-Kadernota 2025 cijfers staan die afwijken van de cijfers in de financiële doorrekening, kan er sprake zijn van typefouten. De cijfers in de financiële doorrekening zijn dan leidend.

Conform het bestuursbesluit van december 2019 benoemt de Kadernota de belangrijkste beleidsmatige en financiële uitgangspunten voor het nieuwe begrotingsjaar 2025. Beleidsmatig wordt in deze ontwerp- Kadernota 2025 aandacht besteed aan: ▪ De uitvoering van het meerjarenbeleidsplan Archieven: Open, Openbaar (her)Bruikbaar (2024-2027). ▪ De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. ▪ Digitale ontwikkelingen: de ingebruikname van het e-depot en de nieuwe aanbesteding van een nieuw Collectiebeheersysteem. ▪ Bedrijfsvoering: implementatie selectielijst e-mailbewaring. In financieel opzicht laat de Kadernota 2025 de volgende wijzigingen zien ten opzichte van de begrotingsprognose 2025 in de Programmabegroting 2024-2027 door loon -en prijsontwikkelingen. ▪ Als gevolg van de toepassing van de schaalbedragen uit de vigerende CAO (2023) en het hanteren van de actuele loonindex is de post salariskosten hoger begroot dan in de begrotingsprognose 2025. ▪ Als gevolg van het hanteren van de actuele prijsindex zijn de overige posten hoger begroot dan in de begrotingsprognose 2025.

De archieven en collecties zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) type Bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

Het RAZU heeft een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken.

Het RAZU toetst de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als expertisecentrum voor informatie- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten.

De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat op 1 januari 2025 uit 11,67 fte onder aansturing van een directeur-archivaris. Het RAZU is gevestigd in Wijk bij Duurstede.

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum.

Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collectie dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2023.

De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die niet zijn overgebracht; ▪ Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers.

Nieuwe archiefwet vanaf 2024

Beleidsmatige uitgangspunten

Naar verwachting wordt in 2024 een gemoderniseerde Archiefwet van kracht. De belangrijkste wijzigingen die de nieuwe Archiefwet met zich meebrengt zijn: ▪ een verkorting van de overbrengingstermijn (van twintig naar tien jaar); ▪ een verandering van de openbaarheidsregels; en ▪ een toetsing van de kwaliteit van het beheer van de overgebrachte archieven aan de wettelijke eisen.

Beleidsplan Open, Openbaar en (her)Bruikbaar archief Op 29 november 2023 stelde het bestuur van het RAZU het beleidsplan voor de jaren 2024-2027 vast. De centrale opdracht is ‘de archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en stimuleren.’ Dat wordt gedaan via de uitvoering van de taken die door de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling bij het RAZU zijn belegd: ▪

Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten;

▪

Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collectie zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van particuliere archiefvormers uit de regio;

▪

Dienstverlening: voor tevreden en productieve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;

▪

Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische activiteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud;

▪

Bedrijfsvoering: voor een vitale organisatie voorzien in de randvoorwaarden om de kerntaken uit te kunnen voeren.

Hoewel de wetgever heeft bepaald dat overheden niet per direct aan de verkorting van de overbrengingstermijn te hoeven voldoen, is de verwachting dat de meeste gemeenten dit ook niet lang willen uitstellen. We rekenen dan ook op een periode van sterkere groei van de collectie. Daarbij weten we dat op recent materiaal meer openbaarheidsbeperkingen van toepassing zullen zijn, onder andere vanwege privacyregels. Voor het RAZU betekent dit incidenteel bij het overbrengen van de overheidsarchieven en structureel in de dienstverlening extra werk. Enerzijds omdat het behandelen van verzoeken om inzage van beperkt openbaar materiaal maatwerk is en uiterste zorgvuldigheid vereist. Anderzijds omdat de nieuwe wet de mogelijkheid geeft om aan burgers ‘informatie in andere vorm’ verstrekken uit beperkt openbaar archief. Verschillende onderzoeken en uitvoeringstoetsen constateren dat de invoering van de nieuwe Archiefwet zowel incidenteel als structureel extra werkzaamheden met zich meebrengt, zowel aan de kant van de gemeenten als aan de kant van de archiefdienst. Vanuit het ministerie van OCW is, in reactie op de kostenclaim van de VNG, eenmalig een bedrag van €2 mln. toegezegd voor de digitale transitie.

Op dit moment is er nog onvoldoende zicht op de incidentele en structurele werklast die voortkomt uit de implementatie van de nieuwe Archiefwet bij het RAZU en de gemeenten, het moment waarop deze werkzaamheden starten en de compensatie vanuit OCW. Om die reden is de financiële doorrekening voor 2025 in deze Kadernota op dit punt nog beleidsarm.

In het beleidsplan zijn per taak de accenten, beoogde effecten en benodigde randvoorwaarden opgenomen. De uitvoering van het beleidsplan vraagt geen extra structurele middelen.

Digitale ontwikkelingen Begin 2025 beschikt het RAZU over een e-depotvoorziening, ingericht in lijn met de informatiekundige principes van Common Ground. Vanaf dat moment kan het RAZU starten met het opnemen van digitaal archief van de deelnemende gemeenten. Een belangrijke volgende stap is dan het certificeren van het e-depot en het verkrijgen van de CoreTrustSeal. Dit is een belangrijk internationaal keurmerk wat aangeeft dat het e-depot een betrouwbaar en duurzame bewaarplaats voor digitale materialen is. Tijdens de certificering wordt aan de hand van 16 eisen het beleid, de organisatie, het informatiemanagement en de technische infrastructuur gekeurd. Vanzelfsprekend kijken we tijdens het inrichten van de edepotvoorziening al naar deze eisen, zodat we bij het starten van het certificeringstraject niet voor verrassingen (en extra kosten) komen te staan. Het RAZU heeft in 2015 het huidige collectiebeheersysteem in gebruik genomen. Na een periode van 10 jaar is het in 2025 tijd om het collectiebeheersysteem opnieuw aan te besteden. Dit traject start met een grondige evaluatie van het huidige collectiebeheersysteem, waarbij de doelstelling ‘de archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en stimuleren’ een belangrijke voorwaarde is.

Bedrijfsvoering RAZU: Implementatie selectielijst e-mail bewaring Met ingang van 1 januari 2024 wordt de nieuwe selectielijst e-mailbewaring van kracht. Deze geldt niet alleen voor gemeenten, maar ook voor gemeenschappelijke regelingen zoals het RAZU. Het RAZU is samen met de deelnemende gemeenten een werkgroep gestart die de impact van de selectielijst voor organisaties in kaart brengt. Aansluitend zal het RAZU, samen met onze vaste ICT-partner de gemeente Houten, een concreet implementatieplan opstellen. Omdat nog niet bekend is of de implementatie van de nieuwe selectielijst e-mailbewaring incidentele of structurele kosten met zich meebrengt is de financiële doorrekening voor 2025 in deze Kadernota op dit punt nog beleidsarm.

Financiële uitgangspunten

Indexatie

Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realistisch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken. Over de wijze waarop het RAZU zijn financiële begroting opstelt is in 2022 overleg gevoerd tussen het RAZU en de deelnemende gemeenten.

De loon-, en prijsindex worden overgenomen uit de Septembercirculaire (zie hiervoor tabel 4.2.2 in de Septembercirculaire ). ▪ De gehanteerde loonindex is 8,5% ▪ De gehanteerde prijsindex is 2,7% ▪ De indexatie wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd.

Het vertrekpunt was: • te komen tot heldere afspraken over de opzet van de financiële begroting, zoveel mogelijk aansluitend bij de praktijk van de deelnemende gemeenten; • de wens om nieuwe uitgangspunten zo eenvoudig mogelijk te houden, gezien de beperkte omvang van het RAZU; • deze uitgangpunten, waar mogelijk, direct toe te passen bij het opstellen van de Programmabegroting 2023-2026.

De basis voor de indexering wordt gevormd door de verwachting voor 2025 in de septembercirculaire 2023. Deze verwachting wordt gecorrigeerd voor de (hogere of lagere) verwachting in de twee jaren daarvoor, omdat de verschillen in 2023 en 2024 doorwerken in 2025. Toelichting:

Het overleg heeft geleid tot door alle gemeenten gedragen afspraken over het begroten van de salariskosten (formatie en CAO), de indexatie en de opbouw van de begroting. De nieuwe uitgangspunten zijn door het bestuur besproken en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 en geïmplementeerd vanaf de meerjarenbegroting 2023-2026. Tijdens de bestuursvergadering van 7 december 2022 is besloten één van de vastgestelde uitgangspunten, te weten de wijze van indexeren, te veranderen. Aanleiding hiervoor was de hoge inflatie en de constatering dat de gekozen index (CPI) sterk afweek van de binnen gemeenten en veel gemeenschappelijke regelingen gebruikte indexen. Dat betekent dat vanaf de Kadernota 2024 en de Begroting 2024 wordt aangesloten bij de indexen uit de Septembercirculaire, te weten: • prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers • prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc).

2023

2024

septembercirculaire 2022 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

2,8% 5,9%

3,9% 2,4%

septembercirculaire 2023 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

3,5% 5,9%

6,3% 3,5%

5,4% 1,6%

correctie van 2022 naar 2023 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

0,7% 0,0%

2,4% 1,1%

3,1% 1,1%

Te hanteren indexering 2025 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

Hierna komen de uitgangspunten aan de orde die zijn gehanteerd bij het opstellen van de Kadernota 2025. 5

2025

8,5% 2,7%

Vergelijking methodiek indexeren VRU en RAZU

Verdeelsleutel

De Raad van Rhenen heeft bij de ontwerp-Begroting 2024 een zienswijze uitgebracht over de gekozen wijze van indexeren. De Raad van Rhenen heeft daarin gevraagd om voortaan de door de VRU gehanteerde systematiek voor indexatie van lonen en prijzen over te nemen.

Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld en op 18 december 2019 bevestigd voor de periode 2021 t/m 2025. Het model gaat uit van twee grondslagen en drie kostencomponenten die eenmaal per vijf jaar worden aangepast aan de werkelijke situatie (herijkt). De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebracht archief. De drie kostencomponenten zijn: A. De kosten voor personeel en materiaal, die worden afgeleid van het aantal inwoners; B. De kosten voor de archiefbewaarplaats, die worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht; C. De kosten voor de overhead en de overige ruimten, die worden berekend op basis van een combinatie van de kosten van A en B.

Uit een vergelijking van de beide manieren van indexeren blijkt: • Dat beide (RAZU en VRU) de Septembercirculaire als basis hanteren; • Dat beide (RAZU en VRU) dezelfde index voor de lonen hanteren, te weten de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers; • Dat er door RAZU en VRU een verschillende prijsindex wordt gehanteerd. Te weten prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc) door RAZU en prijs bruto binnenlands product (pbbp) door de VRU. Het heeft de voorkeur om de systematiek die eind 2022 door het RAZU is ingezet te continueren. De belangrijkste argumenten daarvoor zijn: • Keuze voor een stabiele systematiek; • Consistentie aanhouden in begroten, niet iedere jaar wijzigen; • Er is niet veel verschil tussen imoc en pbbp. Daarbij is het zo dat in de langjarige (2025 en verder) prognose in de Septembercirculaire de imoc lager is dan het pbbp.

In de financiële doorrekening bij deze Kadernota 2025 wordt voor de jaren 2026 t/m 2028 de huidige verdeelsleutel gehanteerd. In 2024 wordt gestart met de herijking van de verdeelsleutel, zodat deze met ingang van de Kadernota 2026 gehanteerd kan worden.

2% winstopslag

Salariskosten ▪ ▪

▪ ▪

Begin 2025 wordt het cultuurhistorische activiteitenprogramma voor 2025 definitief vastgesteld. De kosten die hiervoor in 2025 worden gemaakt worden in de Begrotingswijziging 2025 opgenomen. Omdat deze kosten geheel worden gedekt uit de 2% winstopslag (toegevoegd aan de algemene reserve) zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen. De projecten zelf en de kosten komen daarom in deze Kadernota 2025 niet aan bod.

De post salariskosten is begroot op basis van de vastgestelde omvang van de formatie en de hoogste periodiek per functieschaal. De post salariskosten is begroot op basis van de vigerende CAO. Ten tijde van het opstellen van de ontwerp-Kadernota 2025 is dat de CAO die van kracht was op 15 oktober 2023. De post salariskosten is geïndexeerd aan de hand van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers. Zoals gebruikelijk zal in de Eerste Begrotingswijziging 2025 de salariskosten voor 2025 definitief worden begroot, op basis van de dan geldende CAO.

bestuursvergadering waarin beide documenten werden vastgesteld. Daarom is zowel in de Begrotingswijzing 2023 als in de Begroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 gewerkt met een stelpost. Inmiddels zijn de schaalbedragen van de CAO 2023 bekend en het blijkt dat de salariskosten wat hoger uitvallen dan de gehanteerde stelpost. Daarbij speelt ook mee dat bij het bepalen van de stelpost uitgegaan is van de getrapte opbouw van de salariskosten, waardoor voor 2023 90% van de salariskosten werd begroot.

Toelichting op de lasten Personeelslasten De formatie van het RAZU bestaat op 1 januari 2025 uit 11,67 Fte. Naast de salariskosten worden sinds 2015 3% van de salariskosten begroot voor overige personeelskosten. Hieronder vallen onder andere opleidingen en reiskosten. ➢

Achtergrond ontwikkeling salariskosten 2023-2025 Aan de ontwikkeling van de post salariskosten in de jaren 2023-2025 liggen drie bestuursbesluiten ten grondslag: ➢ Besluitvorming over de inrichting van een e-depotvoorziening (15 december 2021), waardoor de formatie van het RAZU in de jaren 2023-2025 gefaseerd is gegroeid met in totaal 2 Fte. In 2025 groeit de formatie door dit besluit naar 11,67 Fte. ➢ Besluitvorming over nieuwe begrotingsregels voor het RAZU (9 maart 2022) waardoor de post salariskosten reëel begroot wordt. Om de overgang van de oude naar de nieuwe systematiek voor het begroten van de salariskosten voor de gemeenten niet te groot te maken is de post salariskosten in de jaren 20232025 ‘getrapt’ verhoogd. In 2025 is de bovenste traptrede bereikt en worden de salariskosten op 100% begroot. ➢ Besluitvorming over de te hanteren index (7 december 2022), waardoor vanaf het begrotingsjaar 2024 ook de salariskosten geïndexeerd worden.

Materiaalkosten c.a. Deze bestaan uit vier soorten posten. ▪ Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. ▪ Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. ▪ Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal. ▪ Tot ‘e-depot kosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het inrichten, beheren en doorontwikkelen van de e-depotvoorziening. In de meerjaren doorrekening wordt, conform de besluitvorming over het e-depot van december 2021, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 per jaar vanaf 2026 voor doorontwikkeling van het e-depot en hosting-, beheeronderhoud en opslagkosten. Indien de e-depotkosten op termijn lager blijken te zijn dan begroot, zal deze post via de begroting of begrotingswijziging van het betreffende jaar worden aangepast.

In de Kadernota 2024 p. 9-11 is het effect van beide besluiten op de ontwikkeling van de post salariskosten uitgebreid toegelicht. Voor 2025 worden de salariskosten hoger begroot dan in de meerjarenraming 2025-2027 bij de Begroting 2024. Hiervoor zijn twee redenen: ➢

Hoogte gehanteerde loonindex. Conform de begrotingsregels is in de meerjarenraming 2025-2027 bij de Begroting 2024 een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd. Voor het primaire jaar (2024) was de loonindex 6,4%. De loonindex voor 2025 is bepaald op 8,5%, dus 2,1% hoger dan waar in de meerjarenraming 2025-2027 bij de Begroting 2024 rekening is gehouden.

Hoogte schaalbedragen CAO 2023 versus gehanteerde stelpost. Bij het opstellen van de Begrotingswijziging 2023 en de Begroting 2024 waren de onderhandelingen over de CAO 2023 nog niet formeel afgerond. De precieze schaalbedragen van deze CAO 2023 werden pas bekend na de 7

Kosten archiefbewaarplaats De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden door de verhuurder met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar en, indien deze afwijkt van de gehanteerde index, via de begrotingswijziging verwerkt.

Kosten overhead en kantoor Voor het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken heeft het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het betreft overeenkomsten voor huisvesting, ICT, financiën, ongediertebestrijding en HR dienstverlening. Daarnaast heeft het RAZU een overeenkomst met een Functionaris Gegevensbescherming. De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren en bevatten in de meeste gevallen een prijsindexatie die nog niet in alle gevallen bekend is. Ook deze indexatie wordt, indien deze afwijkt van de gehanteerde prijsindex, via de begrotingswijziging verwerkt.

Financiële doorkijk Staat van baten en lasten LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

923.926 107.969 112.814 140.482 34.600 15.000 30.927 21.500 63.200

1.047.484 113.186 115.756 160.448 0 0 0 0 63.200

1.149.483 114.892 117.498 164.618 0 0 0 0 63.200

1.149.483 124.892 117.498 164.618 0 0 0 0 63.200

1.149.483 134.892 117.498 164.618 0 0 0 0 63.200

1.149.483 144.892 117.498 161.618 0 0 0 0 63.200

1.450.418

1.500.074

1.609.692

1.619.692

1.629.692

1.636.692

92.447 281.856 119.731 288.824 323.791 141.107 64.100

107.562 330.643 139.554 337.591 378.613 164.610 64.100

115.565 356.550 150.056 363.454 407.693 177.065 64.100

116.289 358.928 151.010 365.813 410.347 178.197 64.100

117.012 361.306 151.963 368.172 413.001 179.329 64.100

117.736 363.684 152.916 370.531 415.655 180.462 64.100

1.311.857

1.522.674

1.634.483

1.644.683

1.654.883

1.665.083

138.561

-22.599

-24.792

-24.992

-25.192

-28.392

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Resultaat voor bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Staat van baten en lasten, vervolg

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag)

-24.466 34.600

-28.599 0

-30.792 0

-30.992 0

-31.192 0

-31.392 0

Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

30.927 15.000 21.500 58.000 3.000

0 0 0 0 6.000

0 0 0 0 3.000

Totaal mutaties reserves

138.561

-22.599

-24.792

-24.992

-25.192

-28.392

Resultaat na bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Specificatie van de lasten en baten

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Overige personeelskosten (3%)

840.705 58.000 25.221

1.016.975 0 30.509

1.116.003 0 33.480

Totaal personeelslasten

923.926

1.047.484

1.149.483

Kosten e-depot

10.170 7.119 40.680 50.000

11.085 7.760 44.341 50.000

11.385 7.969 45.538 50.000

11.385 7.969 45.538 60.000

11.385 7.969 45.538 70.000

11.385 7.969 45.538 80.000

Totaal materiaalkosten c.a.

107.969

113.186

114.892

124.892

134.892

144.892

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

-58.000 -900

0 -900

-58.900

-900

972.995

1.159.770

1.263.475

1.273.475

1.283.475

1.293.475

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel

Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten

TOTAAL COMPONENT A

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

51.218 15.030 23.815 22.751

51.218 15.747 24.953 23.838

51.218 16.173 25.627 24.481

Totaal kosten archiefbewaarplaats

112.814

115.756

117.498

TOTAAL COMPONENT B

112.814

115.756

117.498

Afschrijvingen materiële vaste activa

45.811 88.000 3.671 3.000

54.526 95.920 4.002 6.000

55.998 98.510 4.110 6.000

55.998 98.510 4.110 3.000

Totaal kosten overhead en oudbouw

140.482

160.448

164.618

161.618

Bestemmingsreserve Financiering activa

-3.000

-6.000

-3.000

137.482

154.448

158.618

1.285.191

1.436.874

1.546.492

1.556.492

1.566.492

1.573.492

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant

TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

34.600 15.000 30.927 21.500 53.200 5.000 5.000

0 0 0 0 53.200 5.000 5.000

165.227

63.200

1.450.418

1.500.074

1.609.692

1.619.692

1.629.692

1.636.692

24.466

28.599

30.792

30.992

31.192

31.392

1.474.884

1.528.674

1.640.483

1.650.683

1.660.883

1.668.083

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten)

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN Storting algemene reserve (2% winstopslag) Totale kosten incl. winstopslag

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

82.296 270.371 108.363 268.226 301.795 128.720

89.655 294.547 118.052 292.210 328.781 140.230

90.364 296.878 118.987 294.523 331.383 141.340

91.074 299.209 119.921 296.835 333.986 142.450

91.783 301.541 120.856 299.148 336.588 143.560

BATEN

Bijdrage component A

Gemeente Rhenen

9,34%

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

23,13%

Gemeente Vijfheerenlanden

26,02%

Gemeente Wijk bij Duurstede

11,10%

69.043 226.829 90.912 225.029 253.193 107.990

TOTAAL A

100,00%

972.995

1.159.770

1.263.475

1.273.475

1.283.475

1.293.475

Gemeente Bunnik

10,01%

Gemeente Houten

16,58%

Gemeente Rhenen

11,69%

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

23,31%

Gemeente Vijfheerenlanden

25,35%

Gemeente Wijk bij Duurstede

13,06%

11.295 18.700 13.191 26.301 28.598 14.728

11.590 19.188 13.535 26.987 29.344 15.112

11.764 19.477 13.738 27.393 29.786 15.340

TOTAAL B

100,00%

112.814

115.756

117.498

Gemeente Bunnik

7,10%

Gemeente Houten

23,31%

Bijdrage component B

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

11.568 34.601 14.921 35.759 40.050 17.550

11.880 35.535 15.323 36.724 41.132 18.024

Bijdrage component C Gemeente Bunnik

7,49%

Gemeente Houten

22,40%

Gemeente Rhenen

9,66%

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

23,15%

Gemeente Vijfheerenlanden

25,93%

Gemeente Wijk bij Duurstede

11,36%

10.297 30.800 13.282 31.831 35.651 15.622

TOTAAL C

100,00%

137.482

154.448

158.618

90.635 276.329 117.384 283.161 317.442 138.341

105.453 324.160 136.818 330.972 371.190 161.382

113.299 349.559 147.114 356.328 399.699 173.593

114.008 351.890 148.049 358.640 402.301 174.703

114.718 354.221 148.983 360.953 404.903 175.813

115.428 356.553 149.917 363.266 407.505 176.923

1.223.291

1.429.974

1.539.592

1.549.592

1.559.592

1.569.592

Gemeente Wijk bij Duurstede

1.813 5.527 2.348 5.663 6.349 2.767

2.109 6.483 2.736 6.619 7.424 3.228

2.266 6.991 2.942 7.127 7.994 3.472

2.280 7.038 2.961 7.173 8.046 3.494

2.294 7.084 2.980 7.219 8.098 3.516

2.309 7.131 2.998 7.265 8.150 3.538

TOTAAL 2% winstopslag

24.466

28.599

30.792

30.992

31.192

31.392

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID)

63.200 900

Totaal overige inkomsten

64.100

1.311.857

1.522.674

1.634.483

1.644.683

1.654.883

1.665.083

Bestemmingsreserve financiering activa

34.600 30.927 15.000 21.500 58.000 3.000

0 0 0 0 0 6.000

0 0 0 0 0 3.000

Totaal mutaties reserves

163.027

6.000

3.000

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

138.561 -138.561

-22.599 22.599

-24.792 24.792

-24.992 24.992

-25.192 25.192

-28.392 28.392

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.450.418

1.500.074

1.609.692

1.619.692

1.629.692

1.636.692

Overige inkomsten Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden)

Totaal baten exclusief mutaties reserves

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 * op basis van begroting 2021 component A

component B

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

inwoners 15.192 49.911 20.004 49.515 55.712 23.762

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

meters archief 716 1.185 836 1.666 1.812 933

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

Totaal

214.096

100,00%

7.147

100,00%

Berekening %-component C component A component B

710.207 110.857

86,50% 13,50%

821.064

100,00%

component C

Bijdrage per gemeente

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

69.043 11.295 10.297 1.813

82.296 11.590 11.568 2.109

89.655 11.764 11.880 2.266

90.364 11.764 11.880 2.280

91.074 11.764 11.880 2.294

91.783 11.764 11.880 2.309

Totale bijdrage

92.447

107.562

115.565

116.289

117.012

117.736

Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

226.829 18.700 30.800 5.527

270.371 19.188 34.601 6.483

294.547 19.477 35.535 6.991

296.878 19.477 35.535 7.038

299.209 19.477 35.535 7.084

301.541 19.477 35.535 7.131

Totale bijdrage

281.856

330.643

356.550

358.928

361.306

363.684

Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

90.912 13.191 13.282 2.348

108.363 13.535 14.921 2.736

118.052 13.738 15.323 2.942

118.987 13.738 15.323 2.961

119.921 13.738 15.323 2.980

120.856 13.738 15.323 2.998

Totale bijdrage

119.731

139.554

150.056

151.010

151.963

152.916

Bijdrage per gemeente, vervolg

Begrotingswijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

225.029 26.301 31.831 5.663

268.226 26.987 35.759 6.619

292.210 27.393 36.724 7.127

294.523 27.393 36.724 7.173

296.835 27.393 36.724 7.219

299.148 27.393 36.724 7.265

Totale bijdrage

288.824

337.591

363.454

365.813

368.172

370.531

Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

253.193 28.598 35.651 6.349

301.795 29.344 40.050 7.424

328.781 29.786 41.132 7.994

331.383 29.786 41.132 8.046

333.986 29.786 41.132 8.098

336.588 29.786 41.132 8.150

Totale bijdrage

323.791

378.613

407.693

410.347

413.001

415.655

Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

107.990 14.728 15.622 2.767

128.720 15.112 17.550 3.228

140.230 15.340 18.024 3.472

141.340 15.340 18.024 3.494

142.450 15.340 18.024 3.516

143.560 15.340 18.024 3.538

Totale bijdrage

141.107

164.610

177.065

178.197

179.329

180.462

1.247.757

1.458.574

1.570.383

1.580.583

1.590.783

1.600.983

Totaal gemeentelijke bijdragen

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving

1-1-2024

Algemene reserve

33.069

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 0 12.644 27.000

Totaal reserves

91.850

Omschrijving

1-1-2025

Algemene reserve

61.668

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 0 12.644 21.000

Totaal reserves

114.449

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

28.599 Storting 2% winstopslag

28.599 Stortingen Toelichting

0 Incidentele kosten 2% budget

30.792

61.668

0 0 0 0 6.000

217 18.920 0 12.644 21.000

6.000

114.449

Onttrekkingen Toelichting

30.792 Storting 2% winstopslag

31-12-2024

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2025

92.460

0 0 0 0 6.000

217 18.920 0 12.644 15.000

6.000

139.241

Verloopoverzicht reserves, vervolg

Omschrijving

1-1-2026

Algemene reserve

92.460

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 0 12.644 15.000

Totaal reserves

139.241

Omschrijving

1-1-2027

Algemene reserve

123.452

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 0 12.644 9.000

Totaal reserves

164.233

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

30.992 Storting 2% winstopslag

30.992 Stortingen Toelichting

0 Incidentele kosten 2% budget

31.192

123.452

0 0 0 0 6.000

217 18.920 0 12.644 9.000

6.000

164.233

Onttrekkingen Toelichting

31.192 Storting 2% winstopslag

31-12-2026

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2027

154.644

0 0 0 0 6.000

217 18.920 0 12.644 3.000

6.000

189.425

Verloopoverzicht reserves, vervolg

Omschrijving

1-1-2028

Algemene reserve

154.644

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 0 12.644 3.000

Totaal reserves

189.425

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31.392 Storting 2% winstopslag

31.392

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2028

186.036

0 0 0 0 3.000

217 18.920 0 12.644 0

3.000

217.817

Colofon Ontwerp-Kadernota 2025 29 november 2023 Foto voorpagina: ‘Gezicht op het logement Dennenoord te Driebergen-Rijsenburg met wandelende en aan tafeltjes zittende mensen op de voorgrond en het station van de Rijnspoorweg op de achtergrond (ingekleurd)’, ca. 1860, RAZU Topografisch Historische Atlas Driebergen-Rijsenburg, inv.nr. 152, catalogusnr. 31195. Tekst: mw. drs. H.A. Hokke, directeur-archivaris Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede https://www.razu.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13683875/1