Document · PDF

Bijlage 1 Kadernota RAZU 2023

Raadsvergadering 22 februari 2022, gemeente RhenenBij agendapunt: Raadsvoorstel Kadernota RAZU 20235.681 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Ontwerp

Kadernota 2023

December 2021

Inhoud

Ontwerp-Kadernota 2023 15 december 2021

Afbeelding voorzijde: Het Chinese lichtfestival. ook wel lantaarnfeest genoemd, in Ouwehands Dierenpark. Auteur: E. Hinders. Cat.# 100003, Topografisch Historische Atlas Rhenen (157)

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

Voorwoord

Algemeen

Het RAZU

Beleid en nieuwe taken

Het e-depot

Werkzaamheden in opdracht: Vijfheerenlanden

Uitgangspunten begroting 2023

Toelichting op de lasten

Personeelslasten

Bedrijfskosten

Kosten archiefbewaarplaats

Weerstandsvermogen en risico’s

Verantwoording

Besluit

Financiële doorrekening

Staat van baten en lasten

Specificatie van de lasten en baten

Verdeelsleutels en bijdragen

Bijdragen per gemeente

Verloopoverzicht reserves

Voorwoord In deze Kadernota van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) worden, voorafgaand aan de meerjarenprogrammabegroting 2023-2026, de belangrijkste ontwikkelingen en wijzigingen in het financiële beleid voor het jaar 2023 beschreven. Conform het besluit uit december 2019 richt de kadernota zich enkel op de financiële en beleidsmatige uitgangpunten voor het nieuwe begrotingsjaar.

Omdat deze uitgaven geheel worden gedekt uit de 2% winstopslagreserve zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen. De projecten zelf en de kosten komen in de concept-Kadernota niet aan bod.

De concept-Kadernota 2023 laat enkele verschillen zien ten opzichte van de begrotingsprognose 2023. Deze prognose is te vinden in de Programmabegroting 20222025 die op 29 juni 2021 is vastgesteld. De belangrijkste verschillen betreffen een beperkte verhoging van de personele lasten, een verhoging van de kosten voor inhuur diensten en de besluitvorming over het knelpunt in de beschikbare capaciteit voor dienstverlening. Deze verhogingen zijn bij de betreffende paragrafen verderop in de concept-Kadernota 2023 toegelicht. Op 15 december 2021 heeft het bestuur van het RAZU besloten een e-depot in te richten voor de zes aangesloten gemeenten. Het inrichten van een e-depot is een wettelijke verplichting. De voorziening stond in het beleidsplan 2019-2022 voorzien als gerealiseerd eind 2022, maar is op basis van de resultaten van de tweejarige pilot voorzien uiterlijk in 2024 gereed te zijn. De kosten die voortvloeien uit het besluit om het e-depot te gaan realiseren zijn, vanwege verdere bespreking van de fasering en planning, nog niet meegenomen in de financiële doorberekeningen van de concept-Kadernota 2023. Een eerste raming van de incidentele en structurele kosten en benodigde formatie is bij de betreffende paragraaf wel opgenomen. In 2022 wordt een nieuw beleidsplan voor de periode 2023-2026 opgesteld.

De conceptKadernota 2023 en de programmabegroting 2023-2026 in april zijn daarom op dit punt beleidsarm. Eventuele financiële gevolgen van het nieuwe beleidsplan voor de begroting 2023 zullen in de Kadernota 2024 en een begrotingswijziging 2023 en worden opgenomen. Zoals gebruikelijk worden de in 2023 te maken kosten voor eenmalige cultuurhistorische projecten in de ontwerpProgrammabegroting voor 2023-2026 of in een Begrotingswijziging 2023 opgenomen. 3

Algemeen Het RAZU Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. De gemeenschappelijke regeling is ingegaan op 1 januari 2020 en is de rechtsopvolger van Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht (2010-2019) en Streekarchivariaat Kromme Rijngebied – Utrechtse Heuvelrug (1996-2009).

archiefwet leidt o.a. tot een vervroeging van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar en een andere inrichting van het regime van openbaar en beperkt openbaar archief. De in opdracht van het ministerie van OCW uitgevoerde impactanalyses laten, vooral op dat tweede punt, een taakverzwaring zien bij zowel archiefvormer als archiefdienst, zoals ook door de VNG is opgemerkt.1 Het e-depot De pilot e-depot is in december 2021 afgerond. De pilot e-depot is voortgekomen uit het meerjarenbeleidsplan 2019-2022, vastgesteld door het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht in december 2018. Op basis van dit beleidsplan is in 2019 een marktverkenning uitgevoerd, waarna het bestuur in de decembervergadering van 2019 een projectinitiatiedocument vaststelde dat als basis gold voor een twee jarige pilot.

De zes gemeenten hebben bij het RAZU taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995: • de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten; • het toezicht op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten; • het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

De pilot e-depot heeft geresulteerd in verschillende scenario’s voor het vervolg. Op basis van de scenario’s en bijbehorende documentatie heeft het bestuur op 15 december 2021 unaniem besloten dat het RAZU bij de realisatie van het e-depot uitgaat van de informatiekundige visie Common Ground van de VNG. De realisatie van een e-depot betekent enerzijds het inrichten van een technische voorziening: het e-depot waarin de digitale archiefbescheiden van de gemeenten worden beheerd en beschikbaar gesteld. Anderzijds is een gefaseerde uitbreiding van de formatie van het RAZU noodzakelijk, met medewerkers die het functioneel beheer van het e-depot en het beheer en van de digitale archiefbescheiden voor hun rekening gaan nemen. Dit is een nieuwe taak voor het RAZU, naast het bestaande beheer van de papieren archieven, waar op termijn extra formatie voor nodig is.

Beleid en nieuwe taken Het jaar 2023 is het eerste jaar van een nieuwe 4-jarige beleidsperiode. Het vigerende beleidsplan 2019-2022 Vooruit met het verleden wordt begin 2022 geëvalueerd. Uit medio/eind 2021 gevoerde gesprekken komt naar voren dat op alle 17 actielijnen van dit beleidsplan stappen zijn gezet. Een belangrijke actielijn betreft het inrichten van een e-depotvoorziening, ten behoeve van de wettelijke taak beheer en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden. Volgend op besluitvorming over het e-depot en bovengenoemde evaluatie wordt medio 2022 een nieuw beleidsplan voor de periode 2023-2026 opgesteld. Eventuele financiële consequenties van het nieuwe beleidsplan voor 2023 en de daaropvolgende jaren kunnen nog niet worden voorzien. Deze zullen worden verwerkt in de Kadernota 2024 en de Begrotingswijziging 2023.

De kosten voor zowel de technische voorziening als de formatie uitbreiding zijn, op verzoek van het bestuur, als PM-post Reactie VNG op eerste impactanalyse (2017) via Verkorting overbrengingstermijn: duurzame toegankelijkheid | VNG Ledenbrief VNG met tweede impactanalyse (2019) via Onderzoek gevolgen verkorting overbrengingstermijn archief | VNG en reactie VNG op de tweede impactanalyse via Verkorting termijn overbrenging naar archiefbewaarplaats | VNG 1

Bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan zal ook rekening gehouden worden met de effecten van het veranderend juridisch kader, specifiek het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet. De nieuwe 4

opgenomen in de financiële doorkijk bij deze concept-Kadernota 2023 aangezien er nog gesproken zal worden over het moment van starten en de fasering van de inrichting. Vooruitlopend daarop is wel een eerste inventarisatie van de kosten gedaan. Geraamd wordt dat de technische realisatie van het e-depot in de eerste periode (in een eerste planning is dat ca. 2 jaar) een incidentele investering van € 150.000 met zich meebrengt. Naar verwachting zijn de structurele lasten daarna, vanaf het derde jaar, €50.000 per jaar, welke naar verwachting jaarlijks zal moeten worden opgehoogd om nieuwe investeringen en verplichte indexering te ondervangen. Vooralsnog wordt uitgegaan van een jaarlijkse verhoging van maximaal € 10.000 vanaf het vierde jaar. Ten aanzien van de benodigde de formatie wordt in eerste instantie een uitbreiding van 0,5 – 0,8 FTE voorzien. De formatie voor deze taak zal daarna, in lijn met de fasering, doorgroeien naar 2 FTE.

een werkplanning en begroting gemaakt en na afloop een financieel en operationeel verslag. Aangezien de werkelijke onttrekkingen van jaar tot jaar zal verschillen, worden bij de raming de drie componenten waaruit de bestemmingsreserve bestaat (€ 532.000 salariskosten, € 50.000 materiaalkosten en € 50.000 restauratiekosten) vanaf 2020 gelijkelijk verdeeld over de looptijd van tien jaar. Met ingang van de Kadernota 2021 zijn jaarlijks drie begrotingsposten (tijdelijke personeelskosten, tijdelijke materiaalkosten en tijdelijke restauratiekosten) ter grootte van € 63.200 (= 10% van de bestemmingsreserve) opgenomen voor specifieke werkzaamheden voor Vijfheerenlanden. Aangezien deze kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserve hebben ze geen effect op de gemeentelijke bijdragen. Vanaf 1 januari 2022 wordt voor een periode van vijf jaar een medewerkster aangetrokken specifiek voor de werkzaamheden voor Vijfheerenlanden. Hiermee is de openstaande vacature medewerker archieven opgevuld. Omdat voor deze ‘werkzaamheden in opdracht’ naast deze medewerkster ook andere vaste medewerkers van het RAZU worden ingezet en de daadwerkelijke inzet daardoor van jaar tot jaar kan verschillen worden de extra inkomsten gebruikt voor de tijdelijke inhuur van personeel passend bij de prioriteiten die per jaar gesteld worden.

De programmabegroting 2022-2026 vermeldt een bestemmingsreserve e-depot van € 42.451,- op 1 januari 2022. Naar verwachting zal deze bestemmingsreserve op 1 januari 2022 hoger zijn nl. € 55.045,-. De reden is dat er in 2021 minder is uitgegeven in de e-depot pilot dan verwacht. De bestemmingsreserve e-depot wordt ingezet om werkzaamheden voor het e-depot in 2022 te financieren. Werkzaamheden in opdracht: Vijfheerenlanden Naast de reguliere jaarlijkse bijdrage als deelnemer aan de GR is met Vijfheerenlanden in augustus 2020 een prestatieovereenkomst gesloten voor het wegwerken van achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. De overeenkomst heeft een maximale looptijd van tien jaar, met een aanvang op 1 maart 2020 en een formeel einde op 31 december 2030. Binnen die periode moet het RAZU voor een bedrag van maximaal € 632.000 exclusief BTW de in een bijlage bij de prestatieovereenkomst omschreven inventarisatiewerkzaamheden verrichten en de archiefstukken goed verpakken en zo nodig laten restaureren. Voor het in oktober 2020 door Vijfheerenlanden aan het RAZU betaalde totaalbedrag van € 764.720 inclusief BTW is een geoormerkte bestemmingsreserve gevormd ter grootte van € 632.000. Voorafgaand aan elk kalenderjaar worden 5

Uitgangspunten begroting 2023

Toelichting op de lasten

Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realistisch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken.

Personeelslasten In de begroting vanaf 2023 wordt rekening gehouden met een verhoging van de salarislasten van 1,1%. Sinds 2015 wordt bovendien 3% van de salarislasten begroot voor overige personeelslasten, terwijl hieruit zo nodig ook een kleine stijging van werkgeverslasten kan worden betaald. De personeelslasten worden voor 2023 begroot op € 698.510. Dit is hoger dan de raming in de Programmabegroting 2022-2025 omdat is uitgegaan van werkelijke uren, inschaling en periodieke salarisverhoging en uitbreiding van 0,5 FTE ten behoeve van het hieronder beschreven knelpunt in de beschikbare capaciteit voor dienstverlening.

Van invloed op de hoogte van de bijdragen voor 2023 zijn de volgende factoren: • Op basis van de actuele CAO worden de salariskosten jaarlijks geïndexeerd met 1,1%. • Voor prijsgevoelige uitgaven en de contractueel vastgelegde indexatie voor de huur-, dienstverlenings- en servicekosten is rekening gehouden met een prijsstijging van 1% per jaar, conform afspraken in de betreffende overeenkomsten. • De overige posten worden in 2023 niet geïndexeerd. In 2022 zal, aan de hand van de ontwikkeling van de CPI-index, bepaald worden of een indexatie van de overige posten vanaf 2024 nodig is. • De vijfjaarlijkse herijking van de twee grondslagen (aantal inwoners en hoeveelheid archief per gemeente) voor de kostenverdeelsleutel, geldend voor de periode 2021 t/m 2025.

In het derde kwartaal van 2021 is vastgesteld dat er knelpunten zijn in de dienstverlening van het RAZU. De oorzaak ligt onder andere in de stijging van het aantal raadplegingen van bouwvergunningen, de effecten van het privacy programma en de inzet van vaste medewerkers in het project Vijfheerenlanden. Bij nadere beschouwing blijkt het capaciteitsprobleem ook te volgen uit bezuinigingen in 2014, waarbij de beschikbare formatie voor dienstverlening van 1 fte is teruggebracht naar 0,4 fte. Deze is begin 2021 uitgebreid naar 0,84 FTE. Uit berekeningen blijkt dat 2 FTE nodig is om het minimale dienstverleningsniveau te halen. Het knelpunt was in de periode maart 2020 – juni 2021 beheersbaar omdat, vanwege de geldende Corona maatregelen, de dienstverlening in die periode tot een minimum beperkt was. Het bestuur heeft op 15 december 2021 besloten om de beschikbare capaciteit uit te breiden met 0,5 fte. Omdat dit niet volledig dekkend is voor de geconstateerde knelpunten heeft het bestuur aangegeven dat eventuele krapte in bepaalde omstandigheden mag leiden tot een gedeeltelijke sluiting van de studiezaal. Het bestuur heeft op 15 december 2021 besloten om tijdelijke uitbreiding van de informatieadviseurs uit 2019 om te zetten in een structurele.

Deze uitbreiding sluit aan bij de wettelijke taak die het RAZU er sinds 2019 heeft bijgekregen: het adviseren en ondersteunen van de gemeenten op het gebied van het lange termijn beheer van digitale archieven. De uitbreiding anticipeert ook op de veranderende archiefwetgeving en de intensivering van de adviesrol vanuit het RAZU die daaruit voortkomt. 6

De salariskosten van deze functie waren al verwerkt in de Programmabegroting 20222025 (juni 2021 vastgesteld) en zijn daarmee ook opgenomen in de concept-Kadernota 2023.

Sinds 25 augustus 2020 heeft het RAZU een overeenkomst met een Functionaris Gegevensbescherming. De kosten hiervoor worden voortaan opgenomen bij de post Inhuur Diensten.

Bedrijfskosten Het RAZU heeft verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Deze dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren en bevatten in de meeste gevallen een prijsindexatie. In de begroting wordt daarom rekening gehouden met een prijsstijging van 1% per jaar. Aangezien verschillende overeenkomsten in 2021 en 2022 zijn herzien of in 2023 worden herzien, met hogere kosten tot gevolg, is deze kostenpost hoger dan vermeld in de begrotingsprognose 2023. Daarnaast worden voortaan alle langdurige dienstverleningsovereenkomsten voortaan begroot en verantwoord via de post inhuur Diensten. Hiermee stijgt deze post in 2023 naar € 83.000,-.

Sinds 2021 heeft het RAZU een overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie. De kosten hiervan worden opgenomen bij de post Inhuur Diensten. In 2022 zal het RAZU een onderhoudscontract afsluiten met Magista systems voor het periodiek onderhoud van de verrijdbare stellingkasten in de depots. De kosten hiervan zijn nog niet bekend. Kosten archiefbewaarplaats De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geindexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar. De huidige stijging van 1% betreft dan ook een schatting. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing.

De dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Wijk bij Duurstede betreft de locatie en facilitaire zaken. In 2021 is de dienstverleningsovereenkomst herzien, ingaande per 2021. De jaarlijkse kosten worden geïndexeerd en op nacalculatie bepaald. De ICT dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Houten is in 2021 herzien. De definitieve overeenkomst moet nog worden afgesloten, maar de kostenraming (ingaande 2022) is € 25.000 met indexatie.

Weerstandsvermogen en risico’s Het RAZU heeft op de balans alleen financiële activa. Ten aanzien van materiele eigendommen is in dat opzicht geen risico aanwezig. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld.

De HR-dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Houten is in 2010 afgesloten. Sinds 2010 heeft geen prijsindexatie plaats gehad. Eind 2021 zijn gesprekken gestart tussen het RAZU en de gemeente Houten over een nieuwe dienstverleningsovereenkomst die in zou moeten gaan op 1 januari 2023. Hoewel de gesprekken nog in de verkennende fase zitten en er nog geen zicht is op de nieuwe kosten wordt in deze concept-Kadernota 2023 wel rekening gehouden met een verhoging.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten. Een laatste risico tenslotte is dat door de geringe omvang van de organisatie en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring, langdurige ziekte van medewerkers of onverwacht vertrek van medewerkers, zonder adequate vervanging in kwalitatieve en kwantitatieve zin, onvermijdelijk een bedrijfsrisico vormt.

De dienstverleningsovereekomst met Non Profit Support is afgesloten in 2021 en wordt begin 2022 geëvalueerd. Mocht de evaluatie leiden tot een uitbreiding van de dienstverlening en hogere structurele kosten dan biedt het geraamde overheadbudget hiervoor ruimte.

Verantwoording De huidige planning- en controlcyclus met betrekking tot de jaarrekening, begroting, kadernota en begrotingswijzigingen van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is gebaseerd op de GR en sluit zoveel mogelijk aan bij de cycli van de deelnemende gemeenten. Accountantskantoor Van Ree doet sinds 2015 de jaarrekeningcontrole en rapporteert hierover in april aan het bestuur. De jaarrekening wordt opgesteld in het eerste kwartaal volgend op het begrotingsjaar, conform de bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Na controle door de accountant wordt deze, samen met de begroting voor het daaropvolgende jaar, aan de aan de GR deelnemende gemeenten toegezonden. Daarna volgt de vaststelling door het bestuur van het Regionaal Archief ZuidUtrecht en toezending aan de provinciale toezichthouder.

Besluit In aanmerking nemende dat: • aan de betreffende bepalingen uit de Gemeenschappelijke Regeling is voldaan; heeft het bestuur besloten: de ontwerp-Kadernota 2023 vast te stellen, en aan de deelnemende gemeenten toe te sturen, met het verzoek om hun eventuele zienswijze tijdig kenbaar te maken, zodat hiermee bij het opstellen van de begroting 2023 rekening kan worden gehouden. Wijk bij Duurstede, 15 december 2021 Namens het bestuur,

De voorzitter,

De secretaris,

J.A. van der Pas

mw. H.A. Hokke

Financiële doorrekening Staat van baten en lasten Begrotings wijziging 2021 €

Begroting 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

677.943 57.000 107.203 108.315 22.500 13.620 0 10.000 34.993 1.031.574

648.132 57.000 107.553 109.397 0 pm 10.000 pm 63.200 995.282

698.510 57.000 108.328 121.690 0 pm 10.000 pm 63.200 1.058.729

706.194 57.000 108.900 122.907 0 pm 10.000 pm 63.200 1.068.200

713.962 57.000 109.476 124.136 0 pm 3.920 pm 63.200 1.071.694

721.816 57.000 110.059 125.377 0 pm 0 pm 63.200 1.077.452

Totaal baten (B)

69.884 209.316 90.166 216.191 242.153 106.069 20.893 954.672

70.312 210.640 90.722 217.540 243.666 106.726 900 940.506

74.977 225.560 96.827 232.511 260.489 113.957 900 1.005.221

75.684 227.762 97.748 234.747 262.998 115.044 900 1.014.882

76.399 229.987 98.678 237.007 265.534 116.143 900 1.024.648

77.122 232.237 99.618 239.291 268.098 117.253 900 1.034.519

Resultaat voor bestemming

76.902

54.776

53.507

53.318

47.047

42.933

-18.309 22.500

-18.424 0

-19.693 0

-19.882 0

-20.073 0

-20.267 0

13.620 0 10.000 15.000 34.091 76.902

pm 10.000 0 63.200 0 54.776

pm 10.000 0 63.200 0 53.507

pm 10.000 0 63.200 0 53.318

pm 3.920 0 63.200 0 47.047

pm 0 0 63.200 0 42.933

-0

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten

(+ = nadelig; - = voordelig)

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering BR extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Bestemmingsreserve personeel Totaal mutaties reserves

Resultaat na bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Specificatie van de lasten en baten Begrotings wijziging 2021 €

Begroting 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

658.197 19.746 677.943

629.254 18.878 648.132

678.165 20.345 698.510

685.625 20.569 706.194

693.167 20.795 713.962

700.792 21.024 721.816

15.000 42.000 57.000

Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID) Bestemmingsreserve restauratie

0 0 -34.091 -900 0 -34.991

0 0 0 -900 0 -900

TOTAAL COMPONENT A

699.952

704.233

754.610

762.294

770.062

777.916

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 13.536 21.449 21.000 107.203

51.218 13.672 21.663 21.000 107.553

51.218 13.809 21.880 21.422 108.328

51.218 13.947 22.098 21.636 108.900

51.218 14.086 22.319 21.853 109.476

51.218 14.227 22.543 22.071 110.059

TOTAAL COMPONENT B

107.203

107.553

108.328

108.900

109.476

110.059

Totaal kosten overhead en oudbouw

34.494 70.386 3.434 108.315

34.839 71.090 3.468 109.397

35.187 83.000 3.503 121.690

35.539 83.830 3.538 122.907

35.895 84.668 3.573 124.136

36.254 85.515 3.609 125.377

TOTAAL COMPONENT C

108.315

109.397

121.690

122.907

124.136

125.377

TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

950.461

922.082

985.529

995.000

1.004.574

1.014.252

22.500 13.620 0 10.000 19.993 pm 5.000 10.000 0 81.113

0 pm 10.000 pm 0 53.200 5.000 5.000 pm 73.200

0 pm 3.920 pm 0 53.200 5.000 5.000 pm 67.120

0 pm 0 pm 0 53.200 5.000 5.000 pm 63.200

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

1.031.574

995.282

1.058.729

1.068.200

1.071.694

1.077.452

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

18.309 1.049.883

18.424 1.013.706

19.693 1.078.421

19.882 1.088.082

20.073 1.091.768

20.267 1.097.719

LASTEN Personele lasten Salarissen Overige personeelskosten (3%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Digitaliseringskosten Totaal materiaalkosten c.a.

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (krantenproject) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten) Extra werkzaamheden Bunnik

Totale kosten incl. winstopslag

Begrotings wijziging 2021 €

Begroting 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

49.668 163.176 65.400 161.881 182.141 77.686 699.952

49.972 164.174 65.800 162.871 183.255 78.161 704.233

53.546 175.918 70.507 174.522 196.364 83.752 754.610

54.091 177.709 71.225 176.299 198.364 84.605 762.294

54.643 179.520 71.951 178.096 200.385 85.467 770.062

55.200 181.351 72.684 179.912 202.429 86.339 777.916

10.733 17.770 12.535 24.993 27.176 13.996 107.203

10.768 17.828 12.575 25.075 27.265 14.041 107.553

10.846 17.957 12.666 25.256 27.461 14.143 108.328

10.903 18.052 12.733 25.389 27.606 14.217 108.900

10.961 18.147 12.800 25.523 27.752 14.292 109.476

11.019 18.244 12.868 25.659 27.900 14.368 110.059

8.112 24.266 10.464 25.078 28.087 12.308 108.315

8.193 24.508 10.568 25.328 28.368 12.431 109.397

9.114 27.262 11.756 28.174 31.556 13.828 121.690

9.205 27.535 11.874 28.456 31.871 13.966 122.907

9.297 27.810 11.992 28.741 32.190 14.105 124.136

9.390 28.088 12.112 29.028 32.512 14.247 125.377

68.513 205.212 88.398 211.952 237.405 103.989 915.470

68.933 206.510 88.944 213.274 238.888 104.633 921.182

73.506 221.137 94.929 227.952 255.382 111.722 984.629

74.200 223.296 95.831 230.144 257.841 112.788 994.100

74.901 225.478 96.743 232.360 260.328 113.865 1.003.674

75.610 227.683 97.665 234.599 262.841 114.954 1.013.352

1.370 4.104 1.768 4.239 4.748 2.080 18.309

1.379 4.130 1.779 4.265 4.778 2.093 18.424

1.470 4.423 1.899 4.559 5.108 2.234 19.693

1.484 4.466 1.917 4.603 5.157 2.256 19.882

1.498 4.510 1.935 4.647 5.207 2.277 20.073

1.512 4.554 1.953 4.692 5.257 2.299 20.267

Totaal overige inkomsten

19.993 900 20.893

0 900 900

Totaal baten exclusief mutaties reserves

954.672

940.506

1.005.221

1.014.882

1.024.648

1.034.519

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag Overige inkomsten Overige inkomsten (incidenteel, Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID)

Begrotings wijziging 2021 €

Begroting 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Totaal mutaties reserves

22.500 13.620 0 10.000 pm 5.000 10.000 34.091 95.211

0 pm 10.000 0 53.200 5.000 5.000 0 73.200

0 pm 3.920 0 53.200 5.000 5.000 0 67.120

0 pm 0 0 53.200 5.000 5.000 0 63.200

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

76.902 -76.902

54.776 -54.776

53.507 -53.507

53.318 -53.318

47.047 -47.047

42.933 -42.933

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.031.574

995.282

1.058.729

1.068.200

1.071.694

1.077.452

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering BR extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeel) BR extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) BR extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten) Bestemmingsreserve personeel

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 * op basis van begroting 2021 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal Berekening %-component C component A component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

component B meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147

100,00%

component C aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

Begrotings wijziging 2021 €

Begroting 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

49.668 10.733 8.112 1.370 69.884

49.972 10.768 8.193 1.379 70.312

53.546 10.846 9.114 1.470 74.977

54.091 10.903 9.205 1.484 75.684

54.643 10.961 9.297 1.498 76.399

55.200 11.019 9.390 1.512 77.122

163.176 17.770 24.266 4.104 209.316

164.174 17.828 24.508 4.130 210.640

175.918 17.957 27.262 4.423 225.560

177.709 18.052 27.535 4.466 227.762

179.520 18.147 27.810 4.510 229.987

181.351 18.244 28.088 4.554 232.237

65.400 12.535 10.464 1.768 90.166

65.800 12.575 10.568 1.779 90.722

70.507 12.666 11.756 1.899 96.827

71.225 12.733 11.874 1.917 97.748

71.951 12.800 11.992 1.935 98.678

72.684 12.868 12.112 1.953 99.618

161.881 24.993 25.078 4.239 216.191

162.871 25.075 25.328 4.265 217.540

174.522 25.256 28.174 4.559 232.511

176.299 25.389 28.456 4.603 234.747

178.096 25.523 28.741 4.647 237.007

179.912 25.659 29.028 4.692 239.291

182.141 27.176 28.087 4.748 242.153

183.255 27.265 28.368 4.778 243.666

196.364 27.461 31.556 5.108 260.489

198.364 27.606 31.871 5.157 262.998

200.385 27.752 32.190 5.207 265.534

202.429 27.900 32.512 5.257 268.098

Totale bijdrage

77.686 13.996 12.308 2.080 106.069

78.161 14.041 12.431 2.093 106.726

83.752 14.143 13.828 2.234 113.957

84.605 14.217 13.966 2.256 115.044

85.467 14.292 14.105 2.277 116.143

86.339 14.368 14.247 2.299 117.253

Totaal gemeentelijke bijdragen

933.779

939.606

1.004.321

1.013.982

1.023.748

1.033.619

Bijdrage per gemeente Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving

1-1-2022

Algemene reserve

56.871

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Extra werkzaamheden VHL Personeel

42.451 11.093 33.920 554.188 23.721

Totaal reserves

722.244

Omschrijving

1-1-2023

Algemene reserve

75.295

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Extra werkzaamheden VHL Personeel

42.451 11.093 23.920 490.988 23.721

Totaal reserves

667.468

Omschrijving

1-1-2024

Algemene reserve

94.987

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Extra werkzaamheden VHL Personeel

42.451 11.093 13.920 427.788 23.721

Totaal reserves

613.960

Omschrijving

1-1-2025

Algemene reserve

114.869

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Extra werkzaamheden VHL Personeel

42.451 11.093 3.920 364.588 23.721

Totaal reserves

560.642

Omschrijving

1-1-2026

Algemene reserve

134.943

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Extra werkzaamheden VHL Personeel

42.451 11.093 0 301.388 23.721

Totaal reserves

513.596

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

18.424 Storting 2% winstopslag

18.424 Stortingen Toelichting

0 Incidentele kosten 2% budget

19.693

Stortingen Toelichting

42.451 11.093 23.920 490.988 23.721

73.200

667.468

0 Incidentele kosten 2% budget

19.882 Stortingen Toelichting

20.073 Stortingen Toelichting

73.200

613.960

0 Incidentele kosten 2% budget

20.267

31-12-2024 114.869

0 0 10.000 63.200 0

42.451 11.093 3.920 364.588 23.721

73.200

560.642

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2025 134.943

0 0 3.920 63.200 0

42.451 11.093 0 301.388 23.721

67.120

513.596

Onttrekkingen Toelichting

20.267 Storting 2% winstopslag

94.987

42.451 11.093 13.920 427.788 23.721

Onttrekkingen Toelichting

20.073 Storting 2% winstopslag

31-12-2023

0 0 10.000 63.200 0

Onttrekkingen Toelichting

19.882 Storting 2% winstopslag

75.295

0 0 10.000 63.200 0

Onttrekkingen Toelichting

19.693 Storting 2% winstopslag

31-12-2022

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2026 155.210

0 0 0 63.200 0

42.451 11.093 0 238.188 23.721

63.200

470.663

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11048335/1