Bijlage 1 Inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025

Evaluatierapport

Dossiervorming en archiveren

Contracteigenaar (A) Contractmanager (R) Contractbeheerder (S)

Dossiervorming Archief

7

Nazorg

Evalueren overeenkomst met contractant

Inkoopbeleid Gemeente Rhenen

24

Bijlage 4: Contractmanagementproces Fase in het contractmanagementproces

Rol Contract eigenaar

Rol Contractmanager*

Rol Contractbeheerder*

Rol Inkoopadviseur

Ondersteunende rollen (S)

Adviserend (C)

Verantwoordelijk (R)

Beleidsadviseur Kwaliteitsmedewerker (C)

Eindverantwoordelijk (A)

Adviserend (R)

Verantwoordelijk (C)

Beleidsadviseur (S) Kwaliteitsmedewerker (C)

Bepalen impact voor de organisatie en eventueel benodigde aanpassingen.

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Adviserend (C)

Kwaliteitsmedewer ker Consulent (I) Administratie

Projectleiding bij escalatie

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Registratie contract

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Ondersteunend S)

Controle op kwaliteit contract

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Ondersteunend (S)

Uitvoeren van het contract door sturing, monitoren en bewaken.

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Ondersteunend (S)

Vastleggen van de voortgang in periodieke contractbeoordelingen.

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Evalueren van de Eindverantovereenkomst (obv woordelijk (A) periodieke beoordelingen).

Verantwoordelijk (R)

Bepalen of het gewenste resultaat is bereikt.

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Eindbeoordeling: contract verlengen of opzeggen.

Eindverantwoordelijk (A)

Verantwoordelijk (R)

Contractinitiatie Bepalen randvoorwaarden Eindveranten eisen aan de woordelijk (A) overeenkomst

Contractvorming Bepalen contractvorm en KPI’s Contractimplementatie

Contractexecutie Kwaliteitsmedewerker Kwaliteitsmedewerker

Contractevaluatie en beoordelingen Ondersteunend (S)

Beleidsadviseu r (I) Ondersteunend (S)

*Is bij de Gemeente Rhenen belegd bij de contracteigenaar

Inkoopbeleid Gemeente Rhenen

25

Beleidadviseur (I)

Bijlage 5: Klachtenprocedure De aanbestedingsprocedure of de aanbestedingsstukken kunnen aanleiding geven tot het indienen van een klacht. Klachten moeten betrekking hebben op aspecten van de concrete aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 valt. Klachten kunnen niet gaan over het (algemene) inkoopbeleid van de Gemeente. Indien u een klacht overweegt, kunt u een bericht sturen naar: klachtenbijaanbestedingen@rhenen.nl Na ontvangst van de klacht bevestigt het klachtenmeldpunt per omgaande de ontvangst van de klacht. In de bevestiging wordt aangegeven dat de Gemeente ervan uitgaat dat de ondernemer kiest voor een afhandeling via de klachtafhandeling bij inkoop en aanbesteden van de Gemeente Rhenen. Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de door de Gemeente aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. Wanneer het klachtenmeldpunt na onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de Gemeente corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de Gemeente dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer.

Ook de andere (potentiële) inschrijvers worden op de hoogte gesteld van de uitkomst van het onderzoek naar de klacht. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure vindt communicatie over de klacht plaats. Het kan voorkomen dat de maatregelen door de Gemeente aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen. Wanneer het klachtenmeldpunt na onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst zij de klacht gemotiveerd af en bericht zij de ondernemer. Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de Gemeente voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de Gemeente wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Nadat het klachtenmeldpunt aan de ondernemer heeft laten weten hoe zij de klacht adresseert, of als het klachtenmeldpunt nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Inkoopbeleid Gemeente Rhenen

26