Bijlage 1 Inhuurproces gemeente Rhenen 2024

b

Inhuurproces Gemeente Rhenen 2024

Marjolein Foppen\[Typ hier]

Inhoudsopgave 1.

Het inhuurproces ...................................................................................................... 4

1.1

Het tijdelijke proces .................................................................................................. 4

1.1.1

Consultatie voor aanvang inhuur met Financiën, P&O en de inkoopadviseur .............. 4

1.1.2

Niet meer enkelvoudig onderhands aanbesteden ................................................... 5

1.1.3

Het college ....................................................................................................... 6

1.1.4

Aandachtspunten en kwetsbaarheden .................................................................. 6

1.1.4 Applicaties die wij nu gebruiken in het inhuurproces. .................................................. 7 2

Inzicht in budget en kaders inhuur ................................................................................... 9 2.1

Kaders .................................................................................................................... 9

2.1.1 Inhuurbeleid ......................................................................................................... 9 2.1.2 Definitie Externe Inhuur ......................................................................................... 9 2.2 Budget en verantwoording ......................................................................................... 10 2.2.1 Budget ............................................................................................................... 10 2.2.2 Verantwoording/definitie....................................................................................... 11 2.2.3 Aandachtspunten en kwetsbaarheden..................................................................... 11 3 Vervolg ......................................................................................................................... 12 3.1 Mandaatregeling..................................................................................................... 12 3.2 Beëindigen, verlengen en drempelwaardes ................................................................ 12 3.3 Evalueren .............................................................................................................. 12 3.4 Borging, rechtmatigheid en archivering .....................................................................

12 3.5 Aanbestedingen ........................................................................................................ 12 3.6 DAS/Brokers .......................................................................................................... 13 3.7 Centrale opslag contracten ...................................................................................... 13 3.8 AVG/Privacy .......................................................................................................... 13 3.9 ID check ............................................................................................................... 13 3.10 Goed gebruik van verwerkingsovereenkomst ............................................................ 13 3.11 Inhuurbeleid ........................................................................................................ 13 3.12 Goedkeuring college .............................................................................................. 13 3.13 Opstellen uiteindelijk proces................................................................................... 13 Bijlage 1 Opdracht omschrijving .......................................................................................... 14 Bijlage 2 Procesbeschrijving inhuren (tijdelijk) ......................................................................

15 Bijlage 3 Beslisdocumenten College ..................................................................................... 17 Bijlage 4 Beslisboom BMC (eenduidige) registratie inhuur 1 ...................................................... 19

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

1

Samenvatting Voor jullie ligt de memo over de procesverbetering van inhuren voor de gemeente Rhenen. De memo bestaat uit een aantal onderdelen. In totaal zijn er 3 hoofdstukken. De eerste drie hoofdstukken zijn gebaseerd op de drie hoofdvragen van de opdracht, te vinden als Bijlage 1. Hoofdstuk 1 gaat over het ‘tijdelijk proces’. Hierin worden de eerste keuzes beschreven en eerste belangrijke knelpunten aangepakt. Deze kunnen na vaststelling van het IMT op korte termijn ingericht worden. De wijzigingen en keuzes zijn onderverdeeld in ‘tijdelijke wijzigingen’ en ‘duurzame wijzigingen’. De tijdelijke wijzigingen zijn slechts van toepassing tot er een uiteindelijk proces wordt toegepast. De duurzame wijzigingen blijven ook tijdens een uiteindelijk proces van toepassing. In verband met de urgentie van het grip krijgen op het inhuurproces en capaciteitsproblemen bij P&O, is eerst besloten om een tijdelijk proces vast te stellen. Als de capaciteit op orde is, wordt een definitief proces ontwikkeld. Hoofdstuk 2 spreekt voor zich en geeft antwoord op overige vragen uit de opdracht. In hoofdstuk 3 Vervolg staan de acties en onderwerpen die nog een vervolg nodig hebben. In de bijlagen staat de uitwerking van de processen tekstuele procesomschrijvingen en andere belangrijke documenten.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

2

Aanleiding Een intern onderzoek van een jaar geleden gaf aan dat het huidige inhuurproces niet in zijn totaliteit is beschreven. Het proces wat er was, is door wisselingen in personeel en capaciteitstekort steeds met kleine stapjes aangepast. Het is niet langer een geheel. Naar aanleiding daarvan heeft P&O het initiatief genomen om via een opdracht aan het flexteam een helder inhuurproces op te stellen. Dit zorgt ervoor dat we als gemeente grip krijgen op het inhuurproces en er op de juiste wijze wordt aanbesteed. Er bestaat behoefte aan een helder proces waardoor er een eenduidige manier van inhuren ontstaat. De rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces moeten bij de afdeling met de juiste expertise liggen en helder zijn. Daarnaast is er behoefte aan consensus over wat precies onder de definitie ‘inhuur’ valt. P&O weet wat er aan bezetting is en of er vacatureruimte is of dat deze al vergeven is. Daarnaast weet P&O of mensen intern beschikbaar zijn. Daarom moeten zij voordat iemand wordt ingehuurd, worden geconsulteerd. Er moet dus een inhaalslag worden gemaakt met de registratie van gegevens over inhuur, zodat er weer een centraal overzicht is en er met de juiste overwegingen en consultaties nieuwe inhuurkrachten kunnen worden aangenomen. Een goed georganiseerd inhuurproces draagt bij aan een snelle zorgvuldige invulling bij inhuurbehoefte.

Daarmee voldoen we aan eisen van rechtmatigheid. Ook levert dit tijdwinst, kostenbesparing, een compleet beeld van de bezetting en goed gegevensbeheer op.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

3

1.

Het inhuurproces

Samen met de collega’s die een rol spelen in het inhuurproces (managementassistenten, financiën, P&O, inkoop) is gesproken over hoe het inhuurproces er uit moet zien. Echter, dit proces is niet per direct op deze manier in te richten, omdat er vanuit het ontwikkelplan voor de jaarrekening op korte termijn grip moet komen op inhuur. Daarnaast is de capaciteit bij P&O onvoldoende voor een uitbreiding van taken. In dit document daarom het tijdelijke inhuurproces (zie ook bijlage 2). Met het inrichten van het inhuurproces zijn de rollen en verantwoordelijkheden voor een nieuwe inhuuropdracht met elkaar bepaald. In dit proces worden een aantal knelpunten worden opgelost. Zo komt er snel grip op het inhuurproces. Dit proces wordt gebruikt totdat de capaciteit bij P&O voldoende is om samen een uiteindelijk proces vast te kunnen stellen en uit te kunnen voeren. De tekstuele beschrijving van het actuele proces wordt, na vaststelling door het IMT, op Intranet geplaatst. Zo is het voor iedereen helder wie welke verantwoordelijkheid heeft binnen het proces.

1.1

Het tijdelijke proces

Om het uiteindelijke proces te implementeren, gaan er veel taken die nu bij de managementassistenten belegd zijn naar team P&O. Op dit moment is de bezetting binnen dit team onvoldoende op deze taken uit te voeren. Daarom kan dit nieuwe proces niet op korte termijn op deze manier worden ingevuld. Ook wordt nog onderzocht of we het inhuurproces niet beter extern kunnen beleggen (middels een DAS/Broker) Omdat er voelbare knelpunten zitten in het inhuurproces nu, hebben we deze knelpunten boven tafel gehaald. Voor deze knelpunten is een (al dan niet tijdelijke) oplossing gevonden. Hieruit is een tijdelijk proces ontstaan. Dit tijdelijke proces gebruiken we tot het capaciteitsvraagstuk bij P&O is opgelost en we een uiteindelijk proces op kunnen stellen. Hieronder zijn de belangrijkste keuzes toegelicht. Eerst de duurzame keuzes (die ook van toepassing blijven wanneer we overgaan naar een uiteindelijk proces), daarna de tijdelijke aanpassingen. Duurzame aanpassingen/keuzes 1.1.1 Consultatie voor aanvang inhuur met Financiën, P&O en de inkoopadviseur Een van de belangrijkste knelpunten was dat er geen centraal overzicht is van wie er door de gemeente wordt ingehuurd. Daarmee ontbrak ook inzicht of er bij een inhuurbehoefte op het gebied van formatie (Financiën) en bezetting (P&O) ruimte is. Hierdoor werd soms iemand ingehuurd, terwijl hier geen formatie- of bezettingsruimte was.

Om overzicht te houden en alléén in te huren daar waar er ook ruimte voor is, vindt er voorafgaand aan het zoeken naar inhuur een consultatie plaats door de manager bij team financiën en team P&O. In dit gesprek worden de noodzaak en wenselijkheid om in te huren, achterhaald. Ook wordt gesproken of er vacatureruimte is en of er intern geschikte kandidaten zijn. Met financiën wordt de dekking (formatieruimte of andere budgetten/subsidiegelden) besproken. Als leidraad voor deze consultatie is er een Excelbestand ‘Registratie inhuur’ ontwikkeld. Hierin staan de onderwerpen die in de consultatie worden afgestemd. De manager vult op basis van deze consultatie het Excelbestand in. Wanneer de aanbestedingsprocedure is bepaald, wordt ook deze ingevuld in het Excelbestand registratie inhuur door diegene die de aanbesteding uitzet. Bij alle aanbestedingen boven het drempelbedrag van enkelvoudige onderhandse aanbesteding moet vooraf akkoord gevraagd worden aan de inkoopadviseur (zie mandaatregeling ‘privaatrecht, punt 25). Het overgaan tot publicatie van aanbesteding kan dus pas van start bij akkoord P&O, Financiën en de inkoopadviseur. Zij registreren hun akkoord in het Excelsheet.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

4

1.1.2 Niet meer enkelvoudig onderhands aanbesteden De projectgroep adviseert om per direct niet meer enkelvoudig onderhands aan te besteden. In sommige situaties wordt voor enkelvoudig onderhands aanbesteden gekozen om zo snel een specifiek persoon binnen te halen voor een opdracht. Ook is soms de verwachting dat de betreffende inhuur slechts korte tijd blijft. Echter, in de praktijk levert dit soms problemen op. Belangrijkste wetgeving rond inhuur (en inkoop) is de Wet Aanbesteding. Hierin is vastgelegd dat (o.a.) inhuur van personeel onder de aanbestedingswet valt. In het verleden werd niet altijd aan deze voorwaarde voldaan. Sommige inhuurcontracten bleken daarmee niet rechtmatig tot stand te zijn gekomen. Bij verlengingen of uitbreiding van de opdracht gaat de contractsom al snel over de drempelwaarde voor enkelvoudig aanbesteden (€55.000,-peildatum 2024) heen, waardoor er een verplichting geldt om meervoudig onderhands aan te besteden. Dan moet er alsnóg meervoudig onderhands worden aanbesteed, of voldoen we als gemeente niet aan de Aanbestedingswet. Door te kiezen om altijd (minimaal) meervoudig onderhands aan te besteden, wordt de kwetsbaarheid voor onrechtmatige contracten kleiner. Ander voordeel is dat door meerdere partijen een aanbieding te laten doen, er meer concurrentie ontstaat.

Dit kan de prijs laag houden en leidt tot een weloverwogen keuze op basis van prijs en kwaliteit. Daarnaast bespaart het mogelijk tijd doordat er niet lang gewacht hoeft te worden op een aanbod van het ene bureau wat is benaderd. Er is een belang voor de kandidaat/het bureau om snel met een kwalitatief goed aanbod te komen. Tot slot komt er meer ruimte voor een eventuele verlenging of vervanging zonder een (nieuwe) aanbestedingsverplichting. Met het standaardiseren van het proces van meervoudig onderhands aanbesteden, via Mercell met sjablonen/templates, wordt de tijdsinspanning van de aanbesteding aanzienlijk gereduceerd. Daarnaast richten we een teamsomgeving in voor inhuur waar per aanbesteding de registratie van de bijbehorende documentatie en communicatie wordt gearchiveerd.

Tijdelijke aanpassingen Centraal overzicht in Excelbestand ‘registratie inhuur’ Er is op korte termijn behoefte aan een centraal overzicht van alle inhuur binnen de organisatie. De managementassistenten hielden een eigen overzicht bij van de inhuur per domein, maar P&O heeft daar geen inzicht in. Dit centrale overzicht is per April 2024 gecreëerd door het al eerdergenoemde Excel ‘registratie inhuur’. Het document is bereikbaar voor P&O, financiën, managementassistenten en het IMT via een Teamsomgeving ‘Inhuur’. De managers vult het onderdeel verkenning van het excelsheet in, als de consultatie met P&O, financiën en de inkoopadviseur heeft plaatsgevonden. De MA's vullen namens de manager het onderdeel registratie in. Het onderdeel aanbesteding wordt ingevuld door de persoon die de aanbesteding uitvoert. Per april 2024 hebben de managementassistenten alle actieve inhuurcontracten in de Excel sheet gezet. Ze vullen dit aan met eerdere inhuur die op of vanaf 1-1-2024 werd ingehuurd. Eventuele onduidelijkheden of knelpunten van het Excel worden indien nodig gedurende het proces, maar in ieder geval bij een evaluatie eind 2024, aangepast. Ook leidt het tot een inventarisatie van contracten die nu lopen; de duur van het contract en de waarde welke worden afgezet tegen de maximale termijn en drempelwaarde voor de destijds gehanteerde aanbestedingsstrategie.

In een vervolg (zie hoofdstuk Vervolg) besteden we als projectgroep aandacht aan verlengen en beëindigen van inhuurovereenkomsten. Ook wordt de inventarisatie met elkaar besproken. Registratie van aanbestedingen In november 2022 is voor inhuur een basisproces afgesproken waarin staat dat Mercell gebruikt wordt als basis voor inhuur. In de praktijk wordt Mercell niet consequent gebruikt. De registratie van inhuurcontracten wordt niet uniform uitgevoerd: sommige inhuurcontracten staan in Mercell en sommige contracten staan in MOZARD. Voor het totaaloverzicht is het belangrijk dat er een eenduidige manier komt van registratie van contracten en bijhorende documenten.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

5

Daarnaast wordt nu de publicatie/uitnodiging van de aanbesteding en de daarop ontvangen reacties niet geregistreerd op een plek anders dan de mailbox van de managementassistent, manager, teamcollega of recruiter. Dat betekent dat deze niet beschikbaar zijn voor eventuele verantwoording dat een opdracht is aanbesteed. Daarom is het belangrijk om af te spreken dat de aanbesteding van het inhuur proces vanaf 2 september 2024 via Mercell verloopt. Contracten en documenten die daarbij horen, worden in de teamsomgeving van inhuur opgeslagen. Zo worden de aanbestedingen (inclusief bijbehorende documenten) voor inhuur die vanaf 1-1-2024 actief was, per 17 juli 2024 centraal in de teamsomgeving inhuur opgeslagen. 1.1.3 Het college In de raadsvergadering van 9 juli 2024 is door de burgemeester toegezegd dat het college voortaan goedkeuring geeft voor alle inhuur. De manager zorgt ervoor dat het college de benodigde informatie ontvangt (zoals om welke functie het gaat, hoeveel uur en de conclusies uit de consultatie met P&O en financiën. Zie ook bijlage 3). 1.1.4

Aandachtspunten en kwetsbaarheden

De huidige inhuurcontracten van de gemeente Rhenen Op dit moment maken we voor de inhuurcontracten gebruik van 2 sjablooncontracten. Deze zijn afgeleid van de standaardcontracten beschikbaar gesteld door de belastingdienst. Door de managementassistent, juristen en de inkoopadviseur zijn deze aangepast aan de gemeente Rhenen. De projectgroep inkoop op orde komt met 3 standaard documenten voor de meervoudig onderhandse aanbesteding van inhuur (aanvraagformulier, detacheringsovereenkomst, Overeenkomst van Opdracht) Geheel overzicht P&O Afstemming met P&O moet eigenlijk zo snel mogelijk al plaatsvinden, maar voorlopig heeft P&O nog geen geheel overzicht van alle ingehuurde medewerkers. Er is inmiddels wel een excelsheet, waardoor P&O (naast alle vaste medewerkers) ook inhuur (deels) in beeld heeft. Maar er wordt niet actief gemeld bij team P&O als er iemand is ingehuurd of juist vertrekt. Dit vangen we op met een melding via Mozard. Daarnaast is de wens van team P&O dat de ingehuurde medewerkers en de vaste medewerkers in hetzelfde systeem komen te staan. Het tijdelijke Excelsheet Voor het Excelsheet is het belangrijk dat de juiste volgorde van stappen wordt aangehouden. Ook is vastgesteld dat de managers, P&O, de managementassistentes, de afdeling financiën en de inkoopadviseur toegang hebben.

Zo is duidelijk wie de wijzigingen bijhoudt en voorkomen we zoveel mogelijk menselijke fouten. Om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie wordt ingevuld, worden de kolommen op volgorde ingevuld. Het excelsheet is ook bedoeld om te borgen dat alle relevante partijen (P&O, financiën en inkoopadviseur) worden geconsulteerd. Ook moeten ze worden geïnformeerd over het daadwerkelijk aantrekken van inhuur. Opslag van gegevens/inhuuroverzicht Er is afgesproken om aanbestedingen voorlopig (tot er een uiteindelijk proces wordt vastgesteld) in de teamsomgeving van inhuur op te slaan. Dit wordt gedaan door de persoon die de aanbesteding heeft uitgevoerd. Contracten worden opgeslagen in Mercell, Mozard of op de F-schijf. Opdrachtomschrijving voor inhuur De ervaring in de praktijk is dat er niet altijd een duidelijke opdrachtomschrijving is voor de persoon die wordt ingehuurd. Het is belangrijk dat managers dit wel aanleveren om het proces te versnellen. Financiële dekking In de praktijk is momenteel onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor de dekking. Door

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

6

het IMT is eerder aangegeven dat het fijn is voor de bewustwording als teams meedenken. De werkgroep geeft aan dat de dekking bij voorkeur standaard door de manager wordt geregeld. Capaciteit P&O De wens is dat een aantal taken die nu bij de MA's liggen, door P&O worden overgenomen. Op dit moment hebben ze hier niet de capaciteit voor. Daarom is er eerst een tijdelijk proces. Rol van de manager Het is cruciaal dat de manager de rol pakt zoals toebedeeld in de procesbeschrijving. Manager moet afstemmen met P&O, financiën en inkoop. Realistische inschatting duur van de inhuur Het is belangrijk dat er al aan het begin een realistische inschatting van de duur van de inhuur wordt gegeven. Ook is het belangrijk dat het registratiesysteem tijdig een melding geeft wanneer een contract dreigt te verlopen of de drempelwaarde wordt overschreden Alle benodigde documenten moeten aanwezig zijn Soms zijn er geen VOG's en contracten van inhuur, zeker niet aan het begin. Het is belangrijk om af te spreken dat vanaf 17-07-2024 niemand mag starten zonder de juiste documenten. Tenzij de werkdruk of maatschappelijke impact te hoog is om 6 weken (maximale aanvraagtermijn VOG) te wachten. Er moet dan wel worden bewezen dat de aanvraag is ingediend. 1.1.4 Applicaties die wij nu gebruiken in het inhuurproces. In het inhuurproces worden verschillende softwareprogramma’s gebruikt.

Hieronder een toelichting hoe welk programma per onderdeel wordt ingezet in het tijdelijk proces. Mercell, Rhenee en Microsofts Teams Uitgangspunt is dat de inhuurcontracten eerst (tijdelijk) worden geregistreerd in Mozard, Mercell of op de F-schijf. P&O heeft alle personeelsgegevens van vaste medewerkers in Rhenee opgeslagen. Zij kunnen ook alle gegevens van ingehuurde medewerkers in Rhenee opslaan. Rhenee voldoet aan de eisen van de AVG. De benodigde gegevens ontvangt P&O via de melding in Mozard. Zodra de MA’s een nieuwe inhuurkracht aanmelden in Mozard, ontvangt P&O ook een melding. Zaaksysteem (MOZARD en vanaf begin 2025 DJUMA) Mozard wordt nu gebruikt voor het automatisch aanvragen van faciliteiten. Voor het tijdelijke proces blijft deze stap bestaan. 1 GEBRUIK SOFTWARE INHUURPROCES Excel Mercell registratie inhuur Centraal overzicht Uitvoeren Tijdelijk inhuur aanbesteding proces Bepalen inkoopstrategie Hulpmiddel consultatie P&O en FA

(per 2 september)

Teamsomge ving inhuur

F-schijf

Zaaksysteem

Opslaan documenten rondom aanbesteding

Evt. Contracten en bijbehorende documenten

Aanvraag faciliteiten

Evt. contracten en bijbehorende documenten

Aanvragen account inhuurkandidaat

Niet langer werken met inleenovereenkomsten Sommige detacheringsbureaus werken met eigen inleenovereenkomsten. Op dit moment gaan wij als gemeente Rhenen hiermee akkoord. Het accepteren van inleenovereenkomsten kent veel nadelen. Risicoaansprakelijkheid en gevolgschade wordt bij een inleenovereenkomst namelijk vaak verschoven naar de opdrachtgever (de gemeente Rhenen). Wel laten we altijd de algemene inkoopvoorwaarden van Rhenen van toepassing verklaren. Daarnaast levert het werken met

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

7

inleenovereenkomsten meer werk op, want deze onbekende overeenkomsten moeten zorgvuldig gecheckt worden. Daarom willen we werken met eigen contracten. Bij een eigen contract weten we wat hierin staat en dat het aan al onze eisen voldoet. Het advies van de inkoopadviseur is om niet meer te werken met inleenovereenkomsten. Het uitsluitend werken met eigen contracten is niet ongebruikelijk voor gemeenten. Wel vraagt dit om een zorgvuldige communicatie naar de bureaus waarmee wij reeds (lange tijd) samenwerken.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

8

2

Inzicht in budget en kaders inhuur 2.1

Kaders

2.1.1 Inhuurbeleid De gemeente Rhenen heeft op dit moment geen geregistreerde visie of beleid op het gebied van externe inhuur. Dit wordt meegenomen in een vervolgopdracht. Vooruitlopend op dit beleid kan slechts gezegd worden dat het besluit om voor externe inhuur te kiezen zorgvuldig gedaan moet worden, waarbij de voor- en nadelen hiervan worden overwogen en intern of externe inzet tegen elkaar moet worden afgezet. In de gemeente Rhenen hebben we een brede interne flexibele schil die in de overweging voor het invullen van een opdracht moet worden meegewogen. Hieronder een visuele weergave van de flexibele schil van de gemeente Rhenen. Dit is gebaseerd op een figuur uit de handreiking van BMC.

Kwalitatieve flexibiliteit

Flexteam Rhenen Interne doorstroom Multi inzetbaarheid Taakroulatie

Interne flexibiliteit

Onderzoek- en adviesdiensten Uitbesteding

Externe flexibiliteit

Bezetting Stages Traineeships Werkervaringsplekken Tijdelijke arbeidsovereenkomsten

Uitzendkrachten Detachering Payrolling* ZZP-ers

Kwantitatieve flexibiliteit Naast deze eerste afwegingen is het belangrijk dat vóórdat het overgaan tot inhuren gestart wordt, de manager een P&O adviseur consulteert. In deze consultatie wordt naast de mogelijkheid tot inhuren ook besproken of extern inhuren voor deze specifieke opdracht wenselijk is. 2.1.2 Definitie Externe Inhuur Er is intern geen vastgestelde afspraak over wat precies onder externe inhuur wordt verstaan. Voor het eenduidig handelen in het proces en registreren van externe inhuur, is het belangrijk dat we intern dezelfde definitie hanteren. Voor de gemeente Rhenen hebben we gekozen voor de definitie zoals beschreven in de handreiking externe inhuur van BMC van 23 augustus 2021. Deze definitie wordt ook gehanteerd door A&O fonds Gemeenten en VNG, welke aansluit bij de definitie van de Rijksoverheid.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

9

Definitie voor externe inhuur Onder inhuur wordt verstaan: Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de organisatie in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Het kan onder anderen gaan om de inzet van uitzendkrachten, zzp’ers of detacheringsovereenkomsten. Het kan zowel gaan om inhuur voor tijdelijke vervanging, of voor inhuur van specialisten met specialistische vakkennis die ontbreekt in de organisatie. Kenmerk van inhuur is dat de ingehuurde functionaris een plaats krijgt in de hiërarchie van de organisatie.

Toelichting op deze definitie Het onderscheid tussen inhuur en ‘inkoop/uitbesteding en outsourcing’ is van belang. Van externe inhuur is alleen sprake als een ingehuurde medewerker een plaats krijgt in de hiërarchie van de organisatie. Dat wil zeggen: de ingehuurde medewerker wordt aangestuurd, in het kader van de opdracht, door een medewerker van de opdrachtgever. Wanneer deze hiërarchische aansturing niet aanwezig is, spreken we van inkoop/uitbesteding of outsourcing. Hieronder volgt een tabel waarin het verschil tussen externe inhuur, inkoop, aankoop en aanbesteding schematisch wordt weergegeven uit de bovengenoemde handreiking1.

Voor een verdere toelichting en voorbeelden ter ondersteuning van deze definitie, verwijzen wij naar de Handreiking zelf, via deze link. Als hulpmiddel bij de eenduidige registratie van inhuur heeft BMC een beslisboom gemaakt. Deze is toegevoegd als bijlage 4 aan deze memo.

2.2 Budget en verantwoording 2.2.1 Budget In de projectopdracht stond beschreven dat er behoefte was aan inzicht in de beschikbare budgetten voor inhuur. Inhuur kan gedekt worden vanuit verschillende zogenaamde ‘potjes’. De kennis over deze gelden ligt bij financiën. Door het opnemen van de consultatie als vast onderdeel in het inhuurproces, is het niet nodig om in deze memo een uitgebreide beschrijving te geven van de budgetten.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

10

Wel is belangrijk om te benoemen dat het uitzoeken of er budget is, in twee stappen gebeurt. In eerste instantie wordt door de manager en het team waar de inhuurbehoefte vandaan komt gekeken of er teamgelden zijn (bijvoorbeeld projectgelden of externe financiering). Indien dit niet bekend is, wordt er advies gevraagd bij financiën (stap 3 in het proces). Aan P&O wordt ook doorgegeven of er vacatureruimte wordt gebruikt of andere gelden. Wanneer er géén dekking is voor de inhuuropdracht binnen het team, bespreekt de manager de opdracht in het IMT om breder binnen de organisatie te kijken of er budget is. De manager bespreekt het budget in de consultatie met financiën. 2.2.2 Verantwoording/definitie Vanuit financiën werd aangegeven dat de verantwoording van inhuur niet op eenduidige manier gebeurt. Hierdoor is er geen overzicht en inzicht in de kosten van inhuur. Dit punt hebben we opgelost door met elkaar de definitie voor externe inhuur te bepalen (2.1.2. Definitie Externe Inhuur) en in het Excel ‘Registratie inhuur’ te registreren of het inhuur of inkoop betreft. 2.2.3 Aandachtspunten en kwetsbaarheden P&O en financiën werken met verschillende systemen bij het bespreken en bepalen van budgetten. Waar P&O werkt met een onderverdeling in teams en bijbehorende kostenplaatsen, werkt financiën met een onderverdeling in programma’s.

Dit maakt de onderlinge afstemming soms ingewikkeld. Financiën en P&O gaan hierover samen met de manager in gesprek om dit beter op elkaar aan te laten sluiten. De verwachting is dat het in ieder geval helpt als er voor de inhuur wordt ingehuurd, afstemming plaatsvindt met financiën en P&O.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

11

3 Vervolg Het verbeteren van het inhuurproces is een complex project. Het is een veelomvattend proces, waar tijd en aandacht voor nodig is. Door het proces zorgvuldig en goed in te richten, ontstaat er een duurzaam proces. Daarom behoeft deze opdracht een vervolg. In dit hoofdstuk geven we aan welke onderwerpen wat ons betreft een vervolg moeten krijgen. Ook worden ontwikkelingen benoemd die mogelijk van invloed zijn op het uiteindelijke proces. 3.1 Mandaatregeling In 2024 is de mandaatregeling uit 2020 aangepast. Er is nu een “omgekeerde” mandaatregeling, wat betekent dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie wordt gelegd. Tenzij er expliciet wordt benoemd dat een bepaalde bevoegdheid niet specifiek is gemandateerd. Publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden worden aan personen werkzaam in de ambtelijke organisatie toegekend. Zo kunnen zij deze taken zelfstandig en rechtmatig uitvoeren. Dat houdt concreet in dat de inkoopadviseur altijd geconsulteerd wordt bij een aanbesteding. Op dit moment mag iemand anders niet namens hem akkoord gegeven. Dit wordt meegenomen bij het actualiseren van de mandaatregeling. 3.2 Beëindigen, verlengen en drempelwaardes Op dit moment heeft de projectgroep zich uitsluitend gericht op het goed inrichten van het proces bij nieuwe inhuur. Bij verlengen of beëindigen van een inhuurovereenkomst komen aandachtspunten naar voren.

In een vervolgopdracht wordt het proces voor verlengen en beëindigen uitgewerkt. Dit is belangrijk, omdat we opnieuw te maken hebben met rechtmatigheid. Bijvoorbeeld als bij verlenging alsnog over een drempelwaarde heen wordt gegaan. Dit hopen we deels te voorkomen door minimaal meervoudig onderhands aan te besteden. Ook is er behoefte aan duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden in een definitief proces. 3.3 Evalueren Tijdens het proces zijn er, zoals benoemd in deze memo, met regelmaat kwetsbaarheden en risico’s naar voren gekomen. Het is belangrijk om het proces te evalueren. Een vervolg is een nadere uitwerking van wat er geëvalueerd moet worden, wanneer dit plaats vindt en door wie. Met name: • De Excel sheet: wordt alle benodigde informatie volledig ingevuld? • Het proces: loopt dit beter dan het vorige proces? Of moeten bepaalde stappen toch nog worden aangepast? • Rollen en verantwoordelijkheden: pakt iedereen zijn/haar rol en verantwoordelijkheid? • Aanbesteden: gebeurt dit inmiddels op de correcte manier? In september plannen we een evaluatie in voor eind 2024. 3.4 Borging, rechtmatigheid en archivering Nadat het proces is vastgelegd, is het belangrijk dat we het hebben over de borging. Waar leggen we documenten vast? Wie moet waar toegang toe hebben? Hoe gaan we om met wijzigingen? Etc.

Een vervolg is belangrijk, omdat dit pas volledig kan worden gedaan wanneer alle onderdelen zijn behandeld (dus bijvoorbeeld ook het verlengen en beëindigen). Het advies is om dit op 1 centrale plek te doen in de organisatie, voorlopig wordt dit de teamsomgeving voor inhuur. 3.5 Aanbestedingen Om ervoor te zorgen dat aanbestedingen rechtmatig verlopen, worden er standaard aanbestedingsdocumenten opgesteld. Dit wordt gedaan door de projectgroep ‘Inkoop op Orde’, samen met intern betrokken medewerkers. In het tijdelijke proces verlopen de aanbestedingen (het proces) vanaf september 2024 via Mercell. Daarnaast wordt nu per inhuur bepaald wie de aanbesteding doet. Het is beter om daar één lijn in te trekken en één persoon verantwoordelijk te maken voor de aanbestedingen. Dit wordt meegenomen in het vervolgproces, als de capaciteit wordt geborgd.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

12

3.6 DAS/Brokers Inkoop en P&O geven aan dat het belangrijk is om nog een volgende stap te zetten in het verbeteren van de aanbesteding van inhuurkrachten. Dit kan volgens hen het beste door de aanbestedingen niet meer zelf uit te voeren, maar aan te laten besteden middels een Centraal platform (DAS) een aanbestedende dienst (brokers). Deze stap valt buiten de huidige opdracht, maar het is belangrijk om deze stap in deze memo alvast benoemd te hebben. Het initiatief voor deze stap ligt bij project op Inkoop op orde, samen met P&O. 3.7 Centrale opslag contracten Er is nog geen besluit genomen over waar alle contracten centraal worden opgeslagen. De MA's slaan dit voor nu op in Mozard, Mercell of op de F-schijf. 3.8 AVG/Privacy Als er persoonsgegevens worden verwerkt, moet dit worden doorgegeven in het register van verwerkingen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de proceseigenaar. Hiervoor kan contact op worden genomen met de CISO of de medewerker gegevensbescherming. Ook moet aan de ingehuurde medewerker worden medegedeeld dat zijn/haar gegevens worden verwerkt. Daarnaast moet er met het bureau van de ingehuurde medewerker een verwerkersovereenkomst worden afgesloten. 3.9 ID check Voor inhuren van personeel is het belangrijk om een ID check te doen. Dit wordt in principe tijdens de gesprekken voorafgaande aan een indiensttreding gedaan.

In een vervolgopdracht wordt verder uitgezocht hoe we kunnen borgen dat dit tijdens een gesprek ook echt gebeurd. 3.10 Goed gebruik van verwerkingsovereenkomst Op dit moment wordt niet altijd een verwerkingsovereenkomst meegestuurd en/of ingevuld. Er is te weinig kennis over wanneer dit moet worden meegestuurd en wat er precies moet worden ingevuld. In het proces is het belangrijk dat de noodzaak voor een verwerkingsovereenkomst bij de opdrachtafstemming wordt besproken, zodat deze bij de aanbesteding wordt meegenomen. Met team JIG wordt in het vervolgproces gekeken wat ervoor nodig is om deze keuze te maken en wie wat wanneer in moet vullen in de verwerkingsovereenkomst. 3.11 Inhuurbeleid Externe inhuur is onmisbaar en kan soms een snelle oplossing zijn voor een knelpunt. Echter, externe inhuur kent ook nadelen. De visie op inhuren en inhuurbeleid valt buiten de scope van deze opdracht. Het ontwikkelen van inhuurbeleid voor de gemeente Rhenen wordt in afstemming met P&O opgesteld in een vervolgopdracht, in lijn met de richting van het VNG programma Arbeidskrapte en CAO onderhandelingen in 2024. 3.12 Goedkeuring college Er is toegezegd door het college dat het college voor 2024 over alle inhuur moet besluiten. Dit is een tijdelijke stap. In het uiteindelijke proces kan deze stap naar verwachting worden verwijderd.

3.13 Opstellen uiteindelijk proces Op basis van alle mogelijke ontwikkelingen (zie 3.1 t/m 3.12), wordt er een definitief proces opgesteld.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

13

Bijlage 1 Opdracht omschrijving Een intern onderzoek van een jaar geleden gaf aan dat het huidige inhuurproces niet in zijn totaliteit is beschreven en efficiënter en effectiever kan verlopen. Er bestaat behoefte een inzicht in beschikbare budgetten voor inhuur, duidelijkheid wat onder inhuur wordt verstaan en wat onder diensten wordt verstaan, eenduidige manier van inhuren en duidelijkheid in wie welke rol en verantwoordelijkheid in het inhuurproces heeft. De huidige situatie zorgt voor onduidelijkheid bij verschillende spelers die te maken hebben met inhuur en partijen waaraan wij als gemeente ook verantwoording aan afleggen. Er is geen duidelijk, centraal overzicht van het aantal ingehuurde krachten, de budgetten, de periode dat mensen hier ingehuurd zijn, partijen die leveren etc. Proces inhuur Een goed georganiseerd inhuurproces draagt bij aan een snelle invulling bij inhuurbehoefte. Als duidelijk is wanneer en ingehuurd kan worden, budgetten makkelijk te raadplegen zijn om inhuurruimte na te gaan, er wellicht sprake kan zijn van een groep preferente inhuur, dan wel een database van leveranciers, afspraken over inkoop en aanbesteding helder zijn bij partijen, het inleenproces goed gedigitaliseerd kan worden, dan levert dat tijdwinst, lagere kosten, goed gegevensbeheer en duidelijkheid op.

Tevens moet het inhuurproces goed geborgd zijn, waarbij de rollen en verantwoordelijkheden helder beschreven en belegd zijn. Om tot een goed werkend proces te komen is expertise nodige. Deze expertise is nu niet voldoende aanwezig in het team P&O en vraagt ook tijd om met verschillende partijen in het proces te overleggen, waaronder inkoop- en aanbesteding, financiën, P&O, ICT, managers. Het capaciteitsprobleem maakt dit nog complexer. Beslispunt Het IMT wordt gevraagd in te stemmen met het voorstel om van het inhuurproces een project te maken en hiervoor een externe opdracht te verstrekken. Bekostiging van deze opdracht wordt bepaald door het IMT.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

14

Bijlage 2 Procesbeschrijving inhuren (tijdelijk) Nieuwe inhuur

1. Team en/of manager constateert dat (verlenging van) inhuur nodig is.

2. Manager stemt opdracht, zoals duur, aantal uren, scope en (beschikbare) dekking, af met team(lid). Zij vullen op het aanvraagformulier de onderdelen ‘Algemeen’ en ‘Toelichting op Inhuurverzoek’ in.

3. Manager consulteert zélf Financiën (formatie/budget) en P&O (bezetting) en vult samen met de adviseurs het Excel ‘registratie inhuur’. Ook vult de manager op het aanvraagformulier de resultaten van de consultaties in.

**De opdrachtafstemming vormt tevens de basis voor de eventuele aanbesteding en omvat in ieder geval de volgende onderwerpen: Beoogd resultaat/beoogde prestatie Is het intern op te pakken/noodzakelijk extern te beleggen? Aantal uren (per week) Duur van het project Is er dekking binnen het team? Functieprofiel (als programma van eisen voor aanbesteding) Verwerkingsovereenkomst nodig ja/nee Zijn er bureaus of ZZP’ers bekend die in de aanbesteding benaderd moeten worden?

4. Manager bespreekt (bij ontbreken dekking binnen team) inhuurwens met IMT en team Financiën. Team Financiën laat weten wat het budget is en uit welk budget er wordt ingehuurd. De manager ontvangt de codes van de financieel medewerker.

5. De manager zorgt ervoor dat het aanvraagformulier via een collegevoorstel voor inhuur naar het college gaat.

6. College besluit over het wel of niet starten van het inhuurtraject.

7. Keuze: ➢ Positief: Manager bepaalt aan de hand van geraamde waarde de inkoopstrategie en vult de gekozen strategie in het Excel ‘registratie nieuwe inhuur’ in. Na akkoord inkoop, financiën en P&O kan de aanbesteding worden gestart. De manager bepaald wie in de lead is voor deze aanbesteding. NB: We kiezen ervoor om vanaf 17 juli 2024 slechts meervoudig onderhandse, Europese of SAS (afhankelijk van de -geschatte-waarde van

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

15

het gehele contract) aanbestedingen te doen voor inhuuropdrachten. Voor de meest actuele drempelwaarden meervoudig of Europees, klik hier. Om te toetsen of een SAS procedure van toepassing is, klik hier. Wij werken voor inhuuropdrachten niet meer met enkelvoudig onderhands aanbesteden.

➢ Negatief: manager en team bespreken een alternatieve oplossing.

8. Manager bepaalt per nieuwe inhuuropdracht wie de aanbesteding uitvoert. Bij voorkeur wordt dit zoveel mogelijk opgepakt door dezelfde persoon. De manager levert de informatie voor aanbesteding aan (opdrachtafstemming stap 2). Op een centrale plek in teams worden documenten en mails van de uitvraag + de reacties van kandidaten geregistreerd. Deze informatie kan daarmee altijd gevonden worden ter verantwoording van de aanbesteding. Voor de aanbesteding wordt vanaf september 2024 Mercell ingezet voor het proces en de communicatie met de aanbieders.

>> Kandidaat/Bureau wint aanbesteding <<

9. Contract wordt door manager en bureau/inhuur kandidaat ondertekend, managementassistent stuurt retour aan bureau/inhuur kandidaat met formulier nieuwe inhuur (niet verplicht formulier voor informatie voor bijv. kaarten/bloemen, seizoenspresentjes, etc.). NB. Enkel managers zijn bevoegd om overeenkomsten m.b.t. inhuur aan te gaan. Zie https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR706753, bijlage 4 onder 8 van de mandaatregeling.

10. Managementassistent vraagt verificatiedocumenten op (VOG, Integriteitsverklaring). Managementassistent maakt het contract (detacheringsovereenkomst of Overeenkomst van opdracht) en vult het sjablooncontract in. N.B. In het geval van een inleenovereenkomst, i.p.v. een eigen contract van de gemeente Rhenen, checkt de managementassistent of is opgenomen dat de inkoopvoorwaarden van de gemeente Rhenen van toepassing zijn. Indien dit nog niet het geval is, moet dit worden aangepast. Inleenovereenkomsten gaan we uit faseren in 2024, in plaats daarvan werken we alleen nog met onze eigen contracten.

11. MA’s documenteren contract met bijbehorende documenten in Mercell. MA meldt nieuwe inhuur aan in MOZARD. P&O ontvangt hier via Mozard ook een melding van. Hoewel hierdoor automatische meldingen worden uitgezet, volgt de MA deze aanmelding op met een e-mail voor een druppel naar facilitair@rhenen.nl. Ook mailt de MA naar de servicedesk voor een laptop en eventueel telefoon. 12. Als de inhuur uit dienst treedt, met name als een contract eerder wordt beëindigd, ontvangt ICT een melding via Mozard. De inhuur-medewerker levert faciliteiten in bij ICT (tag, laptop en eventueel telefoon). ICT houdt bij in een lijstje of dit is gebeurd. Ook P&O krijgt een melding via Mozard als inhuur wordt afgemeld.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

16

Bijlage 3 Beslisdocumenten College Aanvraag formulier Inhuurverzoek op – oordeel college noodzakelijk (let op: alle velden moeten gevuld zijn en alle handtekeningen moet geplaatst worden, anders kan het inhuurverzoek niet in behandeling worden genomen). 1. Algemeen Verzoek uit team / domein:

Naam en handtekening manager:

Datum aanvraag:

Urgentie aanvraag: (onderbezetting, wettelijke verplichting, etc)

2. Toelichting op inhuurverzoek Aanvraag voor welke functie: Specifieke taken voor deze functie: Onderbouwing consequenties als er niet wordt ingehuurd: Adviesopdracht/ project / expertise:

Aantal uren per week: Gewenste ingangsdatum: Einddatum:

3. Kosten & dekkingsvoorstel, onderbouwing Kosten (toelichting op de kosten = uren X prijs)

Dekking: a. Vacatureruimte van functie / team:

b. Subsidiegelden: c. Overig: bijvoorbeeld andere exploitatiebudgetten of inkomsten van het UWV bij verlof/verzuim: e. Knelpuntenbudget via gemeentesecretaris, als 3a/b/c niet toereikend is (zie ook bij 4): Besproken met financiën op (datum): Akkoord of niet akkoord:

Akkoord / niet akkoord (doorhalen wat niet van toepassing is)

Naam financieel adviseur: Handtekening financieel adviseur:

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

17

4. Knelpuntenbudget (via gemeentesecretaris) Onderbouwing akkoord of niet akkoord: Inzet knelpuntenbudget in €

€

Datum: Handtekening gemeentesecretaris:

5.

Afstemming recruiter over interne kandidaten: (zijn er geen interne kandidaten na afstemming ga verder met punt 2) Toelichting mogelijke interne invulling: Afgestemd met: naam en handtekening recruiter

6. Toestemming inhuur ter beoordeling college: als niet akkoord geen inhuur Oordeel college; (doorhalen wat NIET van toepassing Akkoord / niet akkoord is) Datum: Handtekening:

7.

Indiening verzoek bij team P&O: recruiter (voor vervolgacties) én P&O adviseur (voor vastlegging) Ontvangst door recruiter: datum en paraaf recruiter Ontvangst door P&O-adviseur: datum en paraaf P&O adviseur

De meervoudige onderhandse aanbesteding wordt opgestart na ontvangst van het ingevulde en geaccordeerde formulier. Zonder akkoord college wordt er niet ingehuurd.

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

18

Bijlage 4 Beslisboom BMC (eenduidige) registratie inhuur 1

1

Handreiking externe inhuur van BMC van 23 augustus 2021

Inhuurproces Gemeente Rhenen | 2024

19