Bijlage 1: Informatiebeleidsplan Gemeente Rhenen 2024-2028

Hoe realiseren we de visie? (2028) • Zaakgericht werken meenemen in implementatie zaaksysteem Bij de implementatie van het zaaksysteem zorgen we voor een efficiënte en accurate procesinrichting volgens de principes van het zaakgericht werken. Een groot deel van de implementatie zal dan ook gericht zijn op de introductie en adoptie van het zaakgericht werken binnen de gemeente Rhenen. • Opstellen digitale bewaarstrategie We stellen met informatiebeheer een digitale bewaarstrategie op waarin we vaststellen welke informatie we in welke tool opslaan en delen dat met de organisatie. • Opruimen informatie We gaan aan de slag met ons informatiebeheer en zorgen voor opgeruimde en actuele schijven. We slaan informatie op waar het hoort, volgens de richtlijnen van de archiefwet. Verouderde informatie zorgt voor verwarring en maakt het moeilijk om de correcte, actuele gegevens terug te vinden. Hiervoor roepen wij speciale “opruimdagen” of te wel “trashdays” in het leven. Deze dragen bij aan de bewustwording en worden goed georganiseerd. • Gegevens eenmalig vastleggen en meervoudige (her)gebruiken We hergebruiken zoveel mogelijk gegevens waar we als overheid al over beschikken; Hierbij geldt “Eenmalig vastleggen en meervoudige (her)gebruiken”. Daarbij blijft de inwoner altijd eigenaar van zijn gegevens.

De verstrekker van gegevens bepaalt met wie hij/zij gegevens wil delen en wat de ontvanger mag doen met de gegevens. • Implementeren BIO en andere veiligheidsprocedures Het naleven van procedures om privacybescherming te garanderen is essentieel. Hierbij is het gedrag in de organisatie net zo belangrijk als de procedures en technologie. We zetten in op de bewustwording hiervan. We zetten in op het verhogen van informatieveiligheid door het implementeren van de BIO (basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen) en verdere wetgeving. • Automatiseren processen We onderzoeken welke processen we kunnen automatiseren. We standaardiseren en digitaliseren routinematige processen. Door in te zetten op meer eenheid in de processen en applicaties creëren we meer duidelijkheid in de bedrijfsvoering en efficiëntie op de aansturing en inrichting hiervan. 4.5 Datagedreven werken Waar staan we nu? (2024) • Datagedreven werken staat op de kaart In 2022 is het thema op de kaart gezet vanuit de Organisatievisie. Begin 2023 heeft het IMT een visie en strategie vastgesteld voor datagedreven werken. Er is een project gestart om de organisatie te begeleiden om meer datagedreven te gaan werken in de komende jaren. Het team data & informatie is uitgebreid met een kwartiermaker datagedreven werken (tijdelijk) en twee data-analisten.

• Data wordt beperkt gebruik bij het opstellen van beleid Data wordt nog niet structureel ingezet bij het opstellen van beleid. De huidige situatie en probleemstelling wordt niet altijd in beeld gebracht met data en er wordt niet altijd gebruik van indicatoren om monitoring, verantwoording en evaluatie mogelijk te maken. Veel medewerkers kennen de visie en ambitie, maar vinden het soms nog lastig om goed toe te passen in de praktijk van het dagelijks werk. • Er zijn veel wensen en projecten Wensen zijn geïnventariseerd. Veel teams geven aan data in- en extern te willen delen, zowel met de raad als inwoners. Er is een projectenlijst met komende projecten. De grote maatschappelijke uitdagingen voor gemeenten en de ontwikkeling naar meer datagedreven werken vragen ook om goed gebruik van geografische data: informatie op een kaart. • We hebben nog geen ideaal applicatielandschap Rhenen heeft twee kaart-applicaties (Nedbrowser, ArcGIS) die inzicht bieden op basis van geografische data, maar voor beide geldt dat ze onderbenut worden. We hebben niemand 23

die kaarten kan maken, maar wel een groeiende behoefte. Ook hebben we meerdere BIapplicaties (Cognos en Power BI), maar nog geen uniforme organisatiebrede datastructuur. De applicaties zijn niet goed in beheer en niet alle gemeentelijke data is in beeld of kan ontsloten worden. Hoe realiseren we de visie? (2028) • We werken verder aan datageletterdheid van medewerkers We stimuleren het bewustzijn, kennis en vaardigheden bij medewerkers. We onderhouden contact met teams, delen goede voorbeelden, organiseren trainingen en workshops en adviseren bij gebruik van data en indicatoren in de beleidscyclus. We bepalen als team de rol van team data & informatie. Wat faciliteren we zelf en waarbij zijn we alleen adviseurs? We zorgen dat we ook zelf blijven ontwikkelen. • We werken aan datakwaliteit We gaan sturen op kwaliteit van gegevens. We hebben een grote verantwoordelijkheid in zorgvuldig registreren van gegevens, met name in de basisregistraties waar we bronhouder van zijn (BRP, BAG, BGT, BRO, WOZ). Proceseigenaren sturen aan op het juiste gebruik van gegevens. • We voeren projecten uit en halen nieuwe wensen op We voeren de projecten van de dataprojectenlijst uit met de nieuwe analisten. We maken nieuwe rapporten, dashboards, kaarten en andere data-analyses. En we geven structurele ondersteuning bij diverse periodieke monitoring en ad hoc vragen.

• We zorgen voor een goede applicatie-architectuur Nieuwe BI rapporten worden in principe in Microsoft Power BI gedaan of in Excel en geoanalyses in ArcGIS. Ondertussen nemen we NedBrowser en Cognos beter in beheer, en onderzoeken we hoe de toekomstige data-architectuur eruit moet zien. 4.6 Hybride (samen)werken Waar staan we nu? (2024) • De gemeente Rhenen zet vol in op de beweging naar plaats- en tijdsonafhankelijk werken Het heeft inmiddels de laptop uitrol afgerond, in het gemeentehuis zijn vergaderruimtes voorzien van extra schermen voor videobellen en medewerkers krijgen steeds meer de beschikking over SaaS-applicaties. Hybride werken wordt daarom ook steeds meer de standaard binnen de gemeente. Zelfredzaamheid met diverse applicaties wordt daarmee ook steeds belangrijker. De medewerker kan op afstand werken met het aanbod van hybride middelen (laptop met VPN en een telefoon). Ook is er een hybride werken project gestart waarin alle wensen en knelpunten van medewerkers zijn geïnventariseerd op o.a. digitalisering. De AV-middelen zijn ingericht, maar op veel plekken in het gemeentehuis ontoereikend om hybride te vergaderen. • De digitale vaardigheden en digitale volwassenheid binnen de gemeente zijn wisselend Er is geen richtlijn waaraan collega’s getoetst worden met betrekking tot digitale vaardigheden.

Een inwerkprogramma voor medewerkers en een training digitale vaardigheden ontbreekt. Ditzelfde geldt voor de applicaties: de begeleiding is aanwezig maar beperkt. Medewerkers zijn vaak ook niet op de hoogte over welke functionaliteit er beschikbaar is. Kernapplicaties worden beperkt benut. We willen zo veel mogelijk met SSO, MFA en AD-koppelingen werken voor een goede balans tussen veilig werken en zo min mogelijk inloggen. • We beschikken over het Microsoft365 platform, maar benutten het niet optimaal o Er is geen Microsoft Teams beleid. o Microsoft Teams wordt veelvuldig gebruikt om te videobellen. o Enkele Teams werken samen in Teams/Sharepoint. o De poho’s en de teamplannen staan in Teams/Sharepoint. o Er is onvoldoende kennis en gebruikte potentie van Teams. Collega’s zijn behulpzaam, maar er is geen optimale samenwerking binnen en tussen teams en onvoldoende informatie-uitwisseling.

Hoe realiseren we de visie? (2028) • Werkplek inrichten op digitaal werken in het project Hybride werken o Thuiswerkomgeving optimaliseren . o Aanschaf ICT middelen en werkplekbenodigdheden (waaronder AV-middelen en Reserveringsmodule voor werkplekken en vergaderlocaties. o Verbouwing/verhuizing gemeentehuis en inrichting ICT voorzieningen. o Uitrol digitale samenwerkplek inclusief duidelijke spelregels en onderliggend beleid voor in elk geval Teams. o Ondersteuning van werken met devices: Daar waar relevant maken medewerkers gebruik van apparaten zoals een telefoon/tablet/laptop. In de meeste gevallen zijn een telefoon en laptop toereikend voor de taken van de medewerker. In sommige gevallen en is een tablet noodzakelijk zodat medewerkers (zoals BOA’s en sociaal medewerkers) overal informatie kunnen opvragen of invoeren en hiermee de werkzaamheden op alle plekken in de gemeente kunnen verrichten. • Digitale vaardigheden en kennis van medewerkers op peil brengen Het is voor elke medewerker belangrijk goed met informatie en applicaties om te kunnen gaan. We organiseren de mogelijkheid voor medewerkers om kennis en digitale vaardigheden te vergroten en op peil te houden. Een goed inwerkprogramma voor alle medewerkers voor de te gebruiken applicaties hoort hierbij. Op korte termijn hebben wij hierbij in ieder geval een training Excel en Teams voor ogen.

25

5. Uitvoeringsplan 5.1 Kader (plateauplanning) Het is belangrijk dat wij gestructureerd te werk gaan om de gestelde ambities en doelen te realiseren. Dat doen we aan de hand van de informatieplanning. Deze bevat alle op dit moment bekende werkzaamheden en projecten die voortkomen uit het informatiebeleidsplan 2024-2028. De planning heeft een looptijd van vier jaar, waarbij de eerste twee jaren gedetailleerder uitgewerkt zijn dan de daaropvolgende jaren. Om overzicht te houden op de planning hebben we de periode van 2024-2028 verdeeld in plateaus. De planning van de werkzaamheden is afgestemd op de indeling van de plateaus: we zorgen ervoor dat alle projecten binnen de periode van een plateau gestart en afgerond worden. Dit doen we om beter te kunnen sturen op voortgang en resultaat en betere afwegingen te kunnen maken over de inzet van middelen. Doordat de plateaus elkaar overlappen ontstaat een dakpansgewijze planning. Dit informatiebeleidsplan leidt tot de volgende plateauplanning: Plateau 4 Plateau 3 Plateau 2 Plateau 1

2027-2028

2026-2027

2025-2026

2024-2025

5.2 Randvoorwaarden slagen plateauplanning Het is belangrijk om duidelijke afspraken met elkaar te maken om het werken met een projectplanning en beheersing van capaciteit en budgetten te laten slagen. Hiervoor hebben wij de volgende randvoorwaarden bepaald: 1. Het CAB (Change Advisory Board) is eigenaar van het projectenportfolio en de planning. Nieuwe projecten kunnen alleen aan de planning toegevoegd worden via het CAB overleg door het indienen van een projectvoorstel. 2. Het CAB rapporteert ieder kwartaal aan de stuurgroep. Dit moment kan ook gebruikt worden voor prioritering van projecten of wijzingen in de projectagenda. 3. We werken met projectvoorstellen om te zorgen dat we starten vanuit een gezamenlijk vertrekpunt. Hierin is ook het opdrachtgeverschap van het Integraal Management Team (IMT) belegd. 4. Haalbaarheid staat voorop. Vertrekpunt van het informatiebeleid is een helder inzicht in de beschikbare eigen capaciteit bij informatiemanagement en functioneel beheer en het adoptievermogen van de organisatie. Naast de financiële ruimte zijn dit belangrijke aspecten bij de haalbaarheid van het beleid en projecten. Deze onderdelen worden meegenomen in het projectvoorstel. 5. Gelet op de omvang van de organisatie geldt voor Rhenen dat er maximaal drie grote Informatisering projecten gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd.

Bij meer dan drie loopt de organisatie het risico dat er te veel capaciteit wordt gevraagd van de teams waardoor andere werkzaamheden stil komen te liggen, of de projecten niet gerealiseerd worden. In de informatieplanning houden we er dus rekening mee dat er maximaal drie grote projecten gelijktijdig lopen.

5.3 Kalender Om te komen tot een realisatie van de gestelde ambities in dit plan stellen we een projectenkalender op. Dit helpt om regie te houden op de planning en acties. Ook maken we hierin een financiële vertaalslag. In de projectenkalender houden we rekening met: • • • • •

Wettelijke eisen en verplichtingen: wat moet er in die periode gerealiseerd zijn; De projectwensen vanuit de organisatie zoals besproken in de interviews; Projecten als gevolg van de realisatie van het informatiebeleidsplan; Capaciteit van team ICT en de organisatie; Beschikbare middelen in de huidige begroting.

De kalender stellen we op aan de hand van de sporen in het strategisch informatiebeleid en ingedeeld op basis van de voorgestelde plateaus. De eerste twee plateaus kunnen in detail uitgewerkt worden. Hoe verder in tijd, hoe minder specifiek we kunnen zijn. De informatieplanning is dan ook een levend document dat regelmatig geactualiseerd wordt. De projectenkalender van 2024-2025 is toegevoegd als bijlage.

5.4 Investeringsbegroting Voor de projecten opgenomen in de projectenkalender maken we een initiële raming. Dit is een inschatting. Bijvoorbeeld omdat er nog een aanbesteding opgestart moet worden, er nog geen afspraken zijn gemaakt met de leverancier of de impact nog niet goed in te schatten is. Er dient daarom rekening te worden met een (on)nauwkeurigheidsfactor.

27