Bijlage 1 bij informatienota Toelichting voortgang data gedreven werken (13-2 toegevoegd)

Bijlage 1 Toelichting voortgang datagedreven werken 4 februari 2025

1. Inleiding In 2024 is het nieuwe informatiebeleidsplan vastgesteld. Een onderdeel daarvan is de gemeentelijke ambitie om datagedreven te werken. Dit was in 2022 al opgenomen als een van de doelstellingen in de organisatievisie, waarna een project is gestart om hier uitvoering aan te geven. Nu is een goed moment om stil te staan bij de voortgang. De gemeente wil door meer datagedreven te werken de effectiviteit en efficiëntie verbeteren en meer innoveren met een breed draagvlak in de samenleving. We gebruiken data bij het sturen van beleid, het optimaliseren en monitoren van de uitvoeren, en het verantwoorden en evalueren van de resultaten. Rhenen hoeft geen koploper te zijn, maar wel een ‘slimme volger’ die gebruik maakt van wat er kan zonder zichzelf voorbij te lopen. Datagedreven werken is geen doel op zich. Er is altijd sprake van een bijdrage aan een maatschappelijke doelstelling of een slag in effectiviteit of efficiëntie.

Deze informatienota biedt inzicht in de voortgang, successen en uitdagingen van het datagedreven werken. We benoemen dataprojecten die zijn uitgevoerd, maar ook de acties ter bevordering van de datavolwassenheid. Daarnaast kijken we ook vooruit naar enkele doelen voor 2025.

2. Dataprojecten Sociaal domein Er zijn diverse projecten uitgevoerd om met gebruik van data bij te dragen aan gemeentelijke ambities. Zo is er een managementdashboard ontwikkeld om beter grip te krijgen op de jeugdzorg. Voor specifieke rollen waren er al dashboards beschikbaar, maar nu zijn de belangrijkste vragen en inzichten gebundeld en duidelijker inzichtelijk gemaakt voor maandelijks inzicht en duidelijke kwartaalrapportages aan IMT en de wethouder. Zo konden we vragen sneller beantwoorden, de juiste cijfers op tafel leggen en de gemeenteraad eerder en vollediger informeren. Er is een analyse gedaan van de stapeling in het sociaal domein, waar gezinnen vaak op meerdere vlakken contact hebben met de gemeente. Voor jeugdzorg en wmo is daarbij ook gekeken naar de gezamenlijke trajecten. Door deze data-analyses is nu beter in beeld hoe vaak stapeling ‘over de wetten heen’ voorkomt. Dit is meegenomen in het verbeteren van de samenwerking. Voor jeugdzorg is ook een analyse gedaan van de voorzieningen die met terugwerkende kracht beschikt worden (dit gaan we nu minder doen), en voor wmo is nog een onderzoek gedaan naar de complexiteit (de vraag of die toenam was niet goed te beantwoorden). Voor leerlingenvervoer is een dashboard ontwikkeld voor meer inzicht, en is er minder handwerk nodig voor aanlevering van gegevens aan de leverancier. Er is ook een

verkenning gedaan van het landelijke wmo-voorspelmodel, als middel om de prognoses van Rhenen op dit vlak te verbeteren – dat blijkt niet geheel op te gaan voor een kleine gemeente, maar een deel van de systematiek wordt wel overgenomen om betere voorspellingen te doen van hoe de wmo zich gaat ontwikkelen in de gemeente. Voor schuldhulpverlening en participatie zijn afspraken gemaakt met Veenendaal om meer data en informatie aangeleverd te krijgen. We hebben nu meer data en hebben zo meer informatie om de uitvoering van het beleid te monitoren en waar nodig bij te sturen. Fysiek domein In het fysieke domein liep dit jaar de uitvoering van het geodataplan, om beter grip op onze GIS-data te krijgen. Vanuit daar zijn o.a. de klimaateffectanalyses nu ook intern beschikbaar gemaakt, waardoor er bij ontwikkelingen in de openbare ruimte beter rekening kan worden gehouden met de risico’s van o.a. droogte en extreme buien. Openbare kaarten die niet meer klopten zijn geactualiseerd en enkele nieuwe openbare kaarten ontwikkeld (zoals voor parkeerzones, het aanbieden van afvalcontainers en speeltuinen). In het landelijk gebied zijn veel ontwikkelingen, daarom is een kaart ontwikkeld waarop de beleidsadviseur informatie van interviews kan combineren met interne en openbare kaarten. Daarbij zijn ook analyses gedaan van het aantal agrariërs en het landgebruik daarvan.

Om beter zicht te krijgen op hoever we zijn met afkoppelen, is een kaart ontwikkeld waarin ook de uitgegeven subsidies en effecten daarvan bijgehouden kunnen worden. Deze kaart wordt komend jaar nog verder geactualiseerd door de betrokken beleidsmedewerkers. Ook is voor de adviseur recreatie en toerisme een kaart ontwikkeld met alle recreatieve routes en grondeigendommen. Dit zorgt dat alle informatie op één plek verzameld is, nieuwe routes eenvoudig gecontroleerd kunnen worden en kosten makkelijker berekend kunnen worden. Er is ook een operationeel dashboard ontwikkeld om de nieuwe vergunningsprocessen (sinds de ingang van de Omgevingswet) te monitoren. Dit gaat tijd besparen voor de vergunningsverleners en doorlooptijden helpen verkorten. Er wordt momenteel ook een management dashboard voor vergunningen ontwikkeld, zodat de uitvoering van de omgevingswet beter gemonitord kan worden op beleidsniveau. Voor het beleid om flexwoningen toe te staan op achtererven is een datagedreven haalbaarheidstoets uitgevoerd, om te onderzoeken of het nieuwe beleid wel voldoende mogelijkheden biedt in de gemeente. De routekaart energietransitie is geëvalueerd, in aanloop naar het opstellen van een hernieuwde routekaart, waarvan de voortgang de komende jaren beter zal worden gemonitord. Overig Er is geholpen met het opzetten van een subsidieoverzicht.

Daarnaast is het projectenoverzicht van het flexteam geoptimaliseerd, om beter inzicht te geven in

capaciteit en inzetbaarheid van het team. Hiermee kan het IMT beter sturen op de inzet van het flexteam. Er is ook onderzoek gedaan naar beschikbare data over dienstverlening; dit is ook gepresenteerd aan de gemeenteraad en meegenomen in de ontwikkeling van de nieuwe visie. Er is ook een dashboard gemaakt voor beter inzicht in de balans, wat tijd bespaart bij medewerkers en snel inzicht biedt in de gemeentefinanciën. Er is ook met enige regelmaat gebruik gemaakt van het inwonerspanel van Rhenen Spreekt, om een goed beeld te krijgen van de beleving en mening van inwoners. Zo is er een enquête gedaan over de afvalinzameling, waarvan de resultaten zijn meegenomen in de scenario’s die aan de raad zijn voorgelegd. Ook het opvangen van vluchtelingen, de profielschets voor de nieuwe burgemeester en de waardering van het gemeentelijk groen zijn onderwerp geweest van de enquêtes van Rhenen Spreekt.

3. Organisatieontwikkeling Naast het uitvoeren van dataprojecten zijn er acties uitgezet om het datagedreven werken verder te ontwikkelen. Daarvoor is namelijk een aantal randvoorwaarden noodzakelijk, zoals een goede strategie, datamanagement, kennis en vaardigheden. In 2024 is de datastrategie verankerd in het nieuwe informatiebeleidsplan. Het is een van de thema’s waarop de gemeente structureel verder wil bouwen om zorg te dragen voor een goede informatievoorziening. We lichten hier toe welke stappen hierin zijn gezet. Team Data & Informatie Bij het team data & informatie werken nu twee data-analisten en een kwartiermaker datagedreven werken (tijdelijk en parttime). Een van de data-analisten werkt voornamelijk voor het sociaal domein, de ander voornamelijk voor het fysiek domein. Door deze rollen centraal te organiseren is er flexibiliteit om mee te bewegen met de data-behoeften, en zijn er voordelen rondom uniformiteit van werkwijzen en onderlinge ondersteuning. Dit datateam is inmiddels aardig op stoom, wordt goed gevonden door collega’s en krijgt steeds meer vragen vanuit de breedte van de organisatie. Er is een agile werkwijze ontwikkeld om datavraagstukken op te pakken, waarbij goede vraagverheldering en het leveren van een oplossing die werkelijk aansluit op de informatiebehoefte voorop staat.

Daarbij is gewerkt aan het structureel borgen van de privacy en informatiebeveiliging rondom datavragen en -projecten, in samenwerking met de privacy officer, CISO en FG. De documentatie rondom dataprojecten is op orde gebracht en het applicatiebeheer en de autorisaties voor BI-applicaties zijn doorgelicht en structureel geborgd. De data-analisten worden ook steeds vaker gevraagd om bij te springen bij diverse vraagstukken rondom het gebruik van indicatoren (een doelstelling uit het bestuursprogramma). Bijvoorbeeld als nieuw beleid wordt geschreven, of juist moet worden gemonitord of geëvalueerd. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe U&H strategie, het armoedebeleid, de evaluatie van de routekaart duurzame energie, inkoopbeleid, zicht en

sturing op welzijnssubsidies, of de visie op dienstverlening. Er is ten behoeve van deze gesprekken ook een praatplaat gemaakt die helpt om de juiste indicatoren te bepalen die horen bij beleidsdoelstellingen. Geografische data Het beheer en gebruik van de GIS-applicaties was onvoldoende om de vragen van de organisatie goed te beantwoorden. Daarom is er een intern onderzoek gedaan naar de geografische data en GIS (geodata-applicaties) van de gemeente. De conclusies en actiepunten landden in het geodataplan. Hierbij is gekozen voor meer inzet op geodata, waarbij eerst de basis op orde werd gebracht, met tegelijkertijd projecten om te experimenteren. Een van de data-analisten heeft zich hiervoor gespecialiseerd als GISanalist. In september is een presentatie gegeven aan de gemeenteraad om toe te lichten wat we als gemeente doen met geodata en welke stappen al zijn gezet. Datamanagement Datakwaliteit als uitdaging komt bij diverse projecten aan bod. Bij dataprojecten is verbetering van datakwaliteit en administratieve processen vaak wel een goede bijvangst, maar los daarvan is er nog te weinig aandacht voor, inzicht in en sturing op datakwaliteit. Qua techniek ligt er ook een uitdaging.

Tot nu toe konden we goed vooruit met de databases en BI-applicaties, maar om gebruik te kunnen maken van de data van nieuwe applicaties (zoals voor de omgevingswet en het nieuwe zaaksysteem) is er meer nodig. Hier gaan we in 2025 mee aan de slag. Kennis en vaardigheden Werken met data gaat alleen goed als er voldoende bewustzijn, kennis en vaardigheden aanwezig is bij medewerkers. Om hiervoor te zorgen zijn er trainingen gegeven over het gebruik van indicatoren in de beleidscyclus, het gebruik van open data, het gebruik van digitale kaarten in GIS, het werken met dashboards in Power BI en het beheren en analyseren van gegevens in Excel. In het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is ook een module opgenomen over het werken met data. Naast alle trainingen zijn er ook een aantal succesverhalen gedeeld, want goed voorbeeld doet goed volgen. Er zijn interviews met collega’s afgenomen over hun gebruik van data en gedeeld via het intranet. Daarnaast zijn er periodiek data-weetjes gedeeld om medewerkers te informeren over databronnen, valkuilen, tips en trucs. Met de komst van ChatGPT en MS Copilot is een ambtelijke richtlijn geschreven voor het gebruik van generatieve AI-tools binnen de gemeente. Er kan geëxperimenteerd worden, maar wel met de nodige randvoorwaarden en kanttekeningen om risico’s te beperken.

Het goed gebruiken van data en indicatoren is ook meegenomen in de nieuwe formats voor college-/raadsvoorstellen en beleidsplannen. Door al deze inspiratie en trainingen zien we dat er meer gebruik van data wordt gebruikt om goed geïnformeerd beleid te schrijven,

het college en de raad goed te informeren, en om tijd te besparen in het zoeken naar en bewerken van data en informatie.

4. Hoe ver zijn we nu? Enkele jaren geleden was datagedreven werken een term die wel eens werd genoemd, maar weinig concreet was. Beleid bevatte vaak geen indicatoren, data-analyses werden alleen in rudimentaire vorm gemaakt voor de jeugdzorg, de geodata was verouderd, er was onvoldoende expertise in huis en slim datagebruik was vooral afhankelijk van individuele medewerkers die handig met data waren. Uit een quickscan met de Beslishulp Datavolwassenheid (van de Realisatie Interbestuurlijke Datastrategie) blijkt dat gemeente Rhenen nu op niveau 2,1 zit, op een schaal van 1 (beginner) tot 4 (expert). MAATSCHAPPELIJKE OPGAVE

2,3

BASIS

ORGANISATIE

2,5

BASIS

MEDEWERKERS

2,3

BASIS

TECHNOLOGIE

2,0

BASIS

DATA

1,5

BEGINNEND

NIVEAU VAN DE ORGANISATIE

2,1

BASIS

Rhenen heeft niet de ambitie om voorop te lopen, maar om een slimme volger te zijn. Op deze volwassenheidsmatrix komt dat neer op een score van 2,5 tot 3. Deze ambitie krijgt steeds meer vorm in de praktijk. Door verkenning van kansen voor datagedreven werken met managers, strategen en spelverdelers is er meer besef van de waarde van data in relatie tot de maatschappelijke en organisatorische opgaven. Door het opzetten van data-expertise binnen team Data & Informatie en opzet van gedegen processen is de organisatiescore een 2,5. Bewustzijn, kennis en vaardigheden van medewerkers blijft een van de belangrijkste factoren voor het succesvol inzetten van data; we zien steeds meer begrip van het nut van data voor het eigen werk en de gemeentelijke ambities. Een goed gesprek over de inzet van data en indicatoren is nu bijna de standaard voor nieuwe beleidsontwikkelingen. Op technologisch vlak gebruiken we BI-tools en GIS, maar hebben nog geen modern datawarehouse en weinig procesautomatisering. De grootste uitdaging ligt in het meer

grip krijgen op datakwaliteit, met daarbij ook goed gebruik van metadata en hergebruik van dataverwerkingen.

5. Vervolg Het structureel gebruik van data voor bepaalde onderwerpen maakt dat er voor de dataanalisten vaste taken liggen in het beheer, monitoring en ad hoc datavragen. Daarnaast werken we aan het doorontwikkelen van de gemeentelijke werkwijze met data. Hieronder staan de belangrijkste doelstellingen voor 2025. Categorie Continueren

Spoor Beheer Monitoring Datavragen

Doorontwikkelen Strategie

Organisatieontwikkeling Datamanagement Projecten

Activiteiten Beheer van BI- & GIS-applicaties en bestaande dashboards, kaarten en dataprocessen, dataaanleveringen (b.v. aan CBS). Continue en periodieke monitoring van o.a. participatie, jeugdzorg, omgevingswet. Advies en ondersteuning bij diverse ad hoc datavraagstukken. Implementeren AI act en algoritmeregister, datavolwassenheidsmeting uitvoeren, data-ethiek richtlijnen uitwerken en verankeren in de werkwijze, landelijke en regionale ontwikkelingen volgen. Databewustzijn en vaardigheden van medewerkers bevorderen, inspiratie en stimuleren goed gebruik van data, data-eigenaarschap goed beleggen, indicatoren gebruiken in beleidscyclus. Dataplatform inrichten om nieuwe databronnen te kunnen ontsluiten, keuze maken over toekomst GIS-applicaties, inzicht en sturing op datakwaliteit. Projectmatige uitwerking van nieuwe databehoeften, waaronder: Omgevingswetmanagementdashboard, dashboard voor zaakgericht werken (en dienstverlening), managementdashboard sociaal domein uitbreiden, tussentijdse monitor groenbeleid/RAP, evaluatie eerste jaar omgevingswet en monitoring afvalbeleid.

De uitvoering van deze doelstellingen kan grotendeels vanuit de bestaande formatie voor datagedreven werken. Voor enkele projecten zal aanvullende financiering gezocht worden, zoals de inkoop van een deel van de geografische data-analyses voor de evaluatie van het groenbeleidsplan en extra licentiekosten voor het dataplatform. De verwachting is dat we dit kunnen organiseren binnen de huidige budgetten.