Bijlage 1 - Aanbesteding accoutantscontrole - programma van eisen - 2023-2026
Tekst van het document
AANBESTEDING ACCOUNTANTSCONTROLE PROGRAMMA VAN EISEN 2023-2026 GEMEENTE RHENEN
1 Inhoud 2
3
Kader ............................................................................................................................. 3 2.1
Regelingen .............................................................................................................. 3
2.2
Goedkeuringstoleranties ......................................................................................... 3
Uit te voeren werkzaamheden ........................................................................................ 3 3.1
Algemeen ................................................................................................................ 3
3.2
Dienst 1: controle jaarstukken ................................................................................. 4
3.2.1
Uitvoering ......................................................................................................... 4
3.2.2
Controleplan ..................................................................................................... 4
3.2.3
Accountantsverslag en controleverklaring ........................................................ 5
3.3
3.3.1
Uitvoering ......................................................................................................... 5
3.3.2
Management en boardletter ............................................................................. 5
3.4
Dienst 3: certificerende functie ................................................................................ 5
3.4.1
Uitvoering ......................................................................................................... 5
3.4.2
Deelverklaringen .............................................................................................. 6
3.5 4
Dienst 2: interim controle ......................................................................................... 5
Dienst 4: natuurlijke adviesfunctie ........................................................................... 6
Inhoud en beoordeling van de uit te brengen offertes ..................................................... 6 4.1
Minimale onderdelen in offerte ................................................................................ 6
4.2
Beoordeling offertes ................................................................................................ 7
4.3
Overige bepalingen en uitgangspunten ................................................................... 8
2
2 Kader Voor de aanbesteding van de accountantscontrole voor de gemeente Rhenen gelden de volgende regelingen en goedkeuringstoleranties.
2.1
Regelingen
Van toepassing zijnde regelingen (niet limitatieve opsomming): a) Gemeentewet b) Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); c) Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) d) De regelgeving en controlestandaarden van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants; e) Kadernota Rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG); f) Wettelijke regelingen; en g) Gemeentelijke verordeningen (waar onder Verordening 212, 213, 213a) en richtlijnen. In deze aanbesteding gaan we ervan uit dat het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers aangenomen wordt door de Eerste Kamer en vanaf het boekjaar 2023 gaat gelden. Hierdoor zal de rechtmatigheidsverantwoording een verantwoording van het college van burgemeester en wethouders worden. Mocht de wet uitgesteld worden, dan zullen hierop ook de controles aangepast dienen te worden.
2.2
Goedkeuringstoleranties
De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening worden op het wettelijke minimum gesteld, te weten: a) een tolerantie voor fouten van 1% van de omvangbasis (de totale lasten/baten van de gemeente Rhenen); b) de tolerantie voor onzekerheden in de controle is 3% van de omvangbasis.
3 Uit te voeren werkzaamheden 3.1
Algemeen
De werkzaamheden omvatten: 1 De ingevolge artikel 213 van de Gemeentewet in opdracht van de gemeenteraad uit te voeren algemene controle van de jaarstukken resulterende in een controleverklaring. Dit betreft een oordeel over de getrouwheid met als speciaal aandachtpunt de rechtmatigheidsverklaring van het college. 2 Het uit brengen van een accountantsrapport (verslag van bevindingen) aan de gemeente Rhenen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken en over onrechtmatigheden in de jaarstukken. 3 Het jaarlijks onafhankelijk te onderzoeken van de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste administratief organisatorische processen en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. 4 Het eenmaal per jaar, na de interim controle, uitbrengen van een managementletter aan het college van burgemeester en wethouders met een afschrift (boardletter) aan de gemeenteraad. 5 De natuurlijke adviesfunctie aan de gemeenteraad en aan het college. Gedacht kan worden aan adviezen die direct voorvloeien uit controlebevindingen en/of het gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van (concept)rapportages.
6 3-5 keer per jaar overleg met de raad in de raadscommissie Bestuur & Financiën over de opzet van de interim controle, de toelichting op de managementletter en de toelichting op het accountantsverslag.
3
7
1 2 3 4
Periodiek overleg met (een vertegenwoordiger van) het college en het verantwoordelijke management voor het financiële beheer. Diensten Frequentie Producten Oplevering Controle Jaarlijks 1 – controleplan 1 – 1 september (jaar t) jaarstukken 2 - accountantsverslag 2 – 15 mei (jaar t+1) 3 - controleverklaring 3 – 15 mei (jaar t+1) Interim controle Jaarlijks 1 – managementletter 1 – 1 december (jaar t) Certificerende Op verzoek 1 – deelverklaringen 1 – 15 mei (jaar t+1) functie Natuurlijke Uit eigen beweging 1 - Mondeling en schriftelijk n.v.t adviesfunctie en/of op verzoek advies
3.2 Dienst 1: controle jaarstukken 3.2.1 Uitvoering 1
2
3
Uw primaire functie is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole van de jaarrekening en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet. De gemeentelijke verordening geeft hierover uitsluitsel. Bij het uitvoeren van de accountantscontrole dient u rekening te houden met de onderstaande uitgangspunten: a) De voor de jaarrekening geldende (lokale) wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument. b) De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor dan wel in de contractperiode zullen gaan gelden. c) Het laatst door de raad vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid. U voert de controle van de jaarrekening uit in een aaneengesloten tijdvak van maximaal 4 weken, bij voorkeur in de maand maart maar niet later dan half april (jaar t+1). Uitzondering hierop kunnen de productieverklaringen zijn in het sociaal domein die mogelijk later beschikbaar zijn. Hiervoor zal de laatste week april de deadline zijn.
3.2.2 1 2 3
4 5 6
Controleplan
U dient de controle van de jaarrekening te laten verlopen conform een jaarlijks door u op te stellen controleplan. Het concept-controleplan wordt in de Commissie Bestuur & Financiën besproken. De raad kan via de Commissie Bestuur & Financiën speerpunten aandragen. In het controleplan wordt vastgelegd: a) De (maximaal) drie speerpunten van de raad met bijbehorende goedkeurings- en/of rapporteringstoleranties; b) de wijze waarop het accountantsverslag wordt ingericht; c) wie de verantwoordelijke perso(o)n(en) is (zijn) voor de uit te voeren controle(s). U maakt voorafgaand aan het controlejaar afspraken inzake de wijze waarop gebruik wordt gemaakt van de verrichte interne controlewerkzaamheden van de interne auditfunctie. U biedt het controleplan uiterlijk voor 1 september van het lopend jaar aan de raad aan, met een afschrift aan het college. Tussen u, senior financieel adviseur en de betrokken manager vindt afstemming plaats over de werkzaamheden van interne en externe controle en worden voorafgaand aan de jaarlijkse controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt over de door de gemeente aan u beschikbaar te stellen informatie.
4
3.2.3 1 2
3
4
5 6
Accountantsverslag en controleverklaring
Naar aanleiding van de controle stelt u een conceptverslag op. Het conceptverslag met bevindingen wordt door u aan de portefeuillehouder Financien voorgelegd met de mogelijkheid hierop te reageren. U geeft hierbij een mondelinge toelichting. U brengt het accountantsverslag uit conform inrichtingseisen aan de gemeenteraad. In het verslag van bevindingen moet de accountant ingaan op hetgeen in de gemeente is aangetroffen. Bij de controle moet de accountant zich onder meer richten op de onderstaande punten en dienen in het verslag verwerkt te worden: a) de kwaliteit van de informatievoorziening; b) de kwaliteit van de administratie; c) de continuïteit van de geautomatiseerde gegevens; d) de interne beheersing en de Administratieve Organisatie op hoofdlijnen; e) een getrouw beeld zonder grote fouten en onzekerheden; f) de gebruikswaarde van de informatie voor de raad, het college en het management. In het accountantsverslag rapporteert u over de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarstukken. Indien u kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang constateert, meldt u deze in het verslag van bevindingen, ook als deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende verklaring. U levert de controleverklaring aan bij de jaarstukken inclusief de Sisa-bijlage.
Zowel het accountantsverslag als de controleverklaring zijn op basis van de raadsplanning uiterlijk 15 mei (jaar t+1) beschikbaar.
3.3 Dienst 2: interim controle 3.3.1 Uitvoering 1
2
U voert één keer per jaar een interim-controle uit. Hierbij controleert u de opzet, het bestaan en de werking van de processen, voor zover deze relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. De periode waarin u de interim-controle uitvoert is de tweede helft van het jaar en wordt in onderling overleg nader overeengekomen. Naar aanleiding van de interim-controle levert u een managementletter voor het college en de ambtelijke organisatie en deze zal ter informatie worden gestuurd naar de raadscommissie Commissie Bestuur & Financiën.
3.3.2 1
2 3
Management en boardletter
Na afloop van de interim-controle wordt een managementletter en een boardletter uitgebracht die ingaat op de mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures en de beheersing van de rechtmatigheid binnen de organisatie. U stelt daarbij zowel gemeentebrede verbeterpunten, bestuurlijke aandachtspunten als de meer specifieke verbeterpunten per proces aan de orde. De managementletter wordt uiterlijk twee weken na de interim-controle uitgebracht, ter bespreking met de senior financieel administrateur, betrokken adviseurs en de portefeuillehouder Financiën.
3.4 Dienst 3: certificerende functie 3.4.1 Uitvoering 1
2
3
Naast de controleverklaring betreffende de jaarstukken kunnen er binnen de certificerende functie ook deelverklaringen gevraagd worden. Dit betreffen deelverklaringen voor specifieke werkzaamheden. De werkzaamheden zijn voor een deel planmatig op jaarbasis te bepalen en kan een deel adhoc zijn. Waarbij gemeente Rhenen de inspanning heeft om zo vroeg als mogelijk de accountant te informeren als er een deelverklaring nodig is. Bij deelverklaringen gelden vaak specifieke deadlines voor indiening van de verantwoording met een controleverklaring. U heeft voldoende capaciteit voor de uitvoering van de benodigde controlewerkzaamheden, zodanig dat deze deadlines gehaald kunnen worden.
5
3.4.2
Deelverklaringen
U levert deelverklaringen voor specifieke uitkeringen en andere verantwoordingen die worden gevraagd door de rijksoverheid en andere instanties voor zover deze niet vallen onder de regeling Sisa.
3.5 1 2
3 4
5
Dienst 4: natuurlijke adviesfunctie U voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. De advisering dient op eigen initiatief, zowel mondeling als schriftelijk, zonder aanvullende opdracht en kosten plaats te vinden. Het betreft onder andere adviezen die: a. Een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; b. Een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van afgegeven rapportages; c. Met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuw procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; d. Voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen; e. Voorvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; f. Voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen. Met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie heeft de controlerende accountant een signaleringsfunctie. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren. Overleg met de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie.
Deze functie moet dus ruim worden opgevat. Dit naast de reguliere bijeenkomsten zoals in paragrafen 3.2 tot en met 3.4 beschreven is.
4 Inhoud en beoordeling van de uit te brengen offertes 4.1 1
2
3
4
Minimale onderdelen in offerte Een open calculatie voor de geoffreerde bedragen per jaar (2023-2024-2025-2026) voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle van de jaarstukken met daarin de volgende onderdelen: a. Jaarstukken (excl Sisa-bijlage) b. Sisa-bijlage waarbij we in 2021 17 regelingen hadden waarvan 4 uitbesteed (sociaal domein) en 4 Covid-gerelateerd waren c. Interim-Controle De offerte dient zodanig te zijn opgesteld dat naderhand een objectieve calculatie kan plaatvinden en dient te zijn gebaseerd op een realistische inschatting van de situatie bij de gemeente Rhenen. De per functionaris te hanteren uurtarieven dienen hierbij te worden vermeld. De aangegeven tarieven dienen ook in meerwerk-situaties van toepassing te zijn. De controlewerkzaamheden vinden tegen een maximumprijs plaats. Alleen in bijzondere gevallen kan er, in overleg met en na toestemming van de gemeente, meerwerk worden afgesproken. De in de offerte geoffreerde bedragen zijn niet onderhevig aan prijsindexering. Een beschrijving van de controleaanpak (inclusief mate van digitalisering), de verwachting van de te maken werkafspraken en de samenstelling van het controleteam. Hierbij dient u het effect van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties aan te geven als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen wordt.
Een beknopt curriculum vitae van de medewerkers van het controleteam. Curriculum Vitaes dienen in ieder geval de relevante opleidingen en de werkervaring met vergelijkbare controleopdrachten aan te geven. Een beschrijving van het dienstenaanbod (backoffice kennis) op het gebied van gemeentelijke
6
5
6
7 8
4.2
financiën en regelgeving. Een beschrijving van de visie van de accountant inzake functioneren van de accountant in het kader van het duale stelstel in het algemeen en de kader stellende en controlerende rol van de gemeenteraad in het bijzonder. Waarbij de accountant bijvoorbeeld de gemeenteraad van adviezen voorziet hoe de gemeenteraad beter zijn controlerende taak kan uitvoeren bij de jaarstukken en de interim controle (diensten 1 en 2). Visie op de adviesrol naar de ambtelijke organisatie. Wisselwerking tussen de accountant en de gemeente Rhenen en samenwerkingsverbanden. Met in het bijzonder de overgang van de rechtsmatigheidsverantwoording naar het college in 2023. Een beschrijving van de regeling van de onafhankelijkheid indien tevens sprake is van andere werkzaamheden zoals dienstverlening en advisering. Een opgave van uitgevoerde opdrachten, waaruit blijkt dat de medewerkers van het controleteam ervaring en deskundigheid hebben bij het controleren en adviseren van gemeenten alsmede een lijst van referentiegemeenten.
Beoordeling offertes
De beoordeling van de offertes wordt gedaan door de werkgroep en wordt ambtelijk ondersteunt. Bij de uiteindelijke door de gemeenteraad te maken keuze van een accountant worden de volgende punten in de beoordeling betrokken. 1 2 3 4 5 6 7 8
9
Gehanteerde tarieven en prijzen (Weging 50%) Advies van de werkgroep die belast is met de aanbesteding van de accountant bijgestaan door ambtelijke deskundigen. (Weging 12,5% van 50%) Methode van aanpak en werken. Met speciale aandacht voor de overgang van de rechtmatigheidsverantwoording van accountant naar het college. (Weging 12,5% van 50%) Samenstelling en stabiliteit van het controleteam en expertise van deze medewerkers. (Weging 12,5% van 50%) Branchekennis en ervaring op overheidsterrein binnen het controleteam en de totale organisatie (back office). (Weging 12,5% van 50%) Referenties van andere gemeenten (Weging 12,5% van 50%) Garanties over de continuïteit van de dienstverlening en voldoende kritische massa van de organisatie. (Weging 12,5% van 50%) Verwachting van de wisselwerking tussen de accountantsorganisatie en de gemeente Rhenen. Waarbij Gemeente Rhenen bestaat uit de onderdelen: a. gemeenteraad b. commissie Bestuur & Financien c. college d. ambtelijke organisatie. (Weging 12,5% van 50%) Algemene indruk van de uitgebrachte offerte en van de gehouden presentatie door de “controleleider” in aanwezigheid van zijn of haar manager en/of zijn of haar eindverantwoordelijke partner. Deze presentatie wordt gehouden op 20 januari 2023 in het Huis van de Gemeente Rhenen. Hiervoor krijgt u een aparte uitnodiging.
De presentatie inclusief stellen van vragen mag maximaal 45 minuten duren. De presentatie mag naar eigen inzicht ingevuld worden. (Weging 12,5% van 50%)
7
4.3 1 2
3 4
5
6 7
8
9
10 11
12
Overige bepalingen en uitgangspunten De raad besluit in de vergadering van 7 maart 2023 over de aanbesteding. Op 10 maart 2023 vindt terugkoppeling door de griffier plaats aan alle inschrijvers. De benoeming van de accountant geschiedt voor een contractperiode van vier (4) jaar, met een verlengingsoptie van 2x twee (2) jaar. Dit betekent dat de accountant voor de boekjaren 2023 tot en met 2026 wordt aangesteld. Met de mogelijkheid dat de gemeenteraad besluit, in overleg met de accountant, de samenwerking een tweetal keer met twee jaar te verlengen. Het is de inschrijver niet toegestaan voor een deel van de beschreven dienstverlening gebruik te maken van onderaannemers. Alle communicatie met betrekking tot deze Europese aanbesteding, tot aan de definitieve gunning, dient schriftelijk te verlopen via de contactpersoon van de zijde van de gemeente Rhenen: Dhr. J. Sutmuller, Inkoopadviseur Gemeente Rhenen Email: Jaap.Sutmuller@Rhenen.nl of via Negometrix De raad houdt zich het recht voor om de controlewerkzaamheden te gunnen aan de inschrijver die niet de laagste offerte uitbrengt, indien daarvoor volgens de raad voldoende redenen aanwezig zijn. De gemeente kan in voorkomende gevallen de controle van specifieke financiële verslagen opdragen aan een andere accountant.
De gemeente behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enige kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte door de inschrijver, zijn voor de gemeente Rhenen geen kosten verbonden. Eventuele kosten die ontstaan zijn voor rekening en risico van de inschrijver. Van de inschrijver wordt verwacht dat strikte vertrouwelijkheid in acht wordt genomen ten aanzien van de inhoud van dit aanbestedingsdocument en ten aanzien van alle vertrouwelijke informatie die verstrekt is of wordt over de Gemeente Rhenen. Anderzijds zal de Gemeente Rhenen de inhoud van de inschrijvingen evenzeer strikt vertrouwelijk behandelen. Middels het doen van een aanbieding geeft de inschrijver aan in te stemmen met de uitgangspunten voor de inschrijving zoals beschreven. Indien de inschrijver nadere inlichtingen wenst kunnen deze worden ingewonnen tot uiterlijk vrijdag 9 december 2022, uitsluitend via Negometrix of via de e-mail. Deze vragen zullen middels een "Nota van inlichtingen” uiterlijk 16 december 2022 schriftelijk via de e-mail worden beantwoord en geanonimiseerd worden toegestuurd aan alle inschrijvers. De Europese aanbesteding loopt digitaal via Negometrix.
De inschrijving sluit vrijdag 13 januari 2023 12:00 uur.
8