Benchmarkuitkomsten Berenschot Gemeente Rhenen

Benchmark formatie en kosten Gemeente Rhenen | Bahamin Khossravi | Marly Beskers-te Selle | Lars Bos | Vanja van Sprakelaar | Jorine Rabius |

21-01-2020

Vertrouwelijk

Benchmark formatie en kosten

Agenda

1

Onderzoek en methodiek

2

Uitkomsten benchmark

3

Samenvattend

Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?

Totale kosten, primair proces, overhead en overige opvallendheden

Samenvattend, Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 2

1

Onderzoek en methodiek • • • • •

Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar? Vertrouwelijk 3

Onderzoeksvraag Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? • Peildatum vastgestelde formatie: 01-01-19 • Peildatum kosten: Begroting 2019

Vertrouwelijk 4

Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw gemeente Resultaat: • Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘’finale oordeel’’. • Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Vertrouwelijk 5

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 6

Methodiek benchmark • Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van >330 gemeenten in kaart • In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere: - Decentralisaties - Samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden

• In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: - Loonkosten - Inhuurkosten - Materiële kosten - Kosten van taken belegd bij derden - Gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden

• Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. • De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling.

Vertrouwelijk 7

Wat meten we? Primair proces • Indeling in 24 clusters Overhead • Indeling in 11 categorieën Overige kosten • Materiële kosten van informatisering en automatisering • Huisvestingskosten gemeentekantoren

Vertrouwelijk 8

Primair proces • Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de gemeente geboden wordt aan de burgers. • Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische Zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, Cultuur en Oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Sociale voorzieningen

Cluster 13: Wmo Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Opvang en welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering ​Cluster 19: Fysiek milieu en duurzaamheid Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en WOZ Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

Vertrouwelijk 9

Overhead • Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. • Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. • Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende elf categorieën: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Directie en management primair proces Secretariaten primair proces Bestuurszaken en bestuursondersteuning Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering

7. 8. 9. 10. 11.

Juridische zaken Communicatie Kwaliteitszorg Facilitaire dienst Inkoop

Vertrouwelijk 10

Hoe maak je het vergelijkbaar? • Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek. • Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente. Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. • Zorgvuldige validatieproces om appels met appels te vergelijken. • Kosten staan centraal, hiermee houden we rekening met verschillen in uitbesteding. • Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrum functie en % taken belegd bij derden. • 102 zorgvuldig gekozen werklastindicatoren in het primaire proces en de overhead om de kosten te duiden en cijfers te voorzien van de juiste nuances.

Vertrouwelijk 11

Uw referentiegroep Naam gemeente

Inwoners

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km2)

Sociale structuur

% taken belegd bij derden primair proces

Centrumfunctie

Bloemendaal

22.296

561

Goed

38%

Zonder

Brielle

17.203

624

Goed

31%

Weinig

Brummen

20.850

249

Redelijk

41%

Weinig

Elburg

23.026

361

Goed

32%

Redelijk

Landerd

15.330

218

Goed

48%

Weinig

Maasdriel

24.084

365

Goed

57%

Zonder

Meerssen

19.075

712

Redelijk

47%

Weinig

Olst-Wijhe

18.069

159

Goed

48%

Weinig

Rhenen

20.004

475

Goed

39%

Weinig

Steenbergen

24.797

169

Redelijk

37%

Weinig

Waterland

17.259

332

Goed

36%

Zonder Vertrouwelijk 12

2

Uitkomsten benchmark • • •

Totale kosten Primair proces en overhead Overige kosten

Vertrouwelijk 13

Totale kosten per inwoner

De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner van uw gemeente zijn 7% hoger dan gemiddeld (+€ 1,5 miljoen).

Vertrouwelijk 14

Totale kosten (verdeling primair/overhead) per inwoner

Primair proces per inwoner:

Overhead per inwoner:

• • •

• • •

9% hogere kosten (+€ 1,4 miljoen) 13% meer formatie (+11,8 fte) Minder taken belegd bij derden (39%) dan gemiddeld (41%).

2% hogere kosten (+€ 0,1 miljoen) 1% meer formatie (+0,6 fte) Minder taken belegd bij derden (1%) dan gemiddeld (6%).

Overhead per fte: • •

5% lagere kosten (-€ 0,3 miljoen) 6% minder formatie (-2,8 fte) Vertrouwelijk 15

Primair proces

Vergelijking kosten

Vergelijking formatie

Totaal • 9% hogere kosten (+€ 1,4 miljoen)

Totaal • 13% meer formatie (+11,8 fte)

Uitvoering • 12% hogere kosten (+€ 1,6 miljoen)

Uitvoering • 23% meer formatie (+14,5 fte)

Beleid • 22% lagere kosten (-€ 0,4 miljoen)

Beleid • 16% minder formatie (-3,2 fte)

Regie/contractmanagement • 73% hogere kosten (+€ 0,1 miljoen)

Regie/contractmanagement • 53% meer formatie (+1,0 fte)

Vergunningverlening • 6% lagere kosten (-€ 0,0 miljoen)

Vergunningverlening • 16% minder formatie (-0,6 fte) Vertrouwelijk 16

Primair proces

Analyse beleidsformatie • Bij 11 van de 24 clusters is de beleidsformatie lager dan gemiddeld, waarvan 3 met een verschil van meer dan 0,5 fte: - Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting: -2,5 fte - Groen: -0,6 fte

• Bij 10 van de 24 clusters is de beleidsformatie hoger dan gemiddeld, waarvan 2 met een verschil van meer dan 0,5 fte: - Griffie, raad en rekenkamer: +0,7 fte - Openbare orde en veiligheid: +0,6 fte

Vertrouwelijk 17

Primair proces

Vergelijking kosten clusters € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Totale apparaatskosten primair proces

+9%

+€ 1.354.548

€613

47_32

€1.056

Cluster 12: Sociale voorzieningen

+77%

+€ 749.586

€27

100_37

€86

Cluster 15: Opvang en welzijn

+124%

+€ 617.879

€8

100_35

€56

Cluster 14: Jeugd

+83%

+€ 466.074

€9

100_45

€51

Cluster 13: Wmo

+73%

+€ 453.615

€13

100_44

€54

Cluster 17: Afval

+12%

+€ 200.235

€61

50_33

€119

Cluster 4: Parkeren

+227%

+€ 165.674

€0

100_30

€12

Cluster 8: Kunst, Cultuur en Oudheidkunde

+45%

+€ 160.248

€1

34_23

€74

Cluster 10: Groen

+9%

+€ 115.876

€41

71_56

€79

Vertrouwelijk 18

Primair proces

Vergelijking kosten clusters € per inwoner Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 2: Openbare orde en veiligheid

+6%

+€ 97.425

€64

40_30

€112

Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

+26%

+€ 38.001

€4

61_38

€12

Cluster 11: Recreatie en ontspanning

+13%

+€ 34.805

€2

44_38

€31

Cluster 1: Burgerzaken

+4%

+€ 14.494

€9

64_60

€26

Cluster 6: Economische zaken

+7%

+€ 9.832

€4

38_33

€13

Cluster 19: Fysiek milieu en duurzaamheid

-2%

-€ 7.112

€8

38_40

€38

Cluster 5: Water

-25%

-€ 12.685

€0

12_16

€15

Cluster 9: Sport

-4%

-€ 30.953

€18

26_28

€107

Vertrouwelijk 19

Primair proces

Vergelijking kosten clusters € per inwoner Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 22: Wabo

-5%

-€ 33.070

€11

38_41

€60

Cluster 23: Belastingen en WOZ

-17%

-€ 44.757

€9

19_49

€17

Cluster 16: Volksgezondheid

-13%

-€ 86.907

€27

18_49

€41

Cluster 18: Riolering

-21%

-€ 117.714

€11

32_48

€47

Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie

-63%

-€ 144.338

€4

0_39

€23

Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen

-21%

-€ 215.784

€37

7_23

€102

Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

-52%

-€ 294.102

€14

0_56

€40

Cluster 7: Educatie

-57%

-€ 781.774

€30

0_22

€208

Vertrouwelijk 20

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Sociale voorzieningen • De kosten zijn 77% hoger per inwoner (+€ 0,7 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal bijstandsontvangers: +23% - Aantal cliënten schuldhulpverlening: +24%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,9 miljoen hoger dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft echter lagere totale loonkosten (-€ 0,2 miljoen).

• Er wordt 2,2 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -2,6 fte - Beleid: +0,3 fte - Regie/contractmanagement: +0,1 fte Vertrouwelijk 21

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Opvang en welzijn • De kosten zijn 124% hoger per inwoner (+€ 0,6 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. - Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze +25% hoger.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,5 miljoen hoger dan gemiddeld (o.a. de welzijnsprofessionals zijn hieronder opgenomen). - Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten wijkgebouwen en multifunctionele locaties) zijn ook hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen).

• Er wordt evenveel formatie ingezet als in de referentiegroep. - Uitvoering: +0,1 fte - Beleid: -0,2 fte - Regie/contractmanagement: +0,1 fte Vertrouwelijk 22

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Jeugd • De kosten zijn 83% hoger per inwoner (+€ 0,5 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal jeugd-cliënten: +22%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw gemeente heeft hogere totale loonkosten (+€ 0,5 miljoen) en hogere inhuurkosten (+€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld. - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn echter € 0,1 miljoen lager dan gemiddeld.

• Er wordt 6,7 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +6,3 fte - Beleid: -0,1 fte - Regie/contractmanagement: +0,4 fte Vertrouwelijk 23

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Wmo • De kosten zijn 73% hoger per inwoner (+€ 0,5 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal Wmo-cliënten: +4%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw gemeente heeft hogere inhuurkosten (+€ 0,3 miljoen) en hogere totale loonkosten (+€ 0,2 miljoen) dan gemiddeld. - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn echter € 0,1 miljoen lager dan gemiddeld.

• Er wordt 2,8 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +2,9 fte - Beleid: -0,4 fte - Regie/contractmanagement: +0,4 fte Vertrouwelijk 24

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Parkeren • De kosten zijn 227% hoger per inwoner (+€ 0,2 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast:

- Aantal aangevraagde parkeervergunningen en - ontheffingen: +291% - Uw gemeente kent in ongeveer een kwart van de gemeente betaald parkeren of blauwe zones. 27% van de referentiegroep heeft hetzelfde aangegeven. De overige 73% heeft niet/nauwelijks betaald parkeren en/of blauwe zones.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten parkeergarages Rhenese hof en De Brakken) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen).

• Er wordt 0,1 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,3 fte - Beleid: +0,1 fte - Regie/contractmanagement: -0,0 fte - Vergunningverlening: +0,1 fte

Vertrouwelijk 25

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Kunst, Cultuur en Oudheidkunde • De kosten zijn 45% hoger per inwoner (+€ 0,2 miljoen). - Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze +12% hoger.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). ◦ Hieronder vallen de Cuneratoren en het Oude Raadhuis.

• Er wordt 0,4 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,4 fte - Beleid: -0,0 fte - Regie/contractmanagement: +0,0 fte

Vertrouwelijk 26

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Educatie • De kosten zijn 57% lager per inwoner (-€ 0,8 miljoen). Uw gemeente heeft de laagste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Leerlingen basisonderwijs: -1% - Leerlingen voortgezet onderwijs: -51% - Aantal scholen basisonderwijs: -22% - Aantal scholen voortgezet onderwijs: +16%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten scholen) zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,8 miljoen). - Uw gemeente heeft hogere totale loonkosten (+€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld.

• Er wordt 0,7 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +0,9 fte - Beleid: -0,2 fte - Regie/contractmanagement: +0,0 fte

Vertrouwelijk 27

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting • De kosten zijn 52% lager per inwoner (-€ 0,3 miljoen). Uw gemeente heeft de laagste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Omgevingsadressendichtheid: +32% - Aantal bestemmingsplannen: -15% - Aantal in aanbouw genomen woningen: -8% - Aantal verzoeken om planschade: +27%

• Er wordt 3,4 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,8 fte - Beleid: -2,5 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte Vertrouwelijk 28

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Verkeer, vervoer en wegen • De kosten zijn 21% lager per inwoner (-€ 0,2 miljoen). • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Omgevingsadressendichtheid: +32% - Uw gemeente heeft (gecorrigeerd voor de oppervlakte) 27% minder km weg dan de referentiegroep.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,2 miljoen lager dan gemiddeld.

• Er wordt 0,4 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,1 fte - Beleid: -0,4 fte - Regie/contractmanagement: +0,1 fte

Vertrouwelijk 29

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie • De kosten zijn 63% lager per inwoner (-€ 0,1 miljoen). Uw gemeente heeft de laagste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal complexe grondexploitaties: -55% - Aantal hectare bouwrijp gemaakte en niet verkochte grond: -100% - Aantal kleinschalige grondexploitaties: +22%

• Er wordt 1,4 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,7 fte - Beleid: -0,5 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte

Vertrouwelijk 30

Overhead

Kosten Overhead afgezet per inwoner: • 2% hogere kosten (+€ 0,1 miljoen) • 1% meer formatie (+0,6 fte)

Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte): • 5% lagere kosten (-€ 0,3 miljoen) • 6% minder formatie (-2,8 fte) * In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Vertrouwelijk 31

Overhead

Vergelijking kosten € per fte Categorie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

-5%

-€ 257.909

€25.620

44_54

€42.906

Categorie 5: Financiën en Control

+18%

+€ 125.603

€3.108

81_54

€6.336

Categorie 2: Secretariaten primair proces

+104%

+€ 63.082

€0

100_49

€861

Categorie 8: Communicatie

+23%

+€ 56.077

€1.051

81_50

€2.308

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

+19%

+€ 43.687

€1.069

96_61

€1.955

Categorie 7: Juridische Zaken

+6%

+€ 9.975

€0

58_54

€2.072

Categorie 4: Personeel en Organisatie

+0%

+€ 1.106

€1.703

52_51

€3.249

Categorie 9: Kwaliteitszorg

-100%

-€ 22.654

€0

0_19

€801

Categorie 11: Inkoop

-100%

-€ 63.893

€0

0_47

€938

Categorie 1: Directie en management primair proces

-22%

-€ 134.288

€3.113

7_34

€6.582

Categorie 10: Facilitaire dienst

-25%

-€ 138.607

€2.894

0_43

€5.109

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

-10%

-€ 197.995

€10.007

34_51

€17.885

Totale apparaatskosten overhead

Vertrouwelijk 32

Overhead

Vergelijking formatie Fte als % van de totale formatie Ingevuld in vragenlijst

Uw gemeente

Gemiddelde referentiegroep

Afwijking %

Afwijking absoluut

43,93

30,5%

32,4%

-6%

-2,8

Categorie 2: Secretariaten primair proces

2,25

1,6%

0,8%

+95%

+1,1

Categorie 8: Communicatie

4,16

2,9%

2,3%

+25%

+0,8

Categorie 5: Financiën en Control

9,38

6,5%

6,2%

+5%

+0,5

Categorie 7: Juridische Zaken

2,18

1,5%

1,4%

+7%

+0,1

Categorie 10: Facilitaire dienst

6,04

4,2%

4,2%

-1%

-0,1

Categorie 9: Kwaliteitszorg

0,00

0,0%

0,2%

-100%

-0,3

Categorie 4: Personeel en Organisatie

3,96

2,7%

3,0%

-8%

-0,3

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

2,99

2,1%

2,4%

-13%

-0,4

Categorie 11: Inkoop

0,00

0,0%

0,3%

-100%

-0,5

Categorie 1: Directie en management primair proces

4,49

3,1%

4,3%

-27%

-1,7

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

8,48

5,9%

7,3%

-20%

-2,1

Categorie

Totaal aantal fte overhead

Vertrouwelijk 33

Overhead

Opvallendheden Categorie 5: Financiën en Control • De kosten per fte zijn 18% hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 0,5 fte hoger dan gemiddeld: - Financiële administratie: +0,8 fte - Controlling/beleid/advies/planning & control: +0,4 fte - Overige F&C taken (treasury, verzekeringen, rechtmatigheidsonderzoek): +0,2 fte - Secretariaat: +0,0 fte - Management: -0,3 fte - AO/IC, interne accountantsdienst/EDP-audit: -0,7 fte

• Vooral het aantal fte financiële administratie valt op: - Het aantal binnengekomen facturen per fte financiële administratie: +28% - Van alle binnengekomen facturen ontvangt en verwerkt uw gemeente 92% digitaal. Gemiddeld is dit 45%. Vertrouwelijk 34

Overhead

Opvallendheden Categorie 6: Informatisering en Automatisering • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 10% lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen). - Lagere loonkosten (-€ 0,1 miljoen) - Lagere kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,1 miljoen) - De materiële kosten zijn gemiddeld. Hieronder vallen o.a. de inventaris, servers, data/telefonie, licenties en contracten en ICT projecten.

• Indien we de uitvoeringskosten (loonkosten, inhuurkosten, kosten van taken belegd bij derden, minus opbrengsten uit diensten voor derden) vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Beleid/advies: +€ 0,0 miljoen (+0,8 fte) - DIV: -€ 0,1 miljoen (-1,8 fte) - ICT projecten / applicatieontwikkeling: -€ 0,1 miljoen (-0,6 fte) - Systeem- en netwerkbeheer: -€ 0,0 miljoen (-0,4 fte)

• Het aantal accounts per fte is 20% hoger dan gemiddeld en het aantal ICT-meldingen per account is 92% lager dan gemiddeld. Vertrouwelijk 35

Overhead

Opvallendheden Categorie 10: Facilitaire dienst • De kosten (incl. uitbesteding/materiële kosten) per fte zijn 25% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). Uw kosten zijn de laagste kosten van de referentiegroep. - Dit komt met name door lagere uitbestedingskosten/materiële kosten (-€ 0,1 miljoen).

• Voor de gemeentehuisvesting heeft uw gemeente 2 locaties, gemiddeld is dit 1,4. • Indien we de uitvoeringskosten (loonkosten, inhuurkosten, kosten van taken belegd bij derden, minus opbrengsten uit diensten voor derden) vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Receptie/telefooncentrale: -€ 55.089 (-0,9 fte) - Restauratieve voorzieningen / catering: -€ 36.289 (+0,1 fte)

Vertrouwelijk 36

Overhead

Opvallendheden Categorie 1: Directie en management primair proces • De kosten per fte zijn 21% lager dan gemiddeld per fte (-€ 0,1 miljoen) - Let op, dit betreft alleen uw leidinggevenden van het primaire proces. Leidinggevenden van de overheadcategorieën zijn toebedeeld aan de betreffende overheadcategorieën waar ze leiding aan geven.

• Uw gemeente zet 1,7 fte minder formatie in dan gemiddeld: - Gemeentesecretaris/Directie: -0,3 fte (u heeft in totaal 1,0 fte) - Lijnmanagement tweede laag: -0,5 fte (u heeft in totaal 2,8 fte) - Lijnmanagement derde laag: -0,6 fte (u heeft in totaal 0,7 fte) - Lijnmanagement overige lagen: -0,3 fte (u heeft in totaal 0,0 fte)

• Gemiddeld voor uw gehele organisatie heeft u 32,8 medewerkers per leidinggevende. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 21,7 medewerkers per leidinggevende.

Vertrouwelijk 37

Overige opvallendheden Huisvestingskosten gemeentekantoren • Deze kosten zijn 25% lager per fte dan gemiddeld (gecorrigeerd voor opbrengsten). Dit is een bedrag van -€ 0,3 miljoen lager. De kosten op alle kostenposten liggen lager dan gemiddeld, behalve bij onderhoud gebouwen en inventaris daar liggen de kosten hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). • Het aantal m2 per fte is 7% hoger dan gemiddeld. • Uw huisvestingskosten per m2 zijn 34% lager dan gemiddeld. • Uw organisatie heeft 2 locaties. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 1,4 locaties. Ziekteverzuim • Het ziekteverzuimpercentage is 17% hoger dan gemiddeld (5,8% ten opzichte van 4,9% gemiddeld).. • De meldingsfrequentie is 30% lager dan gemiddeld. Overige kosten • Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 9% lager dan gemiddeld.

Vertrouwelijk 38

Overige opvallendheden

Vergelijking loonschalen

Bovenstaande grafiek geeft de procentuele verdeling van de totale formatie van uw gemeente over de functionele loonschalen weer. Vertrouwelijk 39

3

Samenvattend • •

Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 40

Samenvattend (1/3) Uw totale apparaatskosten zijn hoger dan gemiddeld. • Totale kosten per inwoner zijn +7% hoger dan gemiddeld (+€ 1,5 miljoen). • Dit komt door de hogere kosten voor zowel het primaire proces als de overhead. Overhead • Uw overheadkosten zijn 2% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn uw overheadkosten echter lager dan gemiddeld (-5%).

• Uw formatie bestaat voor 30,5% uit overhead. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 32,4%. • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Financiën en Control

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: - Informatisering en Automatisering - Facilitaire dienst - Directie en management primair proces Vertrouwelijk 41

Samenvattend (2/3) Primair proces • De kosten per inwoner zijn 9% hoger dan gemiddeld. • De uitvoeringskosten zijn hoger dan gemiddeld (+€ 1,5 miljoen). Uw gemeente heeft een grotere formatieomvang, meer inhuur, lagere vastgoed- en materiaalkosten en hogere externe kosten dan gemiddeld.

• Relatief lage beleidsformatie (-3,2 fte) ten opzichte van de referentiegroep. Bij 11 van de 24 clusters is de beleidsformatie lager dan gemiddeld, waarvan 3 met een verschil van meer dan 0,5 fte. • Formatie op regie/contractmanagement (+1,0 fte) is niet in lijn met de lagere mate van taken belegd bij derden (39% t.o.v. 41%). Dit zien wij vooral terug bij de clusters jeugd (+0,4 fte) en wmo (+0,4 fte). • Uw kosten voor vergunningverlening zijn in lijn met de werklast.

Vertrouwelijk 42

Samenvattend (3/3) Primair proces • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Sociale voorzieningen - Opvang en welzijn - Jeugd - Wmo • Aandachtspunten met lagere kosten zijn: - Educatie - Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting - Verkeer, vervoer en wegen

Vertrouwelijk 43

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke besparingen verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken − Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel − Historie

− Betaalbaarheid − Etc.

Vertrouwelijk 44

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 45

Contactpersonen

Bahamin Khossravi

Marly Beskers- te Selle

Lars Bos

Vanja van Sprakelaar

Jorine Rabius

b.khossravi@berenschot.nl

m.beskers@berenschot.nl

l.bos@berenschot.nl

v.vansprakelaar@berenschot.nl

j.rabius@berenschot.nl

Telefoonnummer: 030-2916848

Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Vertrouwelijk 46

Bijlage 1

Definitie apparaatskosten In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: • Loonkosten personeel • Materiële kosten • Inhuurkosten • Kosten taken belegd bij derden • Personeel dat zich inzet voor derden • Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel

Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe: Loonkosten personeel • Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Materiële kosten • Hieronder verstaan we alle vastgoed gerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoed gerelateerde opbrengsten (bijvoorbeeld verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoed gerelateerde kosten rekenen wij het ook het wagenpark van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging, etc. (inclusief bijbehorende brandstofkosten) tot de materiële kosten Vertrouwelijk 47

Bijlage 1

Definities apparaatskosten (vervolg) Inhuurkosten • Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie en worden daarom ingehuurd. • Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (onder andere bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen.

Kosten taken belegd bij derden • Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling (onder andere een Intergemeentelijke Sociale Dienst of Veiligheidsregio). Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. • Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Alle taken met betrekking tot vastgoed gerelateerd beheer en onderhoud die zijn belegd bij derden rekenen wij tot de materiële kosten. Opbrengsten uit diensten voor derden door eigen personeel • Dit betreft alleen de opbrengsten van personele ‘uithuur’. Niet: de opbrengsten van verhuur van locaties, of verkoop van artikelen, et cetera.

Vertrouwelijk 48

Bijlage 2

Definities type taken In het primaire proces maken we een uitsplitsing naar de volgende vier type taken: • Uitvoering • Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement • Vergunningverlening

Achtereenvolgens lichten wij deze taken verder toe: 1. Uitvoering Hiertoe rekenen wij de volgende taken en functies: • Uitvoerende werkzaamheden die in de openbare ruimte worden verricht (onder andere onderhoud groen, straatreiniging, beheer en onderhoud van riolen, wegbeheer). • Functionarissen die veelal buiten werkzaam zijn voor onderzoek (onder andere bodemonderzoek of veldwerk). • Toezicht en handhaving (onder andere toezichthouders, handhavers, opzichters, boa’s). • Functies waarvan de hoofdtaak uit direct contact met de burgers bestaat (onder andere baliemedewerkers, klant-managers, consulenten, buurtregisseurs en wijkcoördinatoren). • Eenvoudige informatieverstrekking en complete afhandeling van processen en productlevering door het KCC. • Administratieve functies die een schakel verrichten in het primaire proces (onder andere de uitkeringsadministratie van de sociale dienst). Vertrouwelijk 49

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) • Beheer van locaties (onder andere beheer van sportlocaties of zwembaden). • Instellingen waarvan de formatie op de loonlijst van de gemeente staat (onder andere kunst- en cultuurinstellingen, scholen, welzijnsinstellingen en musea). • Planning van werkzaamheden. • Bezwaar en beroep. Het betreft bezwaar en beroep dat aan een bepaald product (cluster) gekoppeld kan worden. Bezwaar en beroep rekent u toe aan het cluster waar het beroep en bezwaar betrekking op heeft en niet tot de overhead (categorie Juridische Zaken). • Functioneel beheer. Het betreft functioneel beheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces (onder andere belastingen, sociale dienst, burgerzaken, omgevingsvergunningen). Het gaat hier om het helpen van de gebruikers bij het werken met de software. Technisch en algemeen applicatiebeheer rekenen wij tot de overhead.

De meeste van de hiervoor genoemde uitvoerende taken kunnen door gemeenten worden uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. 2. Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Dit betreft formatie die zich bezighoudt met beleid/strategie/(beleids)advies (langetermijnvisie) van taken. Ook de formatie en kosten met betrekking tot subsidieverlening rekenen wij hiertoe. • De kosten van subsidies zijn in deze benchmark buiten beschouwing gelaten.

Vertrouwelijk 50

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) 3. Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement Dit betreft de formatie die zich bezighoudt met regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement onder andere van taken die zijn uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband. Onder contractmanagers verstaan wij de medewerkers die de afgesloten contracten van de gemeente beheren en onderhouden voor een bepaald vakgebied. Qua werkzaamheden kan gedacht worden aan het voeren van gesprekken met de contractpartners, het beheren en monitoren van de uitputting van het contract en het eventueel ingrijpen op het moment dat een contract dreigt te worden overschreden. De contractmanagers blijven betrokken bij de contracten en contractpartners, ook nadat de inkoop is afgerond.

4. Vergunningverlening Dit betreft de formatie en uitvoeringskosten van vergunningverlening. Deze categorie treft u aan bij de volgende drie clusters: Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 4: Parkeren Cluster 22: Wabo

Vertrouwelijk 51

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten.

Berenschot Groep B.V.

Europalaan 40, 3526 KS Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916

www.berenschot.nl /berenschot Vertrouwelijk 52