Beantwoording technische vragen PCR-VVD-D66 uivoeringskosten MFG

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: uitvoeringskosten MFG Commissie: B&F Datum: 1 november 2021 Fractie: PCR Vragen 1. Het hoofdstuk over Europees aanbesteden

is ons niet geheel duidelijk. De gemeente is een aanbestedende dienst en het bedrag komt boven de drempelwaarde en toch hoeft er niet Europees aanbesteed te worden. Of lezen we het nu verkeerd. Graag nadere toelichting

Antwoorden 1. De aanbesteding voor werken zoals uitgezet middels de aanbesteding in juli 2021 is een Europese aanbesteding. 2. Ten aanzien van de diensten die (eventueel) worden ingekocht waarvoor extra middelen worden gevraagd zijn de afzonderlijke diensten die wij inkopen allen onder de norm van € 214.000, mede omdat een deel van de werkzaamheden door een interne projectleider wordt uitgevoerd. 3. Ter info de normen:

Klassieke sectoren (richtlijn 2014/24): 





de drempel voor werken wordt € 5.350.000,- exclusief btw (is nu nog € 5.548.000,); de drempel voor leveringen en diensten voor centrale overheid wordt € 139.000,exclusief btw (is nu nog € 144.000,-); de drempel voor leveringen en diensten voor decentrale overheid wordt € 214.000,exclusief btw (is nu nog € 221.000

Dit is de reden waarom het stuk tekst Europees Aanbesteden ten aanzien van de diensten is opgenomen.

2. Uit welke posten is het bedrag van € 230.000 in de tabel op pagina 5 overige exploitatielasten nu opgebouwd ? Ik kan de aansluiting met de tekst niet direct maken

3.Is het stallen van fietsen opgenomen in het programma van eisen van het MFG ? Zo niet dan zou er in het stedenbouwkundig kader aandacht besteed moeten worden aan fietsparkeren bij het invullen van de parkeeroplossing. De voorkeur gaat er dan natuurlijk naar uit om dit zo dicht mogelijk bij de hoofdingang en liefst overdekt te realiseren met voorzieningen voor electrische fietsen

4. Ook zou er in het stedebouwkundig kader aandacht moeten zijn voor korte looplijnen vanuit de omliggende straten en gebouwen (Pantarijn) naar de hoofdingang van het MFG zodat je je niet tussen de geparkeerde auto’s hoeft door te wurmen om bij de ingang te komen.

Bij de uitgangspunten bij de aanbesteding is uitgegaan van € 700.000 dit bestaat grofweg uit een kapitaallast van € 470.000, een dotatie aan een onderhoudsvoorziening van € 80.000 en een bijdrage aan de exploitatie van € 150.000. Deze bedragen zijn de door ons adviesbureau opgestelde richtbedragen. Het kan zijn dat een marktpartij aangeeft meer bouwkosten te hebben en daardoor bijvoorbeeld minder exploitatielasten nodig heeft. Uiteindelijk is bij de beoordeling de € 700.000 richtinggevend (en het extra aangevraagde bedrag middels dit voorstel voor de buitenruimte van € 11.000). Daarnaast vragen we extra middelen aan voor de gemeentelijke inzet op het project. Deze kosten hebben o.a. betrekking op participatie, organisatie binnen de gemeente, belangenvertegenwoordiging als gemeente, etc. Dit is gedeeltelijk een wens die u nu opvoert en niet eerder zo heeft aangegeven. Het Programma van Eisen (PvE) is onderdeel van de aanbesteding die is uitgezet in juli 2021, wij kunnen tussentijds de spelregels niet veranderen. Er zijn fietsstallingen meegenomen zoals nu ook aanwezig. En of er overdekte fietsvoorzieningen voor gasten zullen komen is o.a. mede afhankelijk van de financiële mogelijkheden die de betreffende marktpartijen zien. Indien deze wens niet gerealiseerd wordt, kunt u hiervoor eventueel extra middelen ter beschikking stellen.

Wel is aangegeven voorzieningen voor 4 elektrische laadpalen met een uitbreiding tot en met 10 mee te nemen voor auto’s, mogelijk kan daar ook 1 voor fietsen aan worden toegevoegd. Het Stedebouwkundig kader was/is onderdeel van de uitvraag bij de aanbesteding. Bij de beoordeling van de inschrijvingen zal ook gekeken worden naar de aansluiting. Echter het stedebouwkundig kader heeft zich beperkt tot het terrein en parkeerplaats en niet de omliggende straten. Door het uitgangspunt van continuïteit (bestaande gebouw functioneert tijdens

5. Waar wordt ergens geregeld dat de skatebaan ook weer een plek moet krijgen. Of komt deze te vervallen ?

nieuwbouw) is het voor de marktpartijen wel moeilijker om een ideaal beeld te maken. Bij complete sloop en dan bouwen is (her)inrichting makkelijker. Wij zijn zeer benieuwd, evenals u, welke slimme oplossing de marktpartijen bedenken. Er is op dit moment geen sprake van dat de Skatebaan komt te vervallen. Vanuit de aanbesteding komt een inrichting van het buitenterrein en dit wordt vervolgens besproken met de omwonenden. Het kan wel zo zijn dat deze op een andere plek komt, in verband met het opnieuw inrichten van de buitenruimte en een andere positie van het nieuwe gebouw.

Onderwerp: uitvoeringskosten MFG Commissie: B&F Datum: 1 nov Fractie: VVD Vragen 1. in het raadsvoorstel worden de investeringslasten geraamd van euro 491.500,-. Gaarne ontvangen wij een berekening met afschrijvingstermijnen en rentepercentages.

Antwoorden De opgenomen € 14.650.000 in dit voorstel wordt annuïtair afgeschreven in 40 jaar met een rente van rond de 1,5%. De gepresenteerde cijfers in de tabel zijn afgeronde cijfers (naar boven). Door de extra lasten m.b.t. de inrichting van het buitenterrein en onze eigen extra lasten gemeentelijke inzet (intern/extern) wordt het beschikbare bedrag verhoogd met € 21.500. Dit betekent dat het definitieve toetsingskader voor de kosten van de inschrijvende marktpartij en onze eigen gemeentelijke kosten € 721.500 wordt i.p.v. € 700.000 zoals in december 2020 door uw raad vastgesteld. Binnen dit bedrag kunnen er verschuivingen optreden. Als bij de inschrijving bij de aanbesteding blijkt dat de kapitaallasten hoger zullen zijn dan kan dit alleen ten koste gaan van de exploitatielasten (incl. toevoeging onderhoudsvoorziening) bijdrage en andersom. Het opgehoogde bedrag van € 721.500 is en blijft uitgangspunt.

Onderwerp: Uitvoeringskosten MFG Rhenen Commissie: Bestuur en Financiën Datum: 1 november 2021 Fractie: D66 Vragen 1. Waarom moeten bij de aanbesteding uitgevallen marktpartijen worden betaald?

Antwoorden In het voorstel staat de volgende duiding: Binnen de systematiek van BDMO is een tendervergoeding gebruikelijk, daarom is deze opgenomen in onze aanbestedingstukken op advies van de adviseur. Een BDMO-project is zeer arbeidsintensief (zie ook bijlage Handreiking-tenderkostenvergoedingoktober2018). Een vergoeding leidt dan vaak tot meer belangstelling, omdat het risico gedeeltelijk door ons wordt overgenomen. De belangstelling tot op heden is boven eerdere verwachting. Onze adviseur heeft aangegeven dat in de praktijk de gemeenten deze vaak buiten de aanbesteding om ramen, mede ook omdat alleen bij een geslaagde aanbesteding deze vergoeding wordt uitgekeerd. In onze eerdere vraag voor bijkomende kosten was dit niet opgenomen, bij onze reguliere aanbestedingen is dit ook geen uitgangspunt. Daarom vragen wij dit bedrag nu aan. Zoals gemeld zal alleen een marktpartij met een geldige inschrijving, die afvalt n.a.v. de beoordeling, deze vergoeding krijgen. Een geldige inschrijving is pas gerealiseerd als alle gevraagde stukken met voldoende kwaliteit is aangeleverd. Naar verwachting blijven wij binnen budget. Zodra bekend is hoeveel geldige inschrijvingen er zijn gedaan zullen wij u berichten welke kosten uiteindelijk worden gemaakt op dit onderdeel. De winnaar van de aanbesteding krijgt overigens geen vergoeding.

2. Er wordt gevraagd een aanvullend investeringskrediet van € 320.000 beschikbaar te stellen voor gemeentelijke uren en een post inkoop diensten met een structurele exploitatielast van € 10.500. Vraag: waarom zijn er in de toekomst meer werkzaamheden nodig vanuit de gemeente mbt Gastland dan nu het geval is? Waarom moet het structureel zijn?

De betreffende uren en inkoop worden geactiveerd ten laste van het project (€ 320.000). De structurele investeringslast van de € 320.000 is op € 10.500 gezet en zal vanaf begrotingsjaar 2025 in de begroting structureel worden opgenomen. De te maken kosten worden in 2022 tot en met begin 2025 gemaakt tijdens voorbereiding bestemmingsplan, bouw MFG Rhenen en oplevering. Na het in exploitatie nemen van het gebouw zijn er geen extra lasten in de begroting opgenomen.

3. Financiële gevolgen: Voor gevraagd besluiten 1,2 en 3 betreft een totaalbedrag van 14,65 mio aan investeringen waarvoor geleend moet worden. Hiervan is al voor 5,2 mio rekening gehouden in de huidige netto schuldpositie. Wat is de impact van de overige 9.45 mio op de schuldpositie en waarom is dit niet opgenomen in dit raadsvoorstel?

4. Argumenten 3.3 - inrichting ambtelijk team: Wat is de omvang van het team (fte) dat samengesteld gaat worden en zich gaat bezighouden met aanbesteding en bouw van MFG?

In de begroting 2022 (blz. 150) is rekening gehouden met een bedrag van € 13 miljoen euro (eerder doorgegeven t.b.v. de begroting 2022) dit leidt tot een verhoging van de schuldquote met 17%, wij gaan uit in dit voorstel in uitgave aan investeringen van € 14,65 miljoen. Dit leidt tot een schuldquote verhoging van 20,5%. Dit is verzuimd op te nemen in dit voorstel. Vanuit de aanbesteding komen geluiden dat het richtbedrag van € 700.000 (excl. gevraagde middelen buitenruimte) zoals opgenomen in dit voorstel voldoende is, maar de onderliggende verhouding tussen kapitaallasten en dotatie onderhoudsreserve en exploitatiebijdrage kan er anders uit komen te zien dan nu gepresenteerd. Uiteindelijk is de jaarlijkse exploitatielast leidend, die middels dit voorstel wordt opgehoogd naar € 721.500, daar binnen moeten kosten worden gefinancierd. De niet geraamde gemeentelijke functies zijn in fte gemiddeld over drie en een half jaar, per jaar: 1. Projectleider 0,5 fte (intern/extern) 2. Projectsecretaris 0,1 fte 3. Project controller 0,05 fte Het intern doorbelasting tarief is € 97 per uur. Voor de projectsecretaris is € 60 aangehouden. Niet ambtelijk (wel onderdeel team) Daarnaast is er een technisch projectleider (1 medewerker voor ontwerpfase en 1 medewerker voor uitvoeringsfase) geraamd binnen de kostenraming van het project.

Dit zijn functies waar wij de kennis niet voor in huis hebben, van ongeveer 0,45 fte voor 3,5 jaar (einde bouw). Verwachte kosten per uur rond de € 125,-. Hiervoor wordt geen extra krediet aangevraagd.