Beantw. TV PvdA - Quick Scan PC organisatie en -instrumentarium

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: Raadsvoorstel Quick Scan planning en control organisatie en -instrumentarium Commissie: Bestuur & Financiën Datum: 20 januari 2025 Fractie: PvdA, PR/GroenLinks Vragen

Vragen over de kosten en financiering 1. Wat is de reden dat het volledige bedrag ten laste gebracht wordt van de algemene reserve? Is onderzocht of dit (gedeeltelijk) uit andere budgetten kan worden gefinancierd? 2. Hoe verhoudt deze investering zich tot andere prioriteiten binnen de gemeente? 3. Wordt er nagedacht over een structurele oplossing om afhankelijkheid van externe adviseurs in de toekomst te verminderen? 4. Hoeveel geld van het oorspronkelijk beschikbaar gestelde bedrag voor het ombuigingstraject (200.00,-) is er reeds uitgegeven en kan dit duidelijk gespecificeerd worden (vooral omdat er eigenlijk nog niets uit is gekomen)? en waarom wordt dit budget niet gebruikt voor de ondersteuning voor het ombuigingstraject?

Vragen over de quick-scan zelf 5. Welke concrete resultaten verwacht het college van de quick-scan, en hoe wordt het succes ervan gemeten? 6. Wat is het risico dat de uitkomsten van de quick-scan onvoldoende aansluiten bij de daadwerkelijke uitvoeringspraktijk in de gemeente? 7. Hoe worden de sleutelfiguren en medewerkers in de organisatie precies betrokken bij de quick-scan en de implementatie van de verbeterpunten? 8. In de discussieavond waren vanuit de raad 9 knelpunten geformuleerd:

Antwoorden 1.

Het betreft hier extra werkzaamheden tov de begroting waarvoor geen dekking is. Daarvoor is de algemene reserve beschikbaar. Door vaststelling begroting liggen de budgetten vast en met de afgesproken budgetsturing zijn er geen mogelijkheden. 2. Politieke vraag 3. Inhuur wordt toegepast indien er sprake is van ziekte en vacatures om de continuiteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Daarnaast vindt inhuur plaats bij grote(re) projecten waarvoor geen capaciteit en/of expertise binnen de organisatie beschikbaar is. 4. Vraag onduidelijk. Mocht het budget tbv de projectleider ombuigingen worden bedoeld, dan is het budget ingezet voor de realisering van de ombuigingen die die de raad zijn vastgesteld op 5 nov jl. Beantwoording in algemene zin: Vanwege het ontbreken van capaciteit en/of budget, zal de beantwoording summier plaatsvinden. Op dit moment wordt een analyse op de P&Ccyclus/P&C-producten uitgevoerd. Dit proces is afgestemd met de raad/presidium, bekend bij de griffier en wordt begeleid door een Stuurgroep met 4 raadsleden. Verwezen kan worden naar de verslagen van de stuurgroep. Het is nu nog te vroeg om op de gestelde vragen in te gaan temeer dat er ook nog een raadsconsultatie gaat plaatsvinden. In het afgesproken proces en de op te leveren analyse zullen de meeste vragen beantwoord worden. Ook over het

1) documenten worden teveel tegelijkertijd behandeld 2) Meer focus op kwantiteit dan kwaliteit (wetmatigheid belangrijker dan controlerende taak raad) 3) documenten zijn te laat en onvoldoende kwalitatief voorbereid en gecontroleerd (vaak meer een werkdocument dan een rapportage van werkelijk beleid/uitvoering) 4) door tekort aan voorbereiding en kwaliteit is er ook onvoldoende kwaliteit in discussie 5) onvoldoende P&C binnen de organisatie (niet houden aan een vastgestelde begroting, onduidelijkheid over facturen, incorrecte aanbestedingen, balans onvoldoende gecontroleerd) -> geeft sterk gevoel van gebrek aan controle. 6) Er ontbreekt een koppeling tussen financiën en uitgevoerde taken, zowel in planning als in uitvoering (wat kopen we en wat hebben we gekocht?) 7) onvoldoende informatie over welk gedeelte van uitgave beïnvloedbaar zijn (tot welk niveau) en welke niet? 8) Financiële verordening niet afdoende en niet nageleefd. 9) Onvoldoende duidelijkheid vooraf resulteert in veel technische vragen die vervolgens veel capaciteit vraagt.

vervolg zal besluitvorming door de raad plaatsvinden. Verder zijn er een aantal hoe-vragen. Die zijn voorbehouden aan het college.

Waarom is gekozen voor een opdracht met slechts (deze) 3 knelpunten die nu zijn gekozen? en waarom specifiek is ervoor gekozen om niet te kijken naar het niet houden aan de geldende afspraken door de ambtelijke organisatie en het niet houden aan de financiële verordening door het college?

Vragen over het vervolgproces 9. Hoe wordt de gemeenteraad tussentijds geïnformeerd over de voortgang van de quickscan en het actieplan? 10. Wat gebeurt er na eind maart 2025, als de werkzaamheden van de externe adviseur zijn afgerond? Hoe wordt geborgd dat de

Na de quick scan wordt een plan moeten worden gemaakt voor de implementatie van de voorgestelde aanpassingen/verbeteringen. De aanpassingen/verbeteringen zullen naar verwachting de P&C-cyclus volgen vanaf de Perspectiefnota 2026 t/m de Jaarrekening 2026 in 2027.

verbeteringen worden voortgezet? 11. Op welke manier wordt het college betrokken bij de kerntakendiscussie, en hoe

De kerntakendiscussie is aan de raad. Het college zal hierin een ondersteunende rol vervullen.

wordt verzekerd dat de raad hierin tijdig invloed kan uitoefenen? 12. Ondanks eerdere argumenten lijkt het er nu toch op dat de verbetering P&C cyclus en

P&C en ombuigingen lopen parallel aan elkaar. De stuurgroep vervult voor beide trajecten een sturende rol.

analyse ombuigingen samengevoegd gaan worden. Klopt dit? en zo ja, welke rol gaat de adviesgroep P&C Cyclus/stuurgroep spelen ten aanzien van het ombuigingstraject?

Ombuigingen voor begroting 2026 zullen de tijdslijn voor de perspectiefnota 2026 volgen.

13. Wat is de voortgang voor het ombuigingstraject? en wat is hier nu de tijdslijn voor?

De P&C is gestart na de bijeenkomst met de raad op 13 november.

14. Met een einddatum van eind februari en 4 stappen (met daarna nog presentatie) lijkt het logisch dat de opdracht al begonnen is. Klopt dit? Zo ja, waar staan we wat betreft de

Die komt er inderdaad.

voortgang (Stap 1,2,3 of 4)? 15. In de opdrachtformulering wordt nu niet gesproken over de ombuigingen (korte of lange termijn) waar de heer Minks immers ook alleen bij ondersteunt. Komt er echter nog wel een opdrachtformulering voor de nieuwste externe adviseur ombuiging? Vragen over risico’s en betrokkenheid 16. Wat gebeurt er als tijdens de uitvoering blijkt dat er meer tijd of middelen nodig zijn dan nu is voorzien? 17. Hoe worden de risico’s rondom veranderbereidheid en beperkte capaciteit binnen de organisatie gemonitord en aangepakt? 18. Op welke manier wordt de raad betrokken in de stuurgroep, en hoe wordt hun input meegenomen in de besluitvorming? 19. Welke datum is er in gedachten voor de terugkoppelingssessie als onderdeel van vervolg 4? En is dit met de stuurgroep of met meer partijen? 20. Welke datum is er in gedachten voor de presentatie ( gezien de vakantie van 22 februari 2 maart ) voor de verbetering P&C Cyclus aan de raad? 21. Klopt het dat de heer Minks zelf zijn eigen opdrachtformulering heeft geschreven?

Vooralsnog niet voorzien

De raad is vertegenwoordigd in de stuurgroep door 4 raadsleden

Na 2 maart

De heer Minks heeft op basis van de vraagstelling van het college en de input van de raad op 13 november een offerte met opdrachtformulering geschreven.

22. In de discussieavond over de P&C cyclus en de ombuigingen werd ook gesproken over een ontwikkelplan jaarrekening dat half november al richting het college en de raad zou komen. Wordt hiermee gedoeld op de voortgang op het ontwikkelplan van Exilo van afgelopen vrijdag of was dit iets anders? 23. Tijdens de discussieavond met de raad (van 13 november) gaf de heer Minks aan dat de Quickscan voor de kerst klaar zou zijn. Nu wordt gezegd dat deze pas eind februari klaar zal zijn. Waardoor deze grote vertraging?

Beschikbaarheid voor interviews en de heer Minks, hebben geleid tot een nader tijdspad.