Beantw. TV PvdA - Consultatie Traject Ombuigingen

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: Consultatie Traject Ombuigingen Commissie: Bestuur & Financiën Datum: 5 maart 2025 Fractie: PvdA Vragen Aanleiding 1. Wat is de reden dat het proces om een kerntakendiscussie (KTD) te starten niet eerder is opgepakt, ondanks de urgentie?

Antwoorden 1. Hier zijn diverse redenen voor. De belangrijkste 3 zijn: a) de vorige externe projectleider Ombuigingen werd helaas ziek en heeft de opdracht terug moeten geven, b) het proces van de jaarrekening heeft meer tijd gekost en c) voorgaande 2 icm een niet sluitende perspectiefnota 2026 maakt dat eea is aangepast tot de huidige projectopdracht.

2. Welke externe omstandigheden hebben bijgedragen aan de vertraging?

2. Zie antwoord op vraag 1.

3. Hoe groot is het verwachte tekort in de meerjarenbegroting 2026-2029 en hoe verhoudt dit zich tot eerdere jaren?

3. Dit is onderdeel van de eerste fase van de opdracht en wordt nu uitgezocht. Zie ook in de opdracht de toelichting bij onderdeel A4, kaders, 1e gedachtestreepje.

Beoogd doel 4. Welke concrete maatregelen worden overwogen om de begroting van 2026 sluitend te maken? 5. Hoe wordt bepaald welke kerntaken mogelijk geschrapt of aangepast worden?

4. Dat is nu nog onbekend.

5. Dat is nu nog onbekend. Voor de begroting 2026 zullen enkele (kern-) taken al aan de orde zijn, maar een meer totale en verdiepende kerntakendiscussie wordt richting de perspectiefnota 2027 gevoerd. Uitgangspunt voor doel 1 ‘sluitend maken van de begroting 2026’ is als volgt: als een ombuiging een kerntaak raakt, wordt deze ombuiging gewoon voorgelegd.

6. Wat wordt verstaan onder een “solide financiële basis” en hoe wordt dit meetbaar gemaakt?

6. Een ‘solide financiële basis’ is een basis die voor de komende 5 jaar voldoende financiële duidelijkheid biedt. Dit betekent voldoende financiële ruimte om de taken die voortvloeien uit de kerntakendiscussie te kunnen uitvoeren. In die kerntakendiscussie zullen de begrippen SMART gemaakt moeten worden.

7. Hoe wordt de voortgang van de ombuigingen gemonitord en wat gebeurt er als beoogde besparingen niet gehaald worden?

7. Zie in de projectopdracht, onderdeel A2, de toelichting op doel 3. En zie in de projectopdracht, onderdeel C4, de toelichting bij doel 3. In beginsel zal op het moment dat een doel niet gehaald dreigt te worden, moeten worden bijgestuurd zodanig dat het doel wel gehaald wordt. Indien het om uitlegbare redenen een onhaalbare ombuigingen is geworden, zal het college dat via de voorgeschreven en afgesproken rapportages met uw raad bespreekbaar maken.

Bestuurlijke rollen raad en college 8. Hoe worden de raad en het college concreet betrokken bij de besluitvorming?

8. Parallel aan de perspectiefnota 2026 worden ook de ombuigingen in dezelfde raadsvergadering ter besluitvorming voorgelegd.

9. Hoe wordt geborgd dat transparante informatievoorziening niet alleen plaatsvindt op gezette momenten, maar structureel?

9. In afstemming met de brede stuurgroep is in het presidium afgesproken om bij iedere cyclus de voortgang van de ombuigingen als agendapunt op te voeren bij de vergadering van de commissie B&F.

10. Wat zijn de criteria waarmee de twee stuurgroepen tot keuzes komen binnen hun respectievelijke projecten?

10. Zie ook onderdeel A3, de toelichting op de stuurgroepen. Beide hebben een andere rol. De smalle stuurgroep stuurt op de voortgang en kwaliteit van het proces en het product en adviseert aan het college en de raad. Het is derhalve het college en in vervolgens uw raad die over de voorgelegde ombuigingen besluit.

11. Wat zijn de lessen uit het proces rond de begroting van 2025 die toegepast worden bij de begroting van 2026?

Kaders 12. Hoe realistisch is de ombuiging van €2,1 miljoen, en op basis waarvan is dit bedrag herijkt?

11. De hele organisatie is voortdurend aan het leren en verbeteren. In het proces naar de begroting 2026 nemen we mee (als les proces begroting 2025) realistischer te plannen (begroting 2025: intensief traject), mensen vrij te maken voor het project ombuigingen om te komen tot een sluitende begroting 2026 en gebruiken we de beide stuurgroepen voor het verstevigen van afstemming raad-college-organisatie. 12. Zie antwoord vraag 3. Dit bedrag is niet herijkt, het wordt in de eerste fase van het project herijkt. Dit bedrag is het startpunt.

13. Wat zijn voorbeelden van ombuigingen die mogelijk niet stroken met gemeentelijk beleid en hoe wordt hiermee omgegaan?

13. Er is slechts 1 kader: een sluitende begroting 2026. Dit betekent direct dat alle soorten ombuigingen die aan een sluitende begroting 2026 bijdragen, bespreekbaar zijn. En dus kunnen ombuigingen, die niet stroken met gemeentelijk beleid, onderdeel van het benodigde en voor besluitvorming voorgelegde pakket worden.

14. Waarom wordt ervoor gekozen de perspectiefnota 2026 af te slanken? Welke effecten heeft dit op de beleidsvorming?

14. De basis hiervoor ligt in het feit dat de perspectiefnota 2026 niet sluitend is, dit is reeds aan de voorkant van het proces al duidelijk. Tegen die achtergrond is het een keuze deze perspectiefnota zo kostenbewust mogelijk op te stellen. Het is lastig om uitsluitsel te geven over het effect op beleidsvorming. De raad maakt hier immers keuzes in.

15. Hoe wordt geborgd dat de vaststelling van ombuigingen in juli voldoende voorbereidingstijd biedt voor de ambtelijke organisatie?

15. Er wordt voor een sluitende begroting 2026 in de uitvraag richting de organisatie (vooraf) focus gelegd op ombuigingen die in dat jaar gerealiseerd kunnen worden. Bij de uitwerking van een ombuiging (tijdens) wordt actief ingegaan op de realiseerbaarheid van een ombuiging en van de risico’s die wellicht onder die realisatie liggen. Op basis van die informatie neemt uw raad ook haar besluit.

Afweging: wel of niet doen 16. Wat zijn de gevolgen als dit project niet wordt uitgevoerd?

16. Wanneer dit project niet uitgevoerd wordt, levert de gemeente Rhenen een niet sluitende begroting 2026. Minimaal levert dit een bestuurlijk gesprek met de toezichthouder op en mogelijk ook een ander toezichtsregiem.

17. In hoeverre is het risico van onvoldoende ambtelijke capaciteit al realiteit, en wat zijn de mogelijke oplossingen?

17. Dit is realiteit. Zie ook de projectopdracht, onderdeel B, het eerst opgenomen risico. Hierover zijn met het IMT en het college afspraken gemaakt over dossiers waar de komende periode geen of minder inzet op wordt gepleegd. Dit risico uit zich op dit moment ook bij team financiën, omdat de jaarrekening op dit moment in dat proces meer aandacht vraagt. Het interne werkproces voor ombuigingen moest hierdoor aangepast worden.

18. Hoe groot is de kans dat de taakstellingen niet gehaald worden, en wat zijn dan de vervolgstappen?

19. Wat gebeurt er als de begroting uiteindelijk niet sluitend blijkt te zijn? Welke bestuurlijke en financiële consequenties heeft dit? Organisatie samenhang en processen. 20. Hoe wordt geborgd dat de verschillende processen (ombuigingen, P&C-cyclus, perspectiefnota) goed op elkaar aansluiten?

18. Wij gaan er momenteel vanuit dat deze planning en daarmee taakstellingen gehaald gaan worden. Zoals aangegeven communiceren wij hierover direct als dat anders lijkt te verlopen. 19. Zie antwoord op vraag 16.

20. De 2 processen die vooral op elkaar moeten aansluiten zijn de perspectiefnota 2026 en het project ombuigingen. Hier is invulling aan gegeven door voorafgaand afspraken te maken over kaders voor beide processen die in deze opdracht zijn opgenomen. Zolang die gehonoreerd blijven, is dat geborgd. Bovendien zijn ambtelijk de lijntjes tussen betrokken collega’s in deze 2 processen kort.

21. Wat zijn concrete voorbeelden van werkzaamheden die ambtenaren door dit project niet meer kunnen uitvoeren?

21. Bij de bespreking in de commissie zullen concrete voorbeelden genoemd worden.

22. Hoe wordt bepaald welke taken prioriteit 22. Dit gebeurt in afstemming met krijgen binnen de ambtelijke management en college. organisatie? Kwaliteitsbeheer en monitoring 23. Welke meetcriteria worden gehanteerd 23. De 2 belangrijkste zijn de planning om te bepalen of het proces succesvol (vanaf de start) en vanaf fase 2 ook het verloopt? doelbedrag aan ombuigingen en de voortgang op het identificeren van ombuigingen. 24. Hoe wordt de raad geïnformeerd over knelpunten in het proces?

24. De brede stuurgroep wordt vooral consulterend en adviserend op het proces betrokken en zij verzorgt de informatievoorziening richting de raad.

25. Welke lessen uit eerdere ombuigingsprocessen worden toegepast om de effectiviteit van monitoring te verbeteren? Communicatie en besluitvorming 26. Wat houdt de voorgestelde communicatiestrategie precies in?

25. Dit is onderdeel van de analyse op de P&C cyclus en producten, waarvoor u binnenkort de aanbevelingen kunt verwachten via de ‘quickscan’.

27. Hoe wordt voorkomen dat bestuurlijke besluitvorming het proces vertraagt?

27. De opdracht, het proces en de planning is met u gedeeld. De smalle stuurgroep bewaakt de voortgang en kwaliteit van het proces en het product en adviseert aan het college. De brede stuurgroep wordt vooral consulterend en adviserend op het proces betrokken en zij verzorgt de informatievoorziening richting de raad.

28. ‘Hoe wordt gewaarborgd dat alle stakeholders goed op de hoogte blijven en tijdig kunnen bijsturen? Gevolgen en implementatie 29. Welke mogelijke personele gevolgen worden voorzien als gevolg van ombuigingen? 30. Hoe wordt de impact van de financiële beslissingen op de gemeentelijke dienstverlening gewogen?

28. Dit gebeurd via de afgesproken lijnen in het project, dus via project en stuurgroepen.

26. Die communicatiestrategie wordt op dit moment nog opgesteld en daar wordt u zo spoedig mogelijk over geïnformeerd.

29. Dit is nu nog onbekend.

30. Uw raad zal op basis van de kaders van deze opdracht en de voorgelegde ombuigingen met bijbehorende

toelichting haar afweging moeten maken. 31. Wat gebeurt er als de bezuinigingen leiden tot knelpunten in de uitvoering van gemeentelijke taken?

31. Uw raad kiest er voor bepaalde ombuigingen in te zetten om tot een sluitende begroting 2026 te komen. Het is aan het College om u voorstellen te doen voor de sluitende begroting en u inzicht te geven in de consequenties van de voorstellen.