Beantw. TV PRGL-PvdA - RAZU ontwerp-Jaarrekening 2024

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: RAZU ontwerp-Jaarrekening 2024, ontwerp-Eerste Begrotingswijziging 2025, ontwerp-Begroting 2026, vastgestelde Kadernota 2026 Commissie: Bestuur & Financiën Datum: 19 mei 2025 Fractie: PvdA/PRGL Vragen 1. In hoeverre hebben de langdurig openstaande vacatures in 2024 invloed gehad op de kwaliteit van de dienstverlening aan de gemeente Rhenen en burgers? 2. Wat is het doel van de toevoeging van € 65.371 aan de bestemmingsreserves? Is er zicht op toekomstige investeringen waarvoor deze gelden bestemd zijn? 3. Kan het bestuur inzicht geven in de omvang, inzet en onderbouwing van de verschillende reserves?

Antwoorden Voor de gemeente heeft het nauwelijks invloed gehad. Bij ‘toezicht en advies’ heeft tijdelijke inhuur de belangrijkste werkzaamheden overgenomen. Dienstverlening aan burgers doet de gemeente nu nog grotendeels zelf; met overdragen van steeds meer archieven komt dit meer bij RAZU te liggen. De reserves personeel en digitalisering worden aangevuld om personele knelpunten en achterstanden weg te werken en voor de aanbesteding van een softwarepakket voor digitaal collectiebeheer. De reserve e-depot wordt gevuld uit de onderschrijding van 2024 en is bestemd voor de doorontwikkeling van het e-depot. Vraag is uitgezet bij de secretaris van het RAZUbestuur. RAZU: Voor de beschrijving en inzet van de verschillende reserves verwijs ik u graag naar de jaarrekening 2024, vanaf pagina 22 (vaste passiva) staan de reserves met een globale beschrijving genoteerd. De meest actuele omvang en de onderbouwing van de inzet van de reserves in 2025 is in de begrotingswijziging te vinden. In het kort kan u de bestemmingsreserves als volgt zien: 1. ‘Algemene reserve’. Dit is strikt genomen geen algemene reserve maar een doelmatige reserve voor de 2% winstopslag die vanuit de regeling met de belastingdienst geheven moet worden over de bijdrage van de gemeenten. Deze reserve wordt dus automatisch aangevuld.

Deze gelden mogen enkel worden ingezet voor niet-wettelijke- en nietbedrijfsvoeringstaken. Daarom wordt deze reserve ingezet voor de cultuurhistorische taak vanuit de GR

aan het RAZU toebedeeld. De inzet wordt jaarlijks onderbouwd en verwerkt in de begrotingswijziging (p3 BGW ‘25) 2. Bestemmingsreserve personeel Het RAZU is te klein om een eigen ‘flexibele schil’ binnen de personeelsbegroting te hebben. Met de in opdrachtneming van de prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden werd door de overige 5 gemeenten bepaald dat de gelden die hieruit voortkwamen ingezet moesten worden voor het ondervangen van de verschuiving van werkzaamheden. Daarmee is de bestemmingsreserve personeel een de facto budget voor de inzet van incidenteel personeel om knelpunten te ondervangen. In 2025 wordt dit wederom ingezet om de formatie medewerker archieven, waarvan één vast personeelslid is toegewezen aan Vijfheerenlanden, aan te vullen. Daarnaast wordt een deel van dit budget in 2025 ingezet voor ondersteuning bij de aanbesteding van het collectiebeheersysteem. 3. Bestemmingsreserve digitalisering Digitalisering bij het RAZU is een redelijk breed begrip en bevat alles van hardware (computers, licenties, etc.) tot het daadwerkelijk digitaliseren van stukken. Het dient als een aanvulling op het reguliere budget en wordt in 2025 toegewezen aan de frictiekosten van de migratie van het collectiebeheersysteem. 4.

Bestemmingsreserve restauratie Het RAZU houdt haar collectie nauw in de gaten op materieel verval, maar heeft zelf niet de expertise of het materieel in huis om specialistische restauraties uit te voeren. Indien nodig worden stukken gerestaureerd/ gepreserveerd door externe expertisebureaus. De bestemmingsreserve restauratie is de ‘buffer’ waarmee het RAZU dergelijke restauraties altijd direct kan uitvoeren, zonder budgettaire gevolgen op de algehele begroting. Het geld dat hieruit wordt gereserveerd wordt dus enkel ingezet indien nodig en vloeit anders weer terug in de reserve. 5. Bestemmingsreserve e-depot Het RAZU heeft een innovatieve aanpak gekozen voor het e-depot. Voor de structurele kosten is deze aanpak gedekt vanuit een lopend budget. Voor de incidentele ontwikkelkosten is een bestemmingsreserve gevormd die al sinds 2016 wordt gevuld met overschotten uit

reguliere budgetten. Ook in 2025 is geld uit deze reserve toegewezen voor de doorontwikkeling van het e-depot. Hierbij dient te worden aangemerkt dat er vanuit het bestuur en de gemeente Utrechtse Heuvelrug is aangegeven dat een omvorming van deze bestemmingsreserve naar een regulier budget begrotingstechnisch beter is. Hiermee zullen de structurele lasten verhogen, maar zullen overschotten op de e-depot budgetten voortaan ook terugvloeien naar de gemeenten, in plaats van toegekend te worden aan de bestemmingsreserve. Of deze werkwijze ook als zodanig wordt geïmplementeerd is nog niet bestuurlijk besproken noch vastgesteld. 6. Bestemmingsreserve Financiering activa Dit is een bestemmingsreserve voor de afschrijving van het nieuw gekochte meubilair uit 2022. 4. Het is niet duidelijk welke stappen het RAZU de komende jaren zet in het kader van de digitalisering en duurzame toegankelijkheid van digitale archieven, althans niet in stukken gelezen. Welke stappen zet het RAZU de komende jaren in het kader van de digitalisering en duurzame toegankelijkheid van digitale archieven?

5. Zijn hier kosten of risico’s aan verbonden die in de huidige begroting, zover ik

Vraag is uitgezet bij de secretaris van het RAZUbestuur. RAZU: Het RAZU digitaliseert minimaal, gestuurd door vraag vanuit gebruikers en preservering van stukken. Door bijvoorbeeld oude glasnegatieven en videotapes te digitaliseren ondervangt het RAZU het risico op informatieverlies bij het onoverkomelijke verval in de tijd, dat vooral bij mediadragers hoger is. Daarmee maakt het RAZU deze stukken breed toegankelijk door ze online te publiceren, een sterke verbetering ten opzichte van het moeten inzien op de studiezaal, wat al niet mogelijk was voor bepaalde mediadragers. Het budget voor digitalisering is echter beperkt. Het RAZU zou bij voorkeur meer willen inspelen op de behoefte van inwoners door bijvoorbeeld de gerechtsarchieven en notariële archieven te digitaliseren. De middelen hiervoor zijn echter te beperkt om dit grootschalig en op korte termijn uit te voeren. Overigens worden digitale gemeentelijke archiefbestanden duurzaam toegankelijk opgeslagen in het e-depot, dat op 1 januari in de basis is opgeleverd. Wel teken ik hierbij aan dat voor langdurige duurzame borging van deze taak het RAZU in de nabije toekomst extra middelen nodig zal hebben. Vraag is uitgezet bij de secretaris van het RAZUbestuur.

niet heb kunnen ontdekken, onvoldoende zijn afgedekt?

RAZU: Het RAZU begroot sober en doelmatig. Grootschalige digitalisering is wel een wens maar geen focus binnen het huidige beleidsplan. Daarmee is er geen risico verbonden aan het ontbreken van dit budget. Daarbij teken ik aan dat de druk op de studiezaal fors blijft toenemen en juist digitalisering van met name de bouwdossiers hiervoor een verlichting kan brengen. Dit zal echter primair bij de individuele gemeenten worden belegd, aangezien een aantal deelnemers (waaronder Rhenen) al op eigen kosten hun bouwdossiers hebben gedigitaliseerd, en daarmee financiering vanuit het RAZU voor andere gemeenten niet logisch is. Duurzame borging van het e-depot vereist investeringen in de nabije toekomst. Dit zou ik echter niet als een ongedekt risico classificeren, aangezien dit al eerder is aangegeven (meest recent bij de (ontwerp)Kadernota 2026) en onderdeel is van de langlopende discussie over het e-depot.

Met opmerkingen [HH1]: deze aanvulling is als verduidelijking gegeven door vraagsteller