Beantw. TV PRGL-PvdA - Actualiseren inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: Actualiseren inkoopbeleid gemeente Rhenen. Commissie: Bestuur & Financiën Datum: 19 mei 2025 Fractie: PvdA/PRGL Vragen 1. Wat is de reden om het inkoopbeleid van de VNG uit 2019 als uitgangspunt te nemen, terwijl de VNG binnenkort het beleid mogelijk zal herzien? Is het niet verstandiger de VNG-herziening af te wachten.

2. Wordt bij een substantiële wijziging van het VNG-beleid op korte termijn opnieuw actualisatie van het Rhenense beleid overwogen? 3. Graag verduidelijking wat verstaan wordt onder “meer aandacht voor contractmangement”? Komt er een verplichting tot contractbeheer per afdeling of per inkoopcategorie?

4. Hoe wordt geborgd dat de nieuwe inkoopprocedures en het contractmanagement daadwerkelijk in de praktijk wordt nageleefd?

5. Zijn er risico’s verbonden aan het feit dat de inkoopwaarden zijn overgenomen van de VNG en niet specifiek op Rhenen zijn toegespits? 6. Welke concrete kwaliteitsverbeteringen worden

Antwoorden Het is op dit moment nog onduidelijk wanneer de mogelijke aanpassing van de VNG plaats gaat vinden. In het kader van het ontwikkelplan voor de jaarrekening willen we alvast het beleid herijken. Ook omdat het beleid een belangrijke basis is voor de andere verbeterslagen t.a.v. rechtmatigheid. Uiteraard volgen we de ontwikkelingen van de VNG en nemen we dit indien nodig mee.

We nemen het onderdeel contractmanagement mee in de inkoopcursus, zodat dit ook in de praktijk kan worden toegepast. Een budgethouder is verantwoordelijk voor het contractbeheer van zijn of haar contracten. Het zaaksysteem wordt hiervoor de basis. Die verantwoordelijkheid ligt in de basis bij de budgethouders zelf. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het management om de taakuitoefening te monitoren. Ook de inkoopadviseur let hier op bij het doen van aanbestedingen en jaarlijkse spendanalyses. Aan de hand van het zaaksysteem, het inkoopplein en de inkoopcursus bieden we voldoende handvatten om een rechtmatige aanbesteding uit te voeren. Nee, hier zijn geen risico's aan verbonden. Ook andere gemeentes maken gebruik van de algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. Het inkoopplein leidt samen met de inkoopcursus tot een hoger kennisniveau op

verwacht van het “inkoopplein op intranet” en hoe wordt dit gemonitord?

het gebied van aanbesteden. Je kunt het inkoopplein niet los zien van de andere oplossingsrichtingen. Dit draagt bij aan beleidsdoelstelling 1: rechtmatig en doelmatig inkopen. Zie de bijbehorende indicator onder paragraaf 3.5 (percentage inkoop van diensten dat rechtmatig was volgens de accountant). 7. Wat is de reden dat gekozen is voor We meten uiteraard de indicatoren die zijn een interne evaluatie over twee jaar? aangegeven onder paragraaf 3.5. Beleid Zou een eerste evaluatie binnen 12 heeft ook tijd nodig om uitwerking te maanden niet logischer zijn gezien krijgen. Bovendien duren aanbestedingen de beoogde impact? meerdere maanden (5 à 6 maanden). Na 2 jaar is er meer informatie beschikbaar om mee te nemen bij de evaluatie. 8. Wordt de raad actief betrokken bij de De raad ontvangt de resultaten van de evaluatie, en zo ja, op welke wijze? controle door de accountant. De verdere evaluatie doen we intern.