Beantw. TV D66 - Actualiseren inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: Actualiseren inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025 Commissie: Bestuur & Financiën Datum: 19 mei 2025 Fractie: D66 Vragen 1. Uit de boardletter 2024 kwam als bevinding naar voren dat de organisatie geen centraal contractenregister heeft en dat hierdoor verplichtingen niet tijdig worden opgemerkt. Wat is de status van opvolging hiervan? Is er sprake van een centraal contractenregister en wordt de functie hiervan geborgd (werkinstructies, workflow, etc) in de implementatie van dit inkoopbeleid?

2. Screening vooraf Waar in dit proces is verplicht om een screening aan de voorkant uit te voeren? Met name voor zorgaanbieders. Met enige regelmaat komt in zorgfraude in het nieuws. Dit staat nu niet expliciet opgenomen. Dit om criminele partijen aan de voorkant te weren.

Antwoorden Het inkoopbeleid is een startpunt. Vanuit het inkoopbeleid vinden we het heel belangrijk om in te zetten op contractmanagement. Het goed registreren van contracten is daar een onderdeel van. Dit is onderdeel van de uitvoering en niet van het beleid. Contracten registreren we in het zaaksysteem. Uit het zaaksysteem kunnen we een register draaien. Het goed invullen en opslaan van de contracten wordt onderdeel van de inkoopcursus voor medewerkers. Op dit moment staan nog niet alle contracten in het zaaksysteem. Met de komst van het nieuwe zaaksysteem en de contractmodule in Q3 2025, is het doel om het register Q1 2026 op orde te hebben. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en Europese aanbestedingen is dit geborgd in het verplichte UEA (Universeel Europees Aanbestedingsdocument). Deze moeten alle inschrijvers invullen en ondertekenen bij inschrijving. Voor begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf hebben we een open house contract. Daarin staan ook voorwaardes m.b.t. integriteit en fraude opgenomen om te checken aan de voorkant. Zorgaanbieders moeten ook stukken aanleveren zoals bijvoorbeeld een Gedragsverklaring aanbesteden, verklaring van de Belastingdienst inzake nakomen betalingsgedrag fiscale verplichtingen,

uittreksel KvK, referenties, et cetera. Deze worden dan ook gecheckt.

3. Monitoren van partijen In het beleid staat dat KPI’s, tussentijdse evaluatierapporten als basis dienen voor het bewaken van prestaties. Is er bij zorgaanbieders sprake van een pro-actief monitoring van prestatie- en kwaliteitslevering van contracten? Zo ja, hoe vindt deze plaats?

Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding kan de budgethouder dit in de voorbereiding meenemen. Ook hier wordt aandacht aan besteed in de inkoopcursus. Er vinden met zorgaanbieders monitoringsgesprekken plaats. Dat zijn zowel individuele gesprekken als evaluatietafels met meerdere zorgaanbieders (jaarlijks). De monitoringsgesprekken vinden vooral plaats met de grotere aanbieders of na een signaal volgens eenzelfde agendastructuur. Hierbij wordt gekeken naar facturatie, cliëntervaringsonderzoek, signalen van consulenten, etc.