Alternatievennota Toekomst ICT

Alternatievennota Toekomst ICT Datum

:

28 augustus 2024

Ambtenaar

:

Lisanne Van Dolderen

Zaaknummer

:

1175614

Portefeuillehouder

:

Corry van Rhee-Oud Ammerveld

Onderwerp

:

Toekomst ICT

Inleiding De Gemeente Rhenen heeft momenteel een tussenoplossing voor haar ICT-omgeving, nadat de samenwerking met partnergemeente Veenendaal in 2023 is stopgezet. Nu het einde van de beoogde tussenperiode in zicht komt (maart 2025) is het tijd om een toekomstscenario vast te stellen voor de ICT omgeving van Rhenen. Het ‘Adviesrapport ICT - gemeente Rhenen’ (bijlage 1) schetst de huidige situatie, vereisten, een uitwerking van de mogelijke scenario’s en een advies. De beknoptere vergelijking van de scenario’s staat hieronder. Beoogd doel Een gezamenlijk gekozen toekomstscenario ICT die past bij de visie van Rhenen en waarvan de impact duidelijk is. Welke opties of scenario’s overwegen we? 1. Lease aanhouden / strategische samenwerking met IT partner; 2. Uitbesteden aan regionale partner; 3. Overgang naar Cloud 4. Hardware overkopen en zelf inrichten en onderhouden. Aan welke waarden toetsen we deze opties? Kosten. Structureel en incidenteel. Haalbaarheid. Is het realistisch om nu te doen? Regie. Kunnen we zelf keuzes maken? Flexibiliteit. Kunnen we een andere richting inslaan? Kwaliteit dienstverlening. Ten opzichte van de huidige situatie. Inzet eigen ICT. Hebben we de mensen en de juiste kennis beschikbaar? Voldoen aan wetgeving. Ten opzichte van vereisten. Risico’s Vergelijking tussen de opties Scenario 1: Lease aanhouden / strategische samenwerking met partner

Het idee achter dit scenario is het continueren van de huidige situatie. Het voortzetten (vernieuwen) van het leasecontract voor de hardware en het operationele hardware beheer hiervan. Kosten: Jaarlijks kostenverschil tov huidig Haalbaarheid: Regie: Flexilibiteit: Kwaliteit dienstverlening:

€328.000 per jaar (relatief duur) ; Incidenteel: €0 €0 Hoog. Voortzetting huidige situatie. Wel aanbesteding nodig. Hoog Neutraal Neutraal

Inzet eigen ICT: Voldoen aan wetgeving: Risico’s:

Boven capaciteit. Bijna alles zelf doen. Onvoldoende op o.a. informatiebeveiliging. Afhankelijkheid partner, beveiligingsincidenten, storingen, kwetsbaarheid

Scenario 2: Uitbesteding aan regionale partner

In dit scenario wordt gekeken naar het onderbrengen van de ICT omgeving bij een collegagemeente of samenwerkingsverband. Kosten:

Haalbaarheid: Regie: Flexilibiteit: Kwaliteit dienstverlening: Inzet eigen ICT: Voldoen aan wetgeving: Risico’s:

Onbekend. Verwachting: relatief goedkoop door schaalvoordeel (Kosten Veenendaal 2022: €227.000). Incidenteel grote investering nodig. Laag Laag Laag Afhankelijk partner en afspraken Onder capaciteit Voldoende (naar verwachting) Geen aansluiting wensen en behoefte Rhenen, moeilijk terug te draaien, veel impact op de organisatie.

Scenario 3: Overgang naar Cloud oplossing In dit scenario wordt gekeken naar de overgang van alle applicaties van on premise naar de cloud. Kosten: >€273,000 per jaar ; Incidenteel >€330.000 Jaarlijks kostenverschil tov Onduidelijk (risico) huidig Haalbaarheid: Laag Regie: Neutraal Flexilibiteit: Hoog Kwaliteit dienstverlening: Laag-Hoog (afhankelijk eindgebruikers meenemen) Inzet eigen ICT: Naar capaciteit tot boven capaciteit afhankelijk snelheid Voldoen aan wetgeving: Onduidelijk (risico) Risico’s: Afhankelijkheid leveranciers kosten, wensen en eisen. Nog geen helder cloudbeleid en rol applicatiebeheer nog niet goed belegd.

Scenario 4: Hardware overnemen en zelf inrichten/onderhouden In dit scenario kijken we namelijk naar de mogelijkheid om de hardware die nu geleased wordt, over te nemen en zelf te blijven onderhouden, aangevuld met eventuele service contracten. Kosten: Jaarlijks kostenverschil tov huidig Haalbaarheid: Regie: Flexilibiteit: Kwaliteit dienstverlening: Inzet eigen ICT:

€262.000 per jaar (relatief goedkoop) ; Incidenteel: €1.800 -€66.000 Hoog. Grotendeels voortzetting huidige situatie. Wel aanbesteding nodig ondersteuningscontract. Hoog Neutraal Neutraal Boven capaciteit. Bijna alles zelf doen.

Voldoen aan wetgeving: Risico’s:

Onvoldoende op o.a. informatiebeveiliging. Afhankelijkheid partner, beveiligingsincidenten, storingen, kwetsbaarheid

Advies 2025-2029 Combinatie scenario 3 en 4 In dit geadviseerde scenario worden, waar mogelijk en wenselijk, gefaseerd applicaties naar de cloud gebracht. De rest van de hardware houden we in eigen beheer, aangevuld met servicecontracten. Kosten: €262.000-328.000 per jaar – Incidenteel: €1.800 -300.000 Jaarlijks kostenverschil tov 0 (vrijkomen financiële ruimte door opzegging lease inzetten huidig voor cloudgang) Haalbaarheid: Redelijk. Snelheid cloudgang is zelf te bepalen. Regie: Hoog Flexilibiteit: Hoog Kwaliteit dienstverlening: Neutraal-hoog Inzet eigen ICT: Naar capaciteit/wenselijk Voldoen aan wetgeving: Van onvoldoende naar voldoende Risico’s: Zelfde als 3 en 4, maar minder Komende jaren scenario 2 wel verder onderzoeken voor de periode na 2029. Bijlagen Bijlage 1: Adviesrapport ICT - gemeente Rhenen