Accommodatiebeleid Rhenen

Sterke accommodaties voor Rhenense samenleving Accommodatiebeleid Accommodatiebeleid

0

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ...................................................................................................................... 2 01.01 Aanleiding .......................................................................................................... 2 01.02 Leeswijzer ......................................................................................................... 3

2.

Uitgangspunten: Kadernota ........................................................................................... 4 02.01 Afbakening ........................................................................................................ 4 02.02 Besluitvorming en rollen ....................................................................................... 5 02.03 Afwegingskader huisvestingsvragen ....................................................................... 6

3.

Sterke samenleving ...................................................................................................... 7 03.01 Te huisvesten functies ........................................................................................ 7 03.02 Beleid bepaalt belang .......................................................................................... 8

4.

Sterke accommodaties ................................................................................................. 10 04.01 Criteria ............................................................................................................ 10 04.02 Monitoren en bijsturen ....................................................................................... 10

5.

Gebruiksbeheer ........................................................................................................... 11 05.01 Taken en verantwoordelijkheden ......................................................................... 12 05.02 Accommodatiemanagement ................................................................................ 12 05.03 Sociaal beheer .................................................................................................. 13

6.

Uitvoeringsagenda ....................................................................................................... 14

Bijlagen ............................................................................................................................ 15 1. Definities (uit Kadernota) .......................................................................................... 15 2. Huidige situatie gebruiksbeheer ................................................................................. 17

1.

Inleiding

Het voorliggende accommodatiebeleid is een instrument dat ons helpt bij het zorgvuldig maken van afwegingen bij huisvestingsvragen en daarmee het optimaliseren van het beheer en de exploitatie van onze accommodaties. Dat vinden wij belangrijk omdat sterke accommodaties bijdragen aan een maximale beleidsopbrengst. Wat wij verstaan onder sterke accommodaties leggen we uit in hoofdstuk 4. De afgelopen jaren kwamen vastgoed en het accommoderen van functies regelmatig aan de orde. In het begin was de vraag met name hoe we met vastgoed kunnen sturen op beleidsdoelen. Door de jaren heen zien we een verandering van perspectief: niet het vastgoed, maar de beleidsdoelen zijn leidend. Dat is nodig om de beweging te maken van beheren naar sturen. Dat komt omdat de vraag naar huisvesting voor functies met een maatschappelijk belang toe neemt. Onze gemeente kan niet alle vragen bedienen. Daarom kiest de gemeente via haar beleid waarop ingezet wordt. We vinden het belangrijk dat we het goede gesprek kunnen voeren en integere, transparante afwegingen kunnen maken voordat we besluiten nemen. Huisvesting is een van de voorzieningen die we nodig hebben om functies te faciliteren die bijdragen aan een leefbaar Rhenen. Een voorbeeld hiervan is de bibliotheek die gehuisvest is in ons Huis van de Gemeente.

Deze voorzieningen zijn geen doel op zich, maar zijn belangrijke middelen om onze beleidsdoelen te bereiken. Goede voorzieningen nodigen uit tot ontmoeting, verbinden mensen met elkaar, nodigen uit tot activiteit, maken het eenvoudig(er) om initiatieven te nemen en met elkaar samen te werken of af te stemmen. We voeren dit accommodatiebeleid gefaseerd en zorgvuldig in. De invoering zal effect hebben op de samenleving als ook op andere beleidsvelden omdat het raakt aan de manier waarop wij functies huisvesten en aan de afspraken die we met gebruikers maken. Daar zullen we aan moeten wennen. Hoewel we getracht hebben de effecten zo goed mogelijk in te schatten en bij de verschillende onderdelen te beschrijven, is het onmogelijk om alle effecten te onderkennen. Het monitoren van de uitvoering is daarom belangrijk. Inmiddels is er een aantal (beleids)documenten verschenen. Onderstaande figuur geeft weer hoe deze documenten en het vastgoed- en accommodatiebeleid zich tot elkaar verhouden:

Figuur 1: eerder verschenen documenten

01.01 Aanleiding Bij de gemeente Rhenen zijn vastgoed en accommodaties al langere tijd onder aandacht. In 2015 is gestart met onderzoek naar gemeentelijk vastgoed. Vanuit een bezuinigingsopgave was de wens

Accommodatiebeleid

2

om naar een slanke vastgoedportefeuille te werken door leegstand te beperken en vastgoed af te stoten. Dit heeft inzicht in de financiële kengetallen van de leegstaande gebouwen Parallel aan dit proces werd een nieuwe visie op Welzijn opgesteld als gevolg van de decentralisatie van het Sociaal Domein. Hierin is bepaald dat de gemeente in de accommodatiebehoefte faciliteert. In samenspraak met maatschappelijke stakeholders is deze behoefte verkend. Tegelijkertijd kwamen er nieuwe huisvestingswensen uit de maatschappij vanuit Sport en Cultuur. Daarmee verschoof onze focus naar vastgoed als een middel om het realiseren van beleidsdoelen te faciliteren. In het Bestuursprogramma 2018-2022, als onderdeel van de bestuurlijke opgave: ‘Vitale samenleving sterker maken’, wordt de behoefte voor een integraal accommodatie- en een vastgoedbeleid aangegeven. Deze beleidsstukken gezamenlijk moeten structuur geven aan behandeling van huisvestingsvragen, transparantie en eenduidigheid in de eisen die we stellen aan onze accommodaties en de wijze waarop wij onze objecten beheren. De hoofdlijnen van deze gedachte zijn vastgelegd in de Kadernota Accommodatiebeleid en Vastgoedbeleid. Voordat het accommodatiebeleid ontwikkeld kon worden, was eerst een inhaalslag van onderliggend sectoraal beleid nodig.

Samen met gebruikers, vrijwilligers en stakeholders is nagedacht over maatschappelijke doelen en de nodige accommodaties voor de beleidsvelden Sport, Cultuur en Welzijn. Dit heeft geleid tot nieuw beleid in maart 2019.

01.02 Leeswijzer Degene die de inhoud van de vastgestelde kadernota nog scherp op het netvlies heeft, mag hoofdstuk 2 overslaan. Dit hoofdstuk bevat een herhaling van de relevante onderdelen uit de kadernota die dienen als uitgangspunten voor voorliggend accommodatiebeleid. In hoofdstuk 3 beschrijven wij hoe wij komen tot huisvestingsvragen. Daaropvolgend komen in hoofdstuk 4 de criteria voor sterke accommodaties aan de orde: op welke wijze zorgen we voor een optimale beleidsopbrengst? En tenslotte beschrijven we in hoofdstuk 5 hoe wij invulling (gaan) geven aan het gebruiksbeheer. Dit accommodatiebeleid resulteert in een uitvoeringsagenda waarin concreet staat wat we gaan doen (hoofdstuk 6).

Accommodatiebeleid

3

2.

Uitgangspunten: Kadernota

In 2018 stelde de raad de Kadernota Accommodatiebeleid en Vastgoedbeleid vast. In de kadernota zijn de spelregels voor een integrale afstemming tussen de accommodatievragen uit de diverse gemeentelijke beleidsvelden, de besluitvorming daarover en de professionalisering van het vastgoedmanagement vastgesteld. Daarmee vormt de nota het fundament onder het voorliggende accommodatiebeleid en separate vastgoedbeleid. Om deze reden herhalen we een aantal onderdelen kort in dit hoofdstuk.

02.01 Afbakening De kadernota voorziet in definities die beschrijven wat wij onder vastgoed verstaan en wat wij onder accommodaties verstaan: 

VASTGOED: Vastgoed gaat over stenen, dakpannen en gevels. Vastgoed op zich is een leeg object op een kavel met een kadastraal nummer, met een marktwaarde, een verzekerde waarde en een financieel rendement. Vastgoed is van iemand die het in stand houdt. Het gebruik van gronden los van opstal valt buiten deze scope.



ACCOMMODATIE: Een accommodatie is huisvesting die de gebruiker nodig heeft om zijn functie uit te voeren. We associëren een accommodatie dan ook met mensen in actie, dienstverlening, ontmoeting en verbinding. In gemeentelijke accommodaties wordt maatschappelijk rendement gerealiseerd, ook wel beleidsopbrengst genoemd.

Accommoderen gaat over huisvesten. Daarom vindt u in dit accommodatiebeleid de spelregels voor hoe wij omgaan met huisvestingsvragen. Het vastgoedbeleid voorziet in spelregels voor onze omgang met ons vastgoed. Beide instrumenten ondersteunen ons bij het realiseren van onze beleidsdoelen in de samenleving.

Accommodatiebeleid

4

02.02 Besluitvorming en rollen Voor het structureren van onze besluitvorming (doel 2) zijn de volgende vier stappen gedefinieerd:

Op basis van de bestuurlijke ambities (stap 1) worden strategie en beleid (stap 2) ontwikkeld op het gebied van ruimtelijke en maatschappelijke ontwikkeling. De diverse gemeentelijke beleidsvelden worden vertaald naar de functies/ activiteiten (stap 3) die in onze gemeente gewenst zijn en op basis daarvan formuleren we de vraag naar accommodaties (huisvestingsvraag). Tenslotte wordt voorzien in vastgoedaanbod dat voldoet aan de vraag (stap 4). Stap 3 gaat over onze accommodaties, hiervoor schrijven wij accommodatiebeleid. Dat vraagt een nauwe en constructieve samenwerking tussen ‘beleid’ en ‘vastgoed’. Stap 4 gaat over vastgoed. Hiervoor schrijven wij vastgoedbeleid.

Figuur 2: Besluitvorming

Vastgoed heeft dus een concrete huisvestingsvraag nodig om na te kunnen denken over passend vastgoedaanbod. Het accommodatiebeleid gaat over deze samenwerking tussen beleid (huisvestingsvragen) en vastgoed (vastgoed aanbod). Voor een goede uitvoering van het beleid is het belangrijk dat alle partijen hun eigen rollen goed in beeld hebben (doel 3). In de Kadernota is de samenhang tussen de drie rollen van beleidsmaker, eigenaar en gebruiker gevisualiseerd in de vastgoeddriehoek:

Figuur 3: Vastgoeddriehoek

Accommodatiebeleid

5

02.03 Afwegingskader huisvestingsvragen Om huisvestingsvragen transparant en goed gemotiveerd te laten verlopen is het volgende afwegingskader (doel 4) voor huisvestingsvragen opgenomen in de kadernota:

‘Mogen wij in een pand van de gemeente?’

Hebben wij beleid dat we deze functie in huisvesting faciliteren?

NEE

Willen we alsnog beleid maken?

JA

JA

Hebben we een geschikt pand?

NEE

Heeft iemand anders een geschikt pand?

NEE

JA

NEE

Evt. in leegstand / tijdelijk beheer Voor eigen rekening Onder aangepaste condities Bemiddelen of adviseren

Huisvesten in beleidspand / pand van derden Huisvestingscomponent in subsidie Partij huurt van vastgoedeigenaar

Gaan we (ver)bouwen Gaan we kopen of huren Alternatieven?

Figuur 4: Afwegingskader huisvestingsvragen

In het afwegingskader voor huisvestingsvragen (figuur 4) is de eerste vraag of wij beleid hebben waaruit blijkt dat we het initiatief waarvoor ruimte gevraagd wordt, willen faciliteren. Deze behoefte aan het formuleren van een huisvestingsvraag in het beleid werd ook al opgenomen in de Kadernota als randvoorwaarde om te kunnen functioneren volgens de vastgoeddriehoek (figuur 3).

Volledigheidshalve verwijzen wij voor alle uitgangspunten naar de Kadernota Accommodatiebeleid en Vastgoedbeleid (2018).

Accommodatiebeleid

6

3.

Sterke samenleving

Om onze samenleving sterker te maken, faciliteren wij de functies uit vastgesteld beleid vanuit de diverse gemeentelijke beleidsvelden. Het faciliteren van beleidsondersteunende functies vergroot de leefbaarheid en dat houdt in dat het prettig wonen en werken is in Rhenen. Dat zijn beleidsondersteunende functies ten behoeve van het algemeen belang die zonder gemeentelijke bemoeienis niet snel tot stand zouden komen. Het gaat hier bijvoorbeeld over burgerinitiatieven die vanuit beleid financieel worden ondersteund zodat zij gebruik kunnen maken van een ruimte in een van onze gebouwen. We nemen casussen op om de verbinding te leggen tussen het voorliggende beleid en een aantal situaties in de gemeente Rhenen. Casus 1: Bibliotheek Huis van de Gemeente In 2015 kreeg de bibliotheek van Rhenen te maken met een verlaging van de gemeentelijke subsidie. Een ontwikkeling die ook bij andere gemeenten speelde met soms sluiting tot gevolg. De bibliotheek in Rhenen was gehuisvest in een ruime accommodatie aan de Nieuwe Veenendaalseweg. Hun wens was om niet op hun dienstverlening te bezuinigen, maar op hun huisvesting. Samen met de gemeente is gezocht naar een oplossing voor een passende accommodatie. Door de kantoorruimte van de gemeentelijke organisatie in te krimpen is ruimte vrijgemaakt in het Huis van de Gemeente. Zo hebben wij ons beleidsdoel gefaciliteerd: een bibliotheek in Rhenen.

03.01 Te huisvesten functies Ons uitgangspunt is dat wij alleen huisvestingsvragen faciliteren als hier (sectoraal) beleid voor is vastgesteld (zie ook figuur 4: afwegingskader huisvestingsvragen). De gemeente selecteert dus middels haar sectoraal beleid de maatschappelijke functies die bijdragen aan haar beleidsdoelen. Hierbij is de functie - en niet de partij / organisatie - leidend. Dit accommodatiebeleid zal daarom ook effect hebben op het sectorale beleid en hoe zij hun huisvestingsvragen definiëren. Voor het goed functioneren van het accommodatiebeleid is het belangrijk dat het sectorale beleid scherp is in de functies die zij wensen te faciliteren en welke huisvestingsvraag hieruit voortvloeit (conform proces uit de Kadernota / in figuren 2 en 3). Zie ook hoofdstuk 03.02.01 voor hoe dit kan worden ingevuld. De gemeente huisvest de volgende functies: Functie Eigen bedrijfsvoering Begraven

Ambtelijke en bestuurlijke organisatie, CJG, begraven, gemeentewerf, Huis van de Gemeente-concept Uitvaartdiensten

Sociaal Domein

Welzijnsfuncties (ontmoeting, verbinding, meedoen), welzijnsprofessionals, leefbaarheid, inloop en participatiepunt, mantelzorgondersteuning Binnensport droog, binnensport nat (zwemmen)

Sport Onderwijs Cultuur

Basisonderwijs (zorgplicht), voortgezet onderwijs, bewegingsonderwijs (gym), IKCconcept Museum, bibliotheek, VVV, verenigingen

Recreatie

Voorziening Kwintelooijen

Gezondheid

GGD,

Jeugd

Ontmoetingsfunctie jongeren

Veiligheid

Brandweer, politiepost (in gemeentehuis)

Parkeren

Parkeren onder Rhenense Hof

Volkshuisvesting

Woonvoorzieningen woonwagens (sanitair / opslag)

Accommodatiebeleid

7

Erfgoed Tabel 1: te huisvesten functies

We huisvesten op dit moment groepen en functies die niet voldoen aan de criteria van ons accommodatiebeleid. Vanzelfsprekend gaan wij prudent en zorgvuldig om met de invoering van dit nieuwe beleid. Maatwerk is hierbij het uitgangspunt. Daarom besluiten wij op natuurlijke momenten (onder andere bij beëindiging en aanpassing van (huur)contracten) volgens het nieuwe – voorliggende – beleid over het (her)huisvesten van initiatieven.

03.02 Beleid bepaalt belang Omdat de verschillende beleidsafdelingen kennis van en zicht hebben op de ontwikkelingen op hun beleidsterrein bepalen zij - in co creatie met inwoners, verenigingen en/of maatschappelijke partners - wat belangrijk is en aan welke huisvestingsvragen wij gehoor geven. Zo weet bijvoorbeeld de afdeling sport het best hoe de prognoses voor sport eruitzien en welzijn weet dat voor hun beleidsterrein. In lijn met het eerder gedefinieerde besluitvormingsproces (figuur 2) worden in het sectorale beleid de functies, activiteiten en huisvestingsvragen beschreven door de beleidsteams. Op deze manier bepaalt beleid in samenspraak met belanghebbenden wat belangrijk is: zij hebben immers beleidsdoelstellingen die zij willen realiseren. Vastgoed is volgend: zij voorziet in de aanbod kant om gehoor te kunnen geven aan de huisvestingsverzoeken. Het beleidsteam waar het initiatief (het meest) ondersteunend aan is, is hierin leidend en draagt de kosten voor huisvesting. Zij dragen deze kosten omdat het de kosten zijn van het realiseren van beleidsopbrengst die met vastgesteld beleid worden beoogd. Vastgoed is slechts een middel dat ingezet wordt en die inzet brengt beleidskosten met zich mee. Casus 2: Gymzaal Elst Naast vragen om nieuwe huisvestingsruimte, komen ook geregeld vragen om aanpassingen van de accommodaties bij de gemeente voorbij.

Wanneer de rollen en het proces niet helder zijn, ontstaat discussie over het te nemen besluit en wie de bijbehorende investering doet. Dit speelt ook in Rhenen. Recent kwam van een sportvereniging het verzoek om een gymzaal te voorzien van een specifiek luchtbehandelingssysteem. Dit luchtbehandelingssysteem was wettelijk en voor het algemeen gebruik van de gymzaal niet nodig. Alleen voor de sportvereniging was dit wenselijk. Het sport- en accommodatiebeleid bieden handvatten voor een goede en transparante onderbouwing van de afweging die leidt tot het te nemen besluit. In dit geval maakte het luchtbehandelingssysteem geen onderdeel uit van de standaard voorzieningen van de sportaccommodatie. Daarmee is het een kwestie van het sportbeleid en niet van Vastgoed. Op basis van het huidige sportbeleid wordt niet specifiek voor sportverenigingen gebouwd en zal de gemeente de gymzaal hier niet op aanpassen.

Het sectorale beleid is dus cruciale input voor het functioneren van het accommodatiebeleid: zonder huisvestingsvragen (geformuleerd door beleid) kan en hoeft er niets geaccommodeerd te worden. Deze concrete huisvestingsvraag wordt aangeleverd door de medewerkers van de beleidsafdelingen middels een vastgoedparagraaf in hun beleid (zie ook vastgoedbeleid). De criteria in de volgende paragraaf worden hiervoor gebruikt.

03.02.01 Afwegingskader huisvestingsverzoeken Wanneer er een verzoek tot huisvesting bij (sectoraal) beleid binnenkomt, beoordelen wij of hier beleid voor is (stap / vraag 1 in figuur 4). Wij gebruiken de volgende criteria om te beoordelen en onderbouwen in welke situaties de gemeente de huisvestingsvraag wel of niet gaat accommoderen. De criteria kunnen daarom ook gebruikt worden door de beleidsafdelingen om hun huisvestingsvraag te concretiseren:

Accommodatiebeleid

8

1. Beleid:  De activiteit ondersteunt een van de genoemde beleids-gerelateerde functies  De activiteit is voor iedereen toegankelijk  Gericht op collectief samenwerken  Ondersteunt meerdere functies  In het bijzonder gericht op de kwetsbare doelgroepen of inwoners 2. Bedrijfsvoering:  De uitvoerende organisatie is een organisatie zonder winstoogmerk (vrijwilligers, zelfstandig georganiseerde groep, stichting, vereniging, gemeentelijk georganiseerde activiteit, e.d.)  Het betreft een kansrijk en/of innovatief concept  Organisatie beschikt over eigen middelen/ inkomsten om een structurele bijdrage te leveren in een sluitende exploitatiebegroting 3. Huisvestingsvraag:  De huisvestingsvraag is duidelijk te definiëren  Er zit voldoende continuïteit in de huisvestingsvraag  Er zijn voldoende mogelijkheden tot multifunctionele aanwending van de huisvesting Wanneer een verzoek hier niet (volledig) aan voldoet kan de betreffende beleidsafdeling ervoor kiezen de functie toch te faciliteren door toe te lichten of waarom zij afwijken van deze criteria. Wanneer het antwoord op de vraag positief is (‘ja, er is beleid’), volgt het concretiseren hiervan naar een concrete huisvestingsvraag. Daartoe wordt ten minste en onderbouwd opgenomen:  Aantal benodigde vierkante meters  Kwalitatieve eisen aan de ruimte  Gebruiksintensiteit / bezettingsgraad

Accommodatiebeleid

9

4.

Sterke accommodaties

Wij streven naar sterke accommodaties voor een sterke, leefbare samenleving. De accommodaties zetten wij in als middel om te bereiken dat mensen elkaar ontmoeten en tot (ver)nieuw(d)e initiatieven komen. Met sterke accommodaties kunnen we dit bereiken.

04.01 Criteria We spreken van sterke accommodaties wanneer deze voldoen aan een aantal criteria. Deze criteria zijn als het ware de doelen voor de inzet van onze accommodaties die ervoor zorgen dat het geheel meer is dan de som der delen: integratie van verschillende functies, kruisbestuiving van initiatieven en het stimuleren van ontmoeting. Dit sluit aan bij de eerder door ons opgestelde visie ‘Vitale Samenleving’. Hoe beter een accommodatie aan de volgende criteria voldoet, hoe beter onze beleidsdoelen worden bediend: 1.

2.

3.

Accommodaties zo veel mogelijk inzetten als multifunctioneel verbindingscentrum a. Zo veel mogelijk multifunctioneel gebruik per ruimte door diverse doelgroepen b. Continuïteit en herkenbaarheid c. Centraal gelegen Sociaal beheer door professionals a. Evenwichtig ingeregelde programmering, ook locatie-overstijgend; b. Verbinden van partijen, sfeer scheppen, enthousiasmeren en entameren; c. Ondersteunen programmering door kruisbestuiving van activiteiten en doelgroepen; d. Organiseren en begeleiden van activiteiten; e. Makelaar/ schakelaar om vraag en aanbod te verbinden; f. Gastheer en gastvrouwrol; g. Sleutelbeheer, facilitair beheer; h. Waar mogelijk toewerken naar zelfbeheer. Minimaal voldoen aan de kenmerken voor inrichting en voorzieningen a. Goed toegankelijke voorzieningen, ook voor mensen met een beperking b. Aandacht voor de sociale veiligheid c. Sfeer van vertrouwen, geborgenheid, privacy (waar nodig) en herkenbaarheid d. Flexibel indeelbare ruimtes

04.02 Monitoren en bijsturen Jaarlijks nemen wij bovenstaande criteria mee om te beoordelen of onze accommodaties sterke accommodaties zijn en/of dat bijsturing nodig is. Procesmatig is het efficiënt dit in te passen in de jaarlijkse cyclus (gebaseerd op plan – do – check – act) uit het vastgoedbeleid.

Accommodatiebeleid

10

5.

Gebruiksbeheer

In het beheren van accommodaties onderscheiden wij eigenaarsbeheer en gebruiksbeheer. De definities van deze twee beheersvormen definieerden wij eerder al in onze kadernota (zie ook bijlage 1). Kort samengevat komt het er bij eigenaarsbeheer op neer dat dit de taken en verantwoordelijkheden betreft die voortvloeien uit het in eigendom hebben van vastgoed. Met andere woorden: wat er aan een accommodatie moet gebeuren. Dit eigenaarsbeheer wordt verder uitgewerkt in het vastgoedbeleid. Het gebruiksbeheer gaat over wat er in een accommodatie allemaal gebeurt. De volgende definitie gaven wij aan gebruiksbeheer: ‘het gebruiksbeheer betreft de taken en verantwoordlijkheden die voortvloeien uit het gebruik van het gebouw’. Hierbij kan worden gedacht aan dagelijks en klein onderhoud (betreft zaken in het gebouw, bijvoorbeeld reparatie knellende deur, binnenschilderwerk en vloerbekleding leggen/vervangen), gebruiksbelastingen en -verzekeringen (bijvoorbeeld inboedel), zaalverhuur, horeca uitbaten en facilitaire zaken (zoals schoonmaak, vuilafvoer, postverwerking, ICT en telefonie). Naast deze fysieke aspecten gaat gebruiksbeheer ook over het beheren van de programmering: activiteiten organiseren en coördineren, professionals inschakelen, contacten met gebruikers onderhouden, algemene organisatie, aansturing en verantwoording.

Degene die hiervoor zorgdraagt maakt dat het multifunctionele gebruik ertoe leidt dat één plus één drie wordt. In dit hoofdstuk beschrijven wij hoe wij het gebruiksbeheer gaan organiseren met als doel de exploitatie van de accommodaties te optimaliseren (financieel en functioneel). Ons doel is dat wij als gemeente minder een uitvoerende en meer een coördinerende rol krijgen. De stip op de horizon is – zoals in de kadernota vastgesteld – dat gebruikers ook voor een deel van het gebruiksbeheer verantwoordelijk zijn (zie volgende paragraaf). Het uitgangspunt is altijd om te komen tot een invulling van het gebruiksbeheer dat passend is bij de accommodatie en haar gebruikers. Hoe hier concreet invulling aan wordt gegeven is maatwerk dat vraagt om een zorgvuldige aanpak: samen met de gebruikers kijken we wat mogelijk en wenselijk is. Casus 3: Gebruiksbeheer in Dorpshuis Achterberg en MFG het Bestegoed Gebruiksbeheer is heel uiteenlopend geregeld binnen de gemeente. Voorbeeld 1: Het dorpshuis Achterberg opereert nagenoeg zelfstandig door de inzet van Stichting Vrienden Dorpshuis Achterberg. De stichting wordt door beleidsveld Welzijn gesubsidieerd voor het dagelijks beheer van de accommodatie en het organiseren van maatschappelijke activiteiten (programmabeheer).

Voorbeeld 2: Het MFG het Bestgoed heeft geen stichting of andere soort georganiseerde samenwerking van verenigingen die invulling geven aan het beheer. De gemeente verzorgt hier alle taken van het gebruiksbeheer: van (para)commercieel tot facilitair beheer. Hierdoor staan de verenigingen op afstand van de accommodatie. De focus van de gemeente ligt op het facilitair beheer. Om beleidsopbrengst te optimaliseren is het wenselijk dat er meer aandacht komt voor programmabeheer. Ons doel is om in gesprek te gaan met de huurders van de verschillende accommodaties en gezamenlijk te kijken naar de kansen en risico’s van het beheer en een passende programmering op te stellen dat aansluit bij de beleidsdoelen. Hiermee maken we een accommodatie van en voor een sterke samenleving.

Op dit moment is het gebruiksbeheer op verschillende manieren georganiseerd (zie bijlage 2 en voorbeeld uit casus 3). Na vaststelling van dit beleid gaan we met de volgende accommodaties direct aan de slag: MFG het Bestegoed, MFG de Westpoort, MFG dorpshuis Achterberg en Huis van de Gemeente. De reden dat we deze accommodaties kiezen is omdat hier een grote diversiteit aan gebruikers is en de rol van de gemeente in beheer en exploitatie niet aansluit op de uitgangspunten in dit beleid. Vervolgens bekijken we op natuurlijke en logische momenten hoe we het gebruiksbeheer in de overige accommodaties gaan organiseren. Dit doen we door per locatie de huidige stand van zaken te inventariseren en een plan van aanpak op te stellen. Vanuit de visie waarderend vernieuwen doen we dit samen met de gebruikers.

Accommodatiebeleid

11

Voor nu worden het beheer en de exploitatie conform de huidige situatie gecontinueerd: na vaststelling van dit beleid worden de veranderingen gefaseerd en zo veel mogelijk op natuurlijke, logische momenten ingevoerd. Het (opnieuw) beleggen van het gebruiksbeheer is maatwerk, kost tijd en zal in zorgvuldige samenspraak met de gebruikers verder vormgeven worden. Toch is het goed mogelijk dat er ongemakkelijke situaties ontstaan. Op dit moment en in dit document gaan we niet in op afzonderlijke situaties. Waar nodig zullen uitkomsten van de uitwerking van het gebruiksbeheer ter besluit aan het college worden voorgelegd.

05.01 Taken en verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden van het gebruiksbeheer kunnen worden ingedeeld in de volgende vijf categorieën: 1. Programmabeheer 2. Financieel beheer 3. Technisch beheer 4. Facilitair beheer 5. (Para)commercieel beheer Van deze categorieën zijn 3 (technisch) en 4 (facilitair) operationeel van aard, 1 (programma) gaat over de organisatie van de activiteiten op de locatie, 2 (financieel) is met name administratief en 5 ((para)commercieel) gaat over de verhuur aan niet-maatschappelijke partijen. Omdat deze taken en verantwoordelijkheden verschillend zijn van aard en van niveau kiezen wij ervoor deze op verschillende plekken in de organisatie te beleggen. Om dit te duiden maken we gebruik van de rollen zoals deze in de kadernota werden gedefinieerd (figuur 3, vastgoeddriehoek):

Figuur 5: Gebruiksbeheer

Om het op deze manier vorm te geven zijn er twee nieuwe taken waarvoor invulling moet worden gezocht. Deze worden in de volgende twee paragrafen kort toegelicht.

05.02 Accommodatiemanagement

Accommodatiebeleid

12

Om dit accommodatiebeleid uit te kunnen voeren is het nodig dat iemand eigenaar wordt van dit beleidsveld en de verantwoordelijkheid krijgt voor de uitvoering van dit accommodatiebeleid. Voorafgaand aan de vaststelling van het accommodatiebeleid zijn de verschillende taken niet of versnipperd belegd binnen de organisatie. De accommodatiemedewerker is degene die zich beleidsmatig en ‘in huis’ bezighoudt met de afstemming tussen beleidsmakers en de afdeling vastgoed en jaarlijks reflecteert (inclusief kansen en risico’s) en dit terugkoppelt aan het bestuur. Bij dit management hoort ook het ondersteunen van beleidsafdelingen bij het formuleren van hun huisvestingsvragen, het bewaken van de spelregels en het monitoren van de uitvoering van het voorliggende accommodatiebeleid. Kennis van beleid met haar huisvestingsvragen en vastgoed met haar aanbod is hierbij belangrijk, evenals verbindingen leggen, proactief afstemming zoeken, en zoeken naar mogelijkheden om vraag en aanbod zo goed mogelijk bij elkaar te krijgen.

05.03 Sociaal beheer Onder sociaal beheer verstaan wij dat deel van het gebruiksbeheer dat betrekking heeft op de sociale programmering (oftewel; programmabeheer). Deze functie vraagt om fysieke aanwezigheid op de verschillende locaties. Vanuit deze functie ontstaat er een integrale kijk op de accommodatie en wordt kruisbestuiving gestimuleerd en geïnitieerd. Regelmatig goed contact met de verschillende beleidsafdelingen zorgt ervoor dat zij op de hoogte blijven van de uitvoering van hun beleid en op basis van deze informatie eventueel actie kunnen ondernemen. Casus 4: Gastheren van de Westpoort De Westpoort wordt gebruikt door een verschillende maatschappelijke organisaties en verenigingen. Tot voor kort was op deze locatie geen aanwezigheid van een beheerder. De accommodatie had daarmee geen uitnodigend karakter: bezoekers werden niet geholpen en tussen de gebruikers was onderling weinig contact. Vanuit het gastheer/gastvrouw-project hebben verschillende vrijwilligers (vaak met een afstand tot de arbeidsmarkt) zich aangediend als gastheer. De gastheren ontvangen bezoekers, openen en sluiten het gebouw, maken mensen wegwijs, en kunnen luisteren en doorverwijzen. Ook facilitaire en technische beheertaken worden opgepakt door de gastheren. Deze groep wordt ondersteund en begeleid door een door de gemeente aangestelde kwartiermaker.

De kwartiermaker zorgt daarnaast voor programmering en verbinding tussen de partijen (kruisbestuiving). Met de gastheren en de kwartiermaker is vooruitlopend op het accommodatiebeleid een eerste stap genomen in sociaal beheer.

Accommodatiebeleid

13

6.

Uitvoeringsagenda

Voor implementatie van alle onderdelen van dit accommodatiebeleid moet rekening gehouden worden met een aantal jaren waarin huidige zaken moeten worden losgeweekt, veranderingen worden doorgevoerd en deze veranderingen worden verankerd. Concrete actiepunten die volgen uit dit accommodatiebeleid zijn: ORGANISATORISCH  Uitwerken en implementeren van de functie accommodatiemanagement  Uitwerken en implementeren van de functie sociaal beheer  Aandacht voor teamontwikkeling, vakinhoudelijke kennis, techniek en aansturing in het kader van de uitvoering van dit beleid  Implementeren jaarlijkse monitoring op ‘sterke accommodaties’ (aansluiten bij de periodieke evaluaties van vastgoed; zie vastgoedbeleid)  Beleidsteams beschrijven (indien nog niet gedaan) in hun beleid de functies, activiteiten en concrete huisvestingsvragen  Het beleidsteam waar het initiatief (het meest) ondersteunend aan is, is hierin leidend en draagt de kosten voor huisvesting. Dit vraagt in sommige situaties om aanpassingen in de administratie en facturatie (zie ook vastgoedbeleid)  Aanpassen subsidiebeleid (door scheiding van publiek- en private geldstromen (subsidie en huurinkomsten) gaan beleidsvelden subsidie voor huisvesting verstrekken)  Heroverwegen huisvestingssubsidie voor zittende huurders die niet onder accommodatiebeleid vallen MAATSCHAPPELIJK  Op natuurlijke momenten aanpassingen doorvoeren.

Bijvoorbeeld volgens het nieuwe – voorliggende – beleid besluiten over het (her)huisvesten van initiatieven  Tijdelijke contracten worden herzien op basis van dit accommodatiebeleid  Samen met gebruikers vanuit waarderend vernieuwen het gebruiksbeheer verder uitwerken en implementeren. Direct na vaststelling: MFG’s Westpoort en Bestegoed, Dorpshuis Achterberg en Huis van de Gemeente. Andere accommodaties: op natuurlijke en logische momenten.

Accommodatiebeleid

14

Bijlagen 1. Definities (uit Kadernota) GEMEENTELIJKE BELEIDSVELDEN De gemeentelijke beleidsvelden zijn het onderliggend beleid waaruit de vraag naar het accommoderen van maatschappelijke functies naar voren komt. Bijvoorbeeld onderwijs, welzijn, sport. ACCOMMODATIEVRAAG Een accommodatievraag is de vraag naar een maatschappelijke voorziening voor het huisvesten van een bepaalde activiteit of functie. Een accommodatievraag kan voorkomen uit wettelijke verplichtingen of uit bestuurlijk vastgesteld beleid. ACCOMMODATIEWENS Een accommodatiewens is de wens naar een maatschappelijke voorziening voor het huisvesten van een bepaalde activiteit of functie. Een accommodatiewens is niet wettelijk of bestuurlijk vastgesteld. ACCOMMODATIE Een accommodatie is huisvesting die de gebruiker nodig heeft om zijn functie uit te voeren. We associëren een accommodatie dan ook met mensen in actie, dienstverlening, ontmoeting en verbinding. In gemeentelijke accommodaties wordt maatschappelijk rendement gerealiseerd, ook wel beleidsopbrengst genoemd. ACCOMMODATIEPROGRAMMA Een accommodatieprogramma is een integraal, haalbaar en samenhangend overzicht van alle – bestaande en nieuwe – accommodaties waarmee de gemeente Rhenen haar beleidsdoelen en strategische doelen wil ondersteunen. VASTGOED Vastgoed gaat over stenen, dakpannen en gevels.

Vastgoed op zich is een leeg object op een kavel met een kadastraal nummer, met een marktwaarde, een verzekerde waarde en een financieel rendement. Vastgoed is van iemand die het in stand houdt. Het gebruik van gronden los van opstal valt buiten deze scope. VASTGOEDPORTEFEUILLE Alle vastgoedobjecten in eigendom bij de gemeente Rhenen, ingedeeld naar de diverse beoogde doelstellingen. VASTGOEDMANAGEMENT Vastgoedmanagement gaat over de strategische, tactische en operationele denk- en werkprocessen van de vastgoed-eigenaar, die integraal werkt aan het managen van alle vastgoedobjecten. Hier komen de onderwerpen aan de orde als: exploitatieresultaat, huursom, boekwaarde, meerjaren onderhoud, verkopen/aankopen, e.d. EIGENAARSBEHEER Het eigenaarsbeheer betreft de taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit het in eigendom hebben van het vastgoed: kapitaalslasten (rente en afschrijving) meerjaren groot onderhoud, jaarlijks onderhoud aan gebouw gebonden installaties (bijvoorbeeld de CV), belasting en opstalverzekering, verhuur van het gebouw, en dergelijke. GEBRUIKSBEHEER Het gebruiksbeheer betreft de taken en verantwoordlijkheden die voortvloeien uit het gebruik

Accommodatiebeleid

15

van het gebouw: huurlasten, dagelijks en klein onderhoud (betreft zaken in het gebouw, bijvoorbeeld reparatie knellende deur, binnenschilderwerk en vloerbekleding leggen/vervangen), gebruiksbelastingen en -verzekeringen (bijvoorbeeld inboedel), zaalverhuur, horeca uitbaten en facilitaire zaken (zoals schoonmaak, vuilafvoer, postverwerking, ICT en telefonie), en dergelijke.

Accommodatiebeleid

16

2. Huidige situatie gebruiksbeheer d.d. 1-1-2020 Accommodatie Huis van de Gemeente Brengstation Gemeentewerf Wijkonderkomen Elst Wijkonderkomen Rhenen Brandweerkazerne Elst Brandweerkazerne Rhenen Cultureelcentrum de Westpoort MFG Bestegoed

Gebruiksbeheer Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente, onderdelen uitbesteed Gastheren: technisch beheer, dagelijks facilitair beheer, verhuur MFG Gemeente onderdelen uitbesteed IW4: technisch beheer, dagelijks facilitair beheer, (para)commercieel beheer Sporthal en bibliotheek Gemeente

Dorpshuis Achterberg MFG Lijsterberg Stadsmuseum Rhenen (voormalig Oude raadhuis) Cuneratoren Stadsmuren Rhenen Woonwagencentrum De Springplank Cuneraschool De Bantuin - de Driesprong Ericaschool Eben-Heazerschool WillemTeellicnkschool Pantarijn Rhenen Sportcentrum 't Gastland Begraafplaats Rhenen Begraafplaats Elst Begraafplaats Larikshof Parkeergarage Het Rhenens Hof Toiletgebouw Kwintenlooijen Oude dorpshuis Elst t Rondeel Acaciagebouw Sportpark Achterberg Wijkontmoetingspunt "Rhenen-Hoog" GGD Wijkontmoetingspunt "Straathuisje De Wallers"

Accommodatiebeleid

KDV en scholen Gebruikers St. Vrienden Dorpshuis Achterberg Gemeente, onderdelen uitbesteed IW4: technisch beheer St. het Oude Raadhuis Rhenen n.v.t. n.v.t. Gemeente, uitbesteed aan Nijbod Gebruiker Gebruiker Gebruiker Gebruiker Gebruiker Gebruiker Gebruiker Optisport Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente n.v.t. Gemeente Gebruiker Gebruiker Gebruiker Gebruiker Gebruiker

17