4.4 Exploitatie en verduurzaming openbare verlichting Rhenen 2019

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: 17 april 2019 : Patrick Scheers : 364683 : Peter de Rooij : Gemeenteraad : Niet openbaar : exploitatie en verduurzaming openbare verlichting Rhenen

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. De door het college opgelegde geheimhouding op dit voorstel te bekrachtigen. Geheimhouding eindigt op het moment van opdrachtverlening voor een nieuwe exploitatieovereenkomst voor de openbare verlichting in Rhenen; 2. kennis te nemen van de uitgewerkte opties voor de exploitatie en verduurzaming van de openbare verlichting in Rhenen; 3. om het openbare verlichtingsareaal van CityTec over te nemen; 4. om het beheer, het onderhoud en de vervanging van de openbare verlichting volgens optie 4 aan te besteden; 5. om de verduurzaming van de openbare verlichting volgens vervangingsscenario 3 – Ambitieus - uit te voeren; 6. financiële consequenties te verwerken in de begroting van 2020.

Aanleiding / voorgeschiedenis In 2017 is het beleidsplan openbare verlichting vastgesteld (zie bijlage 1). Hierin is de richting voor de verdere ontwikkeling en verduurzaming van het openbare verlichtingsareaal bepaald. Het beleid kan op meerdere manieren worden uitgevoerd. Voor de besluitvorming over het vastgestelde beleid is tijdens een thema-avond en RTG gesteld dat er meerdere opties voor de exploitatie en verduurzaming van de openbare verlichting inzichtelijk en nader uitgewerkt moeten zijn. Tijdens de commissievergadering van 19 september 2018 zijn vier opties toegelicht. Na onderhandeling met CityTec zijn nu alle opties concreet geworden. De openbare verlichting in de gemeente Rhenen is momenteel in eigendom bij CityTec B.V. De overeenkomst werd tot voor kort jaarlijks telkens stilzwijgend verlengd, hetgeen niet in overeenstemming is met de aanbestedingswet. Eind 2017 heeft de gemeente de huidige overeenkomst met CityTec opgezegd. Hiermee wil zij het eigendom van het openbare verlichtingsareaal verwerven en de weg vrij maken voor het sluiten van een nieuwe, verbeterde overeenkomst. Hoofddoelen daarbij zijn: • voldoen aan het energieakkoord • verbetering van de dienstverlening • kostenbesparing De overeenkomst loopt op 1 januari 2020 af.

De onderhandelingssituatie met CityTec over de hoogte van het afkoopbedrag zijn op dit moment zo dat in combinatie met een verlenging (vijfjarig) van de exploitatieovereenkomst CityTec het areaal beschikbaar voor € 1.175.000 over draagt. Zonder nieuwe overeenkomst is het bedrag op € 1.441.000 bepaald.

In de afgelopen periode zijn de opties voor een nieuwe overeenkomst onderzocht. Hierbij zijn vier opties naar voren gekomen: 1. Continuering samenwerking met CityTec op basis van een nieuwe overeenkomst. 2. Continuering samenwerking met CityTec op basis van twee nieuwe overeenkomsten (één voor het beheer en onderhoud en één voor de vervanging). 3. Nieuwe overeenkomst met CityTec voor beheer en onderhoud + separaat aanbesteding vervanging. 4. Aanbesteding beheer, onderhoud en vervanging. Ondanks de financieel aantrekkelijke aanbieding van CityTec (tot 2035 is het voordeel circa € 375.000, daarna is er geen noemenswaardig verschil), gaat op basis van een integrale afweging de voorkeur uit naar optie 4 – Aanbesteding. Behalve de wijze van exploitatie en de daarmee samenhangende overeenkomst(en) met een externe partij dient ook de wijze waarop de verduurzaming van het areaal cq de vernieuwing van het areaal uitgevoerd gaat worden duidelijk te zijn. Hiervoor zijn drie scenario’s uitgewerkt, te weten: a. Basis b. Voortvarend c. Ambitieus Voor elk scenario zijn de kosten inzichtelijk gemaakt en de voor- en nadelen benoemd. Op grond van een afweging is bepaald naar welk vervangingsscenario de voorkeur uitgaat. Het advies is om te kiezen voor scenario c – Ambitieus.

Voor meer gedetailleerde informatie over de exploitatieopties en de vervangingsscenario’s zie bijlage 3 'Openbare verlichting gemeente Rhenen - Op naar een duurzame, kostenefficiënte en goede verlichting'. Alle in deze bijlage genoemde prijzen/bedragen zijn exclusief BTW en prijspeil 2018. Kaders Uitgangspunt is om de uitgewerkte scenario’s te laten voldoen aan het vastgesteld energieakkoord, het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en het huidige openbare verlichtingsbudget. Beoogd effect Een goed functionerende openbare verlichting zonder veroudering van het areaal. Toewerken naar het Energieakkoord 2030. En een doelmatig en duurzaam beheer van de openbare verlichting. Eenduidig en herkenbare openbare verlichting die voldoet aan het beleidsplan van de gemeente Rhenen. (Hierin staan de landelijk gehanteerde richtlijnen en de uitgangspunten van diverse gemeentelijke beleidsvelden zoals verkeersveiligheid, sociale veiligheid, duurzaamheid, milieu, beheersbaarheid e.d.) Argumenten 1 1.1 Conform artikel 25, lid 3 gemeentewet dient de geheimhouding die door het college is opgelegd, door de raad bekrachtigd te worden Deze geheimhouding is uit commerciële belangen. Indien dit niet wordt bekrachtigd vervalt de opgelegde geheimhouding. Genoemde bedragen kunnen inschrijvers voor de aanbesteding van de nieuwe exploitatie beïnvloeden.

2 2.1 Overname leidt tot lagere exploitatielasten Continuering van de huidige overeenkomst zou, bij de voorziene grootschalige vervanging, tot een aanzienlijke verhoging van de exploitatielasten leiden. Een nieuwe overeenkomst, met het eigendom bij de gemeente, leidt op termijn tot aanzienlijk lagere lasten.

2.2 Overname leidt tot meer financiële flexibiliteit Een nieuwe overeenkomst betekent dat we, onder invloed van bijvoorbeeld vigerend beleid en/of politieke wensen, budgetten gemakkelijker kunnen aanpassen. Er ontstaat dus meer financiële flexibiliteit. 3 3.1 Aanbesteding is wettelijk verplicht en rechtmatig Op grond van de aanbestedingswet mogen wij de overeenkomst met CityTec niet verlengen of aanpassen en zijn wij verplicht het beheer en onderhoud meervoudig- of europees aan te besteden vanwege de hoogte van de te verwachten exploitatiekosten. Er zijn veel gemeenten die zoals gemeente Rhenen de afgelopen jaren nog steeds afwijken van de aanbestedingswet vanwege de hoogte van het overnamebedrag en de specialistische gebiedskennis van CityTec. 3.2 Meer grip op de ontwikkelingen inzake openbare verlichting Een nieuwe overeenkomst bevat voldragen paragrafen over managementinformatie, beoordeling en goedkeuring van producten en communicatie met de gemeente. Daarmee krijgt de gemeente meer grip op de ontwikkelingen rondom de openbare verlichting. 3.3 Een nieuwe overeenkomst biedt mogelijkheden voor samenwerking met (buur)gemeenten Beëindiging van de overeenkomst met CityTec cq een nieuwe overeenkomst opent mogelijkheden voor samenwerking met andere gemeenten. Samenwerking kan alleen al vanuit financieel oogpunt een interessante optie zijn (schaalvergroting).

4 4.1 Het voorgestelde vervangingsscenario leidt tot vernieuwing van het areaal Het voorgestelde scenario 'Ambitieus' resulteert in het vernieuwen/verjongen van het areaal in een periode van vijf jaar. Met de nieuwe led-techniek wordt een inhaalslag gemaakt en verduurzaamd. 4.2 Het voorgestelde scenario leidt tot een duurzamer areaal Het voorgestelde scenario 'Ambitieus' leidt ten opzichte van de situatie in 2013 tot 30% energiereductie in 2020 en tot 55% energiereductie in 2030. Naar de verdere toekomst zijn er binnen dit scenario’s nog steeds mogelijkheden voor verdere energiereducties. Met scenario ‘Ambitieus’ wordt voldaan aan het Energieakkoord. 4.3 Het voorgestelde scenario leidt lagere exploitatielasten Het voorgestelde scenario 'Ambitieus' leidt in 2020 – 2030 weliswaar nog geen besparing op. Maar daarna liggen de exploitatielasten echter structureel op een aanzienlijk lager niveau dan op dit moment. 5 5.1 De geprognotiseerde exploitatiekosten kunnen opgevangen worden binnen de huidige begroting In 2020 liggen de exploitatielasten op een relatief zeer laag niveau omdat de investeringen van 2020 pas gekapitaliseerd worden in 2021. In de jaren daarna is echter sprake van gelijkwaardige lasten ten opzichte van nu. De financiële gevolgen kunnen opgenomen worden in de begroting van 2020.

Risico’s 1.1 Onvoorziene prijsstijgingen De financiële doorrekening van de exploitatieopties en vervangingsscenario’s is gebaseerd op de huidige prijzen en tarieven. Er is geen rekening gehouden met meer dan gemiddelde prijsstijgingen. Financiële gevolgen Een extern bureau heeft de kosten voor ons inzichtelijk gemaakt (zie bijlage) als we kiezen voor aanbesteding van beheer, onderhoud en vervanging (optie 4). Onzeker is de financiële uitkomst van de Europese aanbesteding en zijn de kosten van beheer, waaronder vallen vandalismeschade en het moeten verplaatsen van masten. In de huidige situatie bedragen de lease- en energiekosten jaarlijks ca. € 290.000. Kiezen voor het scenario “ambitieus” leidt op basis van huidige inzichten tot het volgende overzicht:

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Investering overname Investeringen vervanging

1.441.000 222.000

0 222.000

0 222.000

0 222.000

0 222.000

0 98.000

Subtotaal

0 155.000 155.000

153.000 150.000 303.000

164.000 135.000 299.000

149.000 129.000 278.000

159.000 127.000 286.000

170.000 125.000 295.000

Dekking

342.000

342.000

342.000

342.000

342.000

342.000

Saldo (voordeel)

187.000

39.000

43.000

64.000

56.000

47.000

Lasten Investeringslasten Overige exploitatielasten

Het voordelige saldo kan – onder voorbehoud van de onzekere factoren die hierboven zijn benoemd - terug vloeien naar de Algemene Middelen. Voor de volledige financiële advisering zie bijlage 2. Personele gevolgen Begeleiding van het aanbestedingstraject en de begeleiding van de nieuwe contractant voor het beheer en onderhoud zal naar verwachting in de periode maart 2019 tot en met oktober 2019 vanuit de gemeente begeleiding van circa 8 uur extra per week vragen. Dit wordt vanuit de bestaande formatie ingevuld. Dit voorstel heeft structurele personele gevolgen omdat de gemeente niet meer volledig ontzorgd wordt. Coördinatie van meerdere partijen (voor ontwerp, beheer, onderhoud, energie-inkoop, schadeafhandeling en klachtenafhandeling) vragen structureel 8 uur begeleiding per week meer naar totaal 12 uur per week. Duurzaamheid Bij de aanbesteding van het beheer, onderhoud en de vervanging worden de inschrijvers onder andere beoordeeld op duurzaamheid. Daarnaast voldoet het voorgestelde vervangingsscenario aan de doelstellingen van het energieakkoord. De verwachte energiebesparing is in 2020 namelijk 33% (doelstelling energieakkoord: 20%) en in 2030 55% (doelstelling energieakkoord: 50%). In navolging van het energieakkoord volgt binnenkort nog een klimaatakkoord. Met het voorgestelde scenario ‘ambitieus’ wordt vooruitlopend aan het klimaatakkoord het beste voldaan.

Participatie De gemeente heeft bij dit openbare verlichtingstraject een centrale, sturende rol. Bewonersparticipatie zal in het jaar van uitvoering plaatsvinden. Deze participatie heeft met name betrekking op de planning en van uitvoering en eventueel te nemen verkeersmaatregelen. Communicatie Wij informeren de raad zodra de nieuwe meerjarige overeenkomst voor het beheer en onderhoud van de openbare verlichting is afgesloten. Met publicaties en aanpassing op de website wordt aan bewoners nieuwe contactgegevens bekent gemaakt. De nieuwe contactgegevens zijn bedoeld voor meldingen van storingen, aanvragen of klachten over de openbare verlichting in Rhenen. Vervolgprocedure Na instemming van de raad met dit voorstel worden de volgende stappen voorzien: ➢ Afronding onderhandelingen met CityTec maart 2019 ➢ Opstellen uitvraag beheer, onderhoud en vervanging juni 2019 ➢ Europese aanbestedingsprocedure september - nov 2019 ➢ Ondertekening nieuwe overeenkomst december 2019 ➢ Start nieuwe overeenkomst 1 januari 2020 ➢ Uitwerking onderhoudsplan 2020 januari 2020

Bijlagen

1. 2. 3.

Beleidsplan openbare verlichting gemeente Rhenen Financiële gevolgen Openbare verlichting gemeente Rhenen - Op naar een duurzame, kostenefficiënte en goede verlichting