3.a 14-10 Toelichting bij advies A

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën Betreft: https://rhenen.raadsinformatie.nl/document/15930298/2/Bijlage+2+ Projectopdracht+Verbeteren+PCcyclus?connection_type=16&connection_id=1079543

zie ad 5 geen burgerparticipatie: is dat verstandig? Vraag: Behoort burgerij niet te weten hoe de projectleider P&C Gaat verbeteren met alle interne betrokkenen? Of:"Wat wéét deert minder" Of is dit juist een verstandige aanpak: "alles binnen houden". De Gemeenteraad is immers participant namens de burgerij?de burgerij?

Overdenking, vanuit mijn optiek als een lid van de Adviesraad Sociaal Domein: “Dat is een interessante en terechte vraag of het verstandig is om inwoners (burgers) niet direct te betrekken bij dit soort interne verbeterprojecten, of dat juist schade kan opleveren. “ Hieronder geef ik een “sociaal domein” afweging van voor- en nadelen, plus een reflectie op wat “transparantie versus intern” in zo’n context betekent, en wat ik op basis van de projectopdracht zou adviseren.

Wat staat er precies in de opdracht? Even kort samengevat: in de projectopdracht “Verbeteren P&C-cyclus” staat onder “5. Participatie” de zin: “Er is geen sprake van inwonersparticipatie bij deze opdracht. Wel participeren raad, college en ambtelijke organisatie.” ( rhenen.raadsinformatie.nl)

pag. 1 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën Met andere woorden: de inspraak of meningen van gewone bewoners zijn niet opgenomen in de scope van het project — alleen interne en politieke actoren (raad, college, ambtenaren) worden betrokken. De opdrachttekst benadrukt wél dat “breed gedragen” verbeteringen kans van slagen hebben, en dat betrokkenheid van gebruikers (raad, college, organisatie) een uitgangspunt is. (rhenen.raadsinformatie.nl) Dus de vraag: is het verstandig om inwoners buiten beschouwing te laten, of juist niet?

Argumenten vóór het niet betrekken van inwoners Complexiteit en technische aard De P&C-cyclus (Planning & Control) is een vrij technisch, intern sturingsinstrument: het gaat om begrotingen, strategische koppelingen, rapportages, interne procesinrichting. Veel aspecten zijn voor inwoners moeilijk te doorgronden of te beïnvloeden. Het betrekken van inwoners kan dan leiden tot verwachtingen die niet passen bij wat praktisch en bestuurlijk haalbaar is. Beheersbaarheid en focus Als je te veel partijen betrekt, kan het proces traag, diffuus of politiek beladen worden. Door een focus te houden op bestuurlijke en ambtelijke actoren, kun je sneller sturing geven en beslissingen intern doorduwen zonder steeds externe belangen af te wegen. Rolverdeling en prioriteit In de rolverdeling van de democratische rechtsorde is de gemeenteraad (en indirect de inwoners) op een ander niveau dan de uitvoerende ambtelijke processen. De raad is de vertegenwoordiger van de bevolking, en via de raad kun je verantwoording afleggen. De raad wordt geïnformeerd en is betrokken; in die zin wordt “participatie” al ingebouwd via de vertegenwoordigers. Risico op verkeerde verwachtingen pag. 2 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën Als je inwoners betrekt, kun je onbedoeld verwachtingen wekken over inspraak of invloed die niet realistisch zijn. Dat kan leiden tot teleurstelling of wantrouwen later als die verwachtingen niet worden waargemaakt. Efficiëntie / kosten Participatieprocessen kosten tijd, middelen, overlegmomenten. Voor een intern procesverscherping kan het kosten-/batenplaatje van burgerparticipatie negatief uitpakken.

Argumenten tégen het uitsluiten van inwoners Vertrouwen en legitimiteit Transparantie naar inwoners kan het vertrouwen in de overheid vergroten. Als burgers begrijpen dat hun gemeente intern werkt aan verbetering van sturing, kunnen zij het gevoel hebben dat het bestuur “midden in de maatschappij” staat en open is. “Wat wéét deert minder” want als je mensen informeert, voelen ze zich minder buitengesloten of argwanend.

Mijn ongevraagde advies: In de “ambtelijke taal”: RAADSNOTITIE Onderwerp:

Toevoeging burgerparticipatie en communicatiecomponent aan de Projectopdracht Verbeteren P&C-cyclus Van: Lid Adviesraad Sociaal Domein Rhenen tot 2025 en niet ontslagen Aan: Commissie Bestuur en Financiën / Projectleider P&C Datum: 15-10-2025 – de dag van geldigheid Verordening 2025 ASD Participatievoorstel Verbetering P&C-cyclus 1. Aanleiding De gemeentelijke Planning & Control-cyclus (P&C) is een intern i pag. 3 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën Instrument voor sturing, verantwoording en beleidsafstemming tussen raad, college en organisatie. In de huidige Projectopdracht Verbeteren P&C-cyclus (vastgesteld [datum raadsdocument]) is onder paragraaf 5 aangegeven dat geen sprake is van inwonersparticipatie. Ik acht het wenselijk om deze keuze te heroverwegen, gelet op het toenemende belang van transparantie, maatschappelijk vertrouwen en begrijpelijke communicatie richting inwoners.. De toleranties van burgers blijken erg klein te zijn geworden. 2. Doel van dit voorstel Met deze bijdrage wordt voorgesteld om in de P&C-verbeteropdracht een lichte, haalbare vorm van burgerparticipatie en communicatie op te nemen, gericht op: de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van P&C-documenten; de maatschappelijke legitimiteit van de gemeentelijke verantwoording; het zichtbaar maken van bestuurlijke verbeteringen voor inwoners. De voorgestelde participatie verloopt via reeds bestaande overlegstructuren (Adviesraad Sociaal Domein, Dorpsraden, Adviesgroep Duurzaamheid, Cliëntenraad, Klankbordgroep Toeslagenaffaire en Jeugdraad indien actief), zonder extra bestuurlijke lasten. 3. Communicatiecomponent Nieuw in dit voorstel is een structurele koppeling met de gemeentelijke communicatieafdeling.

Per projectfase worden communicatiemomenten voorzien (website, nieuwsbrief, sociale media, dorpsraden), zodat inwoners op hoofdlijnen geïnformeerd blijven over: het doel van de verbeteringen,

pag. 4 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën de voortgang, en de resultaten. Deze publiekscommunicatie is minimaal, maar essentieel om de burger “bij de les te houden” en vertrouwen te versterken. 4. Verzoek aan de commissie Ik verzoek de commissie Ruimte en Economie: `kennis te nemen van Bijlage 3 – Participatievoorstel Verbetering P&C-cyclus; de projectleider P&C te adviseren om de participatie- en communicatiecomponent integraal op te nemen in de uitvoeringsagenda van het verbetertraject; de griffie te verzoeken om in de jaarlijkse P&C-planning ruimte op te nemen voor de publieksgerichte rapportage van deze verbeteringen. 5. Slotopmerkingen Met deze sociaal domein aanvulling wordt invulling gegeven aan de bredere bestuurlijke ambitie om open, lerend en samenwerkend te besturen. Een transparante P&C-cyclus is niet alleen een technisch, maar ook een maatschappelijk signaal van vertrouwen tussen gemeentebestuur en inwoners. Waardevolle inzichten Bewoners kunnen unieke invalshoeken brengen — bijvoorbeeld welke informatie in jaarstukken begrijpelijk is, welke rapportages echt van belang zijn voor inwoners, waar informatievoorziening faalt in toegankelijkheid.

Ook al is het technisch, je kunt gebruikersperspectieven betrekken op het communicatiegedeelte (vorm, leesbaarheid, visualisaties) of wat voor inwoners belangrijk is als “verantwoording”. Verzachting van weerstand pag. 5 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën Veranderingen in bestuurlijke processen kunnen intern op weerstand stuiten. Als inwoners betrokken zijn, kun je draagvlak creëren (al is het indirect). Zelfs als de technische keuzes intern gemaakt worden, kan de uitleg richting burger beter verlopen als je al input hebt gehad. Rechtsstatelijk principe van openbaarheid In een democratische context is het vaak wenselijk dat overheidsprocessen zoveel mogelijk open zijn, tenzij zwaarwegende redenen zijn om zaken intern te houden (privacy, veiligheid, interne deliberaties). Je moet een goede motivering hebben om inwoners volledig buiten te sluiten. Verbinding tussen beleid en burger Als inwoners weten dat het bestuur werkt aan betere sturingsinstrumenten, zien ze dat beleid niet alleen “boven hun hoofd” gebeurt, maar dat er een poging is tot interne verbetering. Dat kan de verbondenheid versterken. Waar ligt een verstandige middenweg? Het is niet per se “alles binnen houden” of “alles open gooien” — vaak is een gefaseerde, gericht en begrensde participatie een goede aanpak. En dat is wat ik adviserer voor dit specifieke project: Gerichte inspraak op onderdelen Inwoners hoeven niet over elk technisch detail mee te praten, maar wel over de “bruikbaarheid” van rapportages, communicatiestrategie, welke soorten informatie voor hen relevant zijn.

Bijvoorbeeld een klankbordgroep gemeentebelangstellenden voor de leesbaarheid van jaarstukken, visualisaties etc. Transparantie bij mijlpalen Publiceer regelmatig kernupdates over de voortgang, de keuzes die gemaakt worden, de argumenten, de alternatieven. Dat hoeft geen uitgebreide participatie te zijn, maar wel openbaarheid van proces (verslagen, overwegingen). Feedbackrondes pag. 6 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen

Toelichting bij advies A. Suijt aan Commissie Vergadering Commissie Bestuur en Financiën Bij het ontwerp van nieuwe rapportages zou je een korte retourvraag kunnen doen: “Hier is een conceptjaarrekening, welke onderdelen begrijp je niet? Welke grafieken mis je?” – dus een beperkte “gebruikersfeedback” vanuit inwoners. Heldere rolverdeling en verwachtingen Van tevoren aangeven wat inwoners wel en niet kunnen beïnvloeden, zodat er geen verkeerde verwachtingen ontstaan. Via de Gemeenteraad en / of samen met de ASD De raden kun,nen in hun vertegenwoordigersrol, inspanningen doen om input van inwoners te verzamelen (bijv. via raadslidcontacten, wijkbijeenkomsten) en die input kan terug het verbetertraject in. Zo wordt de schakel gelegd tussen burger en intern proces. Mijn oordeel in deze casus In de gegeven projectopdracht zou ik zeggen: dat het besluit om inwoners niet direct te betrekken mogelijk begrijpelijk is gezien de technische aard van de opdracht, maar ik vind dat het een gemiste kans is tenzij er zeer goede motieven en waarborgen zijn om dát te doen. De opdrachttekst zelf erkent dat “breed gedragen” verbeteringen de grootste kans van slagen hebben. (rhenen.raadsinformatie.nl) Maar het feit dat inwoners expliciet worden uitgesloten, contrasteert daarmee. Dat lijkt me inconsistent want als draagvlak belangrijk is, dan is een zekere mate van externe betrokkenheid wenselijk.

Als ik uw ASD adviseur was, zou ik pleiten om dat onderdeel “geen inwonersparticipatie” te heroverwegen en in ieder geval kleine vormen van externe feedback toe te laten — met duidelijke kaders wat kan en wat niet kan. Drs. A. Stuijt BA Elst

pag. 7 van 7 Inspreker: Drs A. Stuijt BA, Elst - betreft projectopdracht verbeteren P & C interne organisatie Rhenen