22382 Collegevoorstel Consultatie Projectopdracht 'Verbeteren instrumentarium planning en control'

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

10 november 2025 Dick Roodbeen 22382 Bert Fintelman College van burgemeester en wethouders Openbaar Consultatie Projectopdracht 'Verbeteren instrumentarium planning en control'

Voorstel Het college besluit: 1. kennis te nemen van de de projectopdracht ‘Verbeteren instrumentarium planning en control’. Met als doel: de kwaliteit van de stuurinformatie in de planning- en controlrapportages te verbeteren, zodat de raad beter in staat is haar kaderstellende, controlerende en beleidsmatige rol effectief te vervullen. Dit willen we behalen door:  het formuleren van concrete en meetbare doelen, resultaten en het bijbehorende budget;  het tussentijds meten van de voortgang op inhoud en financiën, waarbij de analyse en actualiteit van de informatievoorziening belangrijke onderdelen zijn;  het voorleggen van mogelijkheden als bijsturing nodig is om de doelen te behalen;  het bieden van inzicht in maatschappelijke en financiële trends en ontwikkelingen; 2. deze projectopdracht, met het agendaverzoek (bijlage 2 , ter consultatie voor te leggen aan de commissie Bestuur en Financiën op 8 december 2025. Inleiding We werken aan het verbeteren van onze planning en control-cyclus. Uit verschillende kanten, zoals de brieven van de Rekenkamer, de QuickScan van maart 2025 en opmerkingen/wensen die door de raad zijn gemaakt, blijkt dat de P&C-cyclus vraagt om een aantal verbeteringen. Namelijk: een verbeterd P&C-instrumentarium, een organisatie die in control is en een scherpe focus met duidelijke rolafbakening tussen raad, college en organisatie.

Deze opdracht gaat over het instrumentarium De informatie in de rapportages mist soms de koppeling met ons beleid en is te gedetailleerd. Zowel het college als de raad ervaren dat er meer samenhang en duidelijkheid nodig is.

1

We betrekken raad en organisatie bij de verbetering We gaan samen met de organisatie en in afstemming met de raad aan de slag met o.a.:  bepalen van de informatiebehoefte,  de structuur van de rapportages,  de bruikbaarheid van de informatie,  de mate van detail. De QuickScan was een eerste verkenning Nu volgt een verdiepende fase waarin we wensen ophalen, voorbeelden bespreken en scenario’s uitwerken. Zo zorgen we voor breed gedragen verbeteringen die bijdragen aan betere sturing en besluitvorming. De projectopdracht beschrijft het proces In de bijlage staat hoe we het proces zorgvuldig willen organiseren. We bepalen wie we betrekken, welke informatie nodig is en hoe we toewerken naar een gedeeld beeld en naar een gericht resultaat. Het college, de raad en de organisatie trekken hierin samen op. We toetsen de aanpak bij de raad Met de projectopdracht en de consulterende vragen toetsen we de aanpak bij de raad. In de brede stuurgroep en in de werkbijeenkomst van 1 oktober is de aanpak besproken en toegelicht. Samenhang met verbetering van Planning & Control Parallel aan dit traject loopt de voorbereiding van de Kerntakendiscussie. Beide trajecten hebben een eigen inhoud en aanpak, maar raken elkaar op gebied van inzicht en de samenhang met planning en control. Dit kwam ook naar voren in de QuickScan Verbetering P&C.

Daarom kiezen we ervoor om beide trajecten integraal te begeleiden met één externe projectleider. Vooruitlopend op deze opdracht, neemt de gemeenteraad op 11 november een besluit over de benodigde capaciteit. N.B.: De projectopdracht wordt aangeboden voor de commissie van 8 december besproken. De geplande werkbijeenkomst over het ‘Verbeteren instrumentarium planning en control’ van 18 november is dan al geweest. Tijdens de werkbijeenkomst van 1 oktober over de kerntakendiscussie en de financiële verordening heeft de portefeuillehouder financiën dit aangekondigd. Als de commissie op 8 december aanpassingen voorstelt die invloed hebben op de projectopdracht of de uitwerking, bespreken we die in de eerstvolgende werkbijeenkomst. Kaders - QuickScan (maart 2025) ‘Planning en Control cyclus en instrumenten gemeente Rhenen’ - Brieven rekenkamer bij de begrotingen en de jaarstukken. - Onderzoek rekenkamer uit 2019. - Wensen die de raad afgelopen jaren heeft meegegeven. Beoogd doel Een eigentijds planning en control instrumentarium waarmee de raad een kwalitatief sturingsinstrument in handen heeft om hun controlerende, kader stellende en beleidsmatige rol zo optimaal mogelijk te invullen.

Argumenten 1.1 De verwachting is dat de raad haar controlerende en kader stellende rol optimaler kan uitvoeren Het nieuwe instrumentarium moet leiden tot betere stuurinformatie voor de raad omdat onder andere de kwaliteit en actualiteit van de informatievoorziening verbetert. 1.2 Een projectopdracht zorgt voor een gestructureerd en zorgvuldig ingericht proces Het doel van de projectopdracht is om vooraf duidelijkheid te geven over wat we willen bereiken, hoe we dat aanpakken en wat we daarvoor nodig hebben. Dit helpt om de juiste stappen te zetten, verwachtingen goed af te stemmen en het proces overzichtelijk te houden. Zo werken we samen

2

gericht toe naar een resultaat dat past bij de opdracht. 1.3 De rollen van raad en college komen beter tot hun recht Het nieuwe instrumentarium is meer gericht op het bepalen, monitoren en verantwoorden van (meetbare) bestuurlijke doelen en maatschappelijke en financiële trends. Hierdoor kan de raad zich meer richten op het ‘wat’ en het ‘college’ meer op de hoe. Naast het versterken van ieders rol kan het ook bijdragen aan een verbetering van het beleid wat ten goede komt aan onze inwoners en ondernemers. 1.4 De informatie in de P&C-rapportages sluiten aan bij de wensen van de raad. Daardoor is de rapportage beter te gebruiken als sturingsdocument Dit project wordt, mede op verzoek van de raad, samen opgepakt. Daarmee sluit het ook aan bij de nadrukkelijke wens van het college. Samen optrekken draagt bij aan een breed draagvlak onder het toekomstig planning en control instrumentarium en de bruikbaarheid als sturingsinstrument voor de raad. 2.1 Zo zorgen we voor een breed gedragen opdracht Omdat de raad in de consulterende commissie van 8 december nog punten kan meegeven, zorgen we voor een gemeenschappelijke basis onder de projectopdracht. Daarna stellen we de opdracht formeel vast in het college. Ondertussen gaan we wel alvast aan de slag. Om de resultaten te laten landen in de begroting 2027.

2.2 Om uitvoering te geven aan deze opdracht hebben we haalbare kaders en uitgangspunten nodig Voor de uitvoering van dit project leggen we twee vragen voor aan Commissie Bestuur en Financiën: 1. Is de concept-projectopdracht een juiste weergave van de bespreking in de commissie Bestuur en Financiën en in de werkbijeenkomst met de raad? 2. Zijn er onderdelen die u wilt aanpassen, aanvullen of wijzigen? Zo ja, welke? Kanttekeningen (risico's en nadelen) 2.1 De uitvoering van dit projectplan vraagt de nodige ambtelijke inzet en vormt in combinatie met andere projecten een risico voor de beschikbare capaciteit De belasting op de organisatie voor deze projectopdracht lijkt op voorhand te overzien. In combinatie met de reguliere werkzaamheden* en andere projecten zoals de invulling van de kerntakendiscussie, verbetering control organisatie, vervanging financieel systeem en de extra inzet door de verkiezingen komt de beschikbare capaciteit onder druk te staan. Bij het opstellen van dit voorstel is het raadsbesluit over extra middelen voor een hybride projectleider Kerntakendiscussie en verbetering instrumentarium P&C (raadsvergadering november) nog niet bekend. Ook bij een positief besluit van uw raad over deze voorstellen is extra capaciteit niet uitgesloten om de projecten binnen het tijdspad te realiseren.

*Voorbeelden hiervan zijn: opstellen jaarstukken 2025, voorjaarsrapportage 2026 en de perspectiefnota 2027. Aanvullende financiële notities In de raad van 11 november liggen twee voorstellen over het beschikbaar stellen van middelen voor een hybride projectleider t.w.: 1. Projectleider ‘Verbetering planning en control’ : € 80.496 2. Projectleider ‘Voorbereiding kerntakendiscussie’ incl. werkbudget' : € 83.664 Vervolg Na de consultatie op 8 december stelt het college de projectopdracht (gewijzigd) vast. Zie onderdeel 4. van de projectopdracht ‘Tijd: planning en go / no-go momenten’. Bijlagen Bijlage 1: Projectopdracht ‘Verbeteren instrumentarium planning en control’. Bijlage 2: Agendaverzoek projectopdracht Instrumentarium Verbetering Planning en Control

3

4