20250403 4 2 Ontwerp-Jaarrekening-2024 RAZU met controleverklaring (toegevoegd op 20 mei)

28

beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het bestuur vanuit de betrokken colleges is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze

verantwoordelijkheid

is het zodanig

plannen

en uitvoeren

van

een

controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse

controlestandaarden

en

ethische

voorschriften,

de

onafhankelijkheidseisen en het Controleprotocol WNT. Onze controle bestond onder andere uit: -

het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk

28

verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; -

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;

-

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

-

het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de rechtspersoon haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een rechtspersoon haar continuïteit niet langer kan handhaven;

-

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen;

-

het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met de directie en het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Leersum, 16 april 2025 Van Ree Accountants

{{stempel;cvanegdom@vanreeacc.nl}}

J.K.J. van Egdom MSc Registeraccountant

28

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen De twee grondslagen (inwoneraantal en hoeveelheid archief) voor de verdeling van de kosten over de zes deelnemers worden steeds voor een periode van vijf jaar vastgesteld. Het jaar 2024 is de vierde van de vijfjarige periode 2021-2025.

Verdeelsleutel 2021 - 2025 * op basis van begroting 2021 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal

Berekening %-component C component A component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

component B meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147 100,00%

component C aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

Component A = Personeel en materiaal c.a. Component B = Nieuwbouw archiefplaats Component C = Overhead en kantoorruimten 19

29

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Rekening 2023 €

Begro�ng 2024 €

Begro�ngs wijziging 2024 €

Rekening 2024 €

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

63.477 10.314 10.297 1.682 85.769

82.296 11.590 11.568 2.109 107.562

82.695 11.480 11.668 2.117 107.960

72.584 11.480 11.668 1.915 97.647

Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

208.545 17.075 30.800 5.128 261.548

270.371 19.188 34.601 6.483 330.643

271.680 19.007 34.902 6.512 332.101

238.464 19.007 34.902 5.847 298.220

Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

83.583 12.044 13.282 2.178 111.087

108.363 13.535 14.921 2.736 139.554

108.888 13.407 15.050 2.747 140.092

95.575 13.407 15.050 2.481 126.513

Bijdrage per gemeente

20

30

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Rekening 2023 €

Begro�ng 2024 €

Begro�ngs wijziging 2024 €

Rekening 2024 €

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

206.890 24.016 31.831 5.255 267.991

268.226 26.987 35.759 6.619 337.591

269.525 26.732 36.070 6.647 338.973

236.572 26.732 36.070 5.987 305.362

Gemeente Vij�eerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

232.783 26.113 35.651 5.891 300.438

301.795 29.344 40.050 7.424 378.613

303.257 29.067 40.399 7.454 380.177

266.180 29.067 40.399 6.713 342.359

Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

99.285 13.448 15.622 2.567 130.923

128.720 15.112 17.550 3.228 164.610

129.344 14.969 17.703 3.240 165.256

113.530 14.969 17.703 2.924 149.126

Totaal gemeentelijke bijdragen

1.157.757

1.458.574

1.464.559

1.319.227

Bijdrage per gemeente, vervolg

21

31

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten Rekening 2023 €

Begroting 2024 €

Begrotings wijziging 2024 €

Rekening 2024 €

760.220 18.194 10.522 788.936

1.016.975 0 30.509 1.047.484

1.022.429 79.000 30.673 1.132.102

916.512 20.631 29.830 966.973

8.953 6.601 39.363 32.289 87.206

11.085 7.760 44.341 50.000 113.186

11.085 7.760 44.341 50.000 113.186

11.092 3.474 42.380 12.133 69.079

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

-18.194 -1.080 -19.274

0 -900 -900

-79.000 -900 -79.900

-20.631 -1.080 -21.711

TOTAAL COMPONENT A

856.868

1.159.770

1.165.388

1.014.341

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 15.030 13.323 22.751 102.322

51.218 15.747 24.953 23.838 115.756

51.218 15.480 24.530 23.434 114.662

51.218 15.480 22.107 23.434 112.239

TOTAAL COMPONENT B

102.322

115.756

114.662

112.239

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisa�ekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot Totaal materiaalkosten c.a.

Kosten archie�ewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploita�ekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

22

32

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Rekening 2023 €

Begroting 2024 €

Begrotings wijziging 2024 €

Rekening 2024 €

44.144 86.769 4.022 1.374 136.309

54.526 95.920 4.002 6.000 160.448

55.870 95.920 4.002 6.000 161.792

55.871 85.365 4.092 6.816 152.144

-1.374

-6.000

-6.000

-6.816

134.935

154.448

155.792

145.328

1.114.773

1.436.874

1.521.742

1.300.435

15.707 21.975 0 8.267 37.013 5.000 0 0 87.962

0 0 0 0 53.200 5.000 5.000 0 63.200

39.300 10.000 40.000 11.000 53.200 5.000 5.000 0 163.500

35.876 0 29.921 1.420 0 0 0 19.920 87.137

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

1.202.735

1.500.074

1.685.242

1.387.572

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

22.701 1.225.436

28.599 1.528.674

28.717 1.713.959

25.867 1.413.439

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste ac�va Totaal kosten overhead en oudbouw Bestemmingsreserve Financiering ac�va TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrich�ng Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restaura�ekosten) Project 'Pilot Amerongen'

Totale kosten incl. winstopslag

23

33

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Rekening 2023 €

Begroting 2024 €

Begrotings wijziging 2024 €

Rekening 2024 €

63.477 208.545 83.583 206.890 232.783 99.285 894.564

82.296 270.371 108.363 268.226 301.795 128.720 1.159.770

82.695 271.680 108.888 269.525 303.257 129.344 1.165.388

72.584 238.464 95.575 236.572 266.180 113.530 1.022.906

10.314 17.075 12.044 24.016 26.113 13.448 103.010

11.590 19.188 13.535 26.987 29.344 15.112 115.756

11.480 19.007 13.407 26.732 29.067 14.969 114.662

11.480 19.007 13.407 26.732 29.067 14.969 114.662

10.297 30.800 13.282 31.831 35.651 15.622 137.482

11.568 34.601 14.921 35.759 40.050 17.550 154.448

11.668 34.902 15.050 36.070 40.399 17.703 155.792

11.668 34.902 15.050 36.070 40.399 17.703 155.792

84.088 256.420 108.909 262.736 294.547 128.356 1.135.056

105.453 324.160 136.818 330.972 371.190 161.382 1.429.974

105.843 325.589 137.345 332.327 372.723 162.016 1.435.842

95.733 292.373 124.032 299.374 335.646 146.202 1.293.360

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen

24

34

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Rekening 2023 €

Begroting 2024 €

Begrotings wijziging 2024 €

Rekening 2024 €

1.682 5.128 2.178 5.255 5.891 2.567 22.701

2.109 6.483 2.736 6.619 7.424 3.228 28.599

2.117 6.512 2.747 6.647 7.454 3.240 28.717

1.915 5.847 2.481 5.987 6.713 2.924 25.867

5.464 0 0 42.013 1.080 22.777 71.334

0 0 0 63.200 900 0 64.100

0 0 0 63.200 900 0 64.100

3.936 11.055 15.000 0 1.080 28.928 59.999

1.229.091

1.522.674

1.528.659

1.379.226

Totaal muta�es reserves

15.707 0 15.000 8.267 18.194 1.374 58.542

0 0 0 0 0 6.000 6.000

39.300 40.000 10.000 11.000 79.000 6.000 185.300

35.876 34.841 0 1.420 20.631 6.816 99.584

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

-26.356 -35.841

-22.599 22.599

156.583 -156.583

8.346 -73.717

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.264.932

1.500.074

1.685.242

1.452.943

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag Overige inkomsten Overige inkomsten (incidenteel: Diversen) Overige inkomsten (incidenteel: Vriendens�ch�ng) Overige inkomsten (incidenteel: Project 'Pilot Amerongen') Overige inkomsten (presta�eovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Rente Totaal overige inkomsten Totaal baten exclusief mutaties reserves Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restaura�e Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering ac�va

25

35

te Wijk bij Duurstede

Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld

Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld A. Lasten (excl. muta�es reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Project 'Pilot Amerongen' Totaal lasten (excl. muta�es reserves)

€ 966.973 69.079 112.239 152.144 35.876 29.921 1.420 19.920 1.387.572

Verdeling over taakvelden B&B T&A D&C € € € 425.631 267.675 273.667 42.616 2.082 24.381 112.239 0 0 32.091 32.091 87.962 0 0 35.876 0 29.921 0 710 0 710 9.960 9.960 0

B. Baten (excl. muta�es reserves)

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

€ 59.999 1.293.360 25.867

Verdeling over taakvelden B&B T&A D&C € € € 36.428 8.580 14.991 594.428 301.816 397.116 11.888 6.036 7.942

623.247

Totaal baten (excl. muta�es reserves)

1.379.226

642.744

316.432

420.049

341.729

422.596

C. Lasten (muta�es reserves)

Saldo exploita�e

-8.346 'verlies'

D. Baten (muta�es reserves)

Stor�ng algemene reserve (2% winstopslag)

25.867

0

0

25.867

On�rekking algemene reserve On�rekking bestemmingsreserve E-depot On�rekking bestemmingsreserve digitalisering On�rekking bestemmingsreserve personeel On�rekking bestemmingsreserve financiering ac�va

35.876 34.841 1.420 20.631 6.816

0 0 710 7.565 2.272

0 34.841 0 3.439 2.272

35.876 0 710 9.628 2.272

Totaal lasten reservemutaties

25.867

0

0

25.867

Totaal baten reservemutaties

99.584

10.547

40.552

48.486

Saldo reservemutaties

73.717 'winst'

1.413.439

623.247

341.729

448.463

Totaal baten (B+D)

1.478.810

653.291

356.984

468.535

Totaal saldo

65.371 'winst'

Totaal lasten (A+C)

26

36

Colofon (Ontwerp-)Jaarrekening 2024 3 april 2025 A�eelding voorzijde: Foto van H. (Mien) Smitsvan Wijngaarden met een meisje in een laan bomen waarschijnlijk te Rhenen, circa 1915. Toegang 157 Topografisch Historische Atlas Rhenen, inventarisnummer 48. Tekst: W.A. Bakker Directeur-archivaris Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede h�ps://www.razu.nl