10-11 toegevoegd - Memo nadere toelichting inhuur en formatieplafond

Memo Aan

:

Van

Gemeenteraad College van burgemeester en wethouders

Datum

:

7 november 2025

Onderwerp

:

Nadere toelichting inhuur en formatieplafond

In de commissievergadering van 27 oktober heeft de commissie verschillende aandachtspunten meegegeven over de bestemmingsreserve inhuur, het inhuurbudget en het formatieplafond. Het college heeft deze punten besproken. Dit memo is een aanvulling op het voorstel Bestemmingsreserve Inhuur en de begroting. De commissie vroeg met name om duidelijkheid over het formatieplafond, de ingangsdatum van de bestemmingsreserve, het onderscheid tussen wettelijke en niet-wettelijke taken, de volgorde van de kaders en een heldere definitie. Bestemmingsreserve gaat in per 1 januari 2026 In de commissie is gevraagd om te voorkomen dat de reserve al in 2025 een egaliserend effect heeft. Dat was al de bedoeling van het college. De bestemmingsreserve inhuur gaat formeel in per 1 januari 2026. We melden afwijkingen vooraf en rapporteren in P&C-rapportages We stellen voor om eventuele afwijkingen vooraf te melden en daarover te rapporteren in de reguliere P&C rapportages. Daarnaast ontvangt u op twee extra momenten in het jaar een overzicht van de uitnutting van het inhuurbudget en de bestemmingsreserve inhuur. We rapporteren in 2026 dus vier keer aan u over de inhuur. Binnen en buiten formatief is werkbaar onderscheid, wettelijk en niet-wettelijk niet In de commissie is gevraagd of het onderscheid tussen wettelijke en niet-wettelijke taken niet een beter uitgangspunt zou zijn.

In het formatieplafond en het inhuurbudget (en ook in de bestemmingsreserve inhuur) maken we onderscheid tussen binnen formatief en buiten formatief. ▪ Binnen formatief: inhuur om tijdelijke vervanging te regelen bij vacatures, ziekte of begeleiding van nieuwe medewerkers, binnen de grens van 184,2 fte. ▪ Buiten formatief: wanneer er formatie-uitbreiding of extra tijdelijke formatie of inhuur nodig is, buiten het formatieplafond, wordt dit altijd vooraf aan u voorgelegd. Het college heeft juist gekozen voor het onderscheid binnen/buiten formatief, omdat dit aansluit bij de afspraken met u: het afgesproken werk in de begroting wordt uitgevoerd binnen de vastgestelde formatie van 184,2 fte. Een indeling naar wettelijk/niet-wettelijk is in de uitvoering niet werkbaar Bij uitval van medewerkers op niet-wettelijke taken zou dan vooraf instemming van de raad nodig zijn voordat tijdelijke vervanging kan plaatsvinden. Dit kan de continuïteit van de dienstverlening aan inwoners onder druk zetten. Om inwoners goed en tijdig van dienst te blijven, zoals bij het KCC, en het primaire proces goed te blijven faciliteren, bijvoorbeeld door de inzet van bodes. De afweging welke niet-wettelijke taken de gemeente wel of niet uitvoert, hoort naar ons idee niet plaats te vinden bij individuele personele wijzigingen.

Maar op andere momenten, zoals de kerntakendiscussie, de perspectiefnota of de begroting.

Afwegingskader en volgorde kaders In de commissievergadering is gevraagd hoe de verschillende kaders zich tot elkaar verhouden, met name bij situaties waarin deze elkaar raken of tijdelijk lijken te botsen (formatie van 184,2 fte, inhuurplafond van 18,8% en wettelijke taken). Het college hanteert een afwegingskader. Daarin zijn twee normen gelijkwaardig. Beide normen zijn taakstellend en nodig om alle werkzaamheden uit de begroting uit te voeren. Het gaat om deze twee normen: De formatie van 184,2 fte is taakstellend De afgesproken werkzaamheden worden binnen de vastgestelde formatie uitgevoerd. Als uitbreiding noodzakelijk blijkt vanwege nieuwe wetgeving of extra taken die vanuit het Rijk worden neergelegd bij gemeenten, wordt eerst bekeken hoe we dit binnen de bestaande formatie kunnen opvangen en prioriteren. Als dat niet meer mogelijk is, komt het college met een inhoudelijk voorstel. Tijdelijke inzet en inhuur (maximaal 18,8%) De inhuurkosten mogen niet hoger zijn dan het laatst bekende percentage uit de Personeelsmonitor van het A&O Fonds, voor gemeenten met 20.000 tot 50.000 inwoners (18,8%). Ook deze norm is taakstellend. Extra formatie in begroting 2026 Het formatieplafond van 184,2 fte is taakstellend. Toch is uitbreiding met 1,6 fte noodzakelijk om het afgesproken werk in de begroting met de huidige kwaliteit uit te kunnen voeren.

Als u hiermee instemt, betekent dit een verhoging van het formatieplafond. Zoals we met u hebben afgesproken, kan dat alleen met een goede onderbouwing. Deze hebben we u gegeven in het aanvullende memo 'onderbouwing voor aanvraag fte's'. Het betreft deels wettelijke taken die structureel uitgevoerd moeten worden. Door deze functies in vaste formatie op te nemen, beperken we externe inhuur, verlagen we de kosten en behouden we kennis en stabiliteit in onze organisatie. In de kerntakendiscussie bespreken we wat we wel en niet meer doen. Dat is het moment om te kijken naar het eventueel schrappen of herverdelen van taken. Als voorbereiding op deze discussie doen we een benchmark op formatie en financiën. Zo krijgt u inzicht in hoe onze kosten en formatie per taak zich verhouden tot andere, vergelijkbare gemeenten. Eenduidige definitie van inhuur In de commissie is gevraagd om duidelijkheid over wat precies onder ‘inhuur’ valt en hoe de A&Onorm (in 2026 is deze 18,8%) wordt toegepast. Het college hanteert de definitie van het A&O fonds. U vindt dit terug in paragraaf 2.10, onder externe inhuur. We hebben toegevoegd dat dit niet geldt voor inhuur die volledig wordt betaald uit uitvoeringsmiddelen of subsidies van de provincie of het Rijk, volgens de motie ‘Grip op onze inhuur in 2025’ van juli 2025.

De overeenkomst van opdracht voor de inzet van BOA’s is op dit punt niet helemaal duidelijk. Omdat u aangaf dit wel onder externe inhuur te willen rekenen, nemen wij dat over. Door de BOA's hierin mee te nemen, zijn alle posten die mogelijk voor verschillende interpretatie vatbaar zijn, nu gerekend als inhuur. Inhuur is en blijft het laatste middel De commissie wil voorkomen dat de reserve onbedoeld aanzet tot extra inhuur. We kijken eerst of werk anders, later of intern kan worden opgepakt. Pas als dat echt niet lukt, huren we in. En dan alleen voor wat nodig is, niet automatisch voor een hele plek. Kortom: we blijven binnen de formatie van 184,2 fte. En binnen de norm van 18,8% inhuur.