Vragen rekenkamer inzake quick scan grote projecten

INPUT VOOR GESPREK MET DE FINANCIËLE COMMISSIE QUICK SCAN GROTE PROJECTEN VAN DE REKENKAMER Inleiding De rekenkamer heeft, aanvullend op de startnotitie, inmiddels de keuze gemaakt de volgende drie projecten te onderzoeken; verschillend van type en actuele status: 1. Het gemeentehuis 2. IJssel district 3. Integrale wijkaanpak Stenfert Vragen aan de leden van de Financiële commissie 1

Welke rol heeft de gemeenteraad vervuld ten aanzien van de sturing op de volgende projecten? a het Gemeentehuis b Het IJssel district c

Integrale wijkaanpak Stenfert

2

Welke informatie is volgens u cruciaal om goed te kunnen sturen?

3

Hoe wordt de verkregen informatie door de gemeenteraad gebruikt?

4

Welke rol vervult de Financiële commissie ten aanzien van grote projecten?

5

In welke mate zou volgens u het hanteren van een checklist zoals in de bijlage opgenomen de gemeenteraad kunnen ondersteunen bij de besluitvorming over grote projecten?

Bijlage. Checklist grote projecten 1 Kaderstelling

• • • • • •

Reikwijdte/scope

Sturing

• • • • • • •

Planning

• •

Financiën

• • • • •

Risico’s

Projectorganisatie en uitvoering

Controle

• • • • • • • • • • • •

Probleemanalyse, is duidelijk welk probleem met project wordt aangepakt en waarom het zou werken? Zijn er alternatieve oplossingen en bestaat er een voorkeur? Outcome doelstellingen (beoogde maatschappelijke effecten), toetsbaar? Output doelstellingen (beoogde prestaties/resultaten), toetsbaar? Belangen en wensen beoogde doelgroep in beeld? Belangen en wensen derden (marktpartijen, belangenorganisaties, in/samenspraak)? Projectdefinitie (is helder wat wel en wat niet onder project valt?) Ruimte voor scopewijzigingen? Zo ja, wie besluit wanneer? Flexibiliteit ten aanzien van kosten, opbrengsten en kwaliteit? Op welke grootheden wordt het project gestuurd? Is duidelijk, over de hele looptijd van het project, wat de besluitvormingsmomenten zijn en wat de betrokkenheid van de raad daarbij is? PPS: is de verantwoordelijkheid- en bevoegdheidsverdeling tussen gemeente en marktpartijen beschreven? Is vastgelegd dat bij wijzigingen in scope, financiën, risico’s en tijd/planning de raad kan bijsturen? Is er een tijdschema waarin de verschillende projectfasen aan concrete data worden gekoppeld? Is aangegeven wat de minimum en de maximum tijdsduur is tot de start van het project (bandbreedte)? Is rekening gehouden met de benodigde tijd voor in/samenspraak? Raming van kosten en opbrengsten (is ook aangegeven hoe de raming tot stand is gekomen? Is de raming getoetst, intern/extern) Wijze

van financiering (inclusief inpassing in de gemeentebegroting) Afspraken/voorstellen over compensatie eventuele overschrijdingen? PPS: is de keuze voor PPS onderbouwd (variantenanalyse) en is de gekozen vorm (partnerkeuze, belangenanalyse) nader ingevuld? Risico-inventarisatie PPS: in risico-inventarisatie aandacht voor afwentelingsmechanismen en stelposten Zijn de genoemde risico’s daadwerkelijk risico’s (of bijvoorbeeld scopewijzigingen) Classificeren van risico’s (bv financieel, juridisch, technisch, bestuurlijk) Kans van optreden per risico Beheersmaatregelen (met bijbehorende kosten en dekking) per risico Kwantificering totaal bruto risico, inclusief bandbreedte Is projectorganisatie, zowel intern binnen de gemeente als bij een eventuele externe uitvoeringsorganisatie helder omschreven? Is de administratieve organisatie en interne controle duidelijk, inclusief de daarin geregelde toetsingsmechanismen en functiescheiding (toezicht/uitvoering) Zijn er audits gepland? PPS: hoe wordt de toezichthoudende rol van de gemeente ingevuld? Wordt de raad in tussen- en eindrapportages ingelicht over de realisatie, de verschillen met het oorspronkelijke besluit en de verklaring hiervan?

1 Bron: Rapporten: Quick scan grote projecten en Grip op grote projecten. Onderzoek naar sturing en controle

van grote projecten. Rekenkamer Den Haag https://www.rekenkamerdenhaag.nl/onderzoeken/grip-opgrote-projecten/ en https://www.rekenkamerdenhaag.nl/onderzoeken/quick-scan-grote-projecten/