Verslag vergadering audit comité 27 september 2023

Verslag vergadering audit comité 27 september 2023

Verslag vergadering audit comité 27 september 2023 Deelnemers: Theo Kooijmans (voorzitter), Dorus Klomberg (wethouder financiën),Nanette Koning (directeur bedrijfsvoering), Roel Kuipers (concerncontroller), Marc Bekker (accountant), William van Deursen (voorzitter rekenkamercommissie), Sjir Hanssen (lid financiële commissie) en Sjaak Leenders (secretaris) 1. Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld. Er is een afmelding van Martin Rommers, waarnemend gemeentesecretaris. 2. Kennismaking Marc Bekker stelt zich voor als de nieuwe accountant. 3. Verslag vergadering 17 oktober 2022 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Evaluatie controleproces 2022 Ten aanzien van dit agendapunt wordt het volgende opgemerkt: - Sjaak verwijst naar het advies van de werkgroep jaarrekening over dit onderwerp en de reactie die daarop is gegeven door het college. - Roel deelt mee dat er ambtelijk een evaluatie heeft plaatsgevonden met de accountant. De samenwerking tussen de accountant en de ambtelijke organisatie is als prettig ervaren. Ook positief is dat de controle weer op locatie kan plaatsvinden waardoor een betere dialoog mogelijk is. Hoewel de jaarstukken op tijd waren aangeleverd bleek de onderbouwing op veel punten onvoldoende. Daardoor kon pas veel later worden gestart met de controle.

- Nanette deelt mee dat tijdens deze ambtelijke evaluatie door de accountant werd aangegeven dat de stukken aantoonbaar waren verbeterd. - Naar aanleiding van een vraag van Sjir over de reikwijdte van de evaluatie wordt vastgesteld dat er alleen een evaluerend gesprek heeft plaatsgevonden tussen de organisatie en de accountant. Hiervan is geen verslag gemaakt en geen punten genoteerd. De werkgroep jaarrekening heeft naar aanleiding van de jaarstukken 2022 een aantal bevindingen/aanbevelingen gedaan over het controleproces. Naar aanleiding daarvan is geen procesmatige evaluatie uitgevoerd. Voor een volledige evaluatie is het van belang dat er leerpunten worden opgehaald en afspraken worden vastgelegd die kunnen worden gemonitord. Afgesproken wordt om dit onderwerp te agenderen voor de volgende vergadering van de financiële commissie. - Roel deelt mee dat er afspraken zijn gemaakt over de kwaliteitscontrole. Het voornemen is dat alle gegevens 2 weken voor de start van de accountant zijn gecheckt en klaarliggen. Hij neemt het advies ter harte om de afspraken hierover ook te delen binnen de organisatie door middel van een actielijst zodat er geen onduidelijkheid bestaat over de wijze waarop stukken moeten worden aangeleverd. - Ten aanzien van het naar voren halen van de controle deelt Marc mee dat dit ook afhankelijk is van de verantwoording van de zorgleveranciers.

Belangrijk is dat geleverde zorg ook direct wordt vastgelegd en aantoonbaar is. - Marc deelt mee dat hij behoefte heeft aan 1 aanspreekpunt. Hij licht toe dat het nu bijvoorbeeld niet duidelijk is met welk orgaan het accountantsverslag en de managementletter besproken worden. Dit geldt ook voor de pré audit meeting. Hij heeft behoefte aan duidelijke afspraken hierover. Ook vraagt hij zich af wat dan de rol is van het audit comité. - Sjir deelt mee dat het audit comité was bedoeld als een afstemmingsorgaan waarin alle gremia vertegenwoordigd zijn die een controlerende rol uitoefenen. Dit om te voorkomen dat er geen

Verslag vergadering audit comité 27 september 2023 onderzoeken worden uitgevoerd die ook al door anderen zijn of worden gedaan. - Na een discussie over de rol en het doel van het audit comité concludeert de voorzitter dat het goed is om met elkaar nog eens na te denken over de toekomst van dit afstemmingsorgaan. De vraag daarbij is of de doelstellingen voor dit overleg nog valide zijn. Hij refereert daarbij aan ontwikkelingen als de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het verslagjaar 2023 en de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers. Afgesproken wordt om hierover in de volgende vergadering een discussie te voeren. Marc wijst daarbij nog op een boekwerk dat destijds is uitgegeven door Deloitte (De oren en ogen van de raad) die bij deze discussie betrokken zou kunnen worden.

5. Planning jaarcontrole 2023 Ten aanzien van dit onderwerp wordt het volgende opgemerkt: - Er wordt gewerkt aan de bestuurlijke planning 2024 waar de planning jaarcontrole deel van uitmaakt. - De 2 bestuursrapporages waren pilots. Hierover zal nog worden gesproken in de financiële commissie waarna een voorstel zal worden gedaan om dit te bekrachtigen. - De balansdatum is bepaald op 1 maart. - Uitgangspunt voor de jaarcontrole is dat de planning realistisch is. Mocht blijken dat de stukken bij de start van de accountantscontrole onvolledig zijn dan stokt het proces. - Het voorstel is dat de accountant start met de controle op 13 mei 2024. Er ligt een ambtelijk verzoek om 2 weken eerder te starten, maar dat moet eerst intern worden besproken. Wel is afgesproken om bepaalde onderdelen van de controle naar voren te halen, waaronder Sisa, voorzieningen en grondexploitatie waardoor de uiteindelijke doorlooptijd mogelijk kan worden verkort. - Ten aanzien van de vraag welke stukken voor de werkgroep jaarrekening van belang zijn om een gedegen advies te kunnen geven aan de gemeenteraad wordt afgesproken dat hiervoor een voorstel wordt gedaan door Roel en Sjir waarna dit ter bespreking kan worden voorgelegd aan de financiële commissie. 6. Informatie lopende onderzoeken/actualiteiten a. College Geen mededelingen b.

Accountant Geen andere mededelingen dan besproken bij de agendapunten 4 en 5. c. Rekenkamercommissie William deelt mee dat in 2023 het doorwerkingsonderzoek is vastgesteld en besproken is met de gemeenteraad. Het onderzoek naar de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie is afgerond en zal worden geagendeerd voor de voorbereidende vergadering van 10 oktober 2023. Daarnaast wordt een onderzoek gestart naar dienstverlening. De aankondiging hiervoor met een startnotitie zal een dezer dagen aan zowel de raad als het college worden toegezonden. Tot slot is de rekenkamercommissie voornemens om in 2024 een onderzoek uit te voeren naar grote projecten. Tot slot spreekt William zijn zorgen uit over de komende besluitvorming over het instellen van een onafhankelijke rekenkamer. Hij is op de hoogte van de grote tekorten op de begroting en de uit te voeren bezuinigingen. Hij vraagt aandacht voor het belang van een goed functionerende rekenkamer dat, naast de accountant, een belangrijk controle instrument is van de gemeenteraad. d. Financiële commissie Geen mededelingen. 7. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.