Verslag financiële commissie 25 februari 2021.pdf

Verslag Financiële commissie 25 februari 2021 Aanwezig:

dhr. J.G. Hanssen, dhr. A. de Lange, dhr. H. Boesveld, mw. J. Dirks, dhr. J.A. Kuijpers, dhr. E.P.F.L. Roumen, dhr. F. Ort, dhr. H.J. van Valburg, dhr. R.H.C. van der Weijden, mw. L.M. Nieuwenhoven, dhr. P. van der Hazel, dhr. T. Eskes, dhr. H. Witteveen, mw. L.F. Koolstra-Bor

Voorzitter:

mw. M. Visser

Griffier / verslag:

dhr. J.P.M. Leenders

Portefeuillehouders: dhr. T.A.F.A. Klomberg Voorts aanwezig:

1

dhr. P. Schier, dhr. R. Kuipers dhr. D. Zijlmans, dhr. F. Monilla Dorrego, dhr. H. Mennings, mw. T.H. Tran Thi en mw. K. Ykema (agendapunt 3)

Opening De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld.

2

notulen vergadering 16 december 2020 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Gesprek met Baker Tilly over rechtmatigheidsverantwoording De voorzitter deelt mee dat de financiële commissie in haar vergadering van 16 december 2020 tijdens een korte workshop van Baker Tilly is meegenomen in de wetswijziging ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. In aansluiting daarop is de raad input gevraagd op een drietal pijlers, te weten spelregels, uitvoering en communicatie door middel van een 10-tal vragen. De brief met de voorlopige antwoorden op deze vragen wordt besproken waarbij het volgende wordt opgemerkt: T.a.v. Normenkader (‘spelregels’) Wethouder Klomberg zegt toe de raad te betrekken bij de keuze van deelgebieden die extra aandacht krijgen van het college bij de rechtmatigheidscontrole. De vraag welke onderwerpen prioriteit moeten krijgen kan jaarlijks bij het normenkader worden besproken. De doelstellingen kunnen strijdig met elkaar zijn. Het gaat dan om de bewustwording en het maken van de juiste afweging wanneer wordt afgeweken van de rechtmatigheid. De wethouder stelt voor om eerst een jaar proef te draaien. Naar aanleiding van vraag 4 van dit onderdeel wordt een presentatie verzorgd door de heer Zijlmans van Baker Tilly. Deze is als bijlage bij het verslag gevoegd. Daarbij wordt meegedeeld dat de raad een goedkeuringstolerantie bepaalt waarmee de accountant de jaarrekening controleert.

Deze is bij wet bepaald op 1% van de totale lasten, maar dit mag ook lager zijn. Als er fouten worden gevonden, meer dan 1% van de totale lasten, wordt de jaarrekening niet goedgekeurd. Daarnaast kan de

accountant een rapporteringstolerantie meekrijgen, waarbij de accountant al eerder rapporteert over fouten en onzekerheden. Constateringen waarvan de accountant niet zeker weet of het fouten zijn heten onzekerheden. Deze grens ligt op 3% van de totale last. Bij de rechtmatigheidscontrole moet de raad een verantwoordingsgrens vaststellen vanaf welk bedrag het college aan de raad fouten of onduidelijkheden moet rapporteren. De commissie heeft bij de beantwoording van de vraag aangegeven deze grens te willen leggen bij 1% van de gemeentelijke lasten. Er had ook kunnen worden gekozen voor een hoger percentage, te weten tot een maximum van 3%. De hoogte van het percentage zegt iets over de hoeveelheid werk dat moet worden verricht om tot de zekerheid van de rechtmatigheid te komen. Als deze grens lager wordt gelegd worden fouten en onduidelijkheden eerder opgenomen in de verantwoording. Bij een hoger percentage is dat dus minder. Wat dit concreet betekent voor de kwantiteit van het werk valt nog niet te zeggen. Volgens de heer Zijlmans is het ook mogelijk om voor onduidelijkheden een ander percentage op te nemen dan voor fouten. Dit is altijd gemaximeerd tot 3%. Daarbij merkt hij wel op dat een splitsing niet zal leiden tot minder werkzaamheden van het college, omdat deze dan ook ingericht moeten zijn op het percentage van 1%.

Het verschil zit dan alleen in het al dan niet rapporteren. Wethouder Klomberg deelt mee dat hij verwacht dat de rechtmatigheidsverantwoording de eerste jaren veel werk zal betekenen voor het college. Hij is daarom voorstander van een groeimodel waarbij gestart wordt met een hoger percentage om zo te wennen aan deze nieuwe systematiek. Afgesproken wordt om dit onderwerp opnieuw te agenderen voor de volgende vergadering. Wethouder Klomberg zegt toe om daarbij dan inzicht te geven in de hoeveelheid werk tussen een grens van 1% en 2%. T.a.v. interne beheersing binnen de gemeente (‘uitvoering’) Wethouder Klomberg deelt mee dat hij kan instemmen met de antwoorden van de commissie op deze 3 vragen. Wel merkt hij op dat interne beheersing in eerste instantie de verantwoordelijkheid van het college is. Het college is altijd bereid om dit te delen. T.a.v. communicatie vanuit College richting de Raad (‘communicatie’) De wethouder merkt op dat het goed is dat er een financiële commissie is waarin de informatie snel kan worden gedeeld. Van de zijde van de commissie wordt aangegeven dat niet de financiële commissie, maar de raad moet worden geïnformeerd. De wethouder deelt mee dat de financiële commissie kan worden beschouwd als een voorportaal die advies uitbrengt aan de raad.

Naar aanleiding van de vraag wat moet worden verstaan onder ‘grote fouten’ wordt afgesproken dat de wethouder hiervoor een voorstel zal doen. De hoogte van het daaraan gekoppelde bedrag zal volgens hem bepalend zijn voor de snelheid waarop hierover melding moet worden gedaan aan de raad. Een fout die niet van invloed is op de percentages wordt meegenomen bij het eerstvolgende rapporteringsmoment. 4

Financiële stand van zaken gemeente Rheden De heer Schier geeft een toelichting op het memo over de effecten die de herverdeling van het gemeentefonds hebben op de gemeente Rheden. Naar aanleiding van vragen hierover uit de commissie wordt door wethouder

Pagina 2

Klomberg, dan wel de heer Schier, het volgende meegedeeld: - Het voorstel tot herverdeling komt uit de financiële commissie van de VNG omdat de huidige systematiek aanpassing behoeft. Er is een brede discussie onder de gemeenten over de effecten van het voorstel dat nu voorligt. Voor deze effecten heeft het Rijk een overgangsregeling voorgesteld. - De inzet van de VNG bij de coalitieonderhandelingen is meer geld beschikbaar te maken voor het gemeentefonds. - Twee maal per jaar vindt een actualisatie plaats van het financieel perspectief, te weten bij de kadernota en bij de begroting. Op die momenten kan worden ingespeeld op te verwachten tekorten. Hiervoor is al een miljoen structureel ingeboekt. Het is aan de raad, wanneer hij dat wenst, te besluiten om op voorhand meer geld in te boeken. - De terugkoppeling door het college over de financiële uitwerking van Rheden Financieel Stabiel is opgenomen in de P&C cyclus. Voorts komt aan de orde de brief van de provincie met haar oordeel over de begroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024 en de vorm van financieel toezicht die in 2021 voor de gemeente van toepassing is en de gevolgen hiervan. Naar aanleiding van de vraag wat wordt gedaan met de aanbeveling om de voorgenomen bezuiniging beter in kaart te brengen deelt de heer Schier mee dat een deel al is vertaald in de budgetten en dat afwijkingen terugkomen in de P&C documenten.

Afspraak: Besloten wordt om de brief van de provincie te agenderen voor de volgende vergadering. De wethouder zal dan een terugkoppeling geven over hoe met de aanbevelingen van deze brief wordt omgegaan. De voorzitter vult aan dat er contact is geweest met de toezichthouder van de provincie. Afgesproken is dat de toezichthouder zal aanschuiven bij de vergadering van de financiële commissie van april. Wethouder Klomberg merkt tot slot op dat de gemeente valt onder repressief toezicht van de provincie. Dit is anders dan bij preventief toezicht waarbij de gemeente eerst een akkoord moet hebben van de provincie voordat de gemeente met de begroting aan de slag kan. Met repressief toezicht wordt de gemeente niet belemmerd in haar activiteiten. 5

Voorstel bestuurlijke planning De voorzitter deelt mee dat de commissie in de vergadering van 16 december 2020 heeft gesproken over een voorstel voor een bestuurlijke planning. Dit heeft geleid tot een aangepast voorstel van de kant van de commissie dat aan de wethouder is voorgelegd. De wethouder heeft dit voorstel vertaald naar bijgaande bestuurlijke planning en in een memo aangegeven waar de verschillen liggen waarover nog het gesprek moet worden gevoerd. De heer Schier deelt mee dat hij problemen voorziet bij het voorstel om de herfstrapportage op 1 september aan te moeten leveren, aangezien deze dan in de vakantieperiode moet worden opgesteld. Ook vraagt hij zich af hoe dat document er dan uit moet zien om de raad de mogelijkheid te kunnen bieden om bij te sturen. Ten aanzien van de eindejaarsprognose merkt hij op dat het college belang hecht aan een voorlopig resultaat in december. Bovendien is dit het laatste moment in het jaar om de begroting nog te kunnen aanpassen. Daarbij gaat het om zaken die al bekend/gerapporteerd zijn en die met een begrotingswijziging worden

Pagina 3

geformaliseerd. In de jaarrekening hoeft dan alleen nog gerapporteerd te worden over nieuwe feiten en omstandigheden ten opzichte van de eindejaarsprognose. De financiële commissie ziet weinig toegevoegde waarde bij een begrotingswijziging in december, anders dan dat hierdoor het verschil ten opzichte van de begroting kleiner wordt. Bij de herfstrapportage wil de raad graag geïnformeerd worden over grote afwijkingen en kunnen sturen op de grootste risico’s bij overschrijdingen. De reden hiervan is, is dat de raad in de afgelopen jaren vaak pas achteraf met grote overschrijdingen werd geconfronteerd. De raad wil tussentijds de keuze kunnen maken om bij te kunnen sturen. Met deze methode hoopt de raad beter in control te komen. Wethouder Klomberg deelt mee dat de zomerrapportage in het verleden in september werd behandeld. Aangezien dit erg laat in het jaar was om nog te kunnen bijsturen is besloten om deze te behandelen voor de zomervakantie. Deze is gebaseerd op de stand van 1 mei. De herfstrapportage wordt gebaseerd op de stand per 1 augustus. Als de raad dan ook de kans wil hebben om te kunnen bijsturen kan niet worden volstaan met een financiële stand van zaken, maar moet deze ook zijn voorzien van een beleidsmatige rapportage.

Hij vraagt zich af wat dan het verschil is met de actualisatierapportage die een paar maanden later komt, op basis waarvan er ook kan worden bijgesteld. De heer Kuipers doet de oproep om de verschillende P&C documenten goed op elkaar te laten aansluiten. Hoe meer meetmomenten er zijn hoe meer werk dit oplevert voor de ambtelijke organisatie. De heer Schier deelt desgevraagd mee dat corona een grote impact heeft op de controlewerkzaamheden. Het aantal aanbevelingen in de managementletter is sterk toegenomen. Daarbij vraagt vooral TOZO veel verantwoording. Deze verantwoording moet op orde zijn voordat de controlewerkzaamheden starten van de accountant. Deze zijn gepland in de week van 24 mei 2021. Van de zijde van de financiële commissie wordt opgemerkt dat volgens planning er dan al een advies moet liggen van de werkgroep jaarrekening, wil dit behandeld kunnen worden in de voorbereidende vergadering van 8 juni 2021. De heer Schier merkt op dat de beleidsmatige verantwoording wordt verstrekt op 4 maart en de financiële verantwoording op 22 april. Het kan volgens hem niet worden uitgesloten dat naar aanleiding van de controle de jaarrekening moet worden bijgesteld, maar dat de kans hierop in de praktijk minimaal is. Beleidsmatig zal er in ieder geval geen aanpassing nodig zijn. Het is niet mogelijk dat de accountant eerder start met zijn werkzaamheden.

De voorzitter stelt vast dat er geen verschil van mening bestaat over de voorgestelde planning voor de periode voor de zomervakantie. Voor wat betreft de herfstrapportage wordt afgesproken dat de wethouder hierop terugkomt middels een memo. Deze zal tijdig worden aangeleverd zodat deze in de fracties voorafgaande aan de volgende vergadering kan worden besproken. Dit onderwerp zal dan worden geagendeerd voor de volgende vergadering van maart. 6

Stappenplan doorontwikkeling programmabegroting De voorzitter deelt mee dat de wethouder in een memo een overzicht heeft gegeven van de stappen die gezet moeten worden om een verdere invulling te geven aan de programmadeling, het gebruik van de doelenboom en opnemen van

Pagina 4

maatschappelijke effecten plus indicatoren. De heer Kuipers licht toe dat dit stappenplan is gemaakt als discussiestuk. De insteek is tweeledig, te weten de wens van de raad om beter te kunnen sturen en de discussie over indicatoren en maatschappelijke effecten in de programma’s. Voordat hierover gesproken kan worden is het van belang om eerst met elkaar de spelregels te verkennen. Voorgesteld wordt om een pilot uit te voeren binnen programma 2, waarbij er over wordt gedacht om studenten in te schakelen. Stap 1 en 2 kunnen volgens hem parallel aan elkaar worden uitgevoerd. Vanuit de commissie wordt opgemerkt dat het sturen op indicatoren iets anders is dan het opstellen ervan. Gevraagd wordt om voorbeelden aan te dragen op basis waarvan een keuze kan worden gemaakt die vervolgens door het college kunnen worden vertaald naar indicatoren. Voorts wordt gewezen op het belang om vaart te maken en werk te maken van de verdere doorontwikkeling. De heer Kuipers deelt desgevraagd mee dat de essentie van het stappenplan is om eerst de spelregels vast te stellen en dat op basis daarvan een uitwerking kan worden gegeven aan de indicatoren en maatschappelijke effecten, waarvoor door het college een voorstel kan worden gedaan. Hij vraagt of dit moet gebeuren in samenspraak met de commissie/werkgroep of dat dit moet gebeuren op basis van een voorstel van het college.

Tot slot deelt hij desgevraagd mee dat het vooralsnog niet de bedoeling is om de programmaindeling te herzien. Wethouder Klomberg erkent dat het niet eenvoudig is om indicatoren op te stellen. Daarvoor is het wel van belang dat vooraf de spelregels worden bepaald en dat duidelijk is waar de raad op wil sturen. Als dit is gebeurd is de wethouder bereid om een voorstel te doen waarin ook alternatieven zijn opgenomen. Met het voorstel dat nu voorligt wordt volgens hem voldaan aan de wens van de raad. Het college gaat hiermee aan de slag en zal de raad daarbij betrekken. Naar aanleiding van de discussie in de commissie stelt de voorzitter vast dat de commissie akkoord gaat met het stappenplan en dat deze taak belegd blijft bij de werkgroep doorontwikkeling programmabegroting. In plaats van de heer Endeveld zal de heer Van den Hazel deelnemen. Aangezien deze werkgroep in mei 2020 is ingesteld door de raad is het aan te raden om dit te laten bekrachtigen door de raad, danwel het BCO. 7

Invulling taken voormalige rekeningcommissie De voorzitter deelt mee dat de commissie in een besloten vergadering heeft gesproken over de vraag hoe invulling moet worden gegeven aan de taak die vóór de inwerkingtreding van de financiële commissie was ondergebracht bij de rekeningcommissie, te weten het uitbrengen van een advies over de jaarstukken. De commissie heeft inmiddels besloten om deze taak op te dragen aan een werkgroep die, zonder tussenkomst van de financiële commissie, advies uitbrengt aan de gemeenteraad. De discussie hierover kan dan met de hele raad worden gevoerd. Wat nog rest is een besluit over de samenstelling van de werkgroep. De voorzitter stelt vast dat de commissie kiest voor een samenstelling gelijk aan de voormalige rekeningcommissie.

Pagina 5

De startbijeenkomst van deze werkgroep staat gepland op donderdag 4 maart om 19.00 uur. De leden ontvangen hiervoor nog een uitnodiging. 8

Rondvraag De heer Ort deelt mee dat in de besloten vergadering van 12 januari is gesproken over de informatiebehoefte van de raad. De vraag was waar de informatiebehoefte ligt van de raad, wanneer deze informatie moet worden ontvangen en wanneer deze documenten een besluit behoeven. Deze discussie was voornamelijk procesmatig. Hij wil graag weten wat de informatiebehoefte is, zodat dit meegenomen kan worden in alle procesmatige discussies. Afgesproken wordt om deze vraag te agenderen voor de volgende vergadering. Mevrouw Nieuwenhoven doet het verzoek om een actiepuntenlijst toe te voegen aan het verslag. Aan dit verzoek zal worden voldaan.

9

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

Resumé van actiepunten: 1. T.a.v. Rechtmatigheidsverantwoording: - Dit onderwerp zal opnieuw worden geagendeerd voor de volgende vergadering. - Wethouder Klomberg zal inzicht te geven in het verschil van de hoeveelheid werk wanneer gekozen wordt voor een verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden van 1% of een grens van 2%. - De wethouder zal een voorstel doen voor wat moet worden verstaan onder ‘grote fouten’. - Er moet een besluit worden genomen over de vraag of er voor het rapporteren van onduidelijkheden een ander percentage moet worden gehanteerd dan voor fouten. 2. T.a.v. de brief van de provincie met haar oordeel over de begroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024: - De brief zal opnieuw worden geagendeerd voor de volgende vergadering. - De wethouder zal een terugkoppeling geven over hoe met de aanbevelingen van deze brief wordt omgegaan. - De commissie nodigt de toezichthouder uit voor haar vergadering van april. 3. T.a.v. de bestuurlijke planning: - De bestuurlijke planning wordt opnieuw geagendeerd voor de volgende vergadering. Daarbij gaat het alleen om de periode na de zomervakantie. - Voor wat betreft de behandeling van de herfstrapportage doet de wethouder een voorstel middels een memo. Deze zal tijdig worden aangeleverd zodat deze in de fracties voorafgaande aan de volgende vergadering kan worden besproken. 4.

De vraag van de heer Ort om duidelijkheid over de informatiebehoefte zal worden geagendeerd voor de volgende vergadering.

Pagina 6