Verslag financiële commissie 2 juni 2022.pdf

Verslag Financiële commissie 2 juni 2022 Aanwezig:

mw. R. Huertas Mulckhuyse, dhr. J.G. Hanssen, dhr. J.M.A. Kolkman, dhr. T. Cator, dhr. T. Eskes, mw. N.T. Overvliet, dhr. T. Kooijmans, dhr. H. Witteveen

Voorzitter:

mw. M. Visser

Griffier / verslag:

dhr. J.P.M. Leenders

Voorts aanwezig:

dhr. T.A.F.A. Klomberg (voorzitter), mw. N. Koning (directeur Bedrijfsvoering en dhr. R. Kuipers (concerncontroller)

1

Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld.

2

Werkwijze van de commissie De heer Eskes geeft een toelichting op de aanleiding, het doel en de werkwijze van de financiële commissie. Hij verwijst naar de verordening en het evaluatierapport die als bijlagen bij de vergaderstukken zijn gevoegd.

3

Aanwijzing voorzitter en plaatsvervangend voorzitter financiële commissie Ingevolge artikel 3, lid 4 van de verordening benoemt de commissie uit haar midden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. De commissie besluit om mevrouw Van de Kolk te benoemen tot voorzitter en de heer Cator tot plaatsvervangend voorzitter. De commissie gaat akkoord met het verzoek van mevrouw Van de Kolk om haar rol als voorzitter op te pakken vanaf de volgende vergadering van de financiële commissie.

4

notulen vorige vergadering De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

5

Financiële stand van zaken gemeente Rheden Wethouder Klomberg deelt mee dat de Kadernota dinsdag 7 juni 2022 wordt behandeld in het college en eind van die week zal worden verstuurd aan de raad. De wethouder zal de raad zal zo spoedig mogelijk informeren over de gevolgen van de meicirculaire door middel van een memo. Daarin is ook te zien wat de effecten zijn voor de verschillende taakvelden. De wethouder zal de doorrekening van de meicirculaire uiterlijk voor 21 juni 2022 aan de raad aanbieden. De wethouder zal de raad informeren over de totaalbedragen van de diverse circulaires, in causale opvolging, zodat deze bedragen met elkaar kunnen worden vergeleken. Dit zal, afhankelijk van het moment waarop deze informatie beschikbaar

is, gebeuren in het P&C document of in een memo. 6

Zomerrapportage De heer Kuipers geeft een toelichting op de Zomerrapportage aan de hand van een presentatie. Deze presentatie is als bijlage bij het verslag gevoegd. De heer Kuipers zal zorgen voor een schriftelijke verklaring voor de post € 1.677.000 ‘wijziging voor Zomerrapportage bij gebiedsontwikkeling’. Er zal inzage worden gegeven in het verloop van de algemene reserve, op basis van een situatie waarbij er wordt ingestemd met de Zomerrapportage. Wethouder Klomberg komt schriftelijk terug op de vraag van de heer Kooijmans over het verschil tussen het eindbedrag tussen de decembercirculaire en het startbedrag bij de meicirculaire. Wethouder Klomberg zal een schriftelijke toelichting geven op de vraag van de heer Cator over te ontvangen buig-gelden en de te verwachten uitgaven die moeten worden gedaan aan uitkeringen.

7

Terugblik technisch vragenuur jaarstukken 12 mei 2022 Op 12 mei 2022 is de mogelijkheid geboden aan raadsleden en raadsvolgers om mondeling vragen te stellen over de jaarstukken aan de ambtelijke organisatie. Dit onderwerp is geagendeerd op verzoek van de werkgroep jaarrekening. Zij heeft in haar rapport geadviseerd om het doel en de invulling van het technisch vragenuur te evalueren en hierover goede afspraken te maken voor de behandeling van toekomstige P&C documenten. De voorzitter deelt mee dat zij zich zou kunnen voorstellen om, in dezelfde lijn als bij de evaluatie van de financiële commissie, een werkgroep aan te wijzen die hierover een voorstel doet aan de commissie. De voorzitter stelt vast dat de commissie ervoor kiest om dit onderwerp te agenderen voor de vergadering van 5 september 2022. Daarbij wordt afgesproken dat de leden van de commissie in hun eigen fractie ophalen wat er van een technisch vragenuur mag worden verwacht en dat dit ook gebeurt vanuit de ambtelijke organisatie. De voorzitter doet daarbij de suggestie om deze reacties zo mogelijk al vooraf met elkaar te delen.

8

Aanbesteding accountantscontrole 2023-2026 De heer Kuipers deelt desgevraagd mee dat de nieuwe accountant zal starten in september 2023. Het idee is om op korte termijn te starten met het opstellen van een Programma van Eisen. De voorzitter stelt vast dat de heren Hanssen en Cator de financiële commissie zullen vertegenwoordigen om samen met onder andere de inkoopadviseur hun bijdrage te leven bij het opstellen van dit Programma van Eisen. De heer Kuipers deelt desgevraagd mee dat een presentatie door de inschrijvende accountantskantoren is bedoeld om een gevoel te krijgen bij deze partij en de controleaanpak. De twee vertegenwoordigers uit de financiële commissie nemen hieraan deel.

Pagina 2

9

Rondvraag De heer Kuipers stelt voor om de financiële commissie tijdens een volgende vergadering te informeren over de Visie op Control en de ENSIA audit en Digitaal Rheden. Geconcludeerd wordt dat informatiebeveiliging en de beheersing van informatie iets is dat de hele raad aangaat. Ook is de commissie van mening dat zij op grond van de verordening niet bevoegd is om deze onderwerpen in haar vergadering te behandelen. Afgesproken wordt om dit voor te leggen aan de Technische Agenda Commissie om te beoordelen of en op welke wijze deze onderwerpen geagendeerd kunnen worden. Daarbij wordt nog de suggestie gedaan om dit te combineren met een presentatie over informatiemanagement. De heer Hanssen deelt mee dat de financiële commissie 2 leden afvaardigt als leden van het audit comité. Dit is een afstemmingsorgaan waarin zijn vertegenwoordigd: De wethouder financiën, de gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller, 2 leden namens de financiële commissie, 1 lid namens de rekenkamercommissie en de accountant. Afgesproken wordt om dit onderwerp te agenderen voor de volgende vergadering. De heer Eskes dankt mevrouw Visser voor haar inzet in de afgelopen jaren als voorzitter van de financiële commissie en de werkgroep jaarrekening.

10

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 3