Verslag financiële commissie 18 september 2024

Verslag vergadering Financiële commissie 18 september 2024 Aanwezig:

dhr. T. Endeveld, dhr. S. Marshall, dhr. G. Hageman, dhr. F. Kooistra, dhr. R. Sivasli, dhr. T. Kooijmans, dhr. H. Witteveen,

Voorzitter:

dhr. J.G. Hanssen

Griffier / verslag:

dhr. J.P.M. Leenders

Portefeuillehouders: dhr. T.A.F.A. Klomberg Voorts aanwezig:

1

dhr. G. Zijlstra (manager financiën), dhr. R. Kuipers (concerncontroller), mw. N. Lucassen (assistent controller), en mw. M. Huiskes (Programmamanager).

Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld.

2

notulen vorige vergadering De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

3

Financiële stand van zaken gemeente Rheden Wethouder Klomberg informeert de commissie mondeling over de actuele financiële stand van zaken.

4

Rechtmatigheidsverantwoording Er wordt een presentatie verzorgd over dit onderwerp door de concerncontroller, de heer R. Kuipers en de assistent controller, mw. N. Lucassen. Deze presentatie is bij de vergaderstukken gevoegd.

5

Versterken financiële functie De teammanager financiën, dhr. G. Zijlstra, en de programmamanager, mw. M. Huiskes, informeren de commissie over het traject voor het versterken van de financiële functie. Zij maken daarbij gebruik van een PowerPointpresentatie die bij de vergaderstukken is gevoegd. Naar aanleiding van deze presentatie worden 3 vragen aan de commissie voorgelegd: -Wilt u inbreng meegeven gedurende het proces? -Op welke wijze kunnen we dat goed regelen? -Hoe wilt u in het algemeen worden meegenomen? De heer Witteveen wijst op de behoefte aan een verplichtingenadministratie. Mevrouw Huiskes deelt mee dat dit in de planning zit. Wanneer de commissie dat wenst kan zij in dit proces worden meegenomen. De heer Endeveld deelt mee dat de commissie graag onderdeel wil zijn van het

proces tot versterking van de financiële functie door een regelmatige update. Daarbij is zijn voorkeur om dat te doen in een informele setting. Ook de heer Kooijmans sluit zich aan bij deze informele setting om zo op een ongedwongen wijze met elkaar van gedachten te kunnen wisselen. Mevrouw Huiskes deelt desgevraagd mee dat in dit proces ook wordt gekeken naar het systeem van budgethouders, budgetbeheerders en codeurs in relatie tot de gewenste inrichting van de financiële administratie. Daarbij past volgens haar ook het gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers en het elkaar daarop controleren en ter verantwoording roepen. Naar aanleiding van een vraag van de heer Hanssen deelt mevrouw Huiskes mee dat er ook wordt gekeken naar de mandaatregeling. De heer Zijlstra deelt mee dat het proces stap voor stap zal worden aangepakt. De eerste stap die daarbij wordt gezet is de vaststelling van de Nota reserves en voorzieningen. Hij stelt voor om daarna een ‘benen op tafel’-sessie te organiseren waarbij de opmerkingen van de commissie over het plan van aanpak kunnen worden meegenomen, welke resultaten dit oplevert en wat dit doet met het gedrag. Naast achteruit kijken kan dan ook vooruit worden gekeken naar de volgende stap die in dit proces moet worden gezet. De heer Kooijmans wijst erop dat het niet zo kan zijn dat de commissie participeert in de stuurgroep.

De rol die zij inneemt kan alleen die van een klankbordgroep zijn. De voorzitter dankt de heer Zijlstra voor dit aanbod en deelt mee dat hij dit met de commissie zal bespreken. 6

Inventarisatie tips en tops proces jaarrekeningcontrole 2023 Naar aanleiding van dit agendapunt noemt de heer Witteveen als top de open gesprekken die zijn gevoerd met de collegeleden, de gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering en de concerncontroller. Als tip noemt hij het belang van een complete jaarrekening die tijdig ter bespreking en besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De heer Hanssen noemt als top dat er vanuit de ambtelijke organisatie en het college veel inzet is gepleegd om de jaarrekening op tijd klaar te krijgen en een goedkeurende verklaring van de accountant te krijgen. Ook noemt hij de open communicatie in de gesprekken die zijn gevoerd met de werkgroep jaarrekening bij de voorbereiding van haar advies op de jaarstukken. Ook spreekt hij zijn waardering uit naar de collegiale samenwerking binnen de werkgroep jaarrekening. Als tip geeft hij mee om de raad tijdig mee te nemen wanneer er afwijkingen worden geconstateerd of wanneer stukken, zoals het accountantsverslag en de accountantsverklaring, niet tijdig kunnen worden aangeleverd.

7

Inventarisatie onderwerpen interim controle accountant De voorzitter stelt vast dat er vanuit de commissie geen onderwerpen worden aangedragen waaraan de accountant extra aandacht moet besteden bij zijn interim controle.

8

Rondvraag en sluiting De voorzitter stelt vast dat er geen vragen zijn voor de rondvraag en sluit de vergadering.

Pagina 2