Verslag financiële commissie 13 oktober 2021.pdf

Verslag Financiële commissie 13 oktober 2021 Aanwezig: mw. M. Visser (voorzitter), dhr. J.G. Hanssen, dhr. H. Boesveld, dhr. J.A. Kuijpers, dhr. R.H.C. van der Weijden, dhr. H.J. van Valburg, dhr. F. Ort, mw. L.M. Nieuwenhoven, dhr. P. van den Hazel, dhr. T. Eskes, dhr. H. Witteveen en mw. L.F. Koolstra Voorts zijn aanwezig: dhr. T.A.F.A. Klomberg (wethouder), dhr. R.Kuipers (concerncontroller) en mw. N. Koning-Lucas (directeur bedrijfsvoering/loco secretaris)

1

Opening De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld.

2

notulen vorige vergadering Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Financiële stand van zaken gemeente Rheden Dit is een vast agendapunt waarbij de portefeuillehouder financiën de raad informeert over de financiële stand van zaken. Dit onderwerp wordt in samenhang met agendapunt 4 behandeld. Er wordt een presentatie verzorgd door wethouder Klomberg. Deze is als bijlage bij het verslag gevoegd. Naar aanleiding van vragen uit de commissie wordt het volgende meegedeeld: - Er komt een aanvullende memo, waarin informatie en achtergrond wordt gegeven over de septembercirculaire. Ook komt daarin een drietal onderwerpen aan de orde, waaronder ontwikkelingen in de jeugdzorg, de omgevingswet en de uitgaven voor lonen. Dit memo zal uiterlijk volgende week vrijdag ter informatie aan de raad worden toegezonden. - De voordelige effecten van de septembercirculaire zullen worden verwerkt de Zomerrapportage. - De wethouder kan niet uitsluiten dat er door de provincie correcties worden aangebracht in de begroting. Onzekere posten worden er uitgehaald. In de praktijk gaat dit echter vaak om kleine bedragen. - Er is sprake van een positief resultaat als gevolg van extra middelen van het Rijk. De verwachting is dat dit wordt gecontinueerd.

Zijn advies is om voorlopig geen grote uitgaven te doen en te wachten wat er uit het coalitieakkoord komt en er meer duidelijkheid is over hoe er wordt omgegaan met jeugdzorg, de opschalingskorting en de herverdeling van het gemeentefonds. Geadviseerd wordt om het positieve resultaat te storten in algemene reserve. - Het college is constant bezig om te kijken waar het beter en efficiënter kan. - De wethouder geeft nog informatie over de bedragen die horen bij de verwachte effecten van de herverdeling van het gemeentefonds. - Het Rijk heeft in het afgelopen jaar meer geld uitgegeven als gevolg van Corona en de kinderopvangtoelage. Als gevolg van de ‘trap op trap af’ benadering groeit daardoor ook de bijdrage die de gemeente ontvangt via het gemeentefonds.

4

Toelichting op het financiële meerjarenperspectief 2022-2025 Zie agendapunt 3.

5

Leer- en verbeterpunten voor de totstandkomingsproces van de jaarstukken

De heer Hanssen deelt mee dat in het audit comité een eerste reflectie is gegeven op het totstandkomingsproces van de jaarstukken. Dat betekent niet dat ook de leden van de werkgroep jaarrekening input hebben kunnen geven. De heer Boesveld deelt mee dat er geen discussie was over het samenbrengen van het beleidsmatige en financiële deel van jaarrekening. Wel heeft hij behoefte aan duidelijke hoofdstukken in de jaarrekening. Volgens het memo wordt er elk kwartaal een rapportage uitgebracht. Wanneer dit betekent dat op 31 maart de jaarrekening klaar ligt valt er volgens hem niet meer te evalueren. De heer Ort noemt ook de verandering in de organisatie, communicatie en werkwijze. Dit moet volgens hem wel bij de evaluatie worden meegenomen en is van belang voor de nieuwe raad en een nieuwe werkgroep jaarrekening. De voorzitter merkt op dat volgens het memo de raad de jaarstukken pas ontvangt in de week van 9 mei 2022, hetgeen erg laat is voor de werkgroep jaarrekening om hierover een advies te kunnen uitbrengen. De heer Hanssen deelt mee dat de maatregelen, zoals vermeld in het memo, zouden moeten leiden tot een versnelling en verbetering van het proces. Dit is volgens hem niet het geval. Het is belangrijk om te zorgen voor een goede planning en sturing op het jaarrekeningproces. De heer Kuipers deelt mee dat de memo was bedoeld als input voor de evaluatie.

Een leerpunt is om het beleidsmatige en financiële deel niet meer van elkaar los te koppelen. Ten aanzien van het aanleveren van de stukken zal hij kijken of dit naar voren kan worden gehaald. Ook zal hij bezien of de stukken in concept al eerder kan worden aangeleverd. De accountantscontrole is iets eerder gepland dan vorig jaar en is gebaseerd op een voorstel van de accountant. De ambitie is om uiteindelijk de accountantscontrole weer begin april te laten plaatsvinden. Anders dan vorig jaar zal na de lijst met op te leveren stukken een kwaliteitscontrole worden uitgevoerd waarvoor 2 weken worden uitgetrokken. Daardoor is er minder risico dat stukken worden gemist of onvolledig zijn en kan de periode die voor de accountantscontrole gepland staat worden verkort. De heer Hanssen wijst op het belang van het tijdig aanleveren van concept stukken voor de werkgroep jaarrekening. Het bevreemdt hem dat de organisatie, ondanks kwartaalafsluitingen) nog 4 maanden nodig heeft om een jaarafsluiting te maken. Wethouder Klomberg deelt mee dat hij voorzichtig is met het verzenden van concept stukken. Dit heeft tot veel verwarring geleid in het afgelopen jaar. De heer Eskes deelt mee dat het in het afgelopen jaar meer ging om incomplete stukken dan om een concept versie.

Hij vraagt de wethouder om het vertrouwen van de werkgroep jaarrekening over de wijze waarop zij in het verleden haar werk heeft gedaan. Wethouder Klomberg benadrukt dat hij wel vertrouwen heeft in de werkgroep, maar dat hij verwarring over de stukken wil voorkomen. Het college en de organisatie zullen het maximale doen om de raad hierin mee te nemen. De heer Witteveen ondersteunt de oproep van andere leden om de werkgroep meer tijd te geven. De voorzitter merkt op dat aanlevering van de stukken op 9 mei een maand later is dan anders. De heer Eskes informeert naar het voorstel van een technische vragenmarkt. De heer Kuipers noemt het Venlose model, waarbij beleidsambtenaren en financiële ambtenaren aan tafels staan om technische vragen te beantwoorden. De heer Van Valburg merkt op dat dit model niet start bij de jaarrekening, maar aan het begin van het proces, te weten het opstellen van de begroting.

Pagina 2

Mevrouw Nieuwenhoven heeft goede ervaring met een live, plenair, vragenuur waarbij vragen kunnen worden gesteld aan ambtenaren. Dit scheelt schrijftijd en het is mogelijk om verduidelijkende vragen te stellen. De heer Witteveen deelt mee dat een plenaire behandeling, waarvoor wel iets meer tijd moet worden genomen, zijn voorkeur heeft. Wel is het volgens hem belangrijk om vooraf duidelijk te hebben of het louter gaat om financiële vragen of dat ook beleidsinhoudelijke vragen kunnen worden gesteld. De heer Boesveld heeft herinnering aan een avond waarbij per hoofdstuk een presentatie werd verzorgd van de jaarrekening en waarbij vragen konden worden gesteld. De heer Van Valburg wijst op het nut van schriftelijke vragen, naast een mondeling vragenuur. De heer Hanssen wijst op het belang van een gelijk informatieniveau. Voorts noemt hij het advies van de rekenkamercommissie om te zorgen voor een link tussen de programmabegroting en alle planning en control documenten. Hij is van mening dat de raad hier aan het roer moet staan. Mevrouw Nieuwenhoven heeft geen behoefte aan een presentatie, zoals voorgesteld door de heer Boesveld. Bij een vragenuur moet het mogelijk zijn om zowel technische als beleidsmatige vragen te stellen. Ook de heer Eskes pleit voor een plenaire behandeling, zeker in het belang van kleine fracties.

Voorts ziet hij een meerwaarde in het mondeling benoemen van highlights. De heer Boesveld noemt ook de toelichting op thema’s als weerstandsvermogen. De heer Kuipers wijst op een ambtelijk training voor nieuwe raadsleden. Hij zegt toe om terug te komen met een nieuw voorstel voor het eerder aanleveren van de jaarstukken om de werkgroep jaarrekening meer gelegenheid te bieden om de stukken goed te kunnen doornemen. Hij stelt vast dat de commissie een voorkeur heeft voor een plenair technisch vragenuur, waarbij zowel technische als beleidsinhoudelijke vragen kunnen worden gesteld, waarbij gestart zal worden met een toelichting op significante verschillen. Daarnaast is het idee omarmd van een financiële cursus voor nieuwe raadsleden. De heer Hanssen vraagt om een bestuurlijke planning voor 2022 die door de huidige raad kan worden vastgesteld. Hij vraagt om hiervoor de leerpunten, zoals die zijn benoemd, vast te leggen in een raadsinformatiebrief. Dit kan als stuk ter kennisname worden geagendeerd voor de raadsvergadering. Wanneer een fractie dat wenst kan worden verzocht om dit onderwerp te agenderen voor een voorbereidende vergadering. De voorzitter stelt vast dat de commissie instemt met het voorstel van de heer Hanssen. 6

Doorontwikkeling Programmabegroting De voorzitter deelt mee dat op 5 juli jl. een bijeenkomst gepland stond van de werkgroep Programmabegroting. Deze bijeenkomst had tot doel om input te geven aan de structuur voor de Programmabegroting 2022. Als gevolg van de beperkte deelname heeft deze werkgroep geen doorgang kunnen vinden. De heer Kuipers deelt mee dat in de financiële commissie van 23 maart is gesproken over de opzet van de programmabegroting 2022 voor wat betreft de programmastructuur en de spelregels voor het vaststellen van indicatoren voor de programmabegroting 2023. Er zijn tussenstappen gemarkeerd, waaronder de sessie over de programmabegroting in juli die niet is doorgegaan. Voor 2022 is de structuur van de begroting gewijzigd: In plaats van activiteiten zijn resultaten opgenomen. Voorts zijn per programma de risico’s benoemd. Het is volgens hem een goede eerste stap, waarbij hij opmerkt dat er een verschil is in het

Pagina 3

abstractieniveau van de programma’s. Er zijn nu nog geen indicatoren opgenomen waardoor er nog veel resultaten terug komen. Dit past volgens hem bij een groeimodel. Hij is benieuwd naar de eerste reactie van de leden. Voor de programmabegroting 2023 is de insteek om de verschillen in het abstractieniveau te verkleinen en te zorgen voor meer uniformiteit. Voorts zal gekeken worden naar de indeling van de programma’s en zullen indicatoren worden benoemd. De heer Kuipers wil graag weten of de programmabegroting 2022 past bij het beeld dat de commissie had bij de bespreking hierover op 23 maart 2022 en welke rol de commissie wil nemen in de verdere doorontwikkeling van de programmabegroting. De heer Eskes heeft de programmabegroting nog niet goed bekeken. Hij verwacht niet dat de raad veel input zal kunnen leveren op een nieuwe programmabegroting, gelet op de komende verkiezingen, de installatie van een nieuwe raad en de benoeming van de leden in de financiële commissie. Hij stelt voor dat de werkgroep programmabegroting de voorliggende begroting als uitgangspunt neemt en aangeeft wat de verbeterpunten zijn. Dit kan worden meegegeven aan de nieuwe raad als input voor de nieuwe financiële commissie. Mevrouw Nieuwenhoven deelt mee dat het abstractieniveau wisselend is en daarmee ook het niveau van de programmabegroting. Sommige hoofdstukken zijn onder de maat.

Voorts merkt zij op dat er veel herhalingen zijn die voorkomen kunnen worden. Door per hoofdstuk de context, de doelen en acties te noemen kan de leesbaarheid worden verbeterd. Zij heeft niet het vertrouwen dat met een evaluatie door de werkgroep programmabegroting de kwaliteit kan worden verbeterd en adviseert om hiervoor externe hulp in te roepen. De heer Hanssen vraagt zich af hoe hij kan sturen wanneer aan een doel 12 tot 14 resultaten zijn gekoppeld, die niet concreet zijn beschreven en waarvoor geen indicatoren zijn vastgesteld. Eerst moet duidelijk zijn waar een raadslid op wil sturen. Hij sluit zich aan bij de oproep van mevrouw Nieuwenhoven om hiervoor externe hulp in te roepen. Mevrouw Nieuwenhoven vult aan dat ook voor college en ambtelijke organisatie van belang is om te weten hoe er kan worden gestuurd. Zij vraagt zich af waar er op wordt gestuurd wanneer er geen indicatoren zijn. De heer Hanssen deelt mee dat de programmabegroting er is voor de raad. De vraag is of dit het hulpmiddel is voor de raad om zijn werk te kunnen doen of dat dit een bestuurlijk middel is voor de organisatie om in control te blijven. Dit zijn verschillende discussies die met elkaar in harmonie moeten zijn. De heer Boesveld deelt ten aanzien van het hoofdstuk Economie mee dat er wordt begonnen met de doelen 2022-2025.

Beter zou het zijn om te vermelden wat het doel was voor 2021, wat er gerealiseerd is in dat jaar en wat zijn de doelen van de jaren erna. Voorts doet hij een oproep voor een kortere en heldere programmabegroting. De heer Witteveen stelt voor om begin 2022 een voorstel voor te leggen met prestatieindicatoren en onderschrijft de opmerkingen die door de andere commissieleden zijn gedaan. De heer Kuipers deelt mee dat ervoor is gekozen om de doelen te benoemen, daarna de resultaten en dan de doelen te herhalen. Voor deze vorm is gekozen om de raadsleden zelf de keuze te laten tot op welk aggregatieniveau zij de begroting willen lezen. De feedback hierover zal worden meegenomen bij de programmabegroting 2023. Ten aanzien van het verschil in abstractieniveau deelt hij mee dat een andere manier van denken iets vraagt van de ambtelijke organisatie. Dit is onderdeel van het leerproces. Ook wijst hij op de relatief korte tijd om de aanpassingen door te voeren. Het is goed om de gesprekken te voeren met de financiële commissie dan wel de werkgroep programmabegroting om te weten wat de raad van het college verwacht. Het procesvoorstel om de programmabegroting

Pagina 4

2023 vorm te geven start al in november/december. Daarbij wordt wel externe ondersteuning ingeschakeld om te leren van de ervaringen bij andere gemeenten. De start in november/december biedt ruimte om uitvoering te geven aan het voorstel van de heer Witteveen om in het begin van 2022 gesprekken aan te gaan over doelen, resultaten en indicatoren. De heer Hanssen doet een oproep aan de commissie om bij de behandeling van de programmabegroting middels een motie het belang van externe hulp uit te spreken en deelt mee dat hij hiervoor het initiatief zal nemen. Wethouder Klomberg constateert dat er een motie komt en dat hij dit in het college zal bespreken. Voorts deelt hij mee dat hij hetgeen vanavond besproken is nog onvoldoende concreet vindt. Duidelijk moet zijn wat er van het college verwacht wordt. Daarvoor kan het verslag van deze vergadering van de griffie worden gebruikt. Voor het overige zal dit blijken uit de motie. De heer Hanssen zegt toe, zoals gebruikelijk, de motie vooraf te delen met het college. 7

Evaluatie financiële commissie De voorzitter deelt mee dat in de vorige vergadering is afgesproken dat 2 á 3 leden van de commissie een voorstel zouden voorbereiden voor de aanpak van deze evaluatie. Naar aanleiding hiervan hebben de heren Hanssen, De Lange en Van Valburg een voorstel voorbereid. De heer Hanssen benoemt 2 taken van de financiële commissie. Als eerste noemt hij het bewaken en monitoren van de financiële ontwikkeling van de gemeente Rheden. Dit is een tijdelijke taak. De tweede taak is de controle van de jaarrekening en het geven van een advies hierover aan de gemeenteraad. Het advies van de werkgroep is om de financiële commissie tot minimaal eind 2022 te laten bestaan. Daarnaast wordt gekeken wat er veranderd zou moeten worden. Daarvoor zijn 2 vragenlijsten opgesteld. De ene is bedoeld voor de leden en plaatsvervangende leden van de financiële commissie. De andere is bedoeld voor de adviseurs van de commissie (portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris, directeur bedrijfsvoering en de concerncontroller), maar tevens aan het college. Daarnaast wil de werkgroep graag van de raad weten of de commissie geleverd heeft wat hij daar van had verwacht. De resultaten hiervan zullen worden voorgelegd aan de financiële commissie waarna het aan de raad is om een besluit te nemen over het continueren, al dan niet met aanpassingen, van de financiële commissie.

De vragenlijst zal uiterlijk vrijdag worden toegezonden met het verzoek om deze uiterlijk binnen 2 weken terug te sturen. De voorzitter stelt vast dat de commissie zich kan vinden in deze aanpak.

8

Rondvraag en sluiting De voorzitter stelt vast dat er geen vragen zijn en sluit de vergadering.

Pagina 5