Uitkomsten enquête financiële commissie.docx

Uitwerking evaluatie financiële commissie maart 2023. In de verordening financiële commissie is opgenomen dat deze commissie tijdelijk is. Eind 2021 heeft er een evaluatie plaats gevonden en vanuit de financiële commissie is het advies gekomen om (gezien de nieuwe samenstelling van de raad per maart 2022) de evaluatie eind 2022/begin 2023 nogmaals uit te voeren. Een aantal deelnemers vanuit de financiële commissie heeft zich aan deze taak gekweten (Stefanie van Eijden, Theo Kooijmans, Tim Endeveld en Sjir Hanssen met ambtelijke ondersteuning door Sjaak Leenders) en een enquête uitgevoerd. Hiertoe zijn vragenlijsten uitgezet binnen de betrokken doelgroepen (raadsleden en raadsvolgers, leden van de financiële commissie en de adviseurs). De vragenlijsten zijn uitgezet in Forms en na enige opstart perikelen hebben de adviseurs (gemeenschappelijke reactie), 8 leden van de financiële commissie en 7 raadsleden/raadsvolgers de enquête ingevuld. In de bijlage zijn de individuele reacties opgenomen. Conclusies. De reacties zijn positief en op basis hiervan stelt de financiële commissie de gemeenteraad van Rheden voor om op basis van deze (en de eerdere) evaluatie de commissie te continueren. Hierbij een aantal adviezen die we als werkgroep ook mee willen geven aan de gemeenteraad: 1. De huidige verordening geeft aan dat de financiële commissie een tijdelijk karakter heeft.

Dat dient te worden aangepast naar een permanent karakter. 2. Draag zorg voor verhoging van het kennisniveau van de leden van de financiële commissie zodat de verschillende P&C documenten nog begrijpelijker gaan worden voor de leden. Geef tevens aandacht aan het verder bijscholen van raadsleden over de verschillende P&C documenten en de gebruikte begrippen (solvabiliteit, weerstandsvermogen, risicomanagement enz enz). 3. De adviseurs hebben gezamenlijk een reactie gegeven waar een aantal goede adviezen staan welke in lijn zijn met eerdere adviezen. Een advies gaat over de rol en functie van het Auditcomité. De rol en functie van dit comité is vastgelegd in een huishoudelijk reglement en de werkgroep is van mening dat de financiële commissie niet over dit comité gaat (alleen maar deelnemer). De rol van het audit comité (afstemming tussen de verschillende onderzoek gremia) past onzes inziens niet binnen de taak/rol van de financiële commissie. We adviseren dan ook dat de adviseurs dit binnen het audit comité op de agenda plaatsen. Het andere advies is om de mogelijkheid te bieden om in beslotenheid zaken te kunnen bespreken. Dat begrijpen wij dan ook en adviseren de financiële commissie dan ook – indien nodig – een deel van de agenda niet openbaar te behandelen. Dat kan in goed overleg tussen voorzitter, secretaris en de adviseurs.

De overige aanbevelingen zijn vooral gericht op interne werkwijze binnen de financiële commissie en worden dus omarmt. Aanbeveling 1. In te stemmen met de conclusies en de griffier te verzoeken om deze evaluatie te agenderen voor de raadsvergadering van april 2023.

De werkgroep Stefanie van Eijden, Theo Kooijmans, Tim Endeveld, Sjaak Leenders, Sjir Hanssen

Bijlage 1 bij rapportage uitkomsten evaluatie financiële commissie 1. Adviseurs (1 x ingevuld namens alle adviseurs) Wat gaat er goed en moet de commissie blijven doen? Sinds de eerste evaluatie eind 2021 zijn er mooie stappen gezet. Er is ruimte voor de leden van financiële commissie om relevante agendapunten aan te dragen en we hebben goede stappen gezet in de opzet en leesbaarheid van de programmabegroting. Daarnaast zien we dat het advies om effectief gebruik te maken van tijdelijke werkgroepen wordt ter harte is genomen (bijvoorbeeld voor de aanbesteding van de accountantscontrole). Bovendien zijn er nieuwe afspraken gemaakt over de planning en bespreking van de voortgangsrapportages. Tot slot is onze ervaring dat de samenwerking en het onderlinge vertrouwen afgelopen jaar sterk is verbeterd. Naar ons gevoel zijn we op een meer constructieve wijze met elkaar in gesprek, is er meer sprake van respect voor ieders rol en verantwoordelijkheid en ervaren we meer een toonzetting die uitnodigt om het gezamenlijk beter te maken. Wat heb je gemist en moet de commissie doen om dit te verbeteren? In de vorige evaluatie hebben we geadviseerd om meer duidelijkheid te creëren over de samenhang van de overlegvormen en het mandaat van deze overlegvormen (financiële commissie, audit comité en gerelateerde werkgroepen).

Meer concreet hadden wij geadviseerd om de werkzaamheden van het audit comité bij de financiële commissie onder te brengen. We hebben niet het idee dat hier afgelopen jaar stappen in zijn gezet. In onze beleving is het nog steeds zoeken naar de verschillende rollen, waarbij we de financiële commissie als primaire aanspreekpunt beschouwen. Gelukkig is er ruimte vanuit alle betrokken om dit in alle openheid met elkaar te bespreken, en waar nodig tot een pragmatische oplossing te komen. In de eerdere evaluatie hebben wij ook de financiële commissie opgeroepen om een actieve rol te nemen in het bepalen van (uitkomst/outcome) indicatoren. Bij nader inzien is het niet logisch om deze verantwoordelijkheid bij de financiële commissie te beleggen, aangezien indicatoren niet financieel zijn. Met de programmabegroting 2024-2027 komt er een concreet voorstel op tafel voor deze indicatoren en wij nodigen de financiële commissie uit om mee te denken hoe het gesprek over de indicatoren vormgegeven kan worden. De raad heeft namelijk een belangrijke rol om te bepalen welke maatschappelijke effecten zij willen bereiken.

-

-

-

Tot slot brengen wij graag de volgende aanbevelingen opnieuw onder de aandacht: Maak optimaal gebruik van de commissieleden in de financiële commissie. De commissieleden brengen vanuit hun eigen (werk)ervaring unieke vaardigheden in. Wij denken dat deze beter ingezet kunnen worden, door deze vaardigheden meer onderdeel te laten zijn van het gesprek. Organiseer themabijeenkomsten voor de financiële commissie die niet worden opgenomen. Dit biedt ruimte voor open discussie. Met elkaar, met ambtenaren en met externe gasten. Sta tussentijds stil bij de bereikte successen. Enkele voorbeelden uit het afgelopen jaar: sluitende meerjarenbegroting, stap in de leesbaarheid van de programmabegroting en blijven vergaderen in de lastige Corona-periode door inzet van digitaal vergaderen.

-

Beschouw de wethouder financiën in de financiële commissie alleen als adviseur van de commissie en niet als vertegenwoordiger van het college.

Wat vind je overbodig en moet de commissie niet meer gaan doen? In de financiële commissie worden financiële ontwikkelingen waaronder die op (grote) projecten mondeling toegelicht. In beginsel kan dit, maar het is daarbij belangrijk om niet de rol van de Raad over te nemen. De wethouder financiën zit hier immers niet als vertegenwoordiger van het College, maar als adviseur van de commissie. De huidige vorm nodigt uit om ook vragen die eigenlijk bedoeld zijn voor de andere wethouders te stellen en daar is de financiële commissie nou juist niet voor bedoeld. Daarnaast zouden in de financiële commissie geen gedetailleerde vragen over de uitvoering gesteld moeten worden, omdat dit afleidt van de kern. Waar er individuele behoeftes zijn kan dit beter in een inhoudelijke themabijeenkomst worden besproken, ook ten behoeve van een goede voorbereiding en juiste vertegenwoordiging. Overigens merken wij dat hier door de voorzitter goed op wordt gestuurd. In relatie tot de P&C documenten merken wij dat de voorbespreking van de P&C documenten in de financiële commissie nog niet heeft geleid tot minder raadsvragen. Sterker nog, onze indruk is dat het totaal aantal vragen zelfs is toegenomen. Wij zouden juist verwachten dat een goede bespreking in de financiële commissie zou moeten leiden tot een afname van het aantal schriftelijke vragen.

Wie zien hierin een rol van de financiële commissie richting hun achterban. Wat is je mening over het continueren van de commissie? We merken dat er het afgelopen jaar goede stappen zijn gezet om de meerwaarde van de financiële commissie beter te benutten. Daarbij zien we nog een aantal verbeterpunten om de meerwaarde ten volle te kunnen benutten, zoals hierboven ook benoemd. Vorig jaar hebben wij geadviseerd om de financiële commissie te continueren voor die periode 2022-2025, we staan nog steeds achter dit advies. Wat is je naam en functie (optioneel) Roel Kuipers, Concerncontroller. Namens de adviseurs. 2. Leden en plaatsvervangend leden ( 8 x ingevuld) Wat gaat er goed en moet de commissie blijven doen? -

-

-

We worden bijgepraat over de financiële positie van de gemeente en de beheersing daarvan. We bespreken ontwikkelingen op financieel gebied en bereiden besluitvorming van de raad voor. Bewaken dat niet-financiële onderwerpen niet behandeld worden. agendasamenstelling; presentaties en info over grote projecten De taken zijn helder en wat er verwacht wordt is ook duidelijk De diepte in en de fractieleden informeren en adviseren over het onderwerp financiën. Op dit moment ook het intensief met de ambtelijke organisatie ontwerpen van de P&C producten zodat de raad haar taken goed kan uitvoeren In de commissie is ruimte om verder te verdiepen in financiële stukken. Dit zorgt voor extra technische kennis binnen de raad die bij besluitvorming gebruikt kan worden. Deze ruimte moet geboden blijven worden.

-

Procedures rond de financiële zaken bespreken en voorstellen hiervoor voorbereiden. Ik draai mee als plaatsvervangend lid en vind dat ik eigenlijk nog te weinig ervaring heb om iets zinnigs hierover te zeggen. De financiële commissie kan wat mij betreft afwisselend de status krijgen van ‘oriënterende vergadering’ en ‘voorbereidende vergadering’ op het thema

Wat heb je gemist en moet de commissie doen om dit te verbeteren? -

Niets actuele informatie over de financiën (bijvoorbeeld rond de zomerrapportage): tussentijdse informatie en reactie mogelijkheid geven Relevante ervaring op gemeentelijke financiën verbeteren. Dmv online trainingen of coaches Soms gaan de stappen erg snel. Nieuwe programmabegroting / planning rondom de rapportages. De commissie kan nog beter vragen om heldere voorstellen De commissie kan denk ik in sommige aspecten informatie positie verbeteren zoals zij dit nu doet bij de grote projecten. misschien voor nieuwe leden iets van een aparte training of zo financiën

Wat vind je overbodig en moet de commissie niet meer gaan doen? -

-

Niets De discussie in detail. Dat heeft niets te maken met de grote lijn en het budgetrecht waartoe de cie. is opgericht Enkel zaken behandelen welke bijdragen aan de Fin.dom. Geen randzaken dat weet ik nog niet De niet technische vragen die toch worden gesteld. Als focus op technisch blijft hebben we er als raad meer aan en kunnen niet technische zaken meer tijd krijgen buiten de commissie. Daarnaast moet commissie niet gebruikt worden als besluitvormings element. Stukken voorbespreken die ook in de voorbereidende vergadering terugkomen

Wat is je mening over het continueren van de commissie? -

Voor continueren zeker. Soms moet er een mogelijkheid bestaan om tussentijds te informeren (zie bij 2) Positief Ik denk dat de commissie een goede rol speelt in het functioneren van de raad. Dus doorgaan Dit moet gebeuren om de positie van de raad te waarborgen. Nuttig, het scheelt tijd in de algemene vergaderingen. Het lijkt mij zeker heel goed dat deze commissie blijft bestaan en dat hier de financiële zaken worden besproken. Ik denk dat de commissie bestaansrecht heeft, maar er zou niet direct iets fout gaan als deze commissie er niet was

Wat is je mening over de leesbaarheid van de financiële stukken? -

Wordt steeds beter Goed: zeker met de geduldige uitleg die erbij komt. Het zoeken naar relevante stukken is soms moeilijk. Het zijn omvangrijke documenten. ik denk dat we samen de goede kant op gaan om de stukken beter leesbaar en bruikbaar te maken

-

Ze zijn verbeterd maar het kost nog steeds veel tijd ze te begrijpen, dit komt ook doordat een basis aan financiële kennis ontwikkeld moet worden. Hier wordt aan gewerkt en ik vind er een stijgende lijn inzitten. voor mij is het lastige materie, maar ik ben niet heel financieel aangelegd Ik kom er wel uit, maar vanuit een inwonerperspectief gedacht vind ik de stukken vaak te ingewikkeld. En dat ligt niet zozeer aan onder onderwerp financiën, maar aan het gebruik van afkortingen, jargon, onduidelijke tabellen, en zelfs rekenfouten

In hoeverre vind je dat de financiële commissie een adviesrol moet hebben voor wat de betreft de leesbaarheid van stukken en de informatiebehoefte van de raad? -

Lijkt me een goede rol, maar voor de jaarstukken kan dat aan de werkgroep jaarrekening gedelegeerd worden. Ik vind dat die positie al wordt ingenomen: we adviseren zeker naar hoe iets naar de Raad moet Zeer positief Ja vind ik een belangrijke rol. Zodat elk raadslid mee kan doen Dit zou een goed idee kunnen zijn om door te ontwikkelen. Zolang het echt om te helpen is en zij niet mede verantwoordelijk worden. Graag dit lijkt mij zinvol

De samenstelling van de commissie gaat uit van 1 lid en 1 plv. lid per fractie. In de praktijk zijn beiden aanwezig. Wat is je mening hierover? -

-

Geen probleem. Het is ook een openbare vergadering, dus ook anderen kunnen aanwezig zijn. Het gebeurt niet vaak dat twee leden over hetzelfde onderwerp het woord voeren. Lijkt me goed, het is prettig om vanuit eerste hand te horen hoe zaken lopen. Ik zou wel meer het 1 woordvoerderschap invoeren. Hoe kleiner de commissie hoe beter de overleggen gaan. Dient geen Poolse landdag te worden. Persoonlijk vind ik het prettig om te kunnen sparren Dit is een prima zaak, dit ook zodat financiële kennis in raad uitgebreid kan worden. Dat is aan de fractie. Bij de CU is de laatste tijd 1 lid aanwezig. wij komen niet allebei tegelijk. Gezien de werkdruk waar sommige raadsleden het over hebben, zou ik het logischer vinden om met 1 persoon aanwezig te zijn. Maar het kan ook wel weer fijn zijn om te kunnen sparren

Volgens de verordening vergadert de commissie zo vaak als zij dit nodig vindt of als tenminste 2 (plv) leden hierom vragen. In de praktijk vergadert de commissie maandelijks en is dit opgenomen in... -

Reserveren is goed. Voorzitter en secretaris kunnen bepalen of een vergadering noodzakelijk is. Als een lid het nodig vindt kan hij of zij erom vragen Volgens mij is er een twee maandelijkse agenda. Tussentijdse bijeenkomsten heb ik nog niet meegemaakt Geen mening over Maandelijks is wel wat veel. Denk goed afstemmen op de P&C cyclus en dit jaar op de ontwikkeling van de nieuwe programmabegroting en de rapportages

-

Lijkt mij een goed vergaderschema wat houdbaar is voor raadsleden en steeds met veel nieuwe informatie. Nuttig om in te plannen. Bij geen vergaderpunten kan de vergadering gecanceld worden. Ik ben ervoor om vooral dan een vergadering te plannen als er echt iets te bespreken is Kennelijk is “zo vaak als zij dit nodig vindt” dus maandelijks. Ik zou me ook in een lagere frequentie kunnen vinden, bijvoorbeeld 1x per 2 maanden

De commissie is een adviesvormend gremium aan de raad. Heb je het gevoel dat dit ook zo wordt ervaren? -

-

Ja ja. Zo werkt het wel in onze fractie. Ja Ja Soms wordt het gezien alsof het al een besluit heeft genomen. Wij geven alleen adviezen. Soms heb ik gevoel dat we meer advies geven aan onze fracties dan aan hele raad. Ja, in onze fractie wel. volgens mij wel Nee. Dat komt omdat op de agenda vaak het doel van de verschillende agendapunten niet duidelijk is, om welk advies aan de raad wordt gevraagd? Er mist bovendien een neutrale terugkoppeling van de gegeven adviezen aan de raadsleden. De huidige notulen zijn voor dat doel teveel een procesverslag en focussen te weinig op de inhoud.

Op welke wijze geef je terugkoppeling over wat er is besproken in de financiële commissie? -

Ik stuur indien nodig stukken door en bespreek het in de fractie in het fractieoverleg en met specifieke bijeenkomsten Ik geef in de fractie op hoofdlijnen informatie over de financiële commissie. Mondeling tijdens de fractievergaderingen. Moet hier nog mijn weg in vinden Via fractievergadering. In fractievergadering en de notulen. Soms een extra e-mail. we bespreken het in ons fractieoverleg Ik vertel er kort wat over in het fractieoverleg

Zijn er punten ter verbetering? -

-

Ik zie ze niet zie bij 2 Nvt Soms gaat het erg snel. Denk dat inventariseren of er behoefte is aan een workshop met uitleg kan helpen. Of een training voor starters. Net als dat Coen met Sjaak had gedaan over de raadsinstrumenten Geen suggestie

3. Raadsleden en raadsvolgers ( 7 maal ingevuld) Ben je bekend met de doelen en taken van de financiële commissie? 6 x ja en 1 x redelijk Opmerkingen: -

staan in de wet bestuursrecht Ja, echter mag de gemeente bij nieuwe leden wel een soort van introductie aanbieden. Waarin duidelijk wordt uitgelegd wat er verwacht wordt van een commissie lid. OOk de VNG biedt trainingen (online) aan. Wijs hier de leden op.

Ben je tevreden met de wijze waarop de commissie haar taken uitvoert? 7 x ja Opmerkingen: -

maar ik heb er weinig zicht op wat ze doen. voorzover ik nu kan beoordelen