Tweede Bestuursrapportage 2023 De Connectie

Tweede Bestuursrapportage 2023

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................................ 2 1. Inleiding ............................................................................................................................................................... 3 1.1. Inleiding ....................................................................................................................................................... 3 1.2. Leeswijzer .................................................................................................................................................... 3 2. Ontwikkelingen programmaplan ........................................................................................................................ 4 2.1 Programma Bedrijfsvoering Gemeenten ...................................................................................................... 4 ICT ................................................................................................................................................................... 4 Documentaire Informatievoorziening ............................................................................................................

5 Facilitaire Zaken.............................................................................................................................................. 5 Frontoffice ...................................................................................................................................................... 5 Administratie & Beheer .................................................................................................................................. 6 Inkoop & Aanbesteding .................................................................................................................................. 6 Management Support .................................................................................................................................... 6 2.2. Programma Belastingen Gemeenten ............................................................................................................... 7 3. Ontwikkelingen De Connectie ............................................................................................................................. 8 3.1 Risicoprofiel ..................................................................................................................................................

8 3.2 Financiering................................................................................................................................................... 9 3.3 Bedrijfsvoering ............................................................................................................................................ 10 4. Ontwikkeling realisatie Begroting 2023 ............................................................................................................ 16 4.1. Ontwikkelingen financieel kader ............................................................................................................... 16 4.2. Verwachte voor- en nadelen ..................................................................................................................... 17 4.3. Investeringsprogramma ............................................................................................................................. 23

2

1. Inleiding 1.1. Inleiding Voor u ligt de tweede Bestuursrapportage van De Connectie over 2023. De eerste Bestuursrapportage was met name gericht op de ontwikkelingen in het financieel kader en de begroting. In de tweede Bestuursrapportage ligt het accent op de financiële en inhoudelijke ontwikkelingen gedurende het lopende jaar. De nu zichtbare afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn zowel programmatisch als financieel toegelicht. Hiermee wordt een eerste voorzichtige indicatie gegeven van het te verwachten eindejaarsresultaat. Voorzichtig, want de afstand tot het einde van het jaar is nog aanzienlijk. Hiermee neemt in de regel de onzekerheid van de prognose toe. Ook is er aandacht voor de interne bedrijfsvoering van De Connectie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de doorontwikkeling die de organisatie momenteel aan het maken is aan de hand van drie thema’s: 1. De Connectie op orde: doelstellingen halen en het herkennen en beheersen van risico’s 2. De Connectie: jij doet ertoe! 3. Dienstverlening: het gaat om de klant!

1.2. Leeswijzer De opbouw van deze bestuursrapportage volgt zoveel mogelijk de structuur van de Meerjarenprogrammabegroting 2023-2026, waarbij het accent bij de bestuursrapportage ligt op afwijkingen ten opzichte van het programmaplan, het interne bedrijfsvoeringsbeleid en de begroting. Over de realisatie van het programmaplan wordt gerapporteerd in hoofdstuk 2. Hoofdstuk 3 gaat in op ontwikkelingen binnen De Connectie en hoofdstuk 4 rapporteert over de ontwikkelingen van het financieel kader en de realisatie van de begroting 2023 en de investeringsplanning.

3

2. Ontwikkelingen programmaplan In het programmaplan uit de vastgestelde MJPB 2023-2026 doen zich ontwikkelingen voor, die mogelijk afwijkingen veroorzaken in de realisatie. De afwijkingen ten opzichte van het programmaplan worden in de volgende paragrafen toegelicht. Wanneer de ontwikkelingen leiden tot financiële afwijkingen is dit verder toegelicht in hoofdstuk 4.

2.1 Programma Bedrijfsvoering Gemeenten ICT Het project GemICT (2!Connect) zou volgens de meest recente planning in Q3 van dit jaar worden afgerond. De laatste businessapplicaties zijn ondertussen van de oude naar de nieuwe omgeving omgezet. In die zin is de migratie een feit. De volgende stap is het afbouwen van de oude omgevingen. Gebleken is dat aan de oude omgevingen nog diverse apparaten zijn gekoppeld en ook nog gebruikt worden. Het ontmantelen van oude omgevingen voor onder andere gebouwbeheersystemen, camerasystemen en dergelijke zat echter niet in de initiële scope van het GemICT project. De stuurgroep heeft daarop besloten de scope van het initiële project hiermee uit te breiden. Gevolg van de uitbreiding is dat het project wat langer doorloopt. De verwachting is dat het project nu eind Q4 2023 wordt afgerond. De Baseline Informatieveiligheid Overheid schrijft het inrichten van een monitoring- en detectieomgeving (SOC/SIEM) 12 voor. Dit alles gericht op het verhogen van de digitale weerbaarheid en het tijdig inzicht krijgen in beveiligingsmeldingen en incidenten met betrekking tot de informatievoorziening. Het project SOC/SIEM wordt ondergebracht in het programma Basis op Orde informatieveiligheid en privacy. De werkwijze zorgt voor een goede samenhang met andere informatieveiligheidscomponenten. De afronding van het project is hierdoor vertraagd.

Wat niet tot de primaire scope van het project hoort, maar wel noodzakelijk is om de gevraagde functionaliteit te kunnen operationaliseren, is het creëren van een zogenaamde ‘Azure Landingszone’. Dit is een basis ICT Cloudvoorziening, noodzakelijk om toekomstige bewegingen naar de cloud op een veilige manier te laten plaatsvinden. De Azure Landingszone zal ook voor toekomstige IV/IT ontwikkelingen noodzakelijk zijn en past daarmee binnen de regionale informatievisie en – strategie, waar de cloudstrategie onderdeel van uitmaakt. De gevolgen van het creëren van deze Azure Landingszone zullen in Q3 langzaam duidelijk worden en vervolgens in het Regionaal overleg van de Chief Information Security Officers en het en Opdrachtgeversoverleg worden besproken.

1

Siem: security information event management

2

Soc: security operations center

4

Documentaire Informatievoorziening De definitiefase van het project centraal Document Management System-Record Management Application (DMS-RMA) is gestart. In de definitiefase bereiden we het programma van eisen en de andere aanbestedingsdocumenten voor op de daadwerkelijke aanbesteding. Gelijktijdig stellen we een businesscase op. De Connectie is de meest voor de hand liggende en aangewezen organisatie om eigenaar te worden van het centraal DMS-RMA. We maken een inhaalslag met betrekking tot de digitale vernietiging van zaken in het zaaksysteem van de gemeente Rheden. De benodigde machtigingen voor vernietiging zijn afgegeven. Daarmee kunnen we beginnen met de feitelijke vernietiging. Door extra inzet en begeleiding van DIV lopen we de achterstanden op het fysieke (papieren) archief langzaam in en brengen we de documenten over aan het Gelders Archief. Facilitaire Zaken Tot nu toe lukt het Facilitaire Zaken om de gevraagde regiewerkzaamheden voor vluchtelingenopvanglocaties binnen de reguliere dienstverlening uit te voeren. De regionale projectgroep werkt toe naar een geharmoniseerde oplossing voor het verbod op wegwerpbekers vanaf 1 januari 2024. In de markt zijn nog geen vervangende producten ontwikkelt of verkrijgbaar om de wegwerpbeker één op één te vervangen. Daarom is het nodig op onderdelen andere oplossingen te bedenken.

De regionale projectgroep doet de komende maanden voorstellen om met het verbod op wegwerpbekers om te gaan. Frontoffice Sinds de start van De Connectie gebruiken we Topdesk als servicemanagementsysteem. Het huidige contract liep af en dat betekent dat er opnieuw aanbesteed moest worden. Dit is inmiddels gebeurd. Topdesk is ook de komende jaren de partij die De Connectie helpt om de dienstverlening verder te verbeteren. Het nieuwe Topdesk gaat daarbij vooral aan de beheerkant voordelen opleveren, bijvoorbeeld bij het monitoren van meldingen en het rapporteren over doorlooptijden. Aankomende periode staat in het teken van de migratie van de huidige on-premise omgeving naar de Cloud3. De verwachting is dat de migratie in Q1 van 2024 plaatsvindt. Tegelijkertijd start een campagne om het gebruik van de Self Service Portal te promoten. De Self Service Portal is onderdeel van Topdesk. Grootste voordeel van migratie naar de cloud is dat gebruikers straks ook buiten de digitale werkomgeving meldingen kunnen indienen. Er is onderzoek gedaan naar de beste manier van werken voor de vaste telefonie. Geconcludeerd is dat Teams de voorkeur heeft. Hierbij wordt de telefooncentrale vervangen door telefonie via Teams voor gemeentelijke klantcontactcentra, de Frontoffice en de ‘gewone’ eindgebruiker.

Telefonie via Teams heeft als voordeel dat we de telefooncentrales kunnen verwijderen en de bestaande, digitale infrastructuur gebruiken. Op dit moment werken we aan een businesscase voor telefonie via Teams.

3

On-premise betekent dat computerprogramma’s zijn geïnstalleerd op servers in het eigen kantoorgebouw. De cloud staat voor werken en opslaan via internet. Programma’s worden niet meer op eigen servers opgeslagen, maar online.

5

Administratie & Beheer Het vernieuwde Mijn Youforce en de app voor het regelen van personeelszaken zijn per april gelanceerd voor de gemeenten, andere klanten en De Connectie. Ook zijn er inloopsessies georganiseerd waarin medewerkers hun vragen konden stellen over Mijn Youforce en de app. Wel is op andere onderdelen van het project vertraging opgelopen. Vertraging is opgelopen doordat harmoniseren meer tijd kost dan verwacht. Er is gekozen om de harmonisatieproblemen goed op te pakken. Ten tijde van de aanbesteding was de intentie om voor het grootste deel van de processen uit te gaan van best practices. In de praktijk is dat niet haalbaar gebleken doordat de wensen en processen van de gemeenten verder uit elkaar liggen dan verwacht. Ook is de scope van het project uitgebreid met bijvoorbeeld een applicatie die personeelsdossiers zodanig kan digitaliseren dat aan de vernieuwde Archiefwet wordt voldaan. Door deze vertraging en de uitbreiding van de scope zijn de kosten aanzienlijk hoger dan begroot. Dit komt voornamelijk door de effecten hiervan op het projectmanagement en het functioneel beheer. De verwachting is dat het volledige systeem begin 2024 is geïmplementeerd. Door voortdurend wijzigende regelgeving spelen belastingvraagstukken binnen gemeenten een steeds grotere rol. Zowel kansen als bedreigingen op fiscaal vlak groeien.

Door deze groei is er steeds meer behoefte aan specialistische kennis. Met de gemeenten wordt onderzocht hoe het oprichten van een fiscaal team aan deze ontwikkeling kan bijdragen. De gemeenten Rheden en Renkum zijn hun verzoek ten aanzien van fiscaliteiten aan De Connectie aan het formaliseren. Inkoop & Aanbesteding Team Inkoop en Aanbesteding wordt nog steeds overvraagd. Vooral voor het begeleiden van aanbestedingen voor de gemeente Rheden en De Connectie. Hierover zijn we in gesprek met de demandmanagers van deze organisaties. Wanneer in 2023 geen extra capaciteit beschikbaar komt, zal dit leiden tot het niet kunnen opstarten van een aantal aanbestedingstrajecten. Het niet (tijdig) opstarten van aanbestedingstrajecten kan op haar beurt leiden tot rechtmatigheidsrisico’s. Daarnaast blijft er weinig ruimte over voor het standaardiseren, harmoniseren en professionaliseren van inkoop(processen). Er is ook te weinig tijd om te werken aan de benodigde inhaalslag op het contractbeheer. Management Support De gemeente Arnhem heeft besloten de verantwoordelijkheid van het budget voor secretariële ondersteuning intern anders te organiseren. De herverdeling als gevolg van deze aanpassing is inmiddels bekend. De gemeente Arnhem gaat meer ondersteuning afnemen. Daarnaast gaat Managementsupport de gemeente Arnhem ondersteunen bij WOO4-verzoeken.

De wijzigingen in de dienstverlening worden in kaart gebracht en doorgevoerd. De financiële gevolgen van de wijzigingen verwerken we in het lopende jaar in maat- en meerwerkovereenkomsten. De structurele effecten verwerken we vanaf 2024 in de begroting.

De realisatie van de overige doelstellingen ten aanzien van dit programma, en de daarmee samenhangende inzet, laat op dit moment geen substantiële afwijkingen zien van de Meerjarenprogrammabegroting 2023-2026.

4

Wet Open Overheid. Met een Woo-verzoek vragen inwoners de gemeente om documenten over een bepaald onderwerp openbaar te maken.

6

2.2. Programma Belastingen Gemeenten Al een aantal jaren is een stijging te zien van het aantal bezwaren tegen de WOZ-waarde. Deze stijging komt door de toename van het aantal No Cure No Pay bureaus en het verdienmodel dat zij hanteren 5. Voor De Connectie betekent de stijging van het aantal bezwaren vooral een toename van de werklast en de te vergoeden proceskosten. Hiervoor zijn incidenteel extra middelen beschikbaar gesteld. Het aantal ingekomen bezwaren en reacties naar aanleiding van de WOZ-aanslagoplegging is nog hoger dan eerst ingeschat. Ondanks deze hogere aantallen is de verwachting dat het lukt om deze reacties binnen de afgesproken financiële en wettelijke termijn af te handelen. Een precieze prognose voor de uit te keren proceskostvergoedingen van de No Cure No Pay bezwaren is op dit moment lastig te maken. Juist de komende maanden handelen we deze bezwaren af. Er is een nieuwe taxatiemodule binnen de belastingapplicatie aangeschaft. Door implementatie van de nieuwe module per januari 2024 zal de dienstverlening aan inwoners en andere belastingplichten verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan een voormelding waarin inwoners zelf aanpassingen kunnen doen in bijvoorbeeld de kenmerken van een woning. Er zijn gesprekken gaande met een externe partij voor het variabel incasseren van automatische incasso’s.

Bij variabel incasseren bepalen inwoners zelf op welke datum de incasso plaatsvindt. We starten een proef in samenwerking met de gemeente Arnhem. Als de proef slaagt bieden we deze functionaliteit ook aan de andere gemeenten aan. In het derde kwartaal volgt een notitie waarin gemeenten op de hoogte worden gehouden van de voortgang. De val van het kabinet brengt het risico met zich mee dat er ook volgend jaar extra middelen nodig zijn voor het afhandelen van bezwaren en reacties. Dit omdat de aangekondigde maatregelen waarschijnlijk vertraging oplopen. We volgen de ontwikkelingen nauwgezet en stemmen de gevolgen af met de gemeenten. De invorderings- en aanslagbrieven worden herschreven en herzien op B1-niveau. Daarvoor betrekken we een klantpanel en demandmanagement van de gemeenten.

5

No Cure No Pay-bureaus bieden inwoners gratis hun diensten aan om namens de inwoner bezwaar te maken tegen de WOZ-beschikking. De bureaus verdienen aan de vergoeding die gemeenten moeten betalen voor de proceskosten.

7

3. Ontwikkelingen De Connectie 3.1 Risicoprofiel Het risicoprofiel van De Connectie kent vanaf de eerste Bestuursrapportage 2023 een andere opzet. De oorspronkelijk opzet gaat al een aantal jaren mee en past niet meer bij de meest recente ontwikkelingen. De beschreven risico’s zijn het resultaat van een proces van identificeren en kwalificeren van risico’s en de wijze waarop deze risico’s kunnen worden beheerst. Hiermee wordt bedoeld dat er gekeken wordt naar de (mogelijke) bedreigingen die het behalen van de organisatiedoelstellingen in de weg staan. Hierbij wordt zowel aandacht besteed aan de kans dat een risico zich voordoet, als de mogelijke impact hiervan. Ook wordt de beheerstrategie bepaald. Dit resulteert in een overzicht met de belangrijkste risico’s en de bijbehorende risicoscore. Het is van belang om voorgaand proces minimaal jaarlijks te doorlopen om tot een geactualiseerd beeld van het risicoprofiel te komen. In het laatste kwartaal van 2023 zal een nieuwe brede risico-inventarisatie plaatsvinden waarbij bestaande risico’s zullen worden geëvalueerd en eventuele nieuwe risico’s worden geïdentificeerd.

Op dit moment voorzien wij, op hoofdlijnen, de volgende onderliggende bewegingen die het risicoprofiel zullen beïnvloeden: Vanuit de landelijke politiek werd er gewerkt aan aanpassingen in wet- en regelgeving om de vergoedingen voor het indienen van WOZ-bezwaren door bureaus die zich specialiseren in No Cure No Pay bezwaren aan banden te leggen. De hoop en verwachting was dat dit voor 2024 zou gebeuren. De Connectie maakt zich via samenwerkende belastingorganisaties sterk voor aanpassingen. Maar met het vallen van het kabinet is de kans dat wet- en regelgeving op dit punt al voor 2024 wordt aangepast een stuk kleiner geworden. Voor 2024 betekent dit dat dit risico zich waarschijnlijk (deels) blijft voordoen. Daar tegenover staat dat de campagnes en aansporingen van gemeenten en De Connectie om als inwoner zelf bezwaar in te dienen, en dit niet via een No Cure No Pay bureau te doen, succesvol zijn. Er werden in 2023 meer bezwaren ingediend, maar het percentage NCNP-bezwaren was lager dan verwacht. Ook in 2024 zetten we, samen met de gemeenten, deze beheersmaatregel in. De risico’s op het gebied van informatieveiligheid en privacy blijven relevant en vragen dan ook om continue aandacht. In 2023 zijn weer een aantal maatregelen genomen om deze risico’s onder de aandacht te houden en waar mogelijk te mitigeren.

Bijvoorbeeld via het bewustwordingsprogramma en afronden van de aanbesteding voor een ondersteunend managementsysteem (ISMS). Daarnaast wordt, samen met de Gemeente Arnhem, gewerkt aan de voorbereiding van het overkoepelende programma Basis op Orde informatieveiligheid en privacy. Naar verwachting start dit programma in november. Het project e-HRM is een goed voorbeeld dat harmoniseren een uitdaging blijft. Processen van drie, vier of nog meer partijen waarmee al jarenlang wordt gewerkt, laten zich lastig samenvoegen tot één proces. In 2023 heeft dit risico zich dan ook voorgedaan, in de vorm van meerkosten op het project e-HRM. Deze meerkosten ontstonden vooral doordat er gekozen wordt voor maat- en meerwerkoplossingen in plaats van een geharmoniseerde oplossing. Ook op andere gebieden worden de mogelijkheden om te harmoniseren en de standaardiseren nog niet optimaal benut. Tot slot moet worden opgemerkt dat het tempo waarmee op regionaal niveau beleidsmatige keuzes worden gemaakt ten aanzien van de onderwerpen uit de perspectiefbrieven van De Connectie, leidt tot vertraging in de programmering en bekostiging van deze ontwikkelingen. Hiermee wordt het risico gelopen dat we door de tijd worden ingehaald en hiermee de regie op deze ontwikkelingen verliezen. Het risicoprofiel is een momentopname en hiermee een statische weergave binnen een dynamisch speelveld.

Niettemin is risicomanagement een continu proces als gevolg van voortdurende verandering in de omgevingsfactoren en de effecten van de gekozen beheerstrategie.

8

3.2 Financiering In de bestuursvergadering van 1 juni 2023 is het bestuur akkoord gegaan met het voorzien in de additionele financieringsbehoefte. De financieringsbehoefte is afgestemd op het totaal van het geprognosticeerde boekwaardeverloop van de materiele vaste activa per ultimo 2022, inclusief het onderhanden werk, gerealiseerde investeringen binnen het Investeringsprogramma (IP) 2023 en de helft van het nog beschikbare IP 2023. Conform dit besluit zijn er in juni 2023 vier langlopende leningen afgesloten bij de Nederlandse Waterschapsbank (NWB). De looptijden van de leningen zijn afgestemd op de afschrijvingstermijnen van de investeringen. Looptijd jaren Bedragen x 1.000 euro Verloopoverzicht leningen Lening 1 Lening 2 Lening 3 Lening 4 Totaal

Eindjaar lening

4 5 7 8

Rente

2027 2028 2030 2031

Leningbedrag

3,53% 3,46% 3,37% 3,35%

1.500 1.600 700 700 4.500

De leningenportefeuille ziet er, na het verwerken van de nieuw afgesloten leningen, als volgt uit. 2023 Bedragen x 1.000 euro Leningportefeuille op 31-12 Resterende looptijd 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 jaar 5 jaar 6 jaar 7 jaar 8 jaar Totaal

2024

1.692 1.987 3.030 3.500 4.050 600 700 700 16.259

993 2.020 2.625 3.240 500 600 613 10.591

2025

2026

2027

1.010 1.750 2.430 400 500 525 6.615

875 1.620 300 400 438 3.633

810 200 300 350 1.660

Het monitoren van de financieringsbehoefte ten opzichte van de looptijd van de activa en nieuwe investeringen is een continu proces. Mocht dit tot een aanvullende financieringsvraag leiden, dan wordt dit separaat ter besluitvorming aan het bestuur voorgelegd.

9

3.3 Bedrijfsvoering Organisatiestructuur In 2023 wordt er gewerkt aan een actualisatie van de sturingsfilosofie. Het doel van deze actualisatie is om de toekomstbestendigheid van De Connectie te versterken, afgestemd op de behoefte van en samenwerking met de gemeenten-eigenaren. Sturing op organisatiedoelstellingen Binnen het managementteam is geanalyseerd waar De Connectie nu staat. Dit heeft geleid tot een nieuwe visie voor de organisatie: ‘’Met oog voor talent, ontwikkeling en diversiteit bieden wij de beste dienstverlening. We kennen onze klant en zijn een betrouwbare en transparante organisatie’’ Deze nieuwe visie laat zien waar De Connectie in de toekomst voor wil staan. Er zijn drie thema’s benoemd die

bijdragen aan het realiseren van onze visie. Dat zijn: 1. De Connectie op orde: doelstellingen halen en het herkennen en beheersen van risico’s Dit thema gaat over interne beheersing. Daarbij gaat het om het realiseren van onze organisatiedoelstellingen en het herkennen en beheersen van interne risico’s. Gestart wordt met het opzetten van rapportages gebaseerd op KPI’s6. Zo mogelijk gekoppeld aan de PDC7. Een tweede onderwerp binnen dit thema dat prioriteit heeft gaat over processen die niet goed lopen of ontbreken maar wel noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld vanuit wettelijke kaders of eisen die gesteld worden vanuit normeringen. Het gaat in deze gevallen om zowel het beschrijven van processen als ook om het verbeteren hiervan. 2. De Connectie: jij doet ertoe! Het kloppende hart van De Connectie zijn alle medewerkers. Samen doen we het! Wie je bent, waar je ook in gelooft, hoe je er ook uitziet. Jij doet ertoe! Binnen dit thema worden projecten opgezet om dit versterken. Deze projecten zijn gericht op: • • • •

Het bieden van kansen aan medewerkers; Externe profilering. Wat maakt ons een aantrekkelijke organisatie om voor te werken? Op inclusie en diversiteit. Door De Connectie wordt dat breed opgepakt, ook binnen dit thema; Duurzame inzetbaarheid.

We gaan voor een cultuur waarin ieder zichzelf mag zijn en waar iedereen veilig werkt en gewaardeerd wordt. Inmiddels zijn we met twee projecten gestart: het project Inclusie & Diversiteit en het project Vitaliteit. 3. Dienstverlening: het gaat om de klant! We denken en handelen vanuit de klant. De dienstverlening verbeteren we door in te zetten op mensen, processen en systemen. Binnen dit thema worden projecten opgezet die hier een bijdrage aan leveren. We maken gebruik van innovatieve en slimme oplossingen die passend zijn in onze dienstverlening. Door in te zetten op kennis, houding en gedrag van medewerkers sluiten we als collectief steeds meer aan op onze

6

KPI: kritieke prestatie-indicator: hulpmiddel om prestaties van de organisatie als geheel en van afdelingen, teams en afzonderlijke medewerkers te meten. 7

PDC: producten- en dienstencatalogus: een overzicht van wat De Connectie per gemeente op het gebied van dienstverlening aanbiedt.

10

kerncompetenties: klantgerichtheid en kwaliteitsgerichtheid. We starten met een nulmeting om van daaruit gericht te gaan verbeteren. Deze nulmeting is onderdeel van het als eerst gestarte project klanttevredenheid. Deze thema’s hebben als doel om een volgende stap te zetten in de ontwikkeling en professionalisering van De Connectie. De drie thema’s zijn hierbij ondersteunend aan de doelstellingen zoals deze zijn geformuleerd in de MJPB 2023-2026. Bij het werken aan deze thema’s wordt de organisatie zo maximaal als mogelijk betrokken. Op deze manier benutten we de aanwezige kennis en expertise optimaal en ontstaat draagvlak voor de invulling hiervan. Hiermee geven we ook invulling aan het overkoepelende thema van De Connectie: ‘Samen doen we het!’. Aan de drie thema’s werken we volgens de scrummethodiek. Scrum is een methode waarbij je als team in korte periodes (sprints) werkt om taken af te ronden. Inmiddels is er een basistraining scrum gegeven aan medewerkers en hebben een aantal medewerkers de rol van scrummaster gekregen. Zij gaan het proces begeleiden. Verder zijn de projecten binnen de thema’s geïdentificeerd, geprioriteerd en is een ’backlog’ van projecten gecreëerd. In deze backlog zitten de projecten die op termijn nog uitgevoerd kunnen gaan worden.

Uitgelicht: Inclusie & Diversiteit De Connectie vindt het belangrijk om een organisatie te zijn die midden in de samenleving staat én die ook een afspiegeling is van de beroepsbevolking. Kortom, De Connectie wil een inclusieve en diverse organisatie zijn. Binnen het thema ‘Jij doet ertoe!’ werken we aan een organisatie waar huidige en potentiële medewerkers zich veilig, verbonden en welkom voelen. We kijken naar talent, kennis en kunde om samen nog beter te worden. Om dit te bereiken is voor de korte termijn een actieplan opgesteld. Van hieruit gaan we werken om inclusie en diversiteit binnen de organisatie zichtbaar te maken en verder vorm te geven. Er wordt beleid geformuleerd voor Inclusie & Diversiteit. Tegelijkertijd zijn we al bezig om kritisch te kijken naar onze publieke communicatie en naar vacatureteksten. Ook volgt iedereen die betrokken is bij werving en selectie een training ‘selecteren zonder vooroordelen’. Daarnaast heeft De Connectie zich aangesloten bij het lokale netwerk ‘Diversiteitsreis’, om zo van elkaar te leren en elkaar te helpen. Tenslotte is De Connectie een partnerschap aangegaan met JINC en intensiveert het de relatie met het Werkgeverservicepunt (WSP). Bij JINC gaat het om jeugd en het leveren van een bijdrage aan hun ontwikkeling, bij WSP om volwassenen en om het bieden van kansen op de arbeidsmarkt.

11

Personele ontwikkelingen Formatie, bezetting en inhuur Begroting 2023

Prognose Vast

Prognose Inhuur

Prognose Totaal

63,98 18,30 64,54 1,00 37,37 44,58 92,85 46,00 368,62

53,04 13,89 59,05 1,00 35,43 43,14 68,39 52,70 326,64

6,33 5,70 11,72 1,00 2,55 31,10 5,91 64,31

59,37 19,59 70,77 1,00 36,43 45,69 99,49 58,61 390,95

Verschil

Personeel (in fte's) Administratie en Beheer & Inkoop en Aanbestedingen Bedrijfsbureau Belastingen & Basisregistraties Directeur Documentaire informatievoorziening Facilitaire zaken en Frontoffice ICT Management Support

Totaal

4,61 -1,29 -6,23 0,94 -1,11 -6,64 -12,61 -22,33

De Connectie stuurt erop om meer formatie met eigen mensen in te vullen en de inhuur terug te dringen. De afgelopen jaren was er een daling te zien op inhuur. Vergeleken met 2022 is de verhouding vaste formatie/ inhuur ongeveer gelijk gebleven. Dit is voor een deel uit te leggen doordat er in 2023 extra is ingehuurd voor de afhandeling van de (No-Cure No-Pay-) bezwaren op de WOZ-aanslagen. Verder huren we vooral personeel in voor het opvangen van ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk.

Ziekteverzuim

De ontwikkeling van het ziekteverzuim binnen De Connectie verloopt gunstig. Het huidige verzuimpercentage ligt rond de door De Connectie gehanteerde norm van 5,8%. Naast een lager verzuimpercentage is er ook een gelijke trend te zien in het verzuimpercentage als in 2022.

12

Administratieve organisatie Aan de hand van een Service Organisatie Control (SOC) rapport toont De Connectie aan op welke wijze zij voldoet aan de eisen als het gaat om de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersorganisatie. De opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersorganisatie wordt jaarlijks getoetst door een externe auditor. Hierbij wordt jaarlijks een ISAE 3402, type 2 assurancerapport afgegeven. De type 2 audit kijkt naar opzet, bestaan en werking. Dit maakt dat de klantorganisaties en hun accountants kunnen steunen op het assurancerapport van de onafhankelijke auditor en leidt tot een efficiënter controleproces bij zowel De Connectie, als bij de klantorganisaties. Voornoemde rapportages over 2021 en 2022 hebben zich gericht op de financiële werkprocessen en bijbehorende algemene IT-beheersmaatregelen. In 2023 wordt de controle uitgebreid met een type 1 audit (naar opzet en bestaan van processen) voor de belastingprocessen. Vanaf 2024 worden deze processen ook onderdeel van de type 2 audit en rapportage. Na de afronding van de implementatie van het nieuwe e-HRM systeem volgen de PSA8-processen. De organisatie is bezig de voorbereiding en uitvoering van de interne controle met verscherpte aandacht voor de rechtmatigheidsaspecten.

Hiertoe worden het normen- en toetsingskader van De Connectie geactualiseerd en op basis hiervan de beheersmaatregelen vastgesteld en interne controle uitgevoerd. Outputsturing en -verrekening De Connectie werkt toe naar een model voor integrale kostprijsberekening, waarmee verder invulling gegeven wordt aan een systematiek van outputfinanciering en -verrekening met de deelnemers. Deze systematiek gaat nader inzicht en begrip opleveren van productprijzen en -volumes. Vooraf worden afspraken gemaakt over leveringseenheden, -hoeveelheden, kwaliteit en de prijs. Dit stelt zowel de gemeenten als De Connectie in staat de kosten van bedrijfsvoering beter te sturen en te beheersen. Belangrijk uitgangspunt van outputsturing en -verrekening, aan de hand van een kostprijsmodel, is dat de gebruiker betaalt. De systematiek van het kostprijsmodel is inmiddels aan de gemeenten gepresenteerd en er is een eerste ruwe analyse gedeeld van de mogelijke herverdeeleffecten van de nieuwe systematiek. Tegelijkertijd moet worden beseft dat de uitkomsten van het kostprijsmodel in deze fase een onzekerheid in zich hebben door inschattingen en aannames die in het model zijn gemaakt. Denk hierbij aan inschatting ten aanzien van personele inzet voor een activiteit of product, maar ook inschatting ten aanzien van de leveringshoeveelheden per klant of gebruiker.

Deze aannames kunnen alleen worden ‘gevalideerd’ door goede registraties hiervan. Hiermee ontstaat een steeds zuiverder beeld van werkelijke inzet en verbruik. Daar waar De Connectie zich nu gaat richten op de kwaliteit en ontsluiting van de benodigde registraties, is de gemeenten gevraagd naar hun perspectief op de gekozen leveringseenheden per product en/ of dienst en de inschatting van de leveringshoeveelheden ten aanzien van het eigen gebruik. Daarnaast is afgesproken dat de gemeenten zich vast gaan oriënteren op het gebruik van de inzichten uit het kostprijsmodel. Want, het is aan de gemeenten-eigenaren om te bepalen om de huidige verrekeningssystematiek (op basis van verdeelsleutel) te verlaten en over te stappen op verrekening op basis van geleverde output. Informatievoorziening en Business Intelligence Op dit moment wordt de regionale Informatievisie en -strategie herijkt. Deze herijking is noodzakelijk om ook over de komende jaren een goed werkende en op de gemeenten en De Connectie afgestemde informatievoorziening te hebben. Een belangrijk deel van de informatievoorziening vertaalt zich naar ICToplossingen die bij en met De Connectie kunnen worden gerealiseerd.

8

Processen op het gebied van de personeels- en salarisadministratie.

13

Onderzoeksbureau Berenschot is door het RCIOO, in opdracht van de gemeentesecretarissen, gevraagd een onderzoek te doen naar centralisering van het opdrachtgeverschap in de Informatievoorzienings- (IV) keten. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek heeft het OGO besloten om het advies van Berenschot over te nemen. Dit betekent dat, naast het op orde brengen van de randvoorwaarden die nodig zijn voor goed opdrachtgeverschap, een gezamenlijk programma wordt opgezet waarin het opdrachtgeverschap richting De Connectie functioneel is belegd. Parallel daaraan wordt een start gemaakt met het centraliseren van contractmanagement en het professionaliseren van het regionaal portfoliomanagement. Harmonisatie van de gemeentelijke applicaties blijft een belangrijk thema, maar is geen doel op zich. De Connectie biedt gemeenten ondersteuning bij het realiseren van een geharmoniseerd applicatielandschap. Informatieveiligheid en Privacy Bewustwording is één van de allerbelangrijkste onderdelen van informatieveiligheid en privacy. Bij de meeste datalekken en beveiligingsincidenten spelen gebruikershandelingen en fouten een belangrijke rol. Samen met een externe partij is hiervoor een bewustwordingsprogramma opgezet. Medio september start dit bewustwordingsprogramma. Hierbij wordt een uitgebreid e-learningpakket beschikbaar gesteld aan de medewerkers met een periodiek wisselend thema.

Samen met de gemeente Arnhem is net als in 2022 de Week van de Digitale Weerbaarheid georganiseerd. Gedurende deze week zijn er workshops georganiseerd met onderwerpen als ‘’Help! Een Datalek?’’ en ‘’Wat zijn jouw persoonsgegevens waard?’’. Eén van de meest prominente gastsprekers, Brenno de Winter, is ook bij de gemeente Rheden en Renkum geweest om een presentatie te geven. De opkomst zowel op locatie als online was goed. Afgelopen periode is er samen met gemeente Arnhem gewerkt aan het overkoepelende programma voor Arnhem en De Connectie voor de Basis op Orde informatieveiligheid en privacy. Beide organisaties trekken binnen dit programma op, om binnen eigen tijdslijnen de basis op orde te realiseren. Hiervoor is een programmamanager aangesteld en wordt op dit moment de inrichting van de programma organisatie en randvoorwaarden ingevuld om in november van start te gaan. Verschillende deeltrajecten zoals onderzoek naar governance rondom informatieveiligheid en privacy zijn in afronding. Daarnaast wordt gestart met risicoanalyses om te bepalen welke maatregelen met welke prioriteit binnen beide organisaties genomen moeten worden. Ook is de aanbesteding van de benodigde ondersteunende toolset voor de managementsystematiek (het ISMS 9) afgerond.

Op dit moment gaat het selectietraject voor de wachtwoordkluis een pilotfase in, waarbij we actief medewerkers uit de organisaties gaan betrekken voordat we een definitieve keuze maken. Naar verwachting zal ook dit medio oktober afgerond worden en kunnen we medewerkers beter faciliteren in het volgen van de wachtwoordeisen die er liggen. Business Continuity Management (BCM) Het doel van een Business Continuity Management System (BCMS) is het in stand houden van de bedrijfsvoering bij verstoringen of noodsituaties. Hierbij valt te denken aan uitval van systemen en applicaties, maar bijvoorbeeld ook de gevolgen van cyberincidenten of brand. Ook de toenemende wet- en regelgeving ten aanzien van het continuïteitsbeheer vraagt om urgentie in de aanpak hiervan. De gemeenten hebben de ambitie uitgesproken om in regionaal verband op te willen trekken bij het verder vormgeven van het continuïteitsmanagement. Het invoeren van een BCMS vraagt om een programmatische aanpak. Daarom is besloten om de activiteiten onder te brengen in het programma Informatiebeveiliging en Privacy, dat samen met de gemeente Arnhem wordt vormgegeven.

9

Information Security Management System

14

Huisvestingsbeleid Het huurcontract van de gemeente Arnhem voor het stadskantoor loopt tot 1 juli 2025. Voor de gemeente Arnhem is dit het moment om de huidige huisvesting tegen het licht te houden. Onderdeel van het huurcontract is ook de huisvesting van De Connectie. Gemeente Arnhem onderzoekt meerdere opties voor toekomstige huisvesting. Vooruitlopend op het scenario dat de gemeente Arnhem het huurcontract van het stadskantoor beëindigt, heeft De Connectie haar eigen huisvestingsbehoefte in kaart gebracht. Ook de gevolgen van een eventuele verhuizing in relatie tot de dienstverlening van De Connectie aan de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden zijn geïnventariseerd. Speciale aandacht is nodig voor het vraagstuk van de serverruimte in het stadskantoor. De voorbereiding voor de aanbesteding voor een andere serverruimte locatie wordt nu gestart. Het RCIOO pakt dit vraagstuk verder op. Juridische zaken De Connectie hecht er groot belang aan om zich zeker te stellen dat ze voldoet aan alle geldende wet- en regelgeving. Als De Connectie niet compliant is, kan dit financiële-, juridische- en imagorisico’s met zich meebrengen. Daarom is het beleid erop gericht om altijd actueel inzicht te hebben in de vigerende wet- en regelgeving en de naleving hiervan cyclisch te borgen. Het bestuur heeft zowel een geactualiseerde financiële verordening als controleverordening vastgesteld.

De bestaande verordeningen dateerden als sinds de oprichting van de organisatie in 2017. Met het actualiseren hiervan sluiten beide verordeningen weer aan bij de vigerende wet- en regelgeving, met als belangrijkste wijziging de verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur naar de directie. Communicatie Communicatie blijft zich ontwikkelen tot een interactief proces waarbij De Connectie, haar klanten en medewerkers informatie uitwisselen. Ook in de keuze van communicatiemiddelen wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de behoefte van medewerkers, klanten en andere geïnteresseerden zoals leveranciers, potentiële werknemers en de media. Communicatie is een belangrijk onderdeel van projecten, arbeidsmarktbenadering en organisatieontwikkeling. Bij projecten focust communicatie zich onder andere op het belang van projecten gezamenlijk met de gemeenten uitdragen. Daarnaast speelt De Connectie een belangrijke rol bij de organisatie van medewerkersbijeenkomsten. Om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en de binding met de organisatie te versterken is er maandelijks een livestream: Co-ffietijd! In gesprek met… Tijdens de live-uitzending worden er meerdere collega’s of partners uitgenodigd om in gesprek te gaan over een bepaald onderwerp.

15

4. Ontwikkeling realisatie Begroting 2023 4.1. Ontwikkelingen financieel kader De eerste Bestuursrapportage was met name gericht op de ontwikkelingen in het financieel kader en de knelpunten die hierin werden voorzien. De mutaties die hieruit naar voren zijn gekomen, zijn verwerkt in de begroting. Het verloop van het financieel kader kan hiermee als volgt worden weergegeven:

Lasten

Baten

Resultaat

Bedragen x 1.000 euro Begroting 2023 Totaal primitieve begroting

49.649 49.649

-49.670 -49.670

-21 -21

14

-14

-

Kadercorrecties Kadercorrecties agv (bestuurlijke) besluitvorming Kadercorrecties agv maat- en meerwerk Kadercorrecties dienstverlening derden Overige kaderwijzigingen

2.582 748 -1.293 74

-2.582 -748 1.293 -74

-

Ontwikkelingen begroting 2023-2026 Loon- en prijsontwikkelingen Veranderopgave Informatieveiligheid Mutaties 1e bestuursrapportage 2023

1.747 279 125 4.276

-1.747 -279 -125 -4.276

-

Saldo baten en lasten

53.925

-53.946

-21

Begroting 2023 na mutaties Mutaties 1e bestuursrapportage 2023 Administratieve wijzigingen over de programma's Mutatie baten en lasten

In de tweede Bestuursrapportage worden, in beginsel, geen begrotingswijzigingen voorgesteld. Afwijkingen ten opzichte van de begroting, met impact op het financieel kader, worden via de exploitatie met de gemeenten verrekend.

16

4.2. Verwachte voor- en nadelen Begroting 2023 Bedragen x 1.000 euro Reguliere exploitatie Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Veranderopgave Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Totaal Totaal lasten Totaal baten Totaal saldo baten en lasten Totaal toevoeging aan reserves Totaal onttrekkingen aan reserves Totaal saldo na reserves

Prognose 2023

Saldo

Voordeel/ Nadeel

53.165 -52.772 393 355 -769 -21

56.185 -57.845 -1.660 515 -1.140 -2.285

-3.020 5.072 2.053 -160 371 2.264

N V V N V V

405 405 -405 -

314 314 50 -404 -40

90 90 -50 40

V V V N V V

53.570 -52.772 798 355 -1.173 -21

56.499 -57.845 -1.345 564 -1.544 -2.325

-2.930 5.072 2.142 -210 371 2.303

N V V N V V

Een eerste voorzichtige indicatie van het eindejaarsresultaat laat een voordeel zien van per saldo € 2.303.000 ten opzichte van de begroting 2023 na de eerste bestuursrapportage. Dit voordeel wordt veroorzaakt door het saldo van verschillende voor- en nadelen bij met name de uitvoering van de reguliere exploitatie. Daarbij moeten de incidentele vrijval van de stelposten voor kapitaalslasten en voor de compensatie van autonome prijsontwikkelingen, de lagere lasten voor het netwerk en service & storage én de vertraging van een aantal ontwikkelingen op het gebied van informatieveiligheid als belangrijkste veroorzakers worden gezien. Deze en overige ontwikkelingen ten opzichte van de begroting worden in het hiernavolgende verder toegelicht.

17

Reguliere exploitatie Begroting 2023

Prognose 2023

Saldo

Voordeel/ Nadeel

Bedragen x 1.000 euro 53.165 -52.772 393 355 -769 -21

-3.020 5.072 2.053 -160 371 2.264

N V V N V V

2.552 -3.850 -200 639 183 560 -1.265 -1.781 -755 -710 484 407 -340 303 186 120 178 150 78 40

V N N V V V N N N N V V N V V V V V V V

Baten - Hogere opbrengst maat- en meerwerk - Hogere opbrengsten doorberekening facilitaire werkplekken ODRA - Hogere opbrengsten i.v.m. project E-HRM - Resultaatbestemming Jaarrekening 2022 naar gemeenten - Overige verschillen

4.310 710 340 -371 84

V V V N V

Toevoegingen aan reserves - Toevoeging bestemmingsreserve Informatieveiligheid

-160

N

Ontrekkingen aan reserves - Vrijval Jaarrekeningresultaat 2022

371

V

Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Lasten - Personele lasten lager door vacatureruimte - Personele lasten hoger door inhuur - Personele lasten hoger door verlofvoorziening - Vrijval stelpost kapitaalslasten - Vrijval kapitaalslasten - Vrijval stelpost compensatie autonome prijsontwikkelingen - Hogere lasten maat- en meerwerk Managementsupport - Hogere lasten maat- en meerwerk FZF - Hogere lasten maatwerk ICT projecten - Hogere lasten instandhouding facilitaire werkplekken ODRA - Lagere lasten Netwerk - Lagere lasten Server & Storage - Hogere lasten project E-HRM - Lagere lasten Wachtwoordgebruik en veilig mailen - Lagere lasten Monitoring & detectie - Lagere lasten inrichting Privacy Managementsysteem - Lagere licentielasten - Lagere lasten door hybride werken - Lagere opleidingslasten - Overige verschillen

56.185 -57.845 -1.660 515 -1.140 -2.285

Een eerste indicatie van het eindejaarsresultaat op de reguliere exploitatie laat hiermee een voordeel zien van € 2.264.000. Gezien het vroege moment in het jaar, hebben we ons beperkt tot voordelige en nadelige afwijkingen ten opzichte van de begroting, die een redelijk zeker karakter hebben. Anderzijds biedt de voorliggende periode tot aan het einde van het jaar nog mogelijkheden ten aanzien van het sturen op de realisatie van de, aan de begroting ten grondslag liggende, activiteiten.

18

Personele lasten De vacatureruimte blijft redelijk stabiel. Toch stuurt De Connectie actief op het structureel invullen van formatie. In vacatureruimte wordt tijdelijk voorzien door in te huren. De hogere lasten als gevolg van inhuur hebben echter verschillende oorzaken. Er wordt waar nodig ingehuurd voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Deze kosten kunnen deels worden opgevangen door opbrengsten uit maat- en meerwerk en projecten. Voorziening bovenwettelijk verlof In de cao is bepaald dat medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen. Dit 'verlofsparen' biedt medewerkers de mogelijkheid verlof af te stemmen op hun loopbaanfase en privéomstandigheden. Op basis van het huidige saldo aan verlofuren en de inschatting voor de rest van 2023 schatten we in dat deze voorziening plm. € 200.000 hoger moet zijn dan is opgenomen als voorziening. Vrijval stelpost kapitaalslasten In de begroting van De Connectie is een stelpost opgenomen voor toekomstige kapitaalslasten. In 2023 zal conform begroting de incidentele vrijval hiervan aangewend worden voor de aanvulling van de negatieve algemene reserve die is ontstaan door de verschuiving van investeringen naar exploitatie binnen het programma 2!Connect. Het resterende deel valt incidenteel vrij ten gunste van de exploitatie.

Vrijval kapitaalslasten Doordat het investeringsniveau in 2023 per saldo ietwat achterloopt bij de begroting kan ook een deel van het bijbehorende kapitaalslastenbudget incidenteel vrijvallen (zie paragraaf 4.3). Vrijval stelpost compensatie autonome prijsontwikkelingen Conform afspraak wordt De Connectie voor de effecten van (autonome) prijsontwikkelingen gecompenseerd door de gemeenten via de prijsindexatie voor de materiële overheidsconsumptie. Deels wordt deze rechtstreeks doorvertaald naar de begroting op afdelingsniveau. Een ander deel wordt als stelpost centraal begroot. Deze stelpost valt incidenteel vrij ten gunste van de exploitatie. Maat-en Meerwerk Management Support Op verzoek van de gemeenten worden de gemeenten meer ondersteund door de afdeling Management Support. Een aanzienlijk gedeelte van dit meerwerk wordt afgenomen door de gemeente Arnhem. Dit is het gevolg van het besluit van de gemeente Arnhem om de secretariële ondersteuning intern anders te organiseren, waarbij een uitbreiding van de werkzaamheden plaatsvindt. In 2023 wordt dit incidenteel middels maat- en meerwerk verrekend en vanaf 2024 zal de begroting hierop aangepast worden. Maat- en meerwerk Facilitaire zaken en Frontoffice Dit betreft in belangrijke mate de door de afdeling Facilitaire Zaken gemaakte kosten voor het faciliteren van vluchtelingenopvang.

Daarnaast zijn er kosten gemaakt voor evenementen en vormgeving. Met ingang van 2022 zijn deze budgetten weer overgedragen aan de gemeente Arnhem en wordt deze dienstverlening op basis van werkelijk gemaakte kosten verrekenend. Dit laatste geldt ook voor de kosten voor het drukwerk en de postverzending voor de Provinciale Statenverkiezingen en de waterschapsverkiezingen. Deze kosten zijn als maat- en meerwerk bij de gemeenten in rekening gebracht. Door de sloop van het oude gemeentehuis en de tijdelijke huisvestiging van de gemeente Rheden op nevenlocaties worden per saldo meer kosten gemaakt. De afspraak met de gemeente Rheden is de begroting voor deze tijdelijke situatie niet aan te passen, maar deze meer- en minderkosten via de exploitatie één op één met elkaar te verrekenen.

19

Maatwerk ICT-projecten Op verzoek van de gemeenten worden er ICT-projecten door De Connectie uitgevoerd. De KKV-verzoeken10 worden op basis van werkelijke lasten aan de opdrachtgever gefactureerd. Daarnaast zijn er nog enkele grotere projecten uitgevoerd. Hierbij valt te denken aan de implementatie van Office365 en migratie Exchange Online. Instandhouding facilitaire werkplekken ODRA De Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) heeft het stadskantoor Arnhem in 2022 verlaten en de dienstverlening van De Connectie opgezegd. Per 1 juli 2023 heeft ook de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) haar werkplekken in het stadskantoor verlaten. Met de gemeente Arnhem is afgesproken dat deze facilitaire werkplekken in stand worden gehouden, zodat deze samen met de vrijgekomen ruimte kan worden verhuurd. Het kader van de gemeente Arnhem zal hierop worden aangepast. Netwerk In de Jaarrekening 2022 is geconstateerd dat er een voordeel is ontstaan op de contracten voor het onderhoud en beheer van netwerkcomponenten. De oorzaak hiervan ligt in een eveneens lagere investering in de benodigde netwerkcomponenten in 2022 (hardware). De omvang van de kosten voor het beheer beweegt hierin mee. De beheersbegroting zal vanaf 2023 op dit punt worden herzien. Niettemin is hierop in 2023 een incidenteel voordeel te verwachten.

Server & Storage In de Jaarrekening 2022 is geconstateerd dat er een voordeel is ontstaan op de kosten die volgen uit de contractuele verplichtingen voor de vervanging van servers. Het betreft hier feitelijk kosten voor duurzame bedrijfsmiddelen met meerjarige levensduur ofwel een investering. De beheersbegroting zal vanaf 2023 op dit punt worden herzien. Niettemin is hierop in 2023 een incidenteel voordeel te verwachten. Project e-HRM Het project E-HRM heeft vertraging opgelopen en de scope van het project is uitgebreid. Dit leidt tot meerkosten. Het OGO heeft hier een besluit over genomen. De vertraging is opgelopen doordat harmoniseren meer tijd kost dan verwacht. Er is gekozen om de harmonisatieproblemen goed op te pakken. Ten tijde van de aanbesteding was de intentie om voor het grootste deel van de processen uit te gaan van best practices. In de praktijk is dat niet haalbaar gebleken doordat de wensen en processen van de gemeenten verder uit elkaar liggen dan verwacht. De scope van het project is daarnaast bijvoorbeeld uitgebreid met de appical app en digitalisering van personeelsdossiers. Wachtwoordgebruik en veilig mailen De projecten wachtwoordgebruik en veilig mailen zijn vertraagd. Het project wachtwoordgebruik gaat op dit moment een pilotfase in, maar de beschikbare middelen zullen in deze fase nog maar beperkt nodig zijn.

Voor de incidentele middelen voor projectkosten (€ 40.000) zal aan het bestuur worden voorgesteld deze te reserveren in de bestemmingsreserve Informatieveiligheid. Het deel van de structurele middelen (€ 263.000) dat in 2023 niet nodig is valt incidenteel vrij. Monitoring en detectie De Baseline Informatieveiligheid Overheid schrijft het inrichten van een monitoring- en detectieomgeving (SOC/SIEM) voor. Het project SOC/SIEM wordt ondergebracht in het programma Basis op Orde informatieveiligheid en privacy om hiermee de samenhang met andere informatieveiligheidscomponenten goed te kunnen borgen. De afronding van het project is hierdoor vertraagd. Dit betekent dat de inzet van de structurele middelen in 2023 niet nodig is. Deze vallen incidenteel vrij ten gunste van het resultaat.

10

Kleine Klant Verzoeken: Dit zijn kleine projecten die een korte doorlooptijd hebben en een gering bedrag aan kosten.

20

Privacy Managementsysteem Er zijn incidentele middelen beschikbaar gesteld voor het inrichten van een privacy managementsysteem (PMS). Het inrichten van het PMS wordt ondergebracht in het programma Basis op Orde informatieveiligheid en privacy om hiermee de samenhang met andere informatieveiligheids- en privacycomponenten goed te kunnen borgen. De afronding van het project is hierdoor vertraagd. Dit betekent dat de inzet van de incidentele middelen in 2023 nog niet nodig is. Aan het bestuur zal worden daarom worden voorgesteld om de incidentele middelen voor 2023 te reserveren in de bestemmingsreserve Informatieveiligheid. Licentielasten Voor diverse applicaties worden er incidenteel minder lasten gerealiseerd dan begroot, bijvoorbeeld doordat aanbestedingen of projecten voor nieuwe applicaties vertraging op hebben gelopen. Hybride werken De lasten voor o.a. de postvoorziening, repro en de koffievoorzieningen zijn lager dan begroot. Dit is het gevolg van dat er meer thuis gewerkt wordt. Het structurele voordeel op deze kosten zal door De Connectie worden betrokken bij de businesscase huisvesting/ hybride werken. Naar verwachten zullen bijvoorbeeld de kosten voor het faciliteren van de thuiswerkvoorzieningen voor de medewerkers van De Connectie toenemen. Opleidingskosten Van het centrale opleidingsbudget zal, naar verwachting, minder uitgegeven worden dan begroot.

Opbrengsten uit maat- en meerwerk Extra opbrengsten zijn gerealiseerd door het leveren van maat- en meerwerk. Hier staan personele en materiële kosten tegenover. De financiële effecten van structureel maat- en meerwerk worden verwerkt in het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin de maat- of meerwerkovereenkomst tot stand is gekomen. Jaarrekeningresultaat 2022 Op 24 april 2023 heeft het bestuur van De Connectie de jaarrekening 2022 vastgesteld. Onderdeel van de vaststelling is het maken van een beslissing over de inzet van het jaarrekeningresultaat. Hierbij is gekozen om € 371.000 van het positieve resultaat terug te geven aan de gemeenten. Tegenover de terugbetaling aan de gemeenten staat de onttrekking van het jaarrekeningresultaat vanuit de Algemene reserve.

21

Veranderopgave Begroting 2023

Prognose 2023

Saldo

Voordeel/ Nadeel

Bedragen x 1.000 euro Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Veranderopgave Personele frictiekosten -/- Vrijval bestemmingsreserve Veranderopgave

405 405 -405 -

314 314 50 -404 -40

90 90 -50 40

V V V N V V

205 -205

205 -205

-

V V

Programma 2!Connect -/- Vrijval bestemmingsreserve Opgave ICT

60 -60

60 -60

-

V V

Plan van aanpak Basisregistraties -/- Vrijval bestemmingsreserve Basisregistraties

15 -15

15 -15

-

V V

Informatieveiligheid Audits informatieveiligheid Awarenessprogramma informatieveiligheid Project basis op orde informatieveiligheid -/- Vrijval bestemmingsreserve informatieveiligheid +/+ Dotatie bestemmingsreserve Informatieveiligheid -/- Resultaatbestemming jaarrekening 2022

40 35 50 -75 -50

-

40 50 -50 -

V V V V N V

35 -75 50 -50

Personele frictiekosten De Connectie heeft in 2023 beschikking over een post voor personele fricties, te weten het restant uit de bestemmingsreserve Veranderopgave ten behoeve van frictiekosten. Ingeval er sprake is van fricties, zal eerst worden gezocht naar een passende functie binnen De Connectie. Toch is de verwachting dat van een aantal medewerkers afscheid genomen moet worden, al dan niet door begeleiding naar een functie buiten De Connectie. Het saldo binnen de bestemmingsreserve Veranderopgave dat is bestemd voor personele fricties zal in 2023 gebruikt worden om te komen tot een passende maatwerkoplossing. Programma 2!Connect Met het opruimen van de oude omgevingen komt de afronding van 2!Connect in zicht. De verwachting is dat we de werkzaamheden aan het eind van dit jaar afronden. Het restant dat voor dit programma beschikbaar is in de bestemmingsreserve Veranderopgave, zal hiermee volledig zijn besteed. Plan van aanpak Basisregistraties Het bestuur heeft binnen de bestemmingsreserve Veranderopgave middelen beschikbaar gehouden voor de uitvoering van het Plan van aanpak voor het team Basisregistraties. Deze bestemmingsreserve zal in 2023 volledig worden besteed. Informatieveiligheid Voor informatieveiligheid is door het bestuur een bestemmingsreserve gevormd. Het incidentele budget voor de audits op informatieveiligheid blijkt niet nodig te zijn en kan vrijvallen.

De middelen die, vanuit de resultaatbestemming van de jaarrekening 2022, zijn gereserveerd voor het Project Basis op orde zijn pas in 2024 nodig. Het bestuur zal worden voorgesteld deze middelen toe te voegen aan de bestemmingsreserve Informatieveiligheid.

22

4.3. Investeringsprogramma

Afdeling Bedragen x 1.000 euro FZF FZF I&A ICT

Begroting 2023

Activum omschrijving

Inrichting gebouwen en inventaris Personenautos Software Hardware

Prognose 2023

Verschil

200 45 20 2.421

215 1.899

-15 45 20 522

1.979 40 4.705

1.975 38 4.177

4 2 528

Mob App (tablets/laptops/

ICT smartphone) Telecommunicatievoorzieningen ICT Totaal vaste activa

De hogere investering in inrichting gebouwen en inventaris is het gevolg van de investeringen op verzoek van de gemeenten. De lagere investering in personenauto’s komt doordat de gemeente Renkum nog geen keuze heeft gemaakt in het gewenste type auto. Ook als de keuze nog in 2023 gemaakt wordt, zal de levering pas in 2024 plaatsvinden. De investering in software voor Inkoop en Aanbesteding betreft het ontwikkelen van software voor spendanalyses. De kosten hiervan zijn in de exploitatie verwerkt, waarmee het investeringsbudget kan komen te vervallen. De lagere investering in hardware wordt veroorzaakt doordat de aanbestedingen van AV-middelen en de video observatiesystemen vertraagd zijn. De investeringen volgend uit deze aanbestedingen schuiven door naar 2024.

23