Tweede Bestuursrapportage 2022 20220907 (def raden).pdf

Tweede Bestuursrapportage 2022

September 2022

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding en leeswijzer

3

1.1 Inleiding

3

1.2 Leeswijzer

3

2. Ontwikkelingen Programmaplan 2.1 Programma Bedrijfsvoering Gemeenten 2.1.1

4 4

ICT

5

DIV

6

Facilitaire zaken

7

Frontoffice

7

Inkoop en Aanbesteding

8

Basisregistraties

8

Administratie en Beheer

8

Managementsupport

9

2.2 Programma Bedrijfsvoering Belastingen

10

3. Ontwikkelingen De Connectie

11

3.1 Risicoprofiel

11

3.2 Financiering

12

3.3 Bedrijfsvoering

13

4. Ontwikkelingen realisatie Begroting 2022

18

4.3 Ontwikkelingen financieel kader 2022

18

4.4 Verwachte voor- en nadelen

20

4.5 Investeringsplanning

25

2

1. Inleiding en leeswijzer 1.1 Inleiding Voor u ligt de tweede Bestuursrapportage van De Connectie over 2022. De eerste Bestuursrapportage was met name gericht op de ontwikkelingen in het financieel kader en de begroting. In de tweede bestuursrapportage ligt het accent op de financiële en inhoudelijke ontwikkelingen gedurende het lopende jaar. Nadrukkelijke aandacht is er voor projecten waar het bestuur extra middelen beschikbaar heeft gesteld en/ of bestemmingsreserves voor heeft ingesteld. Daarnaast worden de nu zichtbare afwijkingen ten opzichte van de begroting toegelicht, zowel programmatisch als financieel. Hiermee wordt een eerste voorzichtige indicatie gegeven van het te verwachten eindejaarsresultaat. Voorzichtig, aangezien de afstand tot het einde van het jaar nog aanzienlijk is en hiermee in de regel de onzekerheid van de prognose toeneemt. 1.2 Leeswijzer De opbouw van deze bestuursrapportage volgt zoveel mogelijk de structuur van de Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025, met dien verstande dat het accent bij de bestuursrapportage ligt op afwijkingen ten opzichte van het programmaplan, het interne bedrijfsvoeringsbeleid en de begroting. Over de realisatie van het programmaplan wordt gerapporteerd in hoofdstuk 2.

Hoofdstuk 3 gaat in op de ontwikkeling binnen De Connectie en hoofdstuk 4 rapporteert over de ontwikkelingen van het financieel kader en de realisatie van de begroting 2022 en de investeringsplanning.

3

2. Ontwikkelingen Programmaplan In het programmaplan uit de vastgestelde MJPB 2022-2025 doen zich ontwikkelingen voor, welke mogelijk afwijkingen veroorzaken in de realisatie hiervan. De afwijkingen ten opzichte van het programmaplan worden in de navolgende paragrafen toegelicht. In geval de ontwikkelingen leiden tot financiële afwijkingen is dit nader toegelicht in hoofdstuk 4. 2.1 Programma Bedrijfsvoering Gemeenten De Connectie wil zich onderscheiden in de dienstverlening aan aangesloten gemeenten. Het Ontwikkelperspectief beschrijft de richting en de eerste stappen die worden gezet in de richting van een servicegerichte organisatie. Door het ontwikkelperspectief te vertalen naar de programma’s uit de MJPB is deze onderdeel geworden van de beleidscyclus van De Connectie. Wettelijke ontwikkelingen De grootste wetswijziging, de Omgevingswet, is opnieuw uitgesteld naar invoering per 1 januari 2023. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Deze wetswijziging raakt ook de wijze van dienstverlening van De Connectie aan de gemeenten. In eerste instantie valt te denken aan de dienstverlening op het gebied van Basisregistraties, maar de nieuwe Omgevingswet raakt ook het archiefbeheer en de ondersteuning vanuit ICT. De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden en semioverheden transparanter te maken.

Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het grote verschil tussen het initiatiefwetsvoorstel Woo (2012) en de huidige Wob betreft de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. De wet is in werking getreden op 1 mei 2022. De jaren daarna moeten steeds meer soorten overheidsinformatie actief openbaar worden gemaakt. Dit vraagt om een onderling goed afgestemd plan van aanpak, met oog op de invloed hiervan op het documentbeheer en de aan De Connectie gemandateerde taken. In de Perspectiefbrief 2023 heeft De Connectie aandacht gevraagd voor de gemeentelijke ambities en keuzes ten aanzien van de uitwerking en toepassing van voornoemde wettelijke ontwikkelingen, met oog op de invloed hiervan op de aan De Connectie gemandateerde of te mandateren taken.

4

2.1.1 ICT Sinds de start van De Connectie zijn de bestaande ICT-omgevingen overgedragen vanuit de aangesloten gemeenten. De onderzoeken van PwC en Arlande lieten zien dat veel van de gebruikte hardware en software verouderd was. Ook bleek dat de randvoorwaardelijke processen om hard- en software zorgvuldig te onderhouden, niet of onvoldoende ingericht zijn. Om op een veilige, betrouwbare manier mee te komen in dit digitale tijdperk, moest eerst de basis op orde worden gebracht. GemICT Onder het programma 1!Connect is de basis in belangrijke mate op orde gebracht. Doel van dit programma was het wegwerken van de technische achterstand, het borgen van de continuïteit en het sterk verbeteren van de informatiebeveiliging. Aansluitend is ook het programma 2!Connect gestart. Dit programma is een voortzetting van 1!Connect en heeft als doelstelling een betrouwbare en voorspelbare ICT-infrastructuur en -dienstverlening neer te zetten. Een belangrijk onderdeel van dit programma is het samenvoegen en harmoniseren van de afzonderlijke gemeentelijke ICTinfrastructuren. Alle gemeenten zijn in 2021 gemigreerd naar één nieuwe gemeenschappelijke werkplekomgeving. Hiermee is het project in 2022 in een volgende fase gekomen: het overzetten (migreren) van alle businessapplicaties naar de nieuwe omgeving.

Inzet voor deze fase was om de meest urgente businessapplicaties als eerste naar de nieuwe ICT-omgeving te migreren en hierbij ook de eenvoudige rationalisaties1 te betrekken. Tijdens de migratie van de businessapplicaties is het echter beperkt mogelijk gebleken om rationalisaties mee te nemen zonder de voortgang van dit omvangrijke project te frustreren. Op dit punt is de aanpak derhalve herzien. De inzet is erop gericht dat eind 2022 alle applicaties gemigreerd zijn, de oude omgevingen zijn opgeruimd en dat hiermee dit project kan worden afgerond. Harmonisatieagenda De volgende stap is het harmoniseren en rationaliseren van de businessapplicaties. Dit vraagt bij de uitvoering om een gedeelde visie en focus van onze eigenaren. De gemeenten hebben de Chief Information Officers (CIO’s) de opdracht gegeven om tot een gezamenlijk plan van aanpak voor de harmonisatie van de businessapplicaties te komen. Zodra dit plan van aanpak, de zogeheten harmonisatieagenda, bekend is, vernemen wij graag welke ondersteuning van De Connectie gewenst is bij de feitelijke totstandkoming van een geharmoniseerd en gerationaliseerd applicatielandschap.

1 Applicatierationalisatie: het doelmatig inzetten van applicaties ten behoeve van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering onder andere door het elimineren van meerdere applicaties die dezelfde functionaliteit invullen

5

ICT-basisprocessen De continue verbetering en bewaking van de kwaliteit van werkprocessen is een basisvoorwaarde voor een passend kwaliteitsniveau van dienstverlening. Om die reden zijn een set van ICTbasisprocessen (op basis van de BIO2) en een set overige processen gekozen om de kwaliteit van zowel beheersing als uitvoering naar een marktconform niveau te brengen. Inmiddels zijn de ICTbasisprocessen beschreven. Er wordt nu planmatig gewerkt aan de feitelijke implementatie hiervan. De activiteiten zullen doorlopen naar het komende jaar. Dit geldt ook ten aanzien van de geselecteerde set overige processen. Cloud computing Een belangrijke trend die De Connectie heeft onderzocht, zijn de mogelijkheden van cloud computing. Hardware, software en gegevens worden hierbij op aanvraag beschikbaar gesteld via een netwerk, vergelijkbaar met elektriciteit uit het lichtnet. Dit betekent uiteindelijk dat bij De Connectie steeds minder behoefte zal zijn aan eigen rekencentra en eigen capaciteit om deze te beheren. Samen met onze leveranciers is een haalbaarheidsstudie uitgevoerd. Dit heeft geleid tot een regionaal gedragen cloudstrategie, die zich niet alleen richt op de technische migratie, maar vooral op het realiseren van maximale waarde voor de business. Op natuurlijke vervangingsmomenten zorg dit er nu al voor dat er naar de Cloud wordt gemigreerd.

DIV De gemeente Arnhem is in 2022 een project gestart om het nieuwe zaaksysteem van Vismacircle te implementeren. De gemeenten Renkum en Rheden werken samen om de conversie naar het nieuwe zaaksysteem van Roxit af te ronden. Bij beide projecten is afdeling DIV nauw betrokken om de archiefcomponent ook in de nieuwe applicaties goed in te richten en de dienstverlening van DIV te kunnen continueren. Het digitaal archief maakt onderdeel uit van de zaaksystemen van de gemeenten. Met het uitblijven van de harmonisatie van de zaaksystemen wordt automatisch ook geen vorm gegeven aan de regionale ambitie tot harmonisatie van het digitaal archief. Een centraal digitaal archief heeft als doel te komen tot één gecentraliseerde opslag van documenten, waarbij de gemeentelijke omgevingen van elkaar gescheiden blijven. Het is daarbij de bedoeling om documenten zoveel mogelijk geautomatiseerd toe te voegen aan het archiefsysteem, waarmee een efficiënter proces ontstaat. In de zomer van 2022 is de businesscase ambtelijk gedeeld en naar verwachting kan de businesscase in september ter besluitvorming worden aangeboden. Na regionaal akkoord is het streven om vanaf 2023 over te gaan tot aanbesteding en implementatie van het centraal digitaal archief. De pilot robotisering die bedoeld is om het registratiewerk verder te automatiseren, krijgt een andere vorm.

De technische vraagstukken in combinatie met de aankomende vervanging van de zaaksystemen hebben ertoe geleid dat de pilot geen vorm heeft gekregen, noch gaat krijgen. Als gevolg van de regionale wens voor een centraal digitaal archief, waarin digitalisering en automatisering van het registratiewerk al wordt ondervangen, komt de pilot robotisering niet meer als zodanig terug in 2022 en vindt zijn beslag in het centraal digitaal archief.

2 BIO: Baseline Informatiebeveiliging Overheid

6

Facilitaire zaken In de eerste maanden van dit jaar is inzichtelijk gemaakt wat de gevolgen zijn van de huisvestingsontwikkelingen die bij gemeenten spelen of hebben gespeeld. Voor gemeente Rheden is de overgang naar de tijdelijke huisvesting geëffectueerd en voor gemeente Arnhem is de dienstverlening aan de Eusebiusveste per 1 mei 2022 gestopt. Daarnaast wordt de dienstverlening aan de ODRA in 2022 ontvlochten. De bezetting op kantoor is in de afgelopen maanden toegenomen als gevolg van de versoepelingen van de coronamaatregelen. Het is nog onduidelijk hoe groot de gevolgen zijn van de (gedeeltelijke) terugkeer op het gebruik van facilitaire voorzieningen, maar er is vooralsnog geen substantiële afwijking te zien in het gebruik van facilitaire voorzieningen. De aanbesteding van het kantoor- en thuiswerkmeubilair is conform planning afgerond, waarbij is gekozen voor een flexibele inrichting van onze dienstverlening en hiermee ook het contract met onze toeleveranciers. De feitelijke invulling is afhankelijk van de nog te maken gemeentelijke keuzes. De afdeling Facilitaire zaken is hier nauw bij betrokken en kan met het nieuwe meubilaircontract zowel het meubilair op kantoor als ook op de thuiswerkplek invullen. Vooralsnog wordt er terughoudend omgegaan met (vervangings-)investeringen.

In de perspectiefbrief van De Connectie is aandacht gevraagd voor het regionaal vormgeven van het thema hybride werken. De Connectie is niet leidend in de keuzes die gemeenten maken rondom huisvesting of hybride werken. Maar om de dienstverlening van De Connectie naar tevredenheid en zoveel als mogelijk geharmoniseerd in te vullen, is het nodig om inzicht te krijgen in gemeentelijke en regionale beleidskaders en de bijbehorende tijdslijnen zodat De Connectie haar dienstverlening daarop kan laten aansluiten. Het maken van eenduidige keuzes is een pré, in het kader van efficiency en beheersbaarheid. Frontoffice De projectmatige aanpak voor het verbeteren van de (digitale) dienstverlening is gewijzigd. In Q3 van 2021 is het programma Dienstverlening tegen het licht gehouden. De conclusie was dat het programma te veel los is komen te staan van de lijnorganisatie, de opzet en uitwerking van het programma meer passend is voor een commerciële organisatie dan voor een bedrijfsvoeringsorganisatie als De Connectie én dat de begrote kosten van het programma zodanig hoog zijn dat een meer praktische benadering noodzakelijk is. Voorgaande heeft geleid tot een aangepaste aanpak. De hoofdlijn van deze aanpassing is dat projecten en acties en de ketenregie op de klantreizen zoveel mogelijk direct belegd zijn in de lijnorganisatie.

Doel hiervan is het vergroten van het draagvlak en de implementatie onderdeel van het programma te maken. Daarnaast is ervoor gekozen om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van het huidige systeem Topdesk voor de ontsluiting van onze dienstverlening aan geautoriseerde gebruikers. Hierdoor hoeft er minder te worden geïnvesteerd in het ontwikkelen van nieuw instrumentarium met een complexiteit aan koppelvlakken. Tot slot wordt in de nieuwe opzet van het programma gewerkt aan ketenregie waarbij nadrukkelijk de aandacht uitgaat naar overdrachtsmomenten in het proces en in de keten. Dit met als doel om de doorlooptijd van meldingen te verbeteren. De Frontoffice speelt hier, naast ICT, een nadrukkelijke rol in. De voor dit programma ingerichte project groepen, stuurgroep en de programmamanager zorgen dat de acties via scrummethodiek dagelijks worden uitgevoerd en de voortgang in samenhang wordt bewaakt.

7

Inkoop en Aanbesteding Ten behoeve van het vergroten van het inkoopbewustzijn, zijn spendanalyses beschikbaar gesteld aan de gemeenten. Verdere ontwikkelingen zijn mede afhankelijk van de uitkomsten uit de spendanalyses en de behoeften die gemeenten zelf kenbaar maken. Nog niet alle mogelijkheden worden ten volle benut. Zo moeten bijvoorbeeld allen inkopen contractueel onderbouwd zijn. De spendanalyse zou kunnen bijdragen aan het leggen van een zichtbare relatie tussen het contractbeheer, de verplichtingenadministratie en facturatieproces. Hiervoor zal onder meer het contractbeheer en de verplichtingenadministratie op het vereiste niveau moeten worden gebracht. Een stap verder is het inrichten van een purchase to pay (P2P)-oplossing, waarbij de voornoemde relatie al in het proces wordt geborgd. Het is nog niet duidelijk wat de behoefte van de klantorganisaties hierin is en de bijbehorende tijdlijnen. Basisregistraties Zowel de Omgevingswet als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) hebben impact op de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de tijdigheid, juistheid en actualiteit van de Basisregistraties. De gegevens uit deze registraties worden namelijk veel en verplicht gebruikt in allerlei belangrijke (overheids-)processen.

Mede door de gewijzigde regelgeving en de toename van het aantal uitgegeven omgevingsvergunningen (en daarmee ook het aantal vergunningsvrije bouwwerken) is medio 2021 een mutatiesignalering uitgevoerd. Over de jaren 2019 t/m 2021 is in 17.000 gevallen (20%) een afwijking geconstateerd tussen de administratieve en feitelijke werkelijkheid. Met de gemeenten zullen het lopende jaar maatwerkafspraken worden gemaakt over het verwerken van de effecten van deze ‘uitval’. De verwachting is dat het merendeel van deze werkzaamheden, en de hiermee gepaard gaande inzet en kosten, in 2023 zal plaatsvinden. Administratie en Beheer Medio 2020 hebben de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en De Connectie besloten om het contract van het e-HRM systeem van de huidige leverancier te verlengen tot en met ultimo 2022. In 2022 heeft een aanbestedingstraject plaatsgevonden met als winnaar de huidige leverancier van het e-HRM systeem. Op 1 januari 2023 wordt het nieuwe e-HRM-systeem in gebruik genomen. Hiermee beschikken we over een personeels- en salarissysteem dat goed te onderhouden, gebruiksvriendelijk en flexibel is. Er wordt ruim aandacht besteed aan de adoptiefase binnen de organisatie aangezien er 3000 gebruikers zijn van het systeem. Dit gebeurt o.a. door training van ambassadeurs / key-users binnen de organisaties.

De invoering van dit systeem draagt bij aan een verdere uniformering van werkprocessen van de personeels- en salarisadministratie en voldoet aan de wensen en eisen die de gemeenten hieraan hebben gesteld. In de voorbereiding zijn 90% van de werkprocessen, informatiedragers en beleid geharmoniseerd. De organisaties wijken wel af ten opzichte van elkaar wat betreft de lokale secundaire arbeidsvoorwaarden. Het goed inrichten en beheren van de rollen volgens het RBAC3 principe, ook bij de gemeenten zelf, is nodig om het systeem goed in te richten. Dit vraagt om projectmatige aandacht van de gemeenten en bij voorkeur om een gestandaardiseerde oplossing.

3 Role Based Access Control

8

Managementsupport In het evaluatieonderzoek van Berenschot is de aanbeveling gedaan om uniformiteit aan te brengen in de positionering van de ondersteuning van het bestuurssecretariaat, de gemeentesecretarissen en de concerndirectie en deze onder te brengen bij de betreffende gemeenten. In 2020 is besloten om opvolging te geven aan dit advies. Deze dienstverlening wordt per juni 2021 niet meer door Management Support geleverd en het bijbehorende kader is hiervoor in 2022 gecorrigeerd. Er wordt, samen met de klanten, gekeken naar de gewenste resultaten, een betere taakverdeling en samenwerking. Hiervoor hebben de teamleiders korte lijnen met de opdrachtgevers en zijn zij voortdurend in gesprek met onze medewerkers ten behoeve van het optimaliseren van de dienstverlening. Dit met als uiteindelijk beoogd resultaat: waarborging kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit in de professionele bestuurlijke en ambtelijke secretariële dienstverlening. De ontwikkelingen op het gebied van robotisering hebben vooralsnog geen invloed op onze dienstverlening. We zien juist een stijgende vraag ontstaan naar ondersteuning bij de drie klantorganisaties. De realisatie van de overige doelstellingen ten aanzien van dit programma, en de daarmee samenhangende inzet, laat op dit moment geen substantiële afwijkingen zien van de Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025.

9

2.2 Programma Bedrijfsvoering Belastingen In het kader van ‘de basis op orde’ heeft het team Belastingen vooralsnog de aandacht uit laten gaan naar de beschikbaarheid van handleidingen, protocollen en capaciteitsplanningen. Voor dit jaar wordt prioriteit gegeven aan het samenbrengen van beheersdoelstellingen en -maatregelen in een controleraamwerk. De afgelopen aanslagrondes hebben ook benadrukt dat een systematische borging nodig is. De basis voor het raamwerk staat inmiddels en bij verschillende processen wordt ook invulling gegeven aan het raamwerk. De opzet van het raamwerk moet nog wel worden afgezet tegen de ISAE 3402-standaard en daarna worden afgestemd met onze klantorganisaties. Daarnaast ligt de focus op het beschikbaar maken van kwalitatieve managementinformatie om sturing te geven aan doelmatige en efficiënte uitvoering. Deze informatie is voor de grote processen inmiddels beschikbaar, waardoor het beheersen van werkvoorraden vereenvoudigd is. Met ingang van het jaar 2021 verzorgt Belastingen, in samenwerking met een externe partner, maatwerk voor inwoners die de belastingaanslag (nog) niet betaald hebben. Deze werkwijze vervangt de ‘vroegsignalering’ die vanwege AVG-regelgeving niet meer kan worden uitgevoerd. Inwoners worden gebeld en er wordt samen gezocht naar een oplossing als de betaling van de belastingschuld lastig blijkt.

Inmiddels is deze procedure standaard geïmplementeerd in onze werkwijze. Sinds de start van De Connectie is het aantal objecten (areaaluitbreiding) toegenomen. Er wordt veel nieuw gebouwd. We voorzien in de toekomst (met de ontwikkelingen rond de Groene Metropoolregio) verdere toename van het aantal objecten. Met de gemeenten zullen het lopende jaar meerwerkafspraken moeten worden gemaakt over de effecten van de areaaluitbreiding voor de waardering hiervan door het team Belastingen. De Rechtbank Gelderland is met een inhaalslag gestart in de afhandeling van de fiscale beroepszaken over de afgelopen belastingjaren. Door corona-gerelateerde omstandigheden is een stuwmeer ontstaan in deze beroepszaken. Zittingen werden uitgesteld. Een piek in de afhandeling van deze beroepen is niet op te vangen binnen de bestaande capaciteit, aangezien deze enkel voorziet in gelijke (capaciteits-)vraag gedurende het belastingjaar. De realisatie van de overige doelstellingen ten aanzien van dit programma, en de daarmee samenhangende inzet van het team Belastingen, laat op dit moment geen substantiële afwijkingen zien van de Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025.

10

3. Ontwikkelingen De Connectie 3.1

Risicoprofiel

Het met de MJPB 2022-2025 vastgestelde risicoprofiel is bij de behandeling van de Jaarstukken 2021 en de MJPB 2023-2026 geactualiseerd. De beschreven risico’s zijn het resultaat van een proces van identificeren en kwalificeren van risico’s en de wijze waarop deze risico’s kunnen worden beheerst. Hiermee wordt bedoeld dat er gekeken wordt naar de (mogelijke) bedreigingen die het behalen van de organisatiedoelstellingen in de weg staan. Hierbij wordt zowel aandacht besteed aan de kans dat een risico zich voordoet, als de mogelijke impact hiervan. Ook wordt de beheerstrategie bepaald. Dit resulteert in een overzicht met de belangrijkste risico’s en de bijbehorende risicoscore. Het is van belang om voorgaand proces minimaal jaarlijks te doorlopen om tot een geactualiseerd beeld van het risicoprofiel te komen. In het laatste kwartaal van 2022 zal een nieuwe brede risicoinventarisatie plaatsvinden waarbij bestaande risico’s zullen worden geëvalueerd en eventuele nieuwe risico’s worden geïdentificeerd. Op dit moment voorzien wij, op hoofdlijnen, de volgende onderliggende bewegingen die het risicoprofiel zullen beïnvloeden: De schaarste op de arbeidsmarkt blijft ook voor De Connectie een grote uitdaging. Dit is terug te zien in de inzet die nodig is om vacatures ingevuld te krijgen alsook het uitblijven van invulling van vacatures.

Dit brengt zowel continuïteitrisico’s als risico’s in de doorontwikkeling met zich mee. Daarnaast moet rekening worden gehouden met zowel hogere salariskosten voor zowel inhuur als specialistisch personeel. Regionale samenwerking op het gebied van arbeidsmarktbenadering en recruitment kan hierin een oplossing bieden. Op dit punt is de gewenste samenwerking met de gemeenten nog niet bereikt. De risico’s in de ICT-omgeving blijven relevant en vragen dan ook om continue aandacht. Door het maken van beleidskeuzes en het investeren in deze middelen kunnen deze risico’s worden verlaagd. Het geheel wegnemen hiervan is echter niet realistisch gezien de toenemende afhankelijkheid en complexiteit van het digitale landschap. Hetzelfde geldt voor risico’s op het gebied van informatieveiligheid en privacy. De dreiging op dit gebied neemt nog steeds toe, waarbij de ervaring uit incidenten bij andere organisaties leert dat de impact fors kan zijn. De VNG heeft geadviseerd om een stroppenpot voor informatieveiligheidsincidenten aan te houden. Zolang hier in regionaal verband niet toe is besloten, zal De Connectie dit risico meewegen in het risicoprofiel. Het afgelopen jaar is, ter verbetering van de governance, fors geïnvesteerd in het verbeteren van de aansluiting van de beleidscyclus van De Connectie op die van de gemeenten.

Daarin is overeenstemming bereikt over de functie, inhoud, planning van en rolneming bij de behandeling van de beleidsdocumenten van De Connectie. Hiermee wordt het bestuur van De Connectie in staat gesteld om zich toe te leggen op de formele taken en verantwoordelijkheden die horen bij het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling. De gemeenten/ eigenaren worden in de gelegenheid gebracht om de beleidsdocumenten van De Connectie in samenhang te behandelen en integraal mee te wegen in haar besluitvorming. Het risicoprofiel is een momentopname en hiermee een statische weergave binnen een dynamisch speelveld. Niettemin is risicomanagement een continu proces als gevolg van voortdurende verandering in de omgevingsfactoren en de effecten van de gekozen beheerstrategie.

11

3.2

Financiering

In de bestuursvergadering van 12 mei jl. is het bestuur akkoord gegaan met het voorzien van de additionele financieringsbehoefte. De financieringsbehoefte is afgestemd op het totaal van het geprognosticeerde boekwaardeverloop van de materiele vaste activa per ultimo 2021, inclusief het onderhanden werk, gerealiseerde investeringen tot 8 mei van het Investeringsprogramma (IP) 2022 en de helft van het nog beschikbare IP 2022. Conform dit besluit zijn er in juni 2022 vijf langlopende leningen afgesloten bij de BNG. De looptijden van de leningen zijn afgestemd op de afschrijvingstermijnen van de investeringen. Looptijd jaren Bedragen x 1.000 euro Verloopoverzicht leningen Lening 1 Lening 2 Lening 3 Lening 4 Lening 5 Totaal

Eindjaar lening

2 3 4 5 7

Rente

2024 2025 2026 2027 2029

Leningbedrag

0,88% 1,08% 1,22% 1,33% 1,52%

1.000 1.000 1.800 1.000 700 5.500

De leningenportefeuille ziet er, na het verwerken van de nieuw afgesloten leningen, als volgt uit. 2022 Bedragen x 1.000 euro Leningportefeuille op 31-12 Resterende looptijd 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 jaar 5 jaar 6 jaar 7 jaar Totaal

1.184 3.383 2.980 4.040 2.500 2.940 700 17.727

2023

1.692 1.987 3.030 2.000 2.450 600 11.758

2025

993 2.020 1.500 1.960 500 6.973

2024

2025

0 1.010 1.000 1.470 400 3.880

500 980 300 1.780

Het monitoren van de financieringsbehoefte ten opzichte van de looptijd van de activa en nieuwe investeringen is een continu proces. Mocht dit tot een aanvullende financieringsvraag leiden, dan wordt dit separaat ter besluitvorming aan het bestuur voorgelegd.

12

3.3

Bedrijfsvoering

Organisatiestructuur Het centrale managementteam en de teamleiders van De Connectie werken aan de verbetering van de samenwerking binnen de organisatie met als doel te komen tot een versterking van de aansturing binnen de organisatie en het ontwikkelen van een leiderschapsstijl die past bij de behoeften van de medewerkers en de multidisciplinaire vraagstukken. In september/ oktober worden de beoogde aanpassingen voorgelegd aan de OR. Sturing op de organisatiedoelstellingen Binnen de huidige structuur zal steeds meer vorm worden gegeven aan het begrip zelforganisatie. De kracht ligt in het wederzijds vertrouwen. Leidinggevenden maken resultaatafspraken met teams en faciliteren hen om deze doelen te realiseren. De medewerkers bepalen zelf binnen het team de weg naar dit resultaat. Leidinggevenden begeleiden en faciliteren de medewerkers vanuit gelijkwaardigheid bij hun ontwikkeling. Medewerkers en leidinggevenden zoeken elkaar op als daar behoefte aan is. Er hoeft niet te worden gewacht op de (formele) momenten in de gesprekkencyclus om met elkaar in gesprek te gaan. De Bestuursopdracht In mei is er een tussenrapportage verschenen betreffende de Bestuursopdracht.

In samenspraak met Bestuursleden, gemeentesecretarissen, ambtelijke opdrachtgevers en de concerncontrollers zijn er afspraken gemaakt over de verbetering van de governancestructuur, het stoppen van de zelfstandige groeiambitie van De Connectie en een verbeterde aansluiting van de MJPB van de organisatie De Connectie op die van de gemeenten. Hierin is duidelijk geworden dat er een aanscherping komt op het gezamenlijk eigenaarschap en opdrachtgeverschap van de drie gemeenten met zoveel mogelijk het resultaat van 1 opdracht voor de opdrachtnemer; De Connectie. Strategische ontwikkelingen worden regionaal voorbereid en ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeentesecretarissen. De samenwerking tussen demand- en supplymanagers wordt verbeterd door o.a. het starten van kwaliteitstafels per product van De Connectie. In september wordt de Bestuursopdracht afgesloten en worden de acties overgedragen aan de diverse gremia. Ondertussen is gestart met de werving van de nieuwe directeur.

13

Personele ontwikkelingen Formatie, bezetting en inhuur Begroting 2022

Prognose Vast

Prognose Inhuur

Prognose Totaal

Verschil

62,12 18,63 61,14 1,00 37,46 44,08 89,16 44,33 357,92

57,22 16,50 58,07 33,92 38,95 75,94 43,74 324,34

1,99 0,84 4,40 0,89 0,22 0,72 34,67 8,40 52,13

59,21 17,34 62,47 0,89 34,14 39,67 110,61 52,14 376,47

2,91 1,29 -1,33 0,11 3,32 4,41 -21,45 -7,81 -18,55

Personeel (in fte's) Administratie en Beheer & Inkoop en Aanbestedingen Bedrijfsbureau Belastingen & Basisregistraties Directeur Documentaire informatievoorziening Facilitaire zaken en Frontoffice ICT Management Support

Totaal

De Connectie stuurt erop om meer formatie met eigen mensen in te vullen en de inhuur terug te dringen. De afgelopen jaren is een daling te zien voor de inhuur. Inhuur vindt dus in mindere mate plaats voor het invullen van vaste formatie. Voornamelijk worden ingehuurd voor het opvangen van ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Ziekteverzuim

De ontwikkeling van het ziekteverzuim binnen De Connectie verloopt gunstig. Het huidige verzuimpercentage is fors lager dan het verzuimpercentage in dezelfde periode een jaar eerder. Naast een lager verzuimpercentage is momenteel ook een sterk dalende trend te zien in het verzuimpercentage, terwijl de trend in dezelfde periode in 2021 juist licht stijgend was.

14

Administratieve organisatie Aan de hand van een Service Organisatie Control (SOC) Rapport toont De Connectie aan in hoeverre zij voldoet aan de eisen ten aanzien van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersorganisatie over de verslagperiode. Dit rapport is gebaseerd op de internationale ISAE 3402standaard die door de nationale beroepsorganisaties wordt gehanteerd. Dit maakt dat de klantorganisaties en hun accountants kunnen steunen op het assurancerapport van de onafhankelijke auditor bij voornoemd rapport. Dit leidt tot een efficiënt controleproces bij zowel De Connectie, als bij de klantorganisaties. Het eerste SOC-Rapport over de opzet en het bestaan (type-1) van deze interne beheersmaatregelen, is eind 2020 uitgebracht. Over het boekjaar 2021 is op deze wijze ook voor het eerst over de werking (type-II) gerapporteerd. Hiermee is een goed beeld ontstaan ten aanzien van de werkbaarheid en toetsbaarheid van het controleraamwerk. Deze inzichten zullen worden gebruikt om beschreven beheersdoelstellingen of beheersmaatregelen aan te vullen of aan te scherpen. In een gezamenlijke bijeenkomst met de klantorganisaties en hun accountants zijn hier deze zomer verdere afspraken over gemaakt, alsook over het verder optimaliseren van het gebruik van het SOC-rapport.

Finance & Control In 2020 heeft De Connectie het model voor integrale kostprijsberekening ontwikkeld, waarmee we verder invulling kunnen geven aan outputfinanciering en -verrekening met de deelnemers. Voorzien was dat in 2021 al met het model zou kunnen worden ‘geoefend’ waarmee aannames in het model kunnen worden gevalideerd en de herverdeeleffecten als gevolg van de nieuwe systematiek geanalyseerd. Daarmee zou het model vanaf 2022 al kunnen worden gebruikt voor (gedeeltelijke) verrekening op basis van output. Het kostprijsmodel moet worden gezien als een kubus waarin informatie vanuit een veelheid aan bronnen wordt samengebracht. Dit vraagt om aansluiting van deze bronnen op de kostprijssystematiek en stelt eisen aan de betrouwbaarheid en continue beschikbaarheid van de gegevens uit deze bronnen. Op dit moment is de inzet vooral hierop gericht, maar door personele wisselingen en schaarste in de bezetting is vertraging in de planning ontstaan. Verwacht wordt dat dit jaar een eerste analyse heeft plaatsgevonden van de herverdeeleffecten op begrotingsbasis. In het OGO zal afstemming plaatsvinden over een gefaseerde ingebruikname van de nieuwe systematiek. Informatievoorziening en Business Intelligence Eind 2021 is in het Opdrachtgeversoverleg (OGO) de Regionale Informatievisie en -strategie besproken.

Deze visie en strategie zijn van belang voor een goed functionerende en op de gemeenten afgestemde informatievoorziening. Een belangrijk deel van de informatievoorziening vertaalt zich naar ICT-oplossingen die bij en met De Connectie kunnen worden gerealiseerd. De Regionale Informatievisie en -strategie dient als regionaal kader voor de ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening voor de komende drie tot vijf jaar. Harmonisatie is een thema uit de voornoemde strategie dat wordt gezien als één van de belangrijkste succesfactoren. Door het applicatielandschap van de gemeenten te vereenvoudigen en het beheer te stroomlijnen ontstaan uiteindelijk efficiencyvoordelen, minder kwetsbaarheid en kan er meer focus zijn op kwaliteit en innovatie. Dit in navolging van de harmonisatie die al heeft plaatsgevonden van de applicaties voor de primaire processen van De Connectie. De Connectie biedt gemeenten ondersteuning bij het feitelijk realiseren van een geharmoniseerd applicatielandschap.

15

Informatieveiligheid en Privacy Het regionaal strategisch informatieveiligheidsbeleid moet, samen met een hiervoor ondersteunend managementsysteem, de basis vormen voor een projectmatige aanpak voor de ISO27001 en BIOimplementatie. In de praktijk blijkt het lastig om hier beleidsmatig op te harmoniseren, mede door het ontbreken van een regionale governance-structuur. Daarnaast is er beperkte capaciteit beschikbaar binnen de vier organisaties. De gemeente Arnhem is nu, als grootste stakeholder, gevraagd hier het initiatief in te nemen. De aanbesteding voor ondersteunende managementsysteem (ISMS) is inmiddels in gang gezet. In 2022 (en deels eind 2021) heeft De Connectie samen met de gemeente Arnhem een nulmeting op Informatieveiligheid en Privacy uit laten voeren. Onafhankelijk onderzoek geeft hierbij aan dat een programma ter verbetering noodzakelijk is, naast een uitbreiding van de formatie voor dit thema. Dit is meegenomen in de Perspectiefbrief 2023 en uiteindelijk vertaald naar de MJPB 2023-2026. De verbeterprogramma’s Informatieveiligheid (2022) en Privacy (2023) zullen samen worden getrokken en starten in 2023. De voorbereidingen, i.c. de selectie voor externe ondersteuning op deze verbeterprogramma’s, lopen momenteel. De Connectie is, samen met de Gemeente Arnhem, de afgelopen periode druk bezig geweest met het organiseren van de Week van de Digitale Weerbaarheid.

Een uitgebreid bewustwordingsprogramma met sprekers en workshops wat in de week van 19 t/m 22 september zal plaatsvinden. Vanaf 2023 zullen bewustwordingsactiviteiten periodiek worden georganiseerd. In de MJPB 2023-2026 zijn middelen toegekend voor onder andere monitoring & detectie en wachtwoordgebruik & veilig mailen. Dit jaar is gestart met de voorbereidingen. Het eerste traject liep middels de aanmelding voor het GGI-Veilig programma via de VNG. Afgelopen juni heeft de VNG, met KPN als leverancier, dit traject gestopt waardoor opnieuw een marktverkenning en aanbesteding moet gaan lopen. De functionaliteit van een Privacy Management Systeem zal worden geïntegreerd met het ISMS. Business Continuity Management (BCM) Het doel van een Business Continuity Management System (BCMS) is het in stand houden van de bedrijfsvoering ingeval van verstoringen of calamiteiten. Hierbij valt te denken aan uitval van systemen en applicaties, maar bijvoorbeeld ook de gevolgen van cyberincidenten of brand. De verwachting is dat dit jaar het bedrijfscontinuïteitsbeleid kan worden vastgesteld. Daarop volgt het BCMS-handboek. Hier staat in hoe BCM wordt ingericht, geïmplementeerd, uitgevoerd en organisatorisch ingebed. Voor de feitelijke implementatie van BCMS, zoals in opzet beschreven in het BCMS-handboek, zal meer in regionaal verband worden opgetrokken.

Een eerste gezamenlijke verkenning heeft inmiddels plaatsgevonden. Huisvestingsbeleid De Connectie maakt gebruik van de huisvesting van de gemeenten Arnhem en Rheden. Hiervoor zijn huurovereenkomsten gesloten tussen De Connectie en deze gemeenten. Het huisvestingsbeleid van De Connectie volgt in belangrijke mate de ontwikkelingen in de huisvesting van haar opdrachtgevers/ eigenaren. Gezien de meest recente ontwikkelingen heeft het bestuur de opdracht voor het opstellen van een businesscase voor een zelfstandige huisvesting van De Connectie ingetrokken. In de Perspectiefbrief 2023 van De Connectie wordt gevraagd om beleidsmatige kaders om planmatig invulling te kunnen geven aan de ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en hybride werken.

16

Juridische zaken De Connectie hecht er groot belang aan om zich zeker te stellen dat ze voldoet aan alle vigerende weten regelgeving. Indien De Connectie niet compliant is, kan dit financiële-, juridische- en imagorisico’s met zich meebrengen. Derhalve is het beleid erop gericht om permanent actueel inzicht te hebben in de vigerende wet- en regelgeving en de naleving hiervan cyclisch te borgen. Verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording naar het bestuur benadrukt het belang hiervan. Door de organisatie wordt hier op ‘voorgesorteerd’ door het normen- en toetsingskader expliciet onderdeel uit te laten maken van het Intern Controleplan 2022 e.v.. Communicatie Sinds eind 2021 zijn twee portalen van De Connectie veranderd. De website www.connectie.nl is compleet vernieuwd. Dit realiseert de wens om een aansprekend visitekaartje te hebben voor (potentiële) werknemers, (nieuwe) klanten, inwoners, leveranciers, media en overige geïnteresseerden. Daarnaast is het interne communicatiekanaal info.connectie.nl vervangen door een nieuwe, moderne intranetomgeving. De drie gemeenten gebruiken dezelfde omgeving. Dit vervult de behoefte aan één, integraal intranet. Verder heeft De Connectie de activiteiten op LinkedIn uitgebreid. Voorheen gebruikte De Connectie dit medium enkel voor het delen van vacatures. Sinds kort experimenteert De Connectie ook met het gericht werven via LinkedIn.

Daarnaast geeft de LinkedInpagina met enige regelmaat inkijk in hoe het is om bij De Connectie te werken.

17

4. Ontwikkelingen realisatie Begroting 2022 4.3

Ontwikkelingen financieel kader 2022

De eerste Bestuursrapportage was met name gericht op de ontwikkelingen in het financieel kader en de knelpunten die hierin werden voorzien. De mutaties die hieruit naar voren zijn gekomen, zijn verwerkt in de begroting. Het verloop van het financieel kader kan hiermee als volgt worden weergegeven:

Lasten

Baten

Resultaat

Bedragen x 1.000 euro Begroting 2022 Primitieve begroting

Begroting 2022 na mutaties Mutaties 1e bestuursrapportage 2022 Administratieve wijzigingen over de programma's Mutatie baten en lasten Kadercorrecties Kadercorrecties agv omissies in het kader Kadercorrecties agv (bestuurlijke) besluitvorming Kadercorrecties agv maat- en meerwerk Kadercorrecties dienstverlening derden

45.203 45.203

-45.224 -45.224

-21 -21

320

-320

-

-277 -354 501 56

277 354 -501 -56

-

Ontwikkelingen begroting 2022-2025 Loon- en prijsontwikkelingen Opgave ICT Informatieveiligheid en businesscontinuiteit Begrote vrijval bestemmingsreserves Mutaties 1e bestuursrapportage 2022

-

1.090 255 96 15 1.702

-1.090 -255 -96 -15 -1.702

-

Saldo baten en lasten

46.905

-46.926

-21

In de MJPB 2022-2025 is voor de effecten van (autonome) prijsontwikkelingen de prijsindexatie voor de materiële overheidsconsumptie gehanteerd. De meest recente raming van het CPB (maart 2022) komt uit op 4,1%. Op basis van de raming van maart 2021 waren de materiële budgetten vanaf 2022 al met 1,4% geïndexeerd. Het verschil van 2,7%-punt wordt met deze aanvullende begrotingsaanpassing gecorrigeerd. Met de structurele doorwerking hiervan is al rekening gehouden in de MJPB 2023-2026. Dit betekent het volgende voor het financiële kader voor 2022:

18

Lasten

Baten

Resultaat

Bedragen x 1.000 euro Begroting 2022 Primitieve begroting Mutaties 1e bestuursrapportage 2022

Begroting 2022 na mutaties Mutaties MJPB 2023-2026 Ontwikkelingen begroting 2022-2025 Autonome prijsontwikkelingen 2022

Mutaties MJPB 2023-2026 Saldo baten en lasten

45.203 1.702 46.905

-45.224 -1.702 -46.926

-21 -21

529 529

-529 -529

-

47.434

-47.455

-21

Afschaling dienstverlening derden De ODRA heeft de dienstverlening die zij afnemen bij De Connectie opgezegd en gaat het stadskantoor Arnhem verlaten. In 2022 wordt de dienstverlening aan de ODRA ontvlochten en overgedragen. De financiële consequenties van de opzegging zijn nog niet verwerkt in de begroting en zullen alsnog worden verwerkt zodra deze bekend zijn. Voor de dekking van structurele (personele) verplichtingen is mogelijk aanvulling op het kader nodig. Afgesproken is dat De Connectie hiervoor wordt gecompenseerd door de inbrengende gemeente (i.c. de gemeente Arnhem). Vooralsnog is de inschatting dat de personele fricties met vacatureruimte kunnen worden opgevangen. Materiële kosten die niet één-op-één kunnen worden afgeschaald, komen tijdelijk nog voor rekening van de ODRA. Uiteraard geldt hierbij de inspanningsverplichting voor De Connectie om bij te sturen op ontwikkelingen in het dienstverleningsvolume.

19

4.4

Verwachte voor- en nadelen Begroting 2022

Bedragen x 1.000 euro Reguliere exploitatie Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Veranderopgave Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Totaal Totaal lasten Totaal baten Totaal saldo baten en lasten Totaal toevoeging aan reserves Totaal onttrekkingen aan reserves Totaal saldo na reserves

Prognose 2022

Saldo

Voordeel/ Nadeel

46.505 -47.227 -723 149 -153 -726

50.769 -50.898 -129 149 -153 -133

-4.265 3.671 -594 -594

N V N V V N

780 780 -75 705

820 820 -75 745

-40 -40 -40

N V N V V N

47.285 -47.227 58 149 -228 -21

51.590 -50.898 691 149 -228 613

-4.305 3.671 -634 -634

N V N V V N

Een eerste voorzichtige indicatie van het eindejaarsresultaat laat een tekort zien van per saldo € 634.000. Dit tekort wordt veroorzaakt door het saldo van verschillende voor- en nadelen bij met name de uitvoering van de reguliere exploitatie. Daarbij moet de vorming van een verlofvoorziening voor bovenwettelijke verlofuren als grootste veroorzaker van dit tekort worden gezien. Zonder deze toevoeging zou er sprake zijn van een positief geprognosticeerd eindejaarsresultaat. Deze en overige ontwikkelingen ten opzichte van de begroting worden in het hiernavolgende verder toegelicht.

20

Reguliere exploitatie Begroting 2022

Prognose 2022

Saldo

Voordeel/ Nadeel

Bedragen x 1.000 euro Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Kosten - Personele lasten lager door vacatureruimte - Personele lasten hoger door inhuur - Personele lasten hoger door verlofvoorziening - Vrijval stelpost kapitaalslasten - Vrijval kapitaalslasten - Hogere lasten i.v.m. maatwerk FZF - Hogere kosten project vervanging telefooncentrale - Hogere lasten i.v.m. maatwerk ICT projecten - Hogere proceskostenvergoedingen - Hogere kosten verkiezingen - Hogere lasten i.v.m. ontvlechtingsplan ODRA - Hogere kosten dwanginvordering - Overige verschillen

46.505 -47.227 -723 149 -153 -726

Opbrengsten - Maat- en meerwerk - Lagere opbrengsten i.v.m. afschaling dienstverlening ODRA - Verrekening hogere proceskostenvergoedingen - Opbrengsten uit detacheringen - Verrekening hogere kosten ontvlechting ODRA - Lagere opbrengsten dwanginvordering - Overige verschillen

50.769 -50.898 -129 149 -153 -133

-4.265 3.671 -594 -594

N V N V V N

2.588 -4.950 -800 138 71 -309 -298 -291 -246 -123 -89 -26 70

V N N V V N N N N N N N V

3.505 -287 198 176 89 -60 51

V N V V V N V

Een eerste indicatie van het eindejaarsresultaat op de reguliere exploitatie laat een tekort zien van € 594.000. Gezien het vroege moment in het jaar, hebben we ons beperkt tot voordelige en nadelige afwijkingen ten opzichte van de begroting, die een redelijk zeker karakter hebben. Anderzijds biedt de voorliggende periode tot aan het einde van het jaar nog mogelijkheden ten aanzien van het sturen op de realisatie van de, aan de begroting ten grondslag liggende, activiteiten. Personele lasten De vacatureruimte neemt op dit moment licht toe. Niettemin stuurt De Connectie actief op het structureel invullen van formatie. In vacatureruimte wordt tijdelijk voorzien door in te huren. De hogere lasten als gevolg van inhuur hebben echter verschillende oorzaken. Er wordt waar nodig ingehuurd voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Deze kosten kunnen deels worden opgevangen door opbrengsten uit maat- en meerwerk en projecten.

21

In de nieuw afgesloten CAO is bepaald dat medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers hun verlof afstemmen op hun loopbaanfase en privéomstandigheden. Vanuit de commissie BBV is aangegeven dat voor deze niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw een voorziening gevormd dient te worden. Op basis van het huidige saldo aan verlofuren en de inschatting voor de rest van 2022 schatten we in dat deze voorziening plm. € 800.000 zal bedragen. Vrijval stelpost kapitaalslasten In de begroting van De Connectie is een stelpost opgenomen voor toekomstige kapitaalslasten. In 2022 wordt de incidentele vrijval hiervan aangewend voor de aanvulling van de negatieve algemene reserve die is ontstaan door de verschuiving van investeringen naar exploitatie binnen het programma 2!Connect. Daarnaast wordt deze vrijval incidenteel aangewend voor de kapitaalslasten volgend uit het programma verbeteren dienstverlening en RBAC. Vrijval kapitaalslasten Doordat het investeringsniveau in 2022 per saldo ietwat achterloopt bij de begroting kan ook een deel het bij bijbehorende kapitaalslastenbudget incidenteel vrijvallen (zie paragraaf 4.5). Kosten maatwerk FZF Dit betreft door de afdeling FZF gemaakte kosten voor evenementen en vormgeving.

Met ingang van 2022 zijn deze budgetten weer teruggegaan naar de gemeente Arnhem en wordt deze dienstverlening op basis van werkelijk gemaakte kosten verrekenend. Vervanging telefooncentrale De nieuwe telefooncentrale stond als investeringsproject begroot, maar is uiteindelijk een SAASoplossing geworden. Alleen de investering in headsets zal alleen nog geactiveerd worden. Dit betekent dat de implementatiekosten ook niet mee-geactiveerd kunnen worden, maar ineens ten laste van de exploitatie komen. Dit nadeel kan in toekomstige jaren weer worden opgevangen door lagere jaarlasten. Maatwerk ICT-projecten Op verzoek van de gemeenten worden er ICT-projecten door De Connectie uitgevoerd. Sinds 2022 hebben we hier een KKV-budget voor de gemeente Arnhem en Rheden voor ingesteld, waarvan de besteding maandelijks in de stuurgroep wordt besproken. Daarnaast zijn er nog grotere projecten die worden uitgevoerd voor de gemeente Arnhem de implementatie van het zaaksysteem en voor de gemeente Renkum de digitalisering burgerzaken. Proceskostenvergoeding Een landelijke trend die al enige tijd te zien is in het belastinglandschap is de opkomst en aanhoudende groei van zogenaamde ‘No Cure No Pay’ bureaus. Het aantal bezwaren stijgt door deze ontwikkeling alsook de proceskostenvergoedingen die uitgekeerd moeten worden. Deze trend is niet of nauwelijks beïnvloedbaar gebleken.

Vanaf 2023 is de begroting bijgesteld op deze trend. In lijn hiermee wordt in de prognose voor 2022 rekening gehouden met de verrekening van deze kosten met de gemeenten.

22

Verkiezingen Het betreft hier de kosten die zijn gemaakt voor het drukwerk, de postverzending en ICTondersteuning voor de gemeenteraadsverkiezingen. Deze kosten worden als maat- en meerwerk aan de gemeenten in rekening gebracht. Dwanginvordering De kosten voor dwanginvordering zijn in belangrijke mate afhankelijk van het gemeentelijke beleid omtrent sociaal invorderen. Met de gemeenten wordt gesproken over afrekening van deze kosten per gemeente vóór resultaatbepaling. Tot het moment van besluitvorming maakt het resultaat op deze post nog deel uit van de resultaat van De Connectie. De opbrengsten uit dwanginvordering betreffen feitelijk de opbrengsten uit aanmaningen en dwangbevelen welke door de afdeling Belastingen zijn opgelegd. De opbrengsten uit dwanginvorderingen zullen naar verwachting lager zijn dan begroot. De voornaamste oorzaak hiervan is het uitstel van betalingen die door verschillende gemeenten is verleend aan de getroffen doelgroepen van de coronamaatregelen. Ontvlechting ODRA Dit betreft de kosten die voor het opstellen en uitvoeren van het ontvlechtingsplan zijn gemaakt. Deze kosten worden bij de ODRA in rekening gebracht. Opbrengsten uit maat- en meerwerk Extra opbrengsten zijn gerealiseerd door het leveren van maat- en meerwerk. Hier staan personele en materiële kosten tegenover.

De financiële effecten van structureel maat- en meerwerk worden verwerkt in het begrotingjaar volgend op het jaar waarin de maat- of meerwerkovereenkomst tot stand is gekomen. Opbrengsten uit detacheringen Het resultaat op detacheringen heeft betrekking op aanvullende opbrengsten uit afgesloten detacheringsovereenkomsten met gemeenten en derden.

23

Veranderopgave Begroting 2022

Prognose 2022

Saldo

Voordeel/ Nadeel

Bedragen x 1.000 euro Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Opgave ICT Programma 2!Connect -/- Vrijval bestemmingsreserve Opgave ICT

780 780 -75 705

820 820 -75 745

-40 -40 -40

N V N V V N

258 -60

298 -60

-40 -

N V

ICT projecten -Digitale werkplekICT projecten -Achterstanden Patchen-

69 67

69 67

-

V V

Informatieveiligheid en businesscontinuiteit Awarenessprogramma informatieveiligheid Audits informatieveiligheid Business Continuity Management

35 40 21

35 40 21

-

V V V

Begrote vrijval bestemmingsreserves Plan van aanpak Basisregistraties -/- Vrijval bestemmingsreserves Basisregistraties

15 -15

15 -15

-

V V

Opgave ICT De hogere kosten voor het programma 2!Connect worden veroorzaakt door toegenomen kapitaalslasten als gevolg van aanvullende investeringen (zie paragraaf 4.5 Investeringsplanning). De lagere onttrekking uit de bestemmingsreserve opgave ICT in 2021 van € 60.000 is beschikbaar te houden voor afronding van 2!Connect in 2022 en zal dit jaar ten gunste van dit programma vrijvallen. Informatieveiligheid en businesscontinuïteit De regionale inkoop op bewustwordingsmiddelen loopt momenteel. Naar verwachting zal voor eind 2022 leverancier en middelen beschikbaar komen. Dat wil wel zeggen dat de uitvoering in 2023, in combinatie met de bewustwordingsactiviteiten voor privacy, zal plaatsvinden. Op dit moment voorzien wij dat niet alle middelen rondom informatieveiligheid in 2022 zullen worden besteed. Een deel van de activiteiten loopt door naar 2023 of wordt gecombineerd met het onderwerp privacy en schuift hierdoor op in de tijd. Het bestuur zal in het najaar worden verzocht de nog niet bestede middelen voor Informatieveiligheid toe te voegen aan een, voor dit onderwerp in te stellen, bestemmingsreserve. Begrote vrijval bestemmingsreserves Het bestuur heeft in 2019 een bestemmingsreserve ingesteld om middelen beschikbaar te houden voor de uitvoering van het Plan van aanpak voor het team Basisregistraties.

Het restant van deze middelen wordt in 2022 ingezet waarmee dit Plan van aanpak afgerond wordt.

24

4.5

Investeringsplanning

Afdeling Bedragen x 1.000 euro A&B BEL FZF I&A ICT

Activum omschrijving

Software Software Inrichting gebouwen en inventaris Software Hardware Mob App (tablets/laptops/

ICT smartphone) ICT Software Telecommunicatievoorzieningen ICT Totaal vaste activa

Begroting 2022

Prognose 2022

Verschil

59 49 100 20 3.524

148 33 20 3.924

-89 49 67 -0 -400

1.294 150 664 5.860

1.294 150 40 5.609

624 251

De aanschaf van de verzekeringsapplicatie voor Administratie en Beheer (A&B) zal naar verwachting uitkomen op een SAAS4-oplossing. Het investeringsbedrag zal vrij komen te vallen aan het einde van het jaar, waarbij de begrote kapitaalslasten zullen worden gebruikt voor de dekking van de licentiekosten. De prognose van de software bij A&B betreft de technische en functionele implementatie van RBAC5. De kapitaallasten die hieruit vloeien zullen binnen de begroting van De Connectie opgevangen worden. De begrote investeringen in software voor belastingen betreft een nog aan te schaffen functionaliteit binnen het huidige belastingpakket Gouw. De verwachting is dat deze pas volgend jaar zal worden geïmplementeerd. De investering van de inrichting gebouwen en inventaris bij Facilitaire zaken en Frontoffice (FZF) zal deels doorgeschoven worden. De aanbesteding meubilair is inmiddels afgerond. De aanschaf van meubilair wordt in overleg met de gemeenten gedaan vanwege de veranderende vraag. De hogere investering in hardware is het gevolg van de verwachte meerkosten op het project GemICT. De initiële begroting is gebaseerd op het onderzoek van bureau Arlande en kent een aantal onzekerheden doordat dat er geen ervaringscijfers vanuit andere organisaties beschikbaar zijn.

Voor de financiële prognose wordt dan ook in belangrijke mate gebruik gemaakt van het opgedane voortschrijdende inzicht gedurende het project. De hogere kapitaalslasten volgend uit deze aanvullende investeringen zullen zoveel mogelijk binnen de begroting van De Connectie opgevangen worden, tenzij de meerkosten terug te voeren zijn op een specifiek veroorzakende organisatie. De vervangingsinvestering in telecommunicatievoorzieningen zal lager uitvallen doordat de nieuwe telefooncentrale eveneens een SAAS-oplossing is geworden. De investering in headsets zal alleen nog geactiveerd worden. Het investeringsbedrag zal dan vrij komen te vallen aan het einde van het jaar, waarbij de begrote kapitaalslasten zullen worden gebruikt voor de dekking van de licentiekosten.

4 Software As A Service 5 Role Based Acces

25