tips en tops t.b.v. overdrachtsdocument

In verband met het opstellen van een overdrachtsdocument aan de nieuwe gemeenteraad is de leden van de financiële commissie verzocht om een aantal tops en tips te noemen van zowel de financiële commissie als de werkgroep jaarrekening. Daarbij zijn de volgende tops en tips genoemd:

Tops: -

-

-

-

-

Top is het monitoren van de genoemde ombuigingen en bezuinigingen. Vinger aan de pols: laagdrempelig periodiek horen hoe het tussentijds gaat met de financiën. Besluitvorming op meer financieel-technische of procedurele voorstellen voorbereiden in een gremium met specialisten is effectiever dan met de hele raad. Door de toepassing van de methode Duisenberg is er een betere balans in de werkzaamheden van de werkgroep jaarrekening dan de eerdere aanpak. Zo is er geen technische vragenronde nodig en kan er dieper worden ingegaan op thema’s in de gesprekken met de organisatie. Ondanks dat is het nog steeds veel werk in verhouding tot de impact die het maakt. Financieel-technische zaken worden besproken in de financiële commissie en waar dit van toepassing is kan de commissie een advies uitbrengen dat wordt opgenomen in het raadsvoorstel. Bijna alle fracties nemen deel in de werkgroep jaarrekening. De financiële commissie heeft duidelijk meer diepgang gebracht in de bespreking van de begroting en de jaarrekening. Er was ruimte voor technische vragen en inhoudelijke verdieping, waardoor de raad beter voorbereid de besluitvorming inging. Dat verhoogt de kwaliteit van het debat. De samenwerking met de organisatie en het college verloopt steeds beter, hoewel er nog altijd verrassingen zijn, zoals recent bij het BTW-verhaal.

In de afgelopen vier jaar zijn er belangrijke stappen gezet, samen met de wethouder en de ambtelijke organisatie. Met name op het gebied van financieel overzicht en bestuurlijke rapportages zijn duidelijke verbeteringen gerealiseerd. De informatievoorziening is inzichtelijker geworden en processen zijn structureel verbeterd. Dit heeft bijgedragen aan betere sturing en meer transparantie.

Tips: -

-

Geef bij het vaststellen van de Programmabegroting meteen aan welke taakvelden additionele bewaking / aandacht dienen te krijgen door de financiële commissie . Blijf sturen op hoofdlijnen en bedrijf geen politiek.

-

-

-

-

-

Voorstellen die in de financiële commissie zijn besproken zouden, als er geen amendementen zijn, rechtstreeks en zo mogelijk als hamerstuk, kunnen worden doorgeleid naar de oordeelsvormende vergadering. Voorkom herhaling in de agenda van de financiële commissie. Nu passeren onderwerpen soms meerdere keren de revue. Zorg voor een goede rolverdeling met audits vanuit concerncontrol/VIC en rekenkameronderzoeken. En zorg ervoor dat de werkgroep jaarrekening kan beschikken over de door concerncontrol/VIC uitgevoerde audits. Ga door met de afgeslankte methode Duisenberg, maar hou hierbij wel rekening met het tijdsbeslag, dus voorkom te veel onderwerpen. De afgelopen jaren sloten we meerdere keren af met een overschot. Dat is op zichzelf positief. Maar de kernvraag moet steeds zijn: waar komt dat overschot vandaan? Zijn we daadwerkelijk efficiënter en zuiniger geweest? Of zijn geplande taken en investeringen niet (volledig) uitgevoerd? Een overschot is pas echt goed nieuws als het voortkomt uit bewuste keuzes en efficiënter werken, niet uit uitstel of uitvoeringsproblemen. Zorg ervoor dat de commissie in een vroeg stadium wordt geïnformeerd, zodat zij ook agendapunten kan gaan aandragen voor een informerend overleg. Daarmee is de raad goed of beter op de hoogte van alles wat speelt op financieel gebied.

Stuur op een strakke planning op het jaarrekeningproces en de accountantscontrole en zorg ervoor dat dit proces toekomstbestendig is.