Stappenplan doorontwikkeling begroting (003).docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

D. Klomberg Financiële Commissie 15 februari 2021 Stappenplan doorontwikkeling programmabegroting (discussiestuk)

In de overgelopen periode zijn er stappen gezet in de doorontwikkeling van de begroting. Een deel van deze verbeterstappen heeft zijn weerslag in de opzet van de begroting 2021, andere dienen nog opvolging te krijgen. In een eerder document “procesvoorstel doorontwikkeling programmabegroting” is reeds een voorstel gedaan om middels deelsessies verdere invulling te geven aan de programmadeling, het gebruik van de doelenboom en opnemen van maatschappelijke effecten plus indicatoren. Zie hiervoor bijlage 1 bij deze memo. Deze memo dient als oplegger en geeft een overzicht van de benodigde stappen. Tot slot is in deze memo een voorstel voor de implementatie opgenomen. Stappenplan 1. Vaststellen logisch kader van de begroting (zgn. doelenboom) Het logisch kader, ook wel doelenboom genoemd, is belangrijk voor het abstractieniveau en de leesbaarheid van de begroting. Het abstractieniveau bepaald ook hoe de Raad haar kaderstellende - en controlerende rol wil invullen. Concreet is het logisch kader de vertaling van de 3-W vragen in de structuur binnen elk programma. Elementen die hierin terugkomen zijn ambitie/visie, gewenste doelen en bijbehorende resultaten. In de huidige programmabegroting 2021 zijn daarnaast de acties opgenomen die tot een resultaat moeten leiden. 2.

Vaststellen spelregels voor opstellen indicatoren Indicatoren maken de elementen uit de doelenboom concreet en eventueel meetbaar. Hierdoor ontstaan er duidelijke afspraken tussen Raad en College, bedoelt om het gesprek te faciliteren. Indicatoren zijn daarbij de norm1 behorende bij doelen en resultaten. Dit maakt het mogelijk om in de tussentijdse bestuurlijke voortgangsrapportage de focus te leggen op de afwijkingen ten opzichte van de doelstelling om hier beter op te kunnen sturen, waarbij alleen bij afwijking (bijv. “oranje” en “rood”) een toelichting wordt opgenomen. 3. Bepalen Maatschappelijk Effecten en andere Indicatoren De laatste, meest omvangrijke, stap is het bepalen van de elementen van het logisch kader en het opnemen Indicatoren. Dit zal middels sessies per programma worden bepaald (zie bijlage 1 “procesvoorstel doorontwikkeling programmabegroting”).

1

Een voorbeeld norm voor “aangename werkomgeving” is “20 graden Celsius”.

1/5

Implementatie Stappen 1 en 2 kunnen in principe parallel opgepakt worden. Nadat de spelregels voor het gebruik van indicatoren zijn bepaald, kan een eerste voorstel worden uitgewerkt. Het gebruik van indicatoren is nieuw voor zowel de organisatie als het bestuur, als gevolg hiervan is het belangrijk snelheid- en abstractieverschil tussen de programma’s te accepteren (groeimodel). Het advies is om binnen de Financiële commissie / Raadswerkgroep doorontwikkeling programmabegroting de komende periode in gesprek te gaan over zowel het logisch kader als de spelregels voor de indicatoren, om deze verder concreet te maken. Hiervoor geldt de deadline van uiterlijk 1 mei 2021. In de begroting 2022-2025 kan de doelenboom in deze doorontwikkeling verder worden uitgewerkt en zal minimaal een eerste voorstel voor indicatoren op het niveau van doelen worden opgenomen. Het is wenselijk dat de programmaindeling zorgt dat de raad haar rol kan pakken, en tegelijk het college en de organisatie in staat stelt om doeltreffend en doelmatig te kunnen sturen doordat de indeling aansluit op de structuur van de organisatie. Het is voor de begroting 2022 nog niet opportuun om de programmaindeling te herzien. Voor raadsvoorstellen is het reeds vereist om aan te geven aan welke SDG-target deze bijdraagt.

Het advies is daarnaast om per 1 januari 2022 raadsvoorstel op te nemen aan welk programmadoel het bijdraagt. Hierdoor zullen deze programmadoelen door het hele jaar heen aandacht krijgen en kan er ook buiten de bestuurlijke P&C document over voortgang worden geïnformeerd.

2/5

Bijlage 1: Procesvoorstel doorontwikkeling programmabegroting Datum: Onderwerp:

december 2020 Procesvoorstel doorontwikkeling programmabegroting

In 24 augustus is een eerste bespreking gevoerd tussen de kerngroep en de raadswerkgroep over de mate waarin de programmabegroting 2021 al voldoet aan de suggesties van de rekenkamercommissie. De conclusie was dat dit op onderdelen al gelukt is maar , conform afspraak om de raad ook bij de ontwikkeling op de inhoud te betrekken, dat er nog voldoende huiswerk ligt. Ook is toen afgesproken om na het vaststellen van de programmabegroting 2021 het proces een vervolg te geven en hierbij de raadswerkgroep in stand te houden, waarbij de samenstelling kan variëren afhankelijk van het onderwerp. Met deze memo wordt een concreet voorstel gedaan voor het vervolgproces. In onderstaande tabel is een voorzet opgenomen om de begroting op te knippen in verschillende onderdelen en per onderdeel een aparte sessie te organiseren. Verder is ook aangeven, op basis van de bespreking van 24 augustus en het technisch vragenuurtje over de begroting, welke punten in ieder geval aandacht verdienen bij de doorontwikkeling. Deze zijn als bespreekpunt in de tabel opgenomen. Onderdeel Algemene opzet begroting

Programma 1

Bespreekpunten Programma-indeling (voldoet deze nog?) Thema’s en taakvelden (is er sprake van een logische clustering?) Abstractieniveau financiële informatie (beïnvloedbaar vs niet-beïnvloedbaar / wettelijk vs niet-wettelijk) Gebruik van doelenboom Gebruik van grafieken en figuren Klare taal Bij wat gaan we daarvoor doen: meer kwantitatief ipv kwalitatief Op welke wijze geven we de SDG-targets een plek binnen de begroting Verplichte beleidsindicatoren (in programma of bijlage) Benoem maatschappelijke effecten Gebruik van effectindicatoren (programma / thema / taakveld) Gebruik van prestatieindicatoren Gebruik van streefwaarden op korte en lange termijn

Samenstelling sessie Kerngroep + raadswerkgroep

Datum

Ambtelijke groep met beleidsmedewerkers en PH + raadswerkgroep

3/5

Meetbare (smart)doelstellingen versus kwalitatieve doelstellingen (burgerpeiling via waarstaatjegemeente?) Maak gebruik van bestaande cijfers (waarstaatjegemeente?) Programma 2 Programma 3 Programma 4 Programma 5 Paragraaf Lokale heffingen

Idem Idem Idem Idem

Paragraaf Weerstandsvermogen Paragraaf Kapitaalgoederen

Kerngroep + financiële cie Inzicht in beheer- en onderhoudskosten en kengetallen

Paragraaf Financiering

Paragraaf Bedrijfsvoering Paragraaf Verbonden partijen Paragraaf Grondbeleid

(verplichte) financiële overzichten

idem idem idem idem Kerngroep + financiële cie

Totaaloverzicht baten en lasten (incl reserves)

Ambtelijke groep met beleidsmedewerkers en PH + raadswerkgroep Kerngroep + financiële cie

Ambtelijke groep met beleidsmedewerkers en PH + raadswerkgroep Ambtelijke groep met beleidsmedewerkers en PH + raadswerkgroep Kerngroep + financiële cie

Tijdens regulier overleg fin cie Tijdens regulier overleg fin cie

Tijdens regulier overleg fin cie

Tijdens regulier overleg fin cie

Samenstelling Kerngroep:  Dorus Klomberg  Patrick Schier  Wilco Stevens  Henk Doeleman Samenstelling Raadswerkgroep:  Krista den Hartog 4/5

        

Thomas Eskes Jaap Uithof Tim Endeveld Hendri Witteveen Herman Boesveld Joppe de Ruiter Jorine Dirks Sjaak Leenders Afhankelijk van het onderwerp kan de samenstelling wisselen, elke fractie kan dan een andere persoon afvaardigen

Samenstelling Ambtelijke groep + PH  Lid kerngroep tbv consistentie  Beleidsmedewerkers van de te behandelen taakvelden  PH van de betreffende taakvelden

5/5