RIB doorontwikkeling programmabegroting DEF versie 03072025

RAADSINFORMATIEBRIEF Onderwerp

Project doorontwikkeling programmabegroting

Datum

8 juli 2025

Thema programmabegroting

n.v.t.

Portefeuillehouder

Dorus Klomberg

Zaaknummer

Kennis te nemen van

De stappen die we de afgelopen 4 jaar hebben gezet in de doorontwikkeling van onze P&C documenten en vooruit te kijken naar de verdere doorontwikkeling die we met elkaar voor ogen hebben.

Kernboodschap

Vier jaar geleden zijn we met elkaar, de Raad, de financiële commissie en het college, het traject voor de doorontwikkeling van de programmabegroting gestart. Het zaadje hiervoor was gepland met het rekenkamer onderzoek over de programmabegroting. Binnen dit traject hebben we aan de hand van een groeimodel - waarin realistische stappen en tussentijdse evaluaties centraal staan - de Planning & Controle producten onder handen genomen. In deze Raadsinformatiebrief blikken we terug op de resultaten die we de afgelopen vier jaar hebben bereikt. Ook kijken we vooruit. De doorontwikkeling staat immers niet stil. Deze wordt geborgd in de lijn en daarmee is het moment gekomen om de projectorganisatie decharge te verlenen. Aanleiding en gezamenlijke aanpak De aanleiding voor het traject lag in het rapport van de Rekenkamercommissie uit 2020: “De programmabegroting Rheden: naar betere sturing op de toekomst”. Hieruit bleek dat de programmabegroting onvoldoende aansloot op de behoeften van de gemeenteraad. De begroting bood te weinig houvast voor de kader stellende en controlerende taak van de Raad en kende onvoldoende samenhang met andere P&C-producten. De aanbevelingen richtten zich onder andere op het versterken van de leesbaarheid, het maken van een duidelijke koppeling met de kadernota, en het verbeteren van de sturingsinformatie via een heldere opzet en indicatoren.

Stapsgewijze verbetering met een groeimodel In 2021 is het project 'Doorontwikkeling Programmabegroting' gestart, met als uitgangspunt een groeimodel waarin we elk jaar een realistische stap zouden zetten. Geen grote systeemveranderingen in één keer, maar geleidelijke verbeteringen, met ruimte voor bijstelling op basis van ervaringen. In overleg met de financiële commissie is gekozen voor een nieuwe opbouw van de begroting aan de hand van de drie kernvragen: Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten? Hierbij krijgt de zogeheten 'doelenboom' een centrale plaats: een structuur waarin visie, doelen, resultaten en indicatoren met elkaar in verband worden gebracht. Elke jaarcyclus was een kans om te leren. We hebben er bewust voor gekozen om niet alleen inhoudelijk te verbeteren, maar ook de samenwerking met Raad, commissie en organisatie te versterken. De financiële commissie speelde hierin een belangrijke rol: zij dacht mee, keek kritisch mee met tussenproducten en gaf richting aan vervolgstappen. Vanuit de ambtelijke organisatie zijn medewerkers actief betrokken geweest, onder andere via werksessies, formatsessies en evaluatiegesprekken. Dit alles heeft bijgedragen aan een groter gezamenlijk begrip van wat de begroting zou moeten zijn: een compact en bruikbaar sturingsinstrument.

1

RAADSINFORMATIEBRIEF Wat we samen bereikt hebben: De programmabegroting van Rheden is in vier jaar tijd merkbaar veranderd. De doorontwikkeling is te structuren in een vijftal bewegingen. Enkele concrete resultaten: 1. Visie en doelen centraal • Per programma wordt gewerkt met de structuur volgens de doelenboom: Visie, Doelen, Resultaten en Indicatoren. Deze elementen zijn verankerd in formats en instructies. • Betere koppeling tussen beleid en middelen: de 3 W-vragen zijn expliciet beantwoord per thema, en de indeling van budgetten sluit hierop aan en zijn per thema opgenomen. 2. Samen leren • Evaluaties op basis van uitvragen (MS Forms, Mentimeter) en werksessies • Implementatie van LIAS Prestatiemanagement inclusief formats voor doelen, resultaten en indicatoren. 3. Compact en sturend document • Maximaal drie indicatoren per doel, gericht op relevantie en bruikbaarheid. • Tussentijdse rapportages vereenvoudigd, met kleurcodering voor afwijkingen en focus op wat toelichting vraagt. Minder rapportages (twee per jaar) geven ruimte voor kwaliteit. 4. Samenhang in de cyclus • Raads- en collegevoorstellen verwijzen naar doelen, wat zorgt voor meer consistentie in besluitvorming. • Meer aandacht voor risico’s per doel en resultaat, met toelichting op beïnvloedbaarheid en risicofactoren. 5. Verankering in werkwijze • Van project naar de lijn met sturing door het regieteam.

• Verankering in de organisatie: elk P&C-product kent nu een vast moment van informatievoorziening en evaluatie. Het regieteam bewaakt tijdslijnen, samenhang en leert van ervaringen. • Aftrapbijeenkomst bij Kadernota en Begroting met college om vooraf prioriteiten mee te geven. • Een verdieping van de kaderstellende rol van de Raad op het specifiek maken van doelen (via indicatoren). Wat we (nog) willen bereiken Richting de toekomst hebben we de volgende doorontwikkeling voor ogen:

•

Meer gebruik maken van hyperlinks. Bijvoorbeeld naar onderliggend beleid en besluitvorming zodat de P&C documenten tot de hoofdlijnen beperkt kunnen blijven;

•

Meer beeldmateriaal in de begroting, bijvoorbeeld grafieken en diagrammen;

•

Belangrijke stappen zijn te zetten in het gebruik van indicatoren, waaronder

o

Meer aandacht voor “Maatschappelijk effect” indicator, waarbij ruimte is deze op het niveau van thema of visie vast te leggen.

o

Indicatoren meer kwantitatief inzetten, waarbij naast het streefgetal (norm) ook het verloop van de afgelopen jaren zichtbaar is.

2

RAADSINFORMATIEBRIEF o

Zoveel mogelijk gebruik maken van officiële bronnen en bronvermelding – zoals ‘waar staat je gemeente’ – voor eenduidigheid en inzicht.

•

Blijven sturen op juiste gebruik “kleuren” bij het al dan niet bereiken van doelen en resultaten. De kleur (groen, oranje of rood) heeft betrekking op zowel de beleidsmatige voortgang als de financiële kaders.

•

Vasthouden aan de verbinding tussen thema’s (plus doelen) en de financiën en verder te versterken.

•

Doorgaan op ingeslagen pad voor technische vragen jaarstukken en kadernota/programmabegroting.

•

Werken aan een nieuw rekenschema vanuit het programma Versterken Financiële Functie.

Daarnaast zijn er diverse interne verbeteringen waar we verdere stappen in willen zetten, zoals een college kick-of en uitwisseling van teksten tussen programma’s ter verhoging van leesbaarheid, begrijpelijkheid, consistentie en abstractieniveau. Dit blijven we uiteraard in samenwerking met de Raad en de financiële commissie in het bijzonder, vormgeven. Waarbij vooraf wordt besproken wat in de volgende stap mag worden verwacht.

Vervolg Dit traject hebben we projectmatig vormgegeven en hebben we naast de goede stappen in de leesbaarheid van de P&C documenten instrumenten ontwikkeld waaronder een werkwijze van frequente evaluaties die we kunnen gebruiken om te blijven verbeteren. Hiermee komen we nu in de volgende fase waarin we de verdere doorontwikkeling een vaste plek geven in de P&C cyclus. Het projectmatige karakter van deze doorontwikkeling heeft geholpen om focus te houden en voortgang te borgen. Nu het project formeel ten einde loopt, nemen we de ontwikkellijn op in de reguliere P&C-cyclus. Evaluaties, leerpunten en bijsturing blijven onderdeel van het jaarlijkse ritme. Daarmee is de doorontwikkeling niet afgerond, maar verankerd. We hebben ons allen de afgelopen vier jaren ingezet om deze doorontwikkeling op een constructieve en realistische wijze vorm te geven. Dit blijven wij ook in de toekomst doen, samen met de Raad en de financiële commissie.

Bijlagen -

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester

Ivo Rooze, loco-gemeentesecretaris

3