Reactie op bevindingen werkgroep jaarrekening 2022.docx

Memo datum

voor

Behandeld door

13 juni 2023

Werkgroep jaarrekening

College van B&W

Onderwerp

Reactie op bevindingen concept jaarrekening 2022 Geachte werkgroep jaarrekening, Onze dank voor uw duidelijke en volledige terugkoppeling. Wij willen voorop stellen dat we het vervelend vinden dat bij jullie, de werkgroep jaarrekening, de indruk is ontstaan dat we belangrijke informatie wilde onthouden. Wij betreuren dat het zo is overgekomen. De afgelopen jaren hebben we juist met elkaar geïnvesteerd in meer transparantie, openheid en dialoog. We erkennen dat we de werkgroep vooraf meer hadden kunnen inlichten en zo vooraf meer duidelijkheid te creëren. In de afgelopen weken zijn we intensief in gesprek geweest over het financieel perspectief en de resultaatbestemming. De kadernota 2024 en de jaarstukken 2022 hebben we daarbij samen bezien, om zo te verkennen hoe we het positieve jaarrekeningresultaat 2022 in kunnen zetten om samen de financieel onzekere toekomst tegemoet te treden. De uiteindelijke keuze leest u terug in de nieuwste versie van de jaarstukken 2022. Als gevolg hiervan was het te vroeg om met u een voorwoord te delen. Daarnaast valt er zonder de resultaatbestemming weinig nieuws te vertellen over de weerstandscapaciteit en daarmee de diverse financiële ratio’s. We vonden het wel belangrijk om u in alle transparantie inzicht te geven op de resultaten per programma.

Achteraf bezien hadden we u inderdaad de voorlopige ratio’s op basis van het resultaat voor bestemming kunnen aangeven, ook al geven deze zonder de resultaatbestemming geen volledig beeld. Wij hebben de gesprekken met de werkgroep jaarrekening wederom als prettig en constructief ervaren. De adviezen kunnen wij van harte onderschrijven, onderstaand geven wij per advies onze inhoudelijke reactie: Advies werkgroep jaarrekening: 1. Het controleproces loopt te lang door Teneinde de raad (nog) beter in positie te brengen om zijn controlerende rol goed te kunnen uitvoeren, adviseert de werkgroep: • het controleproces vanaf de jaarstukken 2022 zodanig in te richten dat de accountantscontrole kan starten in de eerste week van april en hierover goede afspraken te maken met de accountant; • in de bestuurlijke planning 2023 rekening te houden met een moment waarop de accountant de bevindingen op hoofdlijnen kan toelichten aan de raad, teneinde een open dialoog mogelijk te maken; • de raad periodiek te informeren over de wijze waarop het college uitvoering heeft gegeven aan de bevindingen van de accountant. Reactie college: We onderschrijven dit advies, het college deelt de behoefte om eerder te starten met het controleproces. We hebben dit jaar een versnelling van het opstellen van de jaarrekening weten te realiseren.

Tot onze teleurstelling heeft het nog geen versnelling opgeleverd voor het afronden van alle afstemming met de accountant en de beantwoording van de daaruit volgende vragen. Een belangrijke reden hiervoor is de samenloop van de accountantscontrole met de kadernota en de 1e bestuursrapportage. Voor de jaarafsluiting 2023 sturen we er nog meer op om de werkzaamheden pagina

1

ons kenmerk

en de afstemming met de accountant naar voren te halen, zodat ook “het staartje” van het proces eerder is afgerond. In uw rapport schijft u dat vakgroep financiën weer op volle sterkte is, dat is helaas nog steeds niet het geval. Het klopt dat de formatie kwantitatief op orde is, maar het blijkt zeer lastig om in de huidige arbeidsmarkt geschikte medewerkers te vinden en te binden. Als gevolg daarvan zijn we nog sterk afhankelijk van inhuur en zitten er nog medewerkers nog in ontwikkelingstrajecten. Door de Europese aanbestedingsregels, moeten we deze inhuur na een bepaalde periode weer laten gaan waardoor kennis onze organisatie verlaat. Rondvraag bij gemeenten en bedrijfsvoeringsorganisaties laat een vergelijkbaar beeld zien. We zijn hier dus niet uniek in. 2. Evaluatie technisch vragenuur De werkgroep is van mening dat de met het technisch vragenuur een goede lijn is ingezet, die vastgehouden moet worden. Reactie college: Fijn om te lezen dat het ons is gelukt om een goede werkvorm te vinden. Wij hebben nog wel enige twijfel bij de efficiëntie van deze werkvorm, maar staan er positief tegenover om hierop voor te borduren. Allicht dat we hierbij ook kunnen leren van onze buurtgemeente Renkum, waarbij ze op initiatief van de raad dit jaar met een “Tafeltjesmarkt” geëxperimenteerd hebben. 3.

Cultuurverandering De werkgroep adviseert de financiële commissie om het onderwerp cultuurverandering op budgetbeheer te agenderen voor een volgende financiële commissie. Daarnaast adviseert de werkgroep het TAC om het onderwerp cultuurverandering in de brede zin te agenderen voor een oriënterende raadsvergadering. Reactie college We wachten het initiatief van de financiële commissie en het TAC met belangstelling af. Budgetbeheer is de afgelopen jaren geprofessionaliseerd middels een projectmatige aanpak waarover wij u graag nader informeren. 4. Toekomstvisie gemeente Rheden Het voorstel van de werkgroep jaarrekening aan de TAC is om het onderwerp toekomstvisie te agenderen, zodat raad en college met elkaar in gesprek kunnen gaan. Dit gesprek zal zich richten op de vraag: ‘Welke gemeente wil je zijn?’ Reactie college: We onderschrijving dit advies en willen daarbij het belang benadrukken om de toekomstvisie, de omgevingsvisie en het koersdocument sociaal domein goed op elkaar aan te sluiten en de samenhang te bewaken. We hebben met elkaar afgesproken deze vraag mee te nemen in de omgevingsvisie. Gegeven het financiële perspectief van gemeenten in het algemeen is het zinvol de vraag: “welke gemeente kun je zijn?” toe te voegen. 5. Aanbevelingen rekenkamerrapport over programmabegroting Verzoek het college om de raad c.q. de financiële commissie te informeren over: •

de resultaten van de evaluatie van de Programmabegroting;

•

de voortgang van het project ‘Doorontwikkeling Programmabegroting`;

•

de wijze waarop de raad betrokken wordt bij het concretisering van de doelen en indicatoren om de maatschappelijke impact hiervan te kunnen meten.

pagina

2

ons kenmerk

Reactie college: We waren voornemens de financiële commissie door middel van een presentatie mee te nemen in de resultaten van de evaluatie. Op verzoek van de financiële commissie zullen de resultaten (geanonimiseerd) schriftelijk worden gedeeld met de raad. Daarnaast is de nieuwe opzet van de 1e bestuursrapportage 2023 op 7 juni jl. positief ontvangen door de financiële commissie. Met de programmabegroting 2024 komen we met voorstellen voor maatschappelijk effect indicatoren. We zien dit als belangrijke stap in ons groeimodel en nodigen de raadsleden van harte uit om deze aan te vullen en aan te scherpen; met als doel dat de programmabegroting en de andere P&C documenten een beter sturingsinstrument wordt en de raad beter in staat stelt haar controlerende rol in te vullen.

6. Blijf kritisch op financiële beheersing en kijk daarbij zowel naar de effecten van landelijk beleid als de transformatie die lokaal ingezet is. De werkgroep stelt vast dat dit advies is gericht aan de raad zelf. Gelet op de financiële positie van Rheden, voor nu en voor de komende jaren, blijft het belangrijk om de vinger aan de financiële pols te houden. Reactie college: Het college blijft de financiële situatie van de gemeente Rheden nauwgezet monitoren en de Raad op de reguliere momenten of waar nodig apart te informeren.

7. Verbeterplan bedrijfsvoering Van het ontwikkelen van een breed gedragen verbeterplan is de werkgroep evenwel nog niet gebleken. Geadviseerd wordt om het college hier alsnog om te verzoeken. Reactie college: We begrijpen dat er vragen spelen bij de werkgroep jaarrekening en de financiële commissie over de status van de verbeterinitiatieven gericht op het verbeteren van de financiële beheersing / bedrijfsvoering. Op diverse aspecten zijn we aan het verbeteren dit blijkt ook uit afname van het aantal bevindingen in de Management Letter. Het verbeterproces vraagt tijd voor aanpassing van systemen en werkprocessen. Wij erkennen we dat we de financiële commissie meer gestructureerd mee kunnen nemen in de verbeterinitiatieven die zijn gestart en de stappen die daardoor al zijn gezet. Daarnaast lezen we dat de werkgroep jaarrekening een handreiking doet om ons in staat te stellen deze problemen structureel op te lossen. Wij willen u bedanken voor deze handreiking en komen terug met een concreet voorstel om hier invulling aan te geven.

pagina

3

ons kenmerk

8. Doelstelling solvabiliteitsratio De werkgroep stelt vast dat de solvabiliteitsratio twee maal onderwerp van gesprek is geweest in de vergaderingen van de financiële commissie, laatstelijk op 21 maart 2023. Bij die laatste vergadering is een aantal mogelijke scenario’s voor een solvabiliteitsratio toegelicht. Afgesproken is dat door het college een concreet voorstel zal worden gedaan aan de gemeenteraad bij de Kadernota 2024. Reactie college: Met de financiële commissie zijn er constructieve gesprekken geweest over de gezamenlijke ambitie om de solvabiliteitsratio in 10 jaar te versterken (vanaf 2022). Er liggen 2 opties op tafel: een streefwaarde van 15% of een streefwaarde van 20%. Wij waren voornemens met de kadernota 2024 beide opties nader uit te werken. De financiële onzekerheid heeft ons hierbij ingehaald. Als gevolg hiervan zullen we met de programmabegroting 2024-2027 met een uitwerking en een voorstel komen.

9. Informeren over voortgang bouw gemeentehuis De werkgroep stelt vast dat uitvoering is gegeven aan dit advies. Reactie college: Mooi om te lezen dat we hiermee een instrument hebben ontwikkeld dat goed aansluit bij uw behoefte.

10. 213a onderzoeken De werkgroep stelt vast dat door het college is aangegeven dat vanaf 2023 een start zal worden gemaakt met het vormgeven van de zogenaamde ‘213a onderzoeken’ gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid. Reactie college: Op een eerder voorstel om de 213a onderzoeken te combineren met de onderzoeken in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording werd niet positief gereageerd. In 2023 komen we met een voorstel hoe we in de toekomst meer gestructureerd invulling kunnen geven aan de 213a onderzoeken. Op basis van de verkennende gesprekken bij andere gemeenten is er een globaal beeld wat dit vraagt aan capaciteit. Deze zal als keuzemogelijkheid in de programmabegroting 2024 worden meegenomen.

pagina

4

ons kenmerk

11. Bespreken voortgang op aanbevelingen werkgroep jaarrekening Vastgesteld wordt dat de financiële commissie middels een memo is geïnformeerd over de voortgang van het advies van de werkgroep. Dit is vervolgens besproken in de vergadering van 19 januari 2023. Reactie college: We stellen voor om voor de opvolging van de bevindingen over de jaarstukken 2022 dezelfde werkvorm te hanteren.

12. Rapportering verschillen groter dan € 50.000 Uit de stukken is de werkgroep gebleken dat wanneer er sprake is van een tekort, maar elders in het programma sprake is van een overschot, dat dit tegen elkaar wordt weggestreept. Wanneer dit bedrag onder de streep lager is dan € 50.000 wordt daarvan dan door het college geen melding gedaan. De werkgroep is van mening dat door het niet vermelden van deze verschillen de raad onvoldoende inzicht krijgt in de kosten en baten van een bepaalde activiteit en daardoor minder kan sturen. Reactie College: Op basis van de huidige financiële verordening wordt per programma per taakveld gerapporteerd op gesaldeerde afwijkingen boven de € 50.000. We zullen uw bevinding meenemen en komen via de nieuwe financiële verordening met een inhoudelijk voorstel.

13. Actualiseren reserves en voorzieningen Blijkens de antwoorden op vragen die naar aanleiding van dit onderwerp zijn gesteld is gebleken dat een herziening van de nota ‘reserves & voorzieningen’ kan worden verwacht in Q1 2024. Een jaarlijkse update of herziening zou naar de mening van de werkgroep een betere keuze zijn. Reactie college: We verwachten u inderdaad in het eerste kwartaal van 2024 een nota herziening reserves en voorzieningen aan te kunnen bieden. Het gaat hier om een grote ‘schoonmaakactie’ die zorgvuldige voorbereiding vraagt. Dit zou ons instaat moeten stellen om daarna voortaan jaarlijks een update te geven. We nemen uw voorstel over.

14. Inzicht in inkomsten en uitgaven accommodaties en projecten Zowel door de werkgroep jaarrekening als de financiële commissie is aandacht gevraagd voor grote projecten aangezien deze van invloed kunnen zijn op risico’s die de gemeente loopt. De werkgroep is echter van mening dat er ook bestaande accommodaties zijn waarvan de exploitatielasten zwaar drukken op de gemeentelijke begroting, maar waarbij eigenlijk onvoldoende zicht bestaat op inkomsten en uitgaven, hetgeen feitelijk niet aanvaardbaar is. pagina

5

ons kenmerk

Reactie college: Er vindt in de financiële commissie afstemming plaats op het vormgeven van een ‘rapportage grote projecten’, in aanvulling op de reguliere P&C documenten. De verwachting is dat we hier vanaf het najaar 2023 samen invulling aan kunnen geven. Wij zijn niet voornemens om hier nog een nieuwe rapportage ‘accommodaties’ aan toe te voegen. Uiteraard zijn wij bereid gerichte vragen te beantwoorden, maar willen u verzoeken voor dergelijke indicatoren aansluiting te zoeken bij de reguliere P&C documenten en/of de inhoudelijke behandelingen. Bijvoorbeeld door het benoemen van specifieke indicatoren waarop u wilt sturen. Overigens zijn we zijn voornemens eind 2023/begin 2024 met een accommodatievisie te komen, waarin we inzicht geven in de exploitatie van het Biljoenbad. Wellicht dat (een deel van) de vraag hierin wordt beantwoord.

15. Duidelijkheid over taken die niet zijn uitgevoerd Het is voor de werkgroep niet duidelijk welke taken er niet zijn uitgevoerd en wat dit vervolgens betekent voor de beschikbaar gestelde middelen. De werkgroep is van mening dat de huidige stukken op dat gebied niet helder zijn en vraagt hiervoor aandacht voor de jaarstukken voor komende jaren. Reactie college: We kunnen ons dit standpunt goed voorstellen. Indien een taak niet is uitgevoerd maar nog wel moet worden uitgevoerd in het volgende jaar, dan schuift het resultaat over het kalenderjaar heen. U leest in de tekstuele toelichting bij de programma’s terug waar dit het geval is. Om de middelen die niet zijn besteed voor het nieuwe jaar beschikbaar te houden, wordt normaal gesproken de resultaatbestemming gebruikt. Gezien de financieel onzekere situatie hebben we er dit jaar voor gekozen om de middelen niet beschikbaar te houden voor het nieuwe jaar, om zo voor het college èn voor de raad financiële slagruimte te creëren. De resultaten die in 2022 niet zijn opgeleverd, worden in 2023 alsnog opgepakt uit de reguliere budgetten. Waar dit niet mogelijk is, of andere keuzes vraagt, zullen we dit aan u voorleggen via de bestuursrapportages.

pagina

6

ons kenmerk