Reactie op advies werkgroep jaarrekening 2024

Memo datum

voor

Behandeld door

6 juni 2025

Werkgroep jaarrekening

College van B&W

Onderwerp

Reactie op bevindingen concept jaarrekening 2024 Geachte werkgroep jaarrekening, Bedankt voor de duidelijke en volledige terugkoppeling. Jullie advies is voor ons een bevestiging dat we, met de financiële commissie en de raad, het goede pad in zijn geslagen door samen te investeren in de opzet en leesbaarheid van de P&C documenten. En daarnaast dat de kwaliteitsimpuls voor de versterking van de financiële functie voor de jaarstukken van toegevoegde waarde is. Wij vinden het fijn dat zelfs in deze tijd waarin de financiën onder druk staan, en het veel aandacht vraagt om de kosten beheersbaar te houden, u merkbare vooruitgang ziet. Zo geeft u aan dat de urgentie voor de financiële beheersing merkbaar is, de (concept) stukken tijdig zijn aangeleverd en de stukken beter leesbaar zijn. Wij zijn zelf ook positief over de samenhang van de P&C documenten, een positieve trend die we graag volhouden. Daarmee zijn we er echter nog niet. Een belangrijke en weerbarstige uitdaging is te vinden in de planning van de accountantscontrole. We hebben ons ingezet om de accountantscontrole naar voren te halen en diverse stukken zijn eerder beschikbaar gesteld aan onze accountant; helaas is het alleen gelukt om de controle op onderdelen naar voren te halen, waardoor het leeuwendeel pas op 20 mei aftrapte.

Wij hadden (ook) graag gezien dat de Raad in de voorbereidende raadsvergadering beschikking had gehad over de definitieve jaarstukken. Helaas laten de uitkomsten van de accountantscontrole nog even op zich wachten. Wij zullen er als college bij de accountant, net als dit jaar, op aandringen om de accountantscontrole over de jaarstukken 2025 eerder te laten starten, zodat de uitkomsten en de definitieve versie van de jaarstukken eerder beschikbaar zijn. Hierin heeft de Raad als opdrachtgever voor de accountant ook een belangrijke rol. Wij hebben de gesprekken met de werkgroep jaarrekening wederom als prettig en constructief ervaren. Ook waarderen wij de samenwerking met de raad en de financiële commissie. Wij zijn in het bijzonder te spreken over de open manier van samenwerken waarbij er ruimte is om samen te leren en experimenten aan te gaan. De nieuwe werkwijze voor de gesprekken over de jaarstukken via een methode “Duisenberg light” is daar een sprekend voorbeeld van en vinden het prettig om te lezen dat deze nieuwe werkwijze zo snel al tot positieve ervaringen leidt. De bevindingen in uw adviesrapport zijn wat ons betreft helder, in de bijlage leest u onze inhoudelijke reactie per adviespunt. Daarbij willen we opmerken dat we realistisch moeten zijn in de snelheid waarin we bevindingen oppakken.

De afgelopen jaren vroegen de ombuigingen, waaronder het traject “een solide kadernota” veel tijd en aandacht, aandacht die ten koste gaat van het oppakken van de aanbevelingen. Dit maakt prioriteren en realisme in de planning belangrijk. U, de werkgroep jaarrekening, kunt ons hierbij helpen door in uw advies de urgentie mee te geven bij de aanbevelingen; zodat voor ons duidelijk is wat voor u direct actie vraagt en wat langer kan wachten. Daarnaast valt ons op dat de nieuwe aanbevelingen grotendeels naadloos aansluiten op de aanbevelingen van eerdere jaren. Zo hebben bijvoorbeeld aanbeveling 1, 3, 4, 5, 6 en 7 betrekking op de kwaliteit van de stukken (nr 1 in bijlage 2 van uw rapport). Daarmee kunnen deze nieuwe aanbevelingen ook beschouwd worden als een verdieping van de eerdere aanbevelingen. Wij kunnen de nieuwe aanbevelingen op hoofdlijnen omarmen en meenemen in de cyclus van de programmabegroting en het programma Versterken Financiële Functie. Daarbij willen wel benadrukken dat we met elkaar realistisch moeten zijn in de volgorde en snelheid waarmee we bevindingen oppakken en oplossen. Onze situatie vraagt keuzes, keuzes die zowel onze dienstverlening als onze verandercapaciteit raken. pagina

1

ons kenmerk

BIJLAGE: Reactie op individuele aanbevelingen •

1. Integrale rapportage met financiële consequenties Verzoek het college om in de jaarstukken integraal te rapporteren over de behaalde doelen en resultaten en wat het heeft gekost, zodat deze meer in samenhang kunnen worden beoordeeld en dat tevens wordt aangegeven welke doelen niet zijn gehaald met onderbouwing en financiële consequenties. Reactie College: Deze wijziging is doorgevoerd vanaf de begroting 2025 als onderdeel van de doorontwikkeling. In de jaarstukken 2025 zal volgens deze werkwijze worden gerapporteerd.

•

2. Iv3-aanpak Verzoek het college om de raad, via de financiële commissie, mee te nemen bij het implementeren van de Iv3-aanpak om zo te komen tot een heldere definiëring en inrichting van de taakvelden. Reactie College: De nieuwe Iv3-vereisten hebben een plek van het programma Versterken Financiële Functie en wordt opgepakt bij de (her)inrichting van het rekeningschema. Tijdens de financiële commissie op 3 juni jl. is hier een mondeling toelichting op gegeven. Een schriftelijke reactie hierop volgt op een later moment.

•

3. Rapportagevorm jaarstukken Benut als raad, college en ambtelijke organisatie de doorontwikkeling van de Programmabegroting om er samen voor te zorgen dat de verwachtingen over en weer duidelijk en concreet worden vastgelegd. Ook waar het gaat om de vraag waarover de raad wil worden gerapporteerd in de jaarstukken en in welke vorm. Reactie college De afgelopen 4 jaar hebben we de doorontwikkeling van de programmabegroting projectmatig aangepakt. Zoals aangekondigd hebben we dit project recentelijk afgerond, de raad ontvangt nog een afsluitende Raadsinformatiebrief waarin de behaalde resultaten inzichtelijk worden gemaakt. We komen daarmee in een nieuwe fase waarbij de regierol is overgedragen van de projectnaar de lijnorganisatie. Het is daarmee niet klaar: De leesbaarheid en meerwaarde van de P&C documenten zal in de toekomst aandacht blijven houden en we blijven hierin samen optrekken. Het blijven afstemmen over wederzijdse verwachting is daar wat ons betreft een belangrijke basis voor. U kunt hier als werkgroep jaarrekening ook een rol in spelen door de raad een spiegel voor te houden. In de jaarstukken leggen wij verantwoording af over de begroting. In essentie is de begroting een contract tussen College en Raad over de ambities en de middelen die daarvoor ter beschikking.

De raad heeft een belangrijke rol om met elkaar de verwachtingen met elkaar uit te lijnen en indicatoren SMART vast te (laten) leggen.

•

4. Rapportage op afwijkingen Verzoek het college om consistent te zijn bij het gebruik van kleuren bij het al dan niet bereiken van doelen en resultaten; Reactie college De kleur heeft (inderdaad) betrekking op zowel de beleidsmatige voortgang als de financiële kaders. Deze werkwijze is nog relatief nieuw en vraagt gewenning. We delen de conclusie dat dit niet overal consequent wordt toegepast en zullen hier strakker op sturen.

pagina

2

ons kenmerk

•

5. Presentatie resultaten Onderzoek het gebruik van hyperlinks en andere presentatievormen voor bereikte resultaten om de leesbaarheid te bevorderen; Reactie college Binnen de programmabegroting maken we al gebruik voor hyperlinks om te verwijzen naar relevant beleid. Uit de evaluatie bleek dat dit door de raad zeer wordt gewaardeerd, mits zorgvuldig toegepast. We omarmen uw voorstel om hier in de jaarstukken ook (meer) gebruik van te maken. Wij staan daarnaast ook open voor andere presentatievormen die de leesbaarheid van de P&C documenten bevorderen, voor zover het technisch mogelijk is en niet (significant) extra capaciteit vraagt.

•

6.Rapportage op doelen Richt de jaarstukken zo in dat er een volledig beeld wordt gegeven van wat er terecht is gekomen van de doelen die in de Programmabegroting zijn gesteld, dus ook wanneer bepaalde taken niet zijn uitgevoerd, wat de reden daarvan is en wat hiervan de beleids- en financiële consequenties zijn; Reactie college Binnen de jaarstukken is het al onze intentie bij de doelen en resultaten die we niet (volledig) hebben bereikt om te rapporteren wat er niet is gelukt en wat de eventuele consequenties zijn. We beseffen dat we hier nog lerende in zijn en verwachten hier richting de jaarstukken 2025 een goede ontwikkelstap in te maken.

•

7. Presentatie en hyperlinks Onderzoek de mogelijkheden van het gebruik van hyperlinks naar andere documenten. Reactie college Zie graag reactie bij aanbeveling 5.

•

8. Accountantscontrole Verzoek het college om het controleproces zodanig in te richten dat de accountant met de controlewerkzaamheden kan starten op een dusdanig moment dat de raad uiterlijk 4 tot 6 weken voor de besluitvormende vergadering de beschikking heeft over het controleverslag en de goedkeurende verklaring van de accountant. Reactie college Eerder in deze reactie hebben we al vermeld dat we ons hebben ingezet om de accountantscontrole naar voren te halen. Wij vinden het vervelend dat de accountantscontrole uitloopt, en betreuren daarnaast dat we dit signaal via de financiële commissie van de accountant te horen krijgen. We gaan ervanuit dat de accountant zich inzet om ons volgend jaar wel eerder aan bod te laten komen om te voorkomen dat de controle net als dit jaar pas op 20 mei start, waardoor als gevolg van een doorlooptijd van minimaal 3 weken tijdige aanlevering bij de start al onder grote druk staat.

•

9. Opvolging bevindingen accountant Verzoek het college om de raad periodiek te informeren over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de bevindingen van de accountant en verzoek de TAC om dit op te nemen in de Lange Termijn Agenda. Reactie college We zullen jaarlijks voorafgaand aan de interim controle door de accountant een update geven over de opvolging van de aanbevelingen middels een Raadsinformatiebrief.

•

10. 213a onderzoeken

pagina

3

ons kenmerk

Verzoek het college om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en een integraal onderzoeksplan te delen met de deelnemers van het audit comité. Reactie college Dit betreft een bestaande afspraak met de financiële commissie en het audit comité. Zoals u in uw adviesrapport ook schrijft hebben we hier in 2024 geen opvolging aan kunnen geven als gevolg van personele uitval en keuze in prioriteiten. We verwachten hier de tweede helft van dit jaar alsnog invulling aan te kunnen geven. •

11. Divers Dring bij het college aan om: - additioneel aandacht te geven aan de financiële discipline van de medewerkers; - zich te houden aan de afgesproken financiële processen; - te zorgen voor toezicht en handhaving op het gebruik van deze financiële processen; • te zorgen dat de inrichting van het financieel systeem de financiële processen ondersteunt. Reactie college Bovenstaande suggesties maken onderdeel uit van het programma Versterken Financiële Functie. Wij informeren de financiële commissie actief over de planning en voortgang van dit programma.

pagina

4

ons kenmerk