Raadsvoorstel vaststelling protocol geheimhouding

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Vaststellen protocol geheimhouding

Datum raadsvergadering

januari 2025

Thema programmabegroting

n.v.t.

Portefeuillehouder

n.v.t.

Zaaknummer

Samenvatting In de Gemeentewet staan de regels over besloten raadsvergaderingen en het opleggen van geheimhouding. Per 1 april 2023 zijn nieuwe bepalingen voor geheimhouding van kracht. Die volgen uit de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, waarmee onder meer de Gemeentewet is gewijzigd. Deze regels zijn nader uitgewerkt in een protocol geheimhouding dat geldt voor alle bestuursorganen. Als gevolg van deze wijziging wordt aan zowel de raad, het college als de burgemeester gevraagd om het nieuwe protocol geheimhouding vast te stellen.

Voorgesteld besluit 1.

Het ‘Protocol Geheimhouding “Openbaar tenzij..” in de gemeente Rheden’ vast te stellen.

Inleiding De gemeenteraad is een openbaar bestuursorgaan en vergadert in het openbaar, tenzij de raad anders besluit. Transparantie in het openbaar bestuur is van groot belang en de besluitvorming dient controleerbaar te zijn. Om die reden zijn alle stukken in beginsel openbaar en digitaal te raadplegen via de website www.rheden.nl/gemeenteraad. Het uitgangspunt in het openbaar bestuur is daarom ‘Openbaar, tenzij..’. Geheimhouding moet een uitzondering blijven, maar kan soms noodzakelijk zijn ter bescherming van bepaalde belangen genoemd in de Wet open overheid. De raad, de burgemeester, het college of een commissie kunnen besluiten geheimhouding te leggen op informatie. Daarbij kan het gaan om schriftelijke stukken die door dat orgaan worden verstrekt, maar ook om mondelinge informatie die is gedeeld in een besloten vergadering. Op 28 juni 2018 heeft de raad de notitie ‘Openbaar tenzij..’ in de gemeente Rheden’ en het bijbehorende protocol ‘Geheimhouding en beslotenheid in de gemeente Rheden’ vastgesteld. Door de inwerkingtreding van de Wet bevorderen integriteit en functioneel decentraal bestuur zijn de regels in de Gemeentewet over besloten raadsvergaderingen en het opleggen van geheimhouding aangepast. Als gevolg hiervan zijn de genoemde notitie en het Protocol Geheimhouding niet meer actueel en dienen herzien te worden. De belangrijkste wijzigingen zijn: 1.

Geheimhouding op schriftelijke informatie verandert op 3 onderdelen De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie. De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen. Het is niet meer

1

RAADSVOORSTEL mogelijk om individuele raadsleden of raadsvolgers onder geheimhouding te informeren: dit kan alleen aan de hele gemeenteraad. 2. Mondelinge informatie besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim De mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is van rechtswege geheim. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle personen die bij de behandeling in de vergadering aanwezig waren en alle personen die van het behandelde of van de stukken kennis dragen. 3. Mogelijkheid tot optreden tegen schenden geheimhoudingsplicht Als gevolg van de wijziging van de Gemeentewet is er de mogelijkheid om op te treden tegen een raadslid of raadsvolger die de geheimhoudingsplicht heeft geschonden. De raad kan dat lid voor 3 maanden uitsluiten van informatie waar geheimhouding voor geldt.

Beoogd effect Met de vaststelling van het ‘Protocol Geheimhouding “Openbaar tenzij..” in de gemeente Rheden’ beschikken de raad, het college en de burgemeester over actuele regels wanneer geheimhouding op informatie noodzakelijk wordt geacht.

Argumenten 1.1 De regels omtrent het opleggen van geheimhouding zijn verouderd en dienen herzien te worden. Op 28 juni 2018 heeft uw raad de notitie ‘Openbaar tenzij..’ in de gemeente Rheden’ en het bijbehorende protocol ‘Geheimhouding en beslotenheid in de gemeente Rheden’ vastgesteld. Het doel daarvan was (en is) om duidelijkheid te geven over hoe er moet worden omgegaan met situaties waarin het verstrekken en behandelen van informatie onder geheimhouding van belang is. Als gevolg van de gewijzigde wetgeving zijn deze stukken niet meer actueel. Voor de leesbaarheid en om dit op de juiste manier bekend te kunnen maken is ervoor gekozen om voornoemde notitie en het protocol samen te voegen tot 1 document: ‘Protocol geheimhouding gemeente Rheden’.

Kanttekeningen en/of risico’s 1.1 Uitgangspunt is dat alle informatie openbaar is, tenzij… Uitgangspunt van het ‘Protocol geheimhouding gemeente Rheden’ is dat alle informatie openbaar is, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie genoemd in de Wet open overheid. Om onduidelijkheid en juridische consequenties te voorkomen is het van belang om de kwalificaties “vertrouwelijk” en “niet openbaar” niet te gebruiken voor stukken in het verkeer tussen raad en college of burgemeester. In het protocol is dit dan ook benadrukt. 1.2 Er is een bepaling opgenomen voor het verstrekken van vertrouwelijke informatie In afwijking van het voorgaande kan het voorkomen dat de burgemeester of een wethouder de fractievoorzitters mondeling wil informeren over persoonlijke aangelegenheden, interne aangelegenheden, integriteitskwesties of informatie met een hoge onzekerheidsmarge. Daarvoor is in het protocol een bepaling opgenomen over hoe om te gaan met mondelinge informatie die vertrouwelijk is verkregen. 1.3 In enkele situatie kan informatie onder embargo worden verstrekt.

2

RAADSVOORSTEL De memorie van toelichting bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur beschrijft dat er ook andere gradaties mogelijk zijn dan het verstrekken van informatie onder geheimhouding. Daarbij wordt specifiek het voorbeeld van het verzenden onder ‘embargo’ genoemd. Het gaat hier om de situatie dat informatie op korte termijn door bijvoorbeeld het college aan een breed publiek bekend wordt gemaakt en het college de raad daar vooraf over in kennis stelt met het verzoek dit tot die tijd vertrouwelijk te behandelen. In het Protocol is hiervoor een bepaling opgenomen om de raad tijdig een goede informatiepositie te verschaffen.

Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden.

Uitvoering Het Protocol Geheimhouding “Openbaar tenzij..” in de gemeente Rheden’ bevat regels wanneer geheimhouding op informatie noodzakelijk wordt geacht. Die regels gelden zowel voor de raad, het college als de burgemeester.

Participatie en communicatie Het Protocol wordt gepubliceerd op overheid.nl conform de wettelijke publicatieplicht.

Bijlagen 1.

Ontwerp raadsbesluit Protocol Geheimhouding “Openbaar tenzij..” in de gemeente Rheden’

3