Raadsvoorstel Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2020-2021 (22.31)
Tekst van het document
21.31
Raadsvoorstel portefeuillehouder
begrotingsprogramma
draagt bij aan Global Goal(s)
b en w-vergadering
agendapunt
bijlage(n) ter inzage
5 april 2022
4
3
rol raad
soort document
Ter besluitvorming
Raadsvoorstel en -besluit
voorbereidende vergadering
agendapunt
D. Klomberg
17 mei 2022 raadsvergadering
agendapunt
31 mei 2022 onderwerp
Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2020-2021. INHOUD VOORSTEL • Kennisnemen van het toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2020-2021. • Vaststellen van de verbetermaatregelen genoemd in de door het college opgestelde raadsinformatiebrief. • Het college opdragen om het verslag van de raadsbehandelingen, inclusief de raadsinformatiebrief met de verbetermaatregelen ter kennisgeving toe te sturen aan de Toezichthouder op het archiefbeheer (Gelders Archief) en de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven van de Provincie Gelderland. 1 Waartoe is het voorstel gedaan? Het is van belang dat wij blijven voldoen aan de eisen die gesteld worden aan het informatie- en archiefbeheer in een klimaat van steeds verdergaande digitalisering en veranderende wet- en regelgeving. 2 Wat is de aanleiding? De gemeentearchivaris van Rheden (Gelders Archief) heeft een toezichtsverslag over het informatiebeheer van de gemeente Rheden uitgebracht. Hierbij is uitgegaan van de VNG Archief-KPI’s en de speerpunten vanuit het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023 van de Provincie Gelderland. In het opgestelde toezichtsverslag worden aanbevelingen gedaan om het informatiebeheer verder te verbeteren. Uw raad wordt gevraagd in te stemmen met de beoogde aanpak zoals beschreven in de raadsinformatiebrief. 3 Wat is het bestaand beleid c.q.
kader? Artikel 3 en 32 Archiefwet 1995, Archiefverordening gemeente Rheden 2020, Wet open overheid (Woo), Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt, 2012), Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). 4 Wat willen wij bereiken? Wij zien dat wij op veel onderdelen op orde zijn en de nodige stappen tot verbetering van de informatiehuishouding hebben ingezet, maar op onderdelen hebben wij nog het nodige werk te verzetten. In de raadsinformatiebrief is dan ook te lezen welke aanbevelingen het Gelders Archief als toezichthouder op het archiefbeheer voorstelt, waarna per bevinding een reactie met de beoogde aanpak volgt (zgn. verbetermaatregelen). Deels worden de verbetermaatregelen opgepakt in de uitvoering, welke zijn belegd bij afdeling DIV De Connectie en anderzijds worden deze opgepakt vanuit het programmaplan Digitaal Rheden.
pagina
1
ons kenmerk
22.31V
21.31
Als wij willen voldoen aan veranderde wet- en regelgeving en verdere digitalisering wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk om verantwoording af te leggen over het eigen handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. De raad kan het college hierop controleren. Met dit toezichtsverslag wordt inzicht verkregen en gegeven in de huidige stand van zaken over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Rheden. Door de voorgestelde aanpak op de gegeven aanbevelingen door de toezichthouder (Gelders Archief) wordt direct een relatie gelegd naar de lokale en regionale opgaven als het gaat om het informatiebeheer. Hierbij valt te denken aan de komst van het centraal regionaal digitaal archief, die met de partners in de regio (De Connectie, het Gelders Archief en de gemeenten Arnhem en Renkum) in de komende jaren verder vorm wordt gegeven. In het toezichtsverslag wordt de nadruk gelegd op het gegeven dat in (nieuwe) wetgeving digitaal de norm is/wordt. Dit maakt dat alle verbetermaatregelen op de voorgestelde aanbevelingen vrijwel naadloos aansluiten op de geschetste behoeften en ontwikkelingen binnen gemeente Rheden en de regionale samenwerking.
In het bijzonder vraagt de nieuwe Wet open overheid (Woo) dat de (digitale) informatiehuishouding van overheden en dus ook die van de gemeente Rheden verder op orde worden gebracht. Het voorliggende toezichtsverslag en de verbetermaatregelen daarop leveren hieraan een belangrijke bijdrage. 5 Wat gaan wij ervoor doen? In het voorjaar van 2021 zijn i.s.m. De Connectie de VNG Archief-KPI’s ingevuld en aangeleverd bij het Gelders Archief. Vervolgens heeft het Gelders Archief naar aanleiding van die informatie het toezichtsverslag opgesteld en aangeboden aan het college. De ambtelijke organisatie heeft samen met De Connectie de verbetermaatregelen en de reactiebrief aan de toezichthouder opgesteld, welke na vaststelling door college en raad kan worden aangeboden aan het Gelders Archief en de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven (Provincie Gelderland). De raadsinformatiebrief geeft per aanbeveling de verbetermaatregelen weer. Uiteraard zullen de grotere ontwikkelingen zoals het centrale regionaal digitaal archief (RMA) en andere technologische en wettelijke ontwikkelingen in afzonderlijke projecten worden uitgewerkt c.q. opgepakt. 6 Wat zijn de financiële consequenties? Ten aanzien van de verbetermaatregelen zoals de invoering van een (nieuw) centraal regionaal digitaal archief) zijn de voorbereidende gesprekken om hiertoe te komen in volle gang.
Dit geldt eveneens voor de implementatie van nieuwe wetgeving zoals de nieuwe Archiefwet (naar verwachting 2024) en de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo). De kosten hiervoor worden in de Kadernota 2023 verder toegelicht, die worden opgehangen aan het Programmaplan Digitaal Rheden. 7 Wat zijn de risico’s? Het niet op orde hebben van de informatiehuishouding betekent een risico voor de bedrijfsvoering en de verantwoordingsplicht en heeft een inefficiënte en ineffectieve organisatie tot gevolg. Daarnaast is goed toezicht, zoals geregeld in de archiefverordening, gebaat bij goede samenwerking. In de komende jaren zullen de processen van het Gelders Archief, De Connectie en de gemeente Rheden meer op elkaar moeten aansluiten. Het niet voldoen aan de Archiefwet 1995 kan ervoor zorgen dat de provincie de gemeente onder verscherpt toezicht plaatst. Door de Wet revitalisering generiek toezicht kan de provincie gebruikmaken van de zogenoemde interventieladder, waardoor ze besluiten in de plaats van gemeenten kan nemen of door de gemeente genomen besluiten kan schorsen.
pagina
2
ons kenmerk
22.31V
21.31
Indien de verbetermaatregelen op de aanbevelingen van de toezichthouder op het archiefbeheer niet worden doorgevoerd bestaat het risico dat wij niet (meer) voldoen aan relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeer. Door de toenemende digitalisering ontstaat steeds meer informatie en data die goed ontsloten moet zijn en worden beheerd om de digitale duurzame toegankelijkheid gedurende de levenscyclus van documenten en data te kunnen garanderen. Als dit niet mogelijk is, kan dit grote consequenties hebben voor de verantwoordingsfunctie van het overheidshandelen van onze gemeente. Daarnaast is goed informatie- en archiefbeheer van essentieel belang voor een goede bedrijfsvoering. 8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? De inhoud van dit voorstel en de raadsinformatiebrief is afgestemd met onze collega’s van Bedrijfsvoeringsorganistie De Connectie. Tevens wordt er ambtelijk binnen de gemeenten Renkum en Arnhem een soortgelijke brief met verbetermaatregelen naar het college en de raad gebracht, wat gaat over het uitgevoerde informatie- en archiefbeheer. 9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Naast het Gelders Archief wordt het toezichtsverslag en de raadsinformatiebrief met de voorgestelde aanpak ook aan de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven van de Provincie Gelderland toegestuurd.
10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? In de loop van 2023 wordt er weer een nieuw toezichtsverslag door het Gelders Archief opgesteld, waarin aandacht is voor de voortgang op de ingezette verbetermaatregelen. De Steeg, 5 april 2022 Burgemeester en wethouders van Rheden, Carol van Eert, burgemeester. Nadja Renkema, secretaris.
pagina
3
ons kenmerk
22.31V