Raadsvoorstel Rapport rekenkamer grote projecten grote verantwoordelijkheden

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Rapport rekenkamer Grote projecten, grote verantwoordelijkheid

Datum raadsvergadering

28 oktober 2025

Thema programmabegroting

n.v.t.

Portefeuillehouder

Dorus Klomberg

Zaaknummer

2025-013925

Samenvatting De rekenkamer concludeert in haar onderzoeksrapport dat grip hebben en houden op grote projecten hoog op de agenda staat bij zowel de gemeenteraad, het college als de ambtelijke organisatie. Zij stelt in het rapport dat de gemeenteraad veel vertrouwen heeft in het college en de ambtenaren en dat zij niet ontevreden is met de manier waarop grote projecten worden aangestuurd. Tegelijkertijd concludeert de rekenkamer dat alle partijen zien dat het werkproces beter moet, vooral aan het begin van het project (kaders stellen), bij het volgen van de voortgang en na afloop (controleren). Door de rekenkamer worden aanbevelingen gedaan die kunnen bijdragen aan verbetering van dit werkproces en de informatievoorziening aan de raad.

Voorgesteld besluit 1. 2.

Het onderzoeksrapport ‘Grote projecten, grote verantwoordelijkheid’ van de rekenkamer vast te stellen; De aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamer over te nemen, te weten: Voor college en gemeenteraad: 1. Maak heldere afspraken over informatievoorziening 2. Sluit elk groot project af met een eindevaluatie 3. Verbeter de formats en informatievoorziening Voor de gemeenteraad: 4. Controleer vooraf of alle informatie compleet is 5. Vraag de Financiële commissie om advies over structurele controle Voor het college en de organisatie: 6. Voer de verbeterpunten uit vóór 1 januari 2026

Inleiding De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar grote projecten in de gemeente Rheden. Dit onderzoek heeft zij in eigen beheer uitgevoerd. De keuze voor dit onderwerp komt voort uit een inventarisatie die de rekenkamer heeft gedaan onder de verschillende fracties van de gemeenteraad, de financiële commissie en het audit comité. Ook de rekenkamer vindt het belangrijk dat grip wordt gehouden op grote projecten, omdat deze gepaard gaan met risico’s, die zowel maatschappelijk als financieel een grote impact kunnen hebben. Om een beeld te krijgen van de risicobeheersing en informatievoorziening in Rheden is een

1

RAADSVOORSTEL drietal grote projecten getoetst. Hierbij is een keuze gemaakt uit de projecten die door de gemeente als “grote” projecten zijn aangemerkt. Gekozen is voor projecten die van elkaar verschillen in type en actuele status, te weten: 1. Het nieuwe gemeentehuis 2. IJsseldistrict 3. Integrale wijkaanpak Stenfert De centrale onderzoeksvraag luidde: Welke items en welke momenten in het besluitvormingsproces rond grote projecten zijn cruciaal voor de gemeenteraad om effectief mee te kunnen sturen als kaderstellend bestuurlijk orgaan en hoe kan het college hier in de informatievoorziening op inspelen? Uit de centrale vraagstelling volgen de volgende onderzoeksvragen: 1. In welke mate is de benodigde informatie over grote projecten beschikbaar voor de gemeenteraad? 2. Is de beschikbare informatie voor de gemeenteraad juist, volledig, betrouwbaar en tijdig? 3. Hoe wordt de informatie gebruikt door de gemeenteraad? De rekenkamer heeft de resultaten van haar onderzoek vastgelegd in het rapport ‘Grote projecten, grote verantwoordelijkheid’ met als ondertitel ‘over grip houden, goed starten en helder controleren in de gemeente Rheden’. Zij trekt in dit rapport de volgende conclusies: 1. Informatie is vaak goed, maar niet compleet; 2. Geen afspraken bij de start belemmert goede sturing en het leerproces; 3.

Informatie over de voortgang is aanwezig, maar versnipperd en niet eenduidig; 4. Iedereen ziet waar het beter kan. De aanbevelingen zijn door de rekenkamer als volgt samengevat: - Bezint eer ge begint en - Vertrouwen kan niet zonder controle De rekenkamer heeft dit uitgewerkt in de volgende 6 aanbevelingen: Voor college en gemeenteraad: 1. Maak heldere afspraken over informatievoorziening; 2. Sluit elk groot project af met een eindevaluatie; 3. Verbeter de formats en informatievoorziening; Voor de gemeenteraad: 4. Controleer vooraf of alle informatie compleet is; 5. Vraag de Financiële commissie om advies over structurele controle; Voor het college en de organisatie: 6. Voer de verbeterpunten uit vóór 1 januari 2026.

Beoogd effect Het overnemen van de aanbevelingen van de rekenkamer kan een extra impuls geven aan het lopende traject om de sturing van de gemeenteraad op grote projecten te verbeteren. Dit doet de rekenkamer niet alleen door aanbevelingen mee te geven aan de gemeenteraad, maar ook om het college en de ambtelijke organisatie te ondersteunen in de doorontwikkeling van het (aan)sturen van grote projecten.

2

RAADSVOORSTEL Argumenten 1.

Met het overnemen van de aanbevelingen wordt de gemeenteraad beter in staat gesteld om zijn kaderstellende en controlerende taken bij grote projecten waar te maken

Het onderzoek maakt duidelijk dat het werkproces en de informatievoorziening naar de gemeenteraad beter kan. Dit is volgens de rekenkamer vooral nodig aan het begin van het grote project (het stellen van kaders en duidelijke afspraken aan de voorkant), bij het volgen van de voortgang (duidelijke, niet-versnipperde voortgangsinformatie) en bij de afsluiting van het grote project met een evaluatie (controleren). De aanbevelingen van de rekenkamer kunnen bijdragen aan verbetering van dit proces en de informatievoorziening.

Kanttekeningen en/of risico’s 1.1. Uitvoering van de verbeterpunten is niet in alle gevallen mogelijk vóór 1 januari 2026 In de bestuurlijke reactie op de aanbevelingen van de rekenkamer geeft het college aan dat zij hecht aan zorgvuldigheid boven snelheid. Een deel van de verbeterpunten is volgens het college reeds in uitvoering, andere sluiten aan op het initiatief Integraal Risicomanagement dat in 2026 wordt opgestart. De rekenkamer heeft begrip voor dit standpunt van het college. Zij onderschrijft dat voor die verbeterpunten die niet kunnen worden gerealiseerd vóór 1 januari 2026 aansluiting wordt gezocht bij het initiatief Integraal Risicomanagement, aangezien dit qua tijdsplanning beter uitkomt.

Financiën Aan dit voorstel zijn geen kosten verbonden.

Uitvoering De aanbevelingen die door de rekenkamer zijn gegeven moeten met een raadsbesluit worden geborgd. Daarom wordt aan de raad voorgesteld om deze aanbevelingen over te nemen. Het is de taak van de raad om de uitvoering van deze aanbevelingen door het college te controleren en mede uit te voeren. Om overzicht te bieden en de voortgang ervan te kunnen monitoren worden de aanbevelingen bijgehouden in iBabs.

Participatie en communicatie Het onderzoeksrapport is voor bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. De brief van het college met het bestuurlijk wederhoor is onverkort opgenomen in het onderzoeksrapport van de rekenkamer, evenals de reactie van de rekenkamer op deze brief in het nawoord.

Bijlagen 1. 2. 3.

Bijlage 1: Ontwerp raadsbesluit Bijlage 2: Onderzoeksrapport rekenkamer ‘Grote projecten, grote verantwoordelijkheid’ Bijlage 3: Checklist grote projecten

De Steeg, 4 september 2025 Namens de rekenkamer van Rheden,

3

RAADSVOORSTEL Sjaak Leenders, secretaris.

4