Raadsvoorstel Participatiebeleid gemeente Rheden (24.56)

24.56

Raadsvoorstel portefeuillehouder

begrotingsprogramma

draagt bij aan Global Goal(s)

Dorus Klomberg

3 bestuur en organisatie

10 Ongelijkheid verminderen 11 Duurzame steden en gemeenschappen 16 Vrede, justitie en sterke publieke diensten 17 Partnerschap om doelstellingen te bereiken

b en w-vergadering

agendapunt

bijlage(n) ter inzage

20 augustus 2024

6

rol raad

soort document

Ter besluitvorming

Raadsvoorstel en -besluit

voorbereidende vergadering

agendapunt

10 september 2024 raadsvergadering

agendapunt

24 september 2024 onderwerp

Participatiebeleid gemeente Rheden “Samen maken wij ons Rheden” INHOUD VOORSTEL 1. Vaststellen van het Participatiebeleid gemeente Rheden “Samen maken wij ons Rheden”. 2. In de Programmabegroting 2025 ev. vanuit de Algemene reserve ter beschikking te stellen a. voor het jaar 2025 incidenteel 25.000 euro voor implementatielasten b. voor de jaren 2025, 2026 en 2027 jaarlijks 40.000 euro voor personeelslasten 1 Waartoe is het voorstel gedaan? De gemeente Rheden heeft een participatiebeleid ontwikkeld om de samenwerking met inwoners, ondernemers en andere betrokkenen te versterken. Het beleid biedt een algemeen kader voor alle afdelingen binnen de gemeente en legt de nadruk op transparantie, heldere communicatie, en maatwerk. Er wordt erkend dat elke participatie anders is en daarom past de gemeente de aanpak aan op basis van de specifieke situatie. 2 Wat is de aanleiding? College en raad hebben meerdere malen gevraagd om een goed leesbaar en toepasbaar participatiebeleid. In het proces voor het opstellen van het beleid zijn door omstandigheden verschillende vertragingen opgelopen. Uiteindelijk is op 16 januari jl in de Raad het voorgelegde beleid beoordeeld met ‘nog niet klaar voor besluitvorming’.

Op 30 januari is in een oriënterende vergadering vastgesteld dat het beleid onvoldoende recht doet aan het proces van participatie en verschillende rollen verantwoordelijkheden en kaders die komen bij verschillende vormen van inwoner- en overheidsparticipatie. In dit nieuwe beleid is aandacht voor de behoefte aan een gestroomlijnd en effectief participatieproces binnen de gemeente Rheden. De gemeente streeft ernaar om inwoners en andere belanghebbenden beter te betrekken bij het vormgeven van beleid en projecten. Dit komt voort uit de ambitie om de gemeente groener, socialer, en vooral dichter bij de inwoners komt te staan.

pagina

1

ons kenmerk

24.56V

24.56

3 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? De startnotitie van januari 2014 is het vertrekpunt voor dit beleidskader. Door de jaren heen is veel discussie geweest, maar is er weinig echt vastgelegd op papier. De kaders zijn aangescherpt door de ambitie van de coalitie. In het coalitieakkoord staat dat we dichterbij en samen met de maatschappij werken aan verandering, daarnaast hebben we te maken met de invoering van de omgevingswet. In de opdrachtformulering voor dit beleid is het volgende doel beschreven: Het beleidskader moet bijdragen aan de doelstelling dat de gemeente Rheden een gemeente is waar de betrokkenheid van inwoners van groot belang is voor effectieve maatregelen en waarbij per traject of initiatief bepaald wordt in welke mate participatie toegepast kan worden zodat verwachtingsmanagement op orde is. De gemeente wil dicht bij de inwoners staan en hen meer betrekken bij het ontwikkelen, uitvoeren en evaluatie van beleid. De gemeente is een assertieve betrouwbare partner die duidelijk is over kaders en verwachtingen. De resultaatverplichtingen voor het opleveren van dit beleid is dat er een eenvoudig leesbaar document moet voorliggen dat voldoet aan de volgende voorwaarden: 1. inwonerparticipatie en overheidsparticipatie zijn herkenbaar 2. er zijn duidelijke afwegingskaders voor toepassing van participatie in verschillende vormen en niveaus 3.

het is duidelijk hoe de gemeente participatie inzet in verschillende fasen van beleidsontwikkeling en uitvoering 4. rollen en verantwoordelijkheden van verschillende deelnemers zijn in de basis beschreven, denk daarbij aan de rol van raad, bestuur, ambtenaar en participant. 5. het beleid is breed inzetbaar en leesbaar voor inwoners en medewerkers van de Gemeente Rheden (B1-taalniveau) 6. het beleid bevat visualisaties en praktijkvoorbeelden waardoor het geheel toegankelijk is voor elke gebruiker. 7. de inhoud van de eerst opgeleverde versie en het veel eerder opgeleverde startdocument worden gebruikt voor uitgangspunten en toetsing 8. hoe we inzicht willen krijgen in de verschillende participatietrajecten en hun resultaten 9. er is sprake van een breed participatietraject voor alle stakeholders (intern en extern) In het voorliggende stuk hebben we gekozen te wachten met het uitvoeren van punt 6 uit de bovenstaande voorwaarden. De redenen hiervoor zijn tijdsdruk en kostenbesparing. We kiezen ervoor om de platte tekst met basis afbeeldingen aan de raad voor te leggen. De kosten voor visualisatie en opmaak stellen we uit tot besluitvorming. De publieksvriendelijke en toegankelijke versie kan daarna beschikbaar komen voor inwoners en andere geïnteresseerden.

4 Wat willen wij bereiken? Participatiebeleid dat goed wordt geïmplementeerd zorgt voor een betere verbinding en betrokkenheid tussen overheid en inwoners. Na het vaststellen van het beleid zal er ook een duidelijk implementatieplan opgesteld moeten worden met daarbij behorend opleidingsplan. Hiervoor sluiten we aan bij de ambities in doel C4 (vergroten van vertrouwen in de overheid) en D5 (vergroten van inwonerbetrokkenheid).

pagina

2

ons kenmerk

24.56V

24.56

5 Wat gaan wij ervoor doen? We stellen voor om het participatieproces zoals beschreven in hoofdstuk 3 van het Participatiebeleid formeel in te voeren en toe te passen bij alle relevante projecten en beleidsontwikkelingen binnen de gemeente. Dit betekent dat: • Bij elk project een duidelijke opdrachtformulering wordt gemaakt. • Er een uitgebreid plan van aanpak voor participatie en communicatie wordt opgesteld, met betrokkenheid van het Participatie Expert Team (PET) en het team Communicatie. • Gebruik gemaakt gaat worden van tools als ThiNK! en Factor C. • Het plan van aanpak wordt voorgelegd aan de gemeenteraad voor goedkeuring, indien het project een grote maatschappelijke impact heeft. • De uitvoering van participatietrajecten zorgvuldig wordt gemonitord en geëvalueerd. • Resultaten van de participatie worden teruggekoppeld aan de betrokkenen en verwerkt in de besluitvorming. In het proces van invoering zullen we een projectleider moeten instellen voor 0,5fte (kosten €40.000,- per jaar) voor een periode van 3 jaar. Deze projectleider leidt de implementatie van het beleid, ontwikkeling van tools en zorgt ervoor dat het team van experts geborgd wordt in de organisatie. 6 Wat zijn de financiële consequenties? De implementatie van het nieuwe participatieproces vereist een initiële investering in training en tools. Hiervoor zal een opleidingsplan opgesteld moeten worden.

De geschatte kosten hiervoor bedragen €25.000,- voor implementatiekosten in het eerste jaar en een projectleider voor 0,5fte (kosten €40.000,- per jaar) voor een periode van 3 jaar. Hiermee hebben we ruimte voor het ontwikkelen van een leerlijn binnen de Rheden Academie en organisatie en materiaalkosten voor bijeenkomsten. In de begroting voor 2025 is binnen programma 3 geen budget hiervoor opgenomen. Het voorstel is om met de Programmabegroting 2025 ev. vanuit de Algemene Reserve hiervoor de gevraagde middelen ter beschikking te stellen. Naast deze incidentele investering is structureel €25.000,- per jaar nodig voor het faciliteren bijeenkomsten en opleiden van collega’s. Hiervoor zal een scholingsplan opgesteld worden en de scholingskosten zullen regulier op het scholingsbudget vallen. Tot slot zullen er per project kosten zijn voor de uitvoering van participatietrajecten, zoals voor communicatie, bijeenkomsten, en evaluaties. Deze kosten zullen per project moeten worden geraamd en opgenomen in de betreffende projectbudgetten. Inzicht verloop beschikbaar budget: Budget: Af: aangegane verplichtingen: Bij: inkomsten Beschikbaar: Gevraagd budget: personeel Implementatie/ontwikkeling tools Restant budget nog beschikbaar:

pagina

3

Structureel./ Incidenteel

2025

2026

2027

0

0

0

40.000 25.000

40.000

40.000

2028

-

incidenteel incidenteel

ons kenmerk

24.56V

2029

24.56

7 Wat zijn de risico’s? Het grootste risico is dat er geen budget beschikbaar is voor uit implementeren van dit beleid en de beweging naar een algemene gedragsverandering door opleidingen en ontwikkeltrajecten. Er zijn hoge verwachtingen binnen de raad en ook bij bewonersorganisaties over dit beleid. Een risico daarin is dat het beleid mogelijk nog niet scherp genoeg zal zijn op de kaders. We hebben hiervoor gekozen omdat we willen leren en de ontwikkelruimte daarin ook nog voldoende willen behouden. Leerruimte geeft bewegings- en experimenteerruimte, zodat de dialoog in brede zin kan blijven plaatsvinden over de vraag wat goede en gewenste participatie is en hoe rollen zich ertoe verhouden. Een laatste risico is de voorbereidende vergadering van de raad waarin onvoldoende vertegenwoordiging van de projectgroep aanwezig kan zijn. We willen daarom verzoeken om dit stuk op de voorbereidende vergadering van 18 september te plaatsen. Het grootste risico zit in het niet aannemen van dit beleidsvoorstel. In eerste instantie missen we dan het kader voor het opstellen van een verplicht kader voor de Omgevingswet. Dit moet in de komende twee jaar wel geregeld zijn. Wettelijke verplichting. Daarnaast nog belangrijker is dat we het vertrouwen van de inwoners echt gaan verliezen en wij steeds beheersmatiger worden.

Iets wat in onze gemeente al snel op de loer ligt en zeker in deze tijd van financiële krapte. We moeten investeren in opleiden en begeleiden van onze collega’s als het gaat om hoe we omgaan met participatie. Daarbij komt ook nog dat als we geen participatiebeleid vaststellen we dus doorgaan op de manier waarop we het nu doen. En daar zijn we niet tevreden over en we moeten ook regelmatig repareren wat ook weer tijd, geld, frustratie geeft. 8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Naar aanleiding van de raadsvergadering van 16 januari jl zijn er 2 gesprekken gevoerd met raadsleden. Daarnaast hebben we in de voorbereiding van dit beleidsstuk brainstormsessies georganiseerd voor bewonersorganisaties en andere geïnteresseerden als ook medewerkers. De opbrengsten van deze gesprekken en sessies hebben een basis gevormd voor het beleid. In het schrijfproces zijn de deelnemers aan de sessies wederom betrokken door hen te laten meelezen. We hebben ruimte gegeven voor het formuleren van feedback. In het korte tijdsbestek en de vakantieperiode is er relatief veel en inhoudelijk kritisch gereageerd. De feedback is besproken en op basis van het geheel zijn aanpassingen of aanscherpingen gedaan. De respons uit het veld en van medewerkers is positief.

De reactie is dat het beleid recht doet aan de basis die gelegd is tijdens de sessies in mei 2024 en dat het recht doet aan de bestaande goede voorbeelden. Daarnaast is het besef dat er na het vaststellen van dit beleid nog veel werk te doen is zodat er ook werkelijk iets gaat veranderen. 9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Het beleid zal na vaststelling openbaar gemaakt worden via de reguliere kanalen. Dit doen we in een publieksvriendelijke samenvatting en een mooi opgemaakte volledige versie. Alles digitaal toegankelijk. Deze versie wordt opgemaakt en uitgewerkt na vaststelling van de inhoud.

pagina

4

ons kenmerk

24.56V

24.56

10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? In het beleid wordt beschreven dat het een document is als startpunt van een leerweg. Er wordt na vaststelling een implementatieplan met daarbij behorende PDCA-cyclus opgesteld. Evaluatie is daarmee een tool voor het lerende effect. Velp, 20 augustus 2024 Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester.

Bart Drewes, secretaris.

pagina

5

ons kenmerk

24.56V