Raadsvoorstel Instelling van een gemeentelijke rekenkamer (23.72)

23.72

Raadsvoorstel portefeuillehouder

begrotingsprogramma

draagt bij aan Global Goal(s)

agendapunt

bijlage(n) ter inzage

N.v.t. b en w-vergadering

N.v.t.

1

rol raad

soort document

Ter besluitvorming

Raadsvoorstel en -besluit

voorbereidende vergadering

agendapunt

14 november 2023 raadsvergadering

agendapunt

28 november 2023 onderwerp

Instelling van een gemeentelijke rekenkamer. INHOUD VOORSTEL 1 Een onafhankelijke rekenkamer in te stellen en hiervoor bij separaat besluit de Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Rheden 2024 vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de Rekenkamercommissie. 2 Vanaf 2024 het huidige structurele budget van € 31.845,00 te verhogen naar € 55.820,00 voor de uitvoering van de taken van de rekenkamer en het meerdere bedrag ad € 23.975,00 incidenteel te verwerken in de 1e bestuursrapportage 2024 en voor 2025 e.v. structureel te verwerken in de Kadernota 2025. 3 Het aantal leden van de rekenkamer vast te stellen op 3. 4 De heer W. (William) van Deursen te benoemen als voorzitter en lid van de rekenkamer. 5 Mevrouw S. (Silvi) Joosten te benoemen als lid van de rekenkamer. 6 Een klankbordgroep in te stellen en de raadsleden de heer Heesen, de heer Verhoeven en de heer Kolkman te benoemen tot leden van deze klankbordgroep. 1 Waartoe wordt dit voorstel gedaan? Met ingang van 1 januari 2023 is voor gemeenten en provincies de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet wijzigt de Gemeentewet voor wat betreft de regels voor de instelling en het functioneren van de rekenkamer. Bij de invoering van deze wet is een overgangsperiode bepaald van 1 jaar.

Dat betekent dat de gemeenteraad uiterlijk 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer dient in te stellen en de leden hiervan dient te benoemen. Met dit voorstel en de bijbehorende verordening wordt uitvoering gegeven aan deze wettelijke verplichting. 2 Wat is de aanleiding? Het doel van de wet is dat bij alle decentrale overheden gedegen, onafhankelijk rekenkameronderzoek plaatsvindt naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid. De belangrijkste wijziging voor gemeenten betreft het afschaffen van de mogelijkheid die de Gemeentewet bood om per verordening regels te stellen aan de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Daarnaast zijn de bevoegdheden van de onafhankelijke rekenkamer uitgebreid. Zo kunnen rekenkamers nu ook onderzoek doen naar de contracten met privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee bijvoorbeeld zorg of maatschappelijke ondersteuning in het sociale domein wordt ingekocht. Ook de mogelijkheid om onderzoek te doen naar subsidies, garanties en leningen is verruimd.

pagina

1

ons kenmerk

23.72V

23.72

In de oriënterende vergadering van 19 september 2023 is vanuit de griffie een toelichting gegeven op deze wetswijziging en de keuzes die de gemeenteraad moet maken. De notitie ‘Van rekenkamercommissie naar rekenkamer’ diende daarbij als basis en is ter informatie bij dit voorstel gevoegd. Tijdens de oriënterende vergadering is een discussie gevoerd aan de hand van een aantal stellingen. De reacties hierop hebben gediend als input voor het onderhavige voorstel. 3 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? a Wet versterking decentrale rekenkamers; b de hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer) van de Gemeentewet. 4 Wat willen wij bereiken? Het doel van dit voorstel is dat de raad vóór 1 januari 2024: a een rekenkamer instelt; b beslist hoeveel leden de rekenkamer heeft; c beslist hoeveel budget de rekenkamer krijgt; d de leden van de rekenkamer benoemt. Bij twee of meer leden benoemt de raad een voorzitter. Bij één lid benoemt de raad een plaatsvervangend lid; e een verordening vaststelt waarin minimaal is opgenomen welke vergoeding de leden van de rekenkamer ontvangen voor hun werkzaamheden en als tegemoetkoming in de kosten.

5 Wat gaan wij ervoor doen? a Een verordening vaststellen voor de onafhankelijke rekenkamer Nu de vormvrije rekenkamerfunctie is afgeschaft is de huidige Verordening op de Rekenkamercommissie niet meer actueel en dient te worden ingetrokken. De regels voor een onafhankelijke rekenkamer zijn verankerd in de Gemeentewet. Daarnaast dient de gemeenteraad bij een nieuw vast te stellen verordening een aantal zaken te bepalen, zoals het aantal leden van de rekenkamer, de vergoeding die de leden ontvangen voor hun werkzaamheden, de tegemoetkoming in de kosten en het al dan niet instellen van een klankbordgroep. Het voorstel tot vaststelling van deze verordening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. b Het aantal leden van de rekenkamer vaststellen De onafhankelijkheid van de rekenkamer brengt met zich mee dat raadsleden geen zitting meer mogen hebben in de rekenkamer. De huidige 3 raadsleden die zitting hebben in de rekenkamercommissie (de heren Heesen, Kolkman en Verhoeven) verliezen na intrekking van de Verordening op de Rekenkamercommissie, dan wel uiterlijk op 1 januari 2024, van rechtswege het lidmaatschap van deze commissie. Dat geldt ook voor de toelage die de leden tot die tijd maandelijks ontvangen voor hun deelname in deze, van Rijkswege aangemerkte, zware commissie.

Voor de twee externe leden van de rekenkamercommissie geldt dat de raad hen wel opnieuw kan benoemen als lid van de onafhankelijke rekenkamer. Beide leden (de heer Van Deursen en mevrouw Joosten) hebben te kennen gegeven bereid te zijn om hun functie als respectievelijk voorzitter en lid in de nieuwe rekenkamer voort te zetten. Daarmee is de continuïteit hiervan gewaarborgd. Nu de raadsleden geen deel meer uit mogen maken van de rekenkamer, anders dan als klankbordgroep, is een aantal van 2 leden wel erg beperkt en kwetsbaar. Uitbreiding van dit aantal naar 3 leden is dan ook zeker gewenst. Een rekenkamer met 3 leden is ook in lijn met wat algemeen gebruikelijk is. Een voorstel tot deze uitbreiding werd gedeeld door de aanwezige raadsleden en raadsvolgers tijdens de oriënterende vergadering van 19 september 2023.

pagina

2

ons kenmerk

23.72V

23.72

c

Vaststellen van de vergoeding voor de leden en de tegemoetkoming in de kosten Op dit moment verstrekt de gemeente Rheden aan de externe leden een vergoeding per vergadering. In de praktijk blijkt dit niet altijd handig omdat de leden ook veel werkzaamheden verrichten buiten de reguliere vergaderingen van de rekenkamercommissie om die apart werden gedeclareerd. Denk hierbij aan het begeleiden van onderzoeksbureaus, het afleggen van bezoeken aan fracties en raadsvergaderingen. Maar ook het opstellen van een startnotitie of een normenkader voor een uit te voeren onderzoek. Dat is de reden dat door andere rekenkamers is gekozen voor een vaste vergoeding per maand, waarin deze uren zijn verdisconteerd. Voorgesteld wordt om hier ook voor te kiezen in de gemeente Rheden en de vaste vergoeding te koppelen aan de vergoeding van de raadsleden, waarbij de leden een bepaald percentage van die vergoeding ontvangen. Gemiddeld genomen wordt daarvoor een percentage van tussen de 30% en 45% van deze vergoeding gehanteerd. Voorgesteld wordt om voor de voorzitter uit te gaan van een percentage van 35% van de raadsvergoeding en voor de gewone leden een percentage van 30%. Uitgaand van de raadsvergoeding die geldt voor het jaar 2023 komt dit neer op een bedrag van ongeveer € 500,00 voor de voorzitter en € 430,00 voor de gewone leden per maand.

Als het onderzoek in eigen beheer wordt uitgevoerd, dan ontvangt het lid van de rekenkamer een uurvergoeding. Dit gebeurt op basis van een vooraf door de rekenkamer vastgesteld Plan van Aanpak met een begroting van de benodigde uren. De uurvergoeding voor de externe leden bedraagt € 75,00 (vanaf 2025 jaarlijks geïndexeerd). Daarnaast wordt voorgesteld dat de leden van de rekenkamer een vergoeding ontvangen voor hun reiskosten, waarbij wordt uitgegaan van maximaal de belastingvrije kilometervergoeding. Kosten van openbaar vervoer worden geheel vergoed.

d Het instellen van een klankbordgroep Het feit dat raadsleden geen zitting mogen hebben in de onafhankelijke rekenkamer wil volgens de regering niet zeggen dat betrokkenheid van de gemeenteraad niet gewenst is. Zij wijst erop dat het voor de doorwerking van het onderzoek van belang is dat de rekenkamer zich rekenschap geeft van de wensen die in de raad bestaan en van het raadsperspectief bij het formuleren van onderzoeksvragen en aanbevelingen. Een van de instrumenten die de regering daarbij noemt is het inrichten van een klankbordgroep van raadsleden die de rekenkamer kan voorzien van input, reflectie en advies over haar werkzaamheden. Geadviseerd wordt om gelijktijdig met het instellen van de rekenkamer tevens een klankbordgroep in te stellen. In de praktijk van de huidige rekenkamercommissie vervullen de 3 raadsleden reeds een puur adviserende rol en fungeren zij als belangrijk klankbord bij de keuze van een onderzoeksonderwerp en de vaststelling van de rapporten, conclusies en aanbevelingen. Zij zijn niet direct betrokken bij de uitvoering van onderzoeken en hebben geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard. Gelet hierop verdient het aanbeveling om de huidige 3 raadsleden voor de resterende raadsperiode betrokken te houden bij de rekenkamer door hen te benoemen als leden van de klankbordgroep.

Daarmee zijn de consequenties van de nieuwe wetgeving voor de Rhedense praktijk beperkt. Indien de raad besluit om het aantal leden van de rekenkamer vast te stellen op drie wordt voorgesteld om de werving en selectie van het derde lid op te dragen aan de drie leden van de klankbordgroep, die daarin worden bijgestaan door de ambtelijk secretaris van de rekenkamer en waarbij de leden van de rekenkamer een adviserende rol hebben. Benoeming van dit lid blijft een bevoegdheid van de gemeenteraad.

pagina

3

ons kenmerk

23.72V

23.72

6 Wat zijn de financiële consequenties? Voor de onafhankelijke rekenkamer geldt de wettelijke regel (artikel 81j Gemeentewet) dat de raad -in overleg met de rekenkamer- de nodige middelen moet toekennen aan de rekenkamer voor een goede uitoefening van de werkzaamheden. Het huidige budget van de rekenkamercommissie bedraagt € 31.845,00, wat neerkomt op € 0,73 per inwoner. In de afgelopen jaren is echter gebleken dat dit niet voldoende is om de uitgaven te kunnen dekken. Blijkens het jaarverslag 2021 werd dit budget overschreden met € 7.490,35. In 2022 bedroeg de overschrijding € 3.998,86. Door de minister wordt geen minimumbedrag genoemd die raden beschikbaar moeten stellen voor hun rekenkamer. Dat zou in strijd zijn met het budgetrecht van de raad. Wel heeft de regering al in 2020, ter inspiratie, een handreiking uitgebracht over het toekennen van voldoende budget aan de rekenkamer, waarin wordt uitgegaan van een bedrag van minimaal € 1,30 per inwoner. Gelet op het bepaalde in artikel 81j van de Gemeentewet en de ambitie die de rekenkamercommissie heeft uitgesproken in haar notitie ‘Van rekenkamercommissie naar rekenkamer’ wordt voorgesteld om, rekening houdend met dit van rijkswege genoemde richtbedrag, vanaf 2024 een budget beschikbaar te stellen op € 55.820,00. Het bedrag dat tot nu toe is opgenomen in de begroting bedraagt € 31.845,00.

Voor het meerdere bedrag ad € 23.975,00 wordt voorgesteld om dit voor 2024 incidenteel te verwerken in de 1e bestuursrapportage en voor 2025 e.v. structureel te verwerken in de Kadernota 2025. 7 Wat zijn de risico’s? Geen. 8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? In de oriënterende vergadering van 19 september 2023 bestond bij de raad enige terughoudendheid waar het gaat om het beschikbaar stellen van het budget van € 55.820,00. Dit bedrag is € 23.975,00 hoger dan het op dit moment geldende budget. Gelet op de financiële positie van Rheden is deze terughoudendheid begrijpelijk. Anderzijds moet worden opgemerkt dat het huidige budget in de afgelopen jaren ook niet toereikend bleek en in 2021 en 2022 werd overschreden. Gelet op de prijsontwikkelingen zullen de kosten voor de komende jaren alleen nog maar verder stijgen. Tevens moet rekening worden gehouden met de uitbreiding van het aantal leden van 2 naar 3 wat een kostenstijging betekent van € 5.160,00 per jaar. Daarnaast moet niet worden vergeten dat de rekenkamer kan en mag worden beschouwd als een van de belangrijkste hulptroepen van de raad in zijn controlerende rol. Om deze rol te kunnen invullen is voldoende budget randvoorwaardelijk. Op deze manier kan de rekenkamer voor de raad en de inwoners in beeld brengen hoe zaken in de gemeenten worden uitgevoerd.

Met te weinig budget zijn de onderzoeksmogelijkheden van de rekenkamer beperkt. In de oriënterende vergadering werd ook gesproken over de keuze voor een eigen of gezamenlijke rekenkamer. Hoewel uit oogpunt van kostenoverweging voor een gezamenlijke rekenkamer zou kunnen worden gekozen heeft dit niet de voorkeur. Daarmee zou de raad het risico nemen dat de rekenkamer, gelet op de keuzevrijheid die zij heeft, onderzoek doet naar onderwerpen die voor Rheden minder relevant zijn. Ook zien wij in de praktijk dat gemeenten met een gezamenlijke rekenkamer hier na verloop van tijd op terugkomen. Een voorbeeld hiervan is de gezamenlijke rekenkamer van Bronckhorst, Berkelland, Lochem en Montferland. Deze situatie beviel niet meer, omdat de onderzoeken als te afstandelijk werden gezien en de gemeenten zich hier minder goed in herkenden. Zij besloten in 2018 tot een eigen rekenkamerfunctie. Het voorgaande neemt natuurlijk niet weg dat de rekenkamer van Rheden met andere gemeenten afstemming kan zoeken en dat rekenkamers van elkaar kunnen leren en zo nodig samen kunnen optrekken. 9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? pagina

4

ons kenmerk

23.72V

23.72

Als de raad besluit tot het instellen van de rekenkamer zal de verordening op de gebruikelijke wijze worden bekendgemaakt. Dat geldt ook voor de benoeming van haar leden en de instelling van de klankbordgroep. 10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Het is van belang dat het werk van de rekenkamer bijdraagt aan versterking van de positie en rol van de gemeenteraad als geheel. De klankbordgroep kan hier een belangrijke sleutelrol vervullen. Ook is het goed dat er periodiek overleg bestaat tussen de raad en de rekenkamer. Dit gebeurt bij het presenteren van conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van een onderzoek. Maar ook maakt de rekenkamer jaarlijks een rondje langs de fracties om mogelijke onderwerpen op te halen voor onderzoek. Daarnaast zal er jaarlijks een gesprek plaatsvinden tussen de raad, het college en de organisatie waarin de voortgang van de aanbevelingen van de rekenkamer wordt besproken. Tot slot vindt er twee keer per jaar een gesprek tussen de rekenkamer en de voorzitter van de raad plaats. Velp, 23 oktober 2023 De plv. griffier, Sjaak Leenders.

pagina

5

ons kenmerk

23.72V