Raadsvoorstel Griffieplan 2023 en uitbreiding formatie (23.01)
Tekst van het document
23.01
Raadsvoorstel portefeuillehouder
begrotingsprogramma
draagt bij aan Global Goal(s)
N.v.t.
3 Bestuur & organisatie
8
b en w-vergadering
agendapunt
bijlage(n) ter inzage
N.v.t.
Fatsoenlijke banen en economische groei
2
rol raad
soort document
Ter besluitvorming
Raadsvoorstel en -besluit
voorbereidende vergadering
agendapunt
17 januari 2023 raadsvergadering
agendapunt
31 januari 2023 onderwerp
Griffieplan 2023 en uitbreiding loonsom INHOUD VOORSTEL 1 Kennis te nemen van het griffieplan 2023; 2 De incidentele financiële gevolgen van dit plan van € 95.000,00 op te nemen in de Zomerrapportage 2023 en vanaf 2024 structureel te verwerken in de Kadernota 20242027. 1 Wat is de aanleiding? De gemeenteraad staat onder druk. Er is een afnemend vertrouwen in de landelijke politiek waar te nemen, dat ook zijn invloed heeft op de lokale politiek. De afstand tussen inwoner en politiek is vergroot. De opkomst van de laatste gemeenteraadsverkiezingen bedroeg 51,6% (2018: 54,8%). De druk op het raadswerk is daarnaast de afgelopen jaren toegenomen door inhoudelijke taken als de drie decentralisaties en de komst van de Omgevingswet. Vormen van regionalisering (verbonden partijen), maar ook de invloed van digitalisering zorgen ervoor dat de druk op de gemeenteraad verder toeneemt. De raad van Rheden is ambitieus. Uit gesprekken met de fractievoorzitters, raadsleden en raadsvolgers, maar ook het overdrachtsdocument van de raad, blijkt dat er veel onderwerpen om aandacht vragen. Denk aan de vorming van een nieuw vergadermodel, de kwaliteit van de stukken, de evaluatie van de financiële commisse, de inzet op jongerenparticipatie en de komst van het nieuwe gemeentehuis (raadzaal). Ook nieuwe wetgeving noodzaakt de raad keuzes te maken.
Denk hierbij aan de nieuwe Wet open overheid, de Wet versterking decentrale rekenkamers en de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. Verder blijkt uit een eerste inventarisatie dat verordeningen niet langer actueel zijn en het raadsinformatiesysteem inzichtelijker kan. De griffie is ondersteunend aan de ambitie van de gemeenteraad. De griffie adviseert en ondersteunt de raad bij zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol en levert een bijdrage aan het zo optimaal mogelijk functioneren van de raad, raadsleden en raadsvolgers. De verwachtingen aan de kant van de griffie zijn veranderd. Het griffieplan (bijlage 1) beschrijft de verwachtingen tussen de raad (werkgeverscommissie) en de griffie voor 2023. Het plan beschrijft vooral die activiteiten die nieuw of extra zijn, bovenop de reguliere taken van de griffie. Om de ambities van de raad waar te kunnen maken is een doorontwikkeling van de griffie noodzakelijk. De huidige capaciteit van de griffie is niet in balans met de huidige ambitie. In het verleden is er weinig ruimte geweest voor persoonlijke ontwikkeling en is er een stuwmeer aan overuren ontstaan. pagina
1
ons kenmerk
23.01V
23.01
Een recent benchmarkrapport laat zien dat de gemeente Rheden op dit moment tot een basisgriffie behoort en in vergelijking met andere gemeenten van vergelijkbare grootte, minder omvangrijk is (zie bijlage 2). Om de ambities van de raad in balans te brengen met de capaciteit van de griffie zijn er drie scenario’s mogelijk: 1 de huidige basisgriffie blijven hanteren, keuzes maken en opnieuw prioriteren in taken; 2 doorontwikkelen naar een plusgriffie; 3 doorontwikkelen naar een strategische griffie. Voorgesteld wordt in eerste instantie door te ontwikkelen naar een plusgriffie (scenario 2). Op deze manier kan de griffie naast de wettelijke taken ook een aantal plusdiensten aanbieden zoals de raad adviseren, communicatie(advies) en ontwikkeling van de raad(sleden) (zie ook het pluspakket bijlage 2, pagina 35-36). De griffie kan daarmee meer tegemoet komen aan de ambities van de raad. Concreet betekent dit de uitbreiding van de griffie met een raadsadviseur. 2 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Artikel 107e Gemeentewet: de raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren. 3 Wat willen wij bereiken? Goede ondersteuning van de raad maakt democratie sterker.
Een juiste omvang van de griffie is noodzakelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De ondersteuning van de raad door de griffie moet aansluiten bij de huidige en toekomstige ontwikkelingen en ambities van de raad en samenleving. Daarbij moet de kwetsbaarheid op de griffie verminderd worden, stabiliteit en continuïteit genormaliseerd. 4 Wat gaan wij ervoor doen? Met de uitbreiding van de griffie willen wij de raad ondersteunen in de doorontwikkeling van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. In de huidige situatie lijkt de raad sterk te hechten aan de controlerende rol. Die rol is ook in de toekomst belangrijk, maar om inhoudelijk richting te geven aan de toekomst van de gemeente en dichterbij de inwoner te staan, is inzet op kaderstelling en volksvertegenwoordiging noodzakelijk. Op deze manier komen de rollen meer in balans.
Daarom zetten wij in het griffieplan extra in op: • Raadscommunicatie • De afstand naar de inwoner verkleinen door de inwoner in de dorpen op te zoeken • Actief burgerschap bij jongeren te vergroten (de motie jeugdraad of jongerenpanel) • Het actualiseren van de verordeningen • De toetsing op de kwaliteit van stukken • De actieve monitoring van moties, toezeggingen en raadsvragen • De doorontwikkeling van het raadsinformatiesysteem en digitalisering In het griffieplan zijn de concrete acties beschreven welke worden ondernomen in 2023. Tot slot vergroten wij met de inzet van een raadsadviseur de continuiteit op de griffie en verminderen wij de kwetsbaarheid. 5 Wat zijn de financiële consequenties? De structurele kosten van een raadsadviseur worden geschat op € 85.000,00 (loonkosten 2022, schaal 10). Daarnaast wordt een aanvullend budget van € 10.000,00 gevraagd om de kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de raad te verbeteren. Voorgesteld wordt de incidentele middelen voor 2023 op te nemen in de Zomerrapportage 2023 en de structurele middelen in de Kadernota 2024-2027, maar vooruitlopend daarop na het nemen van voorliggend raadsbesluit alvast tot werving over te gaan. 6 Wat zijn de risico’s? pagina
2
ons kenmerk
23.01V
23.01
Niet van toepassing. 7 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Het griffieplan is op 20 oktober en 24 november besproken in de werkgeverscommissie en vervolgens doorgeleid naar het Bestuurlijk Coördinatieoverleg van 28 november. Fracties hebben de mogelijkheid gekregen om aanvullingen op het griffieplan te doen. 8 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Niet van toepassing. 10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Het griffieplan wordt in de werkgeverscommissie gemonitord en geevalueerd. Er vindt twee keer per jaar een overleg plaats tussen de griffier en de werkgeverscommissie. Daarnaast is er één keer per jaar een overleg tussen de werkgeverscommissie en alle medewerkers van de griffie. Velp, De werkgeverscommissie van Rheden,
Herriët Heersink, voorzitter.
pagina
3
ons kenmerk
23.01V