Raadsvoorstel Evaluatie inkoop en aanbestedingsbeleid (23.17)

23.17

Raadsvoorstel portefeuillehouder

begrotingsprogramma

Dorus Klomberg

Bestuur en organisatie

draagt bij aan Global Goal(s)

b en w-vergadering

agendapunt

bijlage(n) ter inzage

14 februari 2023

7

1

rol raad

soort document

Ter besluitvorming

Raadsvoorstel en -besluit

voorbereidende vergadering

agendapunt

8 Eerlijk werk en economische groei 9 Industrie innovatie en infrastructuur 16 Vrede, veiligheid en sterke publieke diensten

14 maart 2023 raadsvergadering

agendapunt

28 maart 2023 onderwerp

Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid. INHOUD VOORSTEL 1 De uitkomsten en aanbevelingen van de evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente ter kennis te nemen. 2 De formatie-uitbreiding op de strategische inkoopfunctie nadrukkelijk en in samenspraak met de beleidsverantwoordelijken in te zetten voor monitoring en sturing op het bereiken van de doelstellingen op de gebieden van Social Return, duurzaamheid/circulariteit en lokale economie. Eind 2025 de resultaten van een nieuwe evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Rheden met de raad te delen. 1 Waartoe is het voorstel gedaan? De gemeente Rheden dient te beschikken over een up-to-date inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hiervoor vindt twee jaarlijks een evaluatie plaats. De evaluatie is gericht op: 1 Is het inkoopbeleid van de gemeente in lijn met de huidige wetgeving? 2 Zijn de doelstellingen in het inkoopbeleid helder gedefinieerd en bekend binnen de organisatie? 3 Sluit het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid aan op de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en Social Return? 4 Wat willen wij bereiken? 2 Wat is de aanleiding? In juli 2020 heeft uw raad het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rheden vastgesteld. Tijdens de raadsvergadering heeft het college aan uw raad toegezegd het beleid na verloop van 2 jaar te evalueren.

Met dit memo geeft het college u inzicht in de uitkomsten van deze evaluatie. 3 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Aanbestedingswet 2012. Gids Proportionaliteit. Richtlijn 2012/24/EU. Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Gemeentewet. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rheden 2020.

pagina

1

ons kenmerk

23.17V

23.17

4 Wat willen wij bereiken? Een up-to-date inkoop- en aanbestedingsbeleid waarin gemeentelijke doelstellingen, lokale beleids- en politieke kaders helder omschreven zijn, dat voldoet aan Europese en nationale wet- en regelgeving teneinde zoveel mogelijk een bijdrage te leveren aan het realiseren van die doelstellingen en kaders. De evaluatie laat zien dat: 1 Wetgeving Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is up-to-date en in lijn met Europese en nationale wet- en regelgeving en lokaal beleid en uitgangspunten. 2 Doelstellingen Het is noodzakelijk voldoende formatie beschikbaar te hebben op de strategische inkoopfunctie om vanuit inkoop, in afstemming met de verantwoordelijk beleidsmedewerkers op het gebied van Social Return, duurzaamheid/circulariteit en lokale economie bij te dragen aan het daadwerkelijk realiseren van deze lokale doelstellingen. Een voorstel tot formatie-uitbreiding is reeds aan u voorgelegd en goedgekeurd bij de behandeling van de Meerjarenprogrammabegroting 2023-2026. Bij de oprichting van De Connectie is destijds de keuze gemaakt 0.7 fte van de beschikbare formatie strategisch inkoopadviesfunctie (1 fte) over te hevelen naar De Connectie. Dat betekent dat binnen onze organisatie op dit moment 0,3 fte beschikbaar is. De werving voor de formatie-uitbreiding wordt binnenkort gestart.

In de praktijk is gebleken om adequaat invulling te geven aan strategische inkoopadviesfunctie; interne advisering richting organisatie en bestuur op m.n. de lokale politiek/bestuurlijk doelstellingen, afstemming De Connectie en het invullen van de rol van demandmanagement de nu beschikbare formatie ontoereikend is om adequaat invulling te geven aan deze taken. Daarnaast vraagt de intern startegische inkoopadvisering op het gebied van m.n. lokale doelstellingen meer aandacht dan verwacht. De reden hiervoor is dat de vraagstukken integraler worden opgepakt al dan niet i.s.m. met partners en dus complexer worden. Daarnaast is het vakgebied inkoop en aanbesteden een specialistisch vakgebied welke niet in de gehele organisatie in de betreffende beleidsfuncties breed aanwezig is en kan zijn. 3 Beleid Uit de evaluatie volgt de aanbeveling de mogelijkheden te onderzoeken op het gebied van monitoring en rapportage waar het gaat om bovengenoemde beleidsdoelstellingen: waarom, op welke manier en in welke mate worden de beleidsdoelstellingen wel of niet toegepast. De benodigde formatie-uitbreiding is hiervoor een randvoorwaarde.

4 Wat willen wij bereiken? 1 Het is belangrijk voldoende formatie beschikbaar te hebben op de strategische inkoopfunctie om vanuit inkoop, in afstemming met de verantwoordelijk beleidsmedewerkers op het gebied van Social Return, duurzaamheid/circulariteit en lokale economie, bij te dragen aan het daadwerkelijk kunnen realiseren van deze doelstellingen. Deze formatie is op dit moment niet aanwezig. Een separaat voorstel tot formatie-uitbreiding is bij uw raad ingediend en toegekend bij de behandeling van de Meerjarenprogrammabegroting 2023-2026. 2 De evaluatie vraagt te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn op het gebied van monitoring en rapportage waar het gaat om bovengenoemde beleidsdoelstellingen: waarom, op welke manier en in welke mate worden de beleidsdoelstellingen wel of niet toegepast? In de komende periode onderzoeken wij de mogelijkheden die er zijn om aan deze aanbeveling gevolg kan worden gegeven.

pagina

2

ons kenmerk

23.17V

23.17

5 Wat gaan wij ervoor doen? 1 Werken, Leveringen en Diensten inkopen en aanbesteden op basis van een actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid met inachtneming van de in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen Rhedense politiek/bestuurlijke speerpunten als duurzaamheid, Global Goals en circulair aanbesteden en lokale economie. 2 Uitvoering geven aan de punten 1 en 2 onder 4 Wat willen wij bereiken genoemde aanbevelingen. Het college heeft al een start gemaakt met de aanbevelingen uit de evaluatie. 6 Wat zijn de financiële consequenties? In de Meerjarenprogrammabegroting 2023-2026 hebben wij structurele formatie beschikbaar gekregen voor het aantrekken van een strategisch inkoopadviseur. Formatie Inkoopadviseur (1 fte, schaal 10)

Structureel Ja

2023-2026 € 83.402,00

7 Wat zijn de risico’s? De toepassing van de in het beleid beschreven uitgangspunten en richtlijnen geven, net zoals bij andere beleidsvoorstellen, kaders mee bij toekomstige aanbestedingen. 8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Niet van toepassing. 9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Niet van toepassing. 10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? De volgende evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid staat gepland voor eind 2024. Velp, 14 februari 2023 Burgemeester en wethouders van Rheden, Carol van Eert, burgemeester. Nadja Renkema, secretaris.

pagina

3

ons kenmerk

23.17V