Raadsvoorstel Controleprotocol 2023 - 2026 (23.76)
Tekst van het document
23.76
Raadsvoorstel portefeuillehouder
begrotingsprogramma
D. Klomberg
3 Bestuur en organisatie
draagt bij aan Global Goal(s)
b en w-vergadering
agendapunt
bijlage(n) ter inzage
14 november 2023
6
1
rol raad
soort document
Ter besluitvorming
Raadsvoorstel en -besluit
voorbereidende vergadering
agendapunt
16 Vrede, veiligheid en sterke publieke diensten
7 december 2023 raadsvergadering
agendapunt
19 december 2023 onderwerp
Vaststellen van het Controleprotocol 2023 - 2026 voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeente Rheden. INHOUD VOORSTEL Vaststellen het Controleprotocol 2023 - 2026 voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeente Rheden. 1 Waartoe is het voorstel gedaan? De accountant voert in opdracht van de gemeenteraad jaarlijks een onderzoek uit naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het controleprotocol is een instructie voor de accountant op grond waarvan ze deze controle uitvoeren. Per boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing. Voorheen voert de accountant de rechtmatigheidsonderzoeken uit en geeft hierover een oordeel in de accountantsverklaring. Met ingang van het boekjaar 2023 is het college hiervoor verantwoordelijk. Concreet betekent dit dat het college voor het verantwoordingsjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording dient op te stellen. De accountant toetst deze rechtmatigheidsverantwoording nog wel op de ‘getrouwheid’. Zoals in 2022 aangegeven zal vanaf 2023 het controleprotocol meerjarig worden opgesteld, omdat er normaal gesproken geen noodzaak is deze jaarlijks te actualiseren en dit wel arbeidsintensief is. Het normenkader zal wel jaarlijks worden geactualiseerd. Deze werkwijze is vrij gebruikelijk bij gemeenten.
2 Wat is de aanleiding? Ten behoeve van de accountantscontrole over 2023 dient de gemeenteraad het controleprotocol inclusief normenkader vast te stellen. Het normenkader geeft een overzicht van de wet- en regelgeving waar de gemeente aan moet voldoen. Het normenkader 2023 is in de raadsvergadering van 28 maart 2023 reeds vastgesteld. Het controleprotocol voor de accountantscontrole moet uiterlijk voor de start van deze controle worden vastgesteld.
pagina
1
ons kenmerk
23.76V
23.76
3 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De verordening ex artikel 213 GW is vastgesteld voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rheden. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023 en verder. 4 Wat willen wij bereiken? Wij verzoeken de raad het Controleprotocol 2023 - 2026 voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeente Rheden vast te stellen. Het controleprotocol is de 'formele opdrachtverstrekking' van de raad aan de accountant voor de jaarrekeningcontrole. Daarnaast heeft het als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuringstoleranties voor jaarrekeningcontrole. 5 Wat gaan wij ervoor doen? De raad is opdrachtgever van en benoemt de accountant.
Aan de hand van het controleprotocol bepaalt de raad de kaders waarbinnen de controle door de accountant plaatsvindt. 6 Wat gaat het kosten? De kosten van de accountantscontrole 2023 passen naar verwachting binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget. De kosten zijn onder andere afhankelijk van de verantwoordings- en rapporteringsgrens. Een lagere grens van verantwoording leidt tot een hogere inspanning in de uitvoering van interne controlewerkzaamheden, vanwege een groter aantal deelwaarnemingen en verhoging van de administratieve last. Dat betekent dat het uitvoeren van de interne controle duurder zal worden. Een hogere grens leidt tot verschil in de beoordeling ten opzichte van de beoordeling van de accountant en wellicht tot een aanvullende controle door de accountant. Bij een lagere rapporteringstolerantie zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Let op: dit kan wel tot significant meer werk (en kosten) resulteren voor de ambtelijke organisatie. Aandachtspunt met betrekking tot paragraaf 4.3: Zoals vorig jaar reeds aangegeven is het streven de verantwoordingsgrens de komende jaren af te bouwen van 3% naar 1%. Dit leidt tot een uitgebreidere interne controle en daarmee tot een hogere administratieve last.
Gelet hierop en op het feit dat er over het jaar 2022 een verklaring met beperkingen is afgegeven door de accountant lijkt het ons goed om volgend jaar opnieuw te beoordelen of afbouw al mogelijk is. Daarnaast biedt het verlagen van de verantwoordingsgrens ruimte om de rapportage- en tolerantiegrens stapsgewijs over dezelfde periode te verhogen. De rapportage- en tolerantiegrens is tot op heden een vast bedrag, waardoor het de afgelopen jaren niet is meegegroeid met de omvang van de totale lasten. Om de administratieve last m.b.t. rapporteren te beperken is ons voorstel de rapportage- en tolerantiegrens stapsgewijs te verhogen naar € 100.000,00. Het uitgangspunt is daarbij circa 1/10.000ste deel van de totale lasten, afgerond op tienduizend. Hiermee wordt de administratieve last wat meer in balans gebracht. 7 Wat zijn de risico’s? Niet van toepassing. 8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Niet van toepassing. pagina
2
ons kenmerk
23.76V
23.76
9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Na vaststelling door de raad worden de stukken aangeboden aan de accountant. 10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Niet van toepassing. Velp, 14 november 2023 Burgemeester en wethouders van Rheden, Carol van Eert, burgemeester. Martin Rommers, secretaris.
pagina
3
ons kenmerk
23.76V