Raadsvoorstel Continueren financiële commissie (23.31).docx

23.31

Raadsvoorstel portefeuillehouder

begrotingsprogramma

Griffievoorstel

3. Bestuur en Organisatie

b en w-vergadering

agendapunt

bijlage(n) ter inzage

N.v.t.

N.v.t.

1

rol raad

soort document

Ter besluitvorming

Raadsvoorstel en -besluit

voorbereidende vergadering

agendapunt

16 mei 2023 raadsvergadering

agendapunt

23 mei 2023 onderwerp Continueren financiële commissie. INHOUD VOORSTEL - Het tijdelijke karakter van de financiële commissie te wijzigen in een permanent karakter; - de Verordening tot wijziging van de Verordening op de Financiële commissie Rheden 2020 vast te stellen. 1

Waartoe is het voorstel gedaan? De raad dient een uitspraak te doen over het al dan niet continueren van de financiële commissie die nu nog een tijdelijk karakter heeft. Indien hij daartoe besluit dient de Verordening op de financiële commissie gemeente Rheden 2020 daarop te worden aangepast.

2 Wat is de aanleiding? In 2020 bestond vanuit de raad de behoefte aan een gremium om de ontwikkeling van de gemeentefinanciën tijdelijk te kunnen monitoren teneinde hierop optimaal grip te kunnen krijgen. Dit heeft geleid tot de instelling van de (tijdelijke) financiële commissie. Daarbij is de afspraak gemaakt dat de werking en de effecten van deze commissie na een jaar zouden worden geëvalueerd. Die evaluatie heeft plaatsgevonden in het najaar van 2021. Op basis van de respons van die evaluatie werd het nut en de noodzaak van de financiële commissie onderkend en werd besloten om de werking van deze commissie te continueren tot minimaal eind van 2022. Daarmee werd het aan de nieuwe raad overgelaten of deze commissie een permanent karakter moet krijgen of niet. In haar vergadering van 17 november 2022 heeft de financiële commissie een werkgroep ingesteld om de werking van de financiële commissie opnieuw te evalueren. Deze werkgroep bestond uit een viertal leden van de commissie met ondersteuning van de griffie. De resultaten van deze evaluatie zijn besproken in de vergadering van deze commissie van 21 maart 2023. 3 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Verordening op de Financiële commissie Rheden 2020.

pagina

1

ons kenmerk

23.31V

23.31

4 Wat willen wij bereiken? Op basis van de in 2021 uitgevoerde evaluatie werden reeds enkele aanpassingen aangebracht in de werkwijze van de commissie. Zo werd bijvoorbeeld afgesproken dat er per vergadering een lid per fractie aanwezig is, tenzij de fractie van mening is dat ze met twee afgevaardigden wil deelnemen. Ook is de vergaderfrequentie teruggebracht van eenmaal per maand naar eenmaal per twee maanden. In januari 2023 is nogmaals een evaluatie uitgevoerd naar de werking van de financiële commissie. Hiertoe zijn vragenlijsten uitgezet binnen de betrokken doelgroepen (raadsleden en raadsvolgers, leden van de financiële commissie en de adviseurs). Op basis van deze ingevulde vragenlijsten heeft de werkgroep geconcludeerd dat zowel de deelnemers aan de financiële commissie (leden en adviseurs) als de raadsleden en raadsvolgers positief staan tegenover het functioneren van deze commissie. In haar vergadering van 21 maart 2023 heeft de werkgroep de financiële commissie geïnformeerd over de resultaten van deze evaluatie. Op basis daarvan heeft de financiële commissie geadviseerd om het tijdelijke karakter van de commissie te wijzigen in een permanent karakter.

5 Wat gaan wij ervoor doen? Naast het advies om de werking van de commissie te continueren wordt nog een tweetal andere adviezen/bevindingen meegegeven aan de gemeenteraad die de kwaliteit en het functioneren van de financiële commissie kunnen verbeteren: 1 Draag zorg voor verhoging van het kennisniveau van de leden van de financiële commissie zodat de verschillende P&C documenten nog begrijpelijker gaan worden voor de leden. Geef tevens aandacht aan het verder bijscholen van raadsleden over de verschillende P&C documenten en de gebruikte begrippen (solvabiliteit, weerstandsvermogen, risicomanagement enz. enz.). 2 De adviseurs hebben gezamenlijk een reactie gegeven waar een aantal goede adviezen staan welke in lijn zijn met eerdere adviezen. Een advies gaat over de rol en functie van het audit comité. De rol en functie van dit comité is vastgelegd in een huishoudelijk reglement en de werkgroep is van mening dat de financiële commissie niet over dit comité gaat (alleen maar deelnemer). De rol van het audit comité (afstemming tussen de verschillende onderzoek gremia) past onzes inziens niet binnen de taak/rol van de financiële commissie. Wij adviseren dan ook dat de adviseurs dit binnen het audit comité op de agenda plaatsen. Het andere advies is om de mogelijkheid te bieden om in beslotenheid zaken te kunnen bespreken.

Dat begrijpen wij dan ook en adviseren de financiële commissie dan ook –indien nodig– een deel van de agenda niet openbaar te behandelen. Dat kan in goed overleg tussen voorzitter, secretaris en de adviseurs. De overige aanbevelingen zijn vooral gericht op interne werkwijze binnen de financiële commissie en worden dus omarmd. Het evaluatierapport van de werkgroep is als bijlage bij dit raadsvoorstel gevoegd. 6 Wat gaat het kosten? Aan het voorstel zijn geen kosten verbonden. 7 Wat zijn de risico’s? Niet van toepassing. 8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? De evaluatie is besproken in de vergadering van de financiële commissie van 21 maart 2023. Het advies van de werkgroep is door de financiële commissie overgenomen.

pagina

2

ons kenmerk

23.31V

23.31

9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Niet van toepassing. 10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Niet van toepassing. Velp, 13 april 2023 Sjaak Leenders, plv. griffier.

pagina

3

ons kenmerk

23.31V