Raadsvoorstel actualisatie profielen griffie

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Actualisatie profielen griffie

Datum raadsvergadering

23 september 2025

Thema programmabegroting

Bestuur & organisatie

Portefeuillehouder

n.v.t.

Zaaknummer

2025-010356

Samenvatting In de afgelopen periode heeft de griffie deelgenomen aan de actualisatieronde HR21. HR21 is een functiewaarderingsysteem voor gemeenten. Naar aanleiding van deze actualisatieronde wordt voorgesteld de medewerkers van de griffie te plaatsen in bepaalde functieprofielen.

Voorgesteld besluit 1.

2. 3. 4.

5.

Kennis te nemen van het voorgenomen besluit van de werkgeverscommissie om de griffiemedewerker met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 te plaatsen in het HR21 functieprofiel “medewerker administratie secretarieel I”; De raadsadviseur met terugwerkende kracht vanaf 1 juni 2023 te plaatsen in het HR21 functieprofiel “adviseur IV”; De plaatsvervangend griffier met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 te plaatsen in het HR21 functieprofiel “adviseur II”; De griffier met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 te werken met het landelijke functieprofiel “griffier” en voor toepassing en implementatie ervan in HR21, in te stemmen met de lokale functiebeschrijving griffier en in te stemmen met de daarbij behorende waardering van de functie; Te bepalen dat indien er geen zienswijzen worden ingebracht door de griffiemedewerkers het onder 1 tot en met 4 genoemde besluit als definitief aan te merken per datum van de afloop van de zienswijzetermijn.

Inleiding HR21 is een functiewaarderingssysteem voor gemeenten. Het is een generiek systeem waarbij er wordt gewerkt met algemene functies met vergelijkbare kenmerken en zwaarte. Dat betekent dat verschillende functies tot eenzelfde wat algemenere functiegroep horen. Aan deze groepen functies zijn waarderingen (schalen) gekoppeld. Het doel achter HR21 is dat het organisaties flexibeler maakt en medewerkers meer mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling geeft. De gemeente Rheden maakt sinds 2017 gebruik van HR21. Sinds die tijd zijn enkele functies indicatief ingedeeld. In 2022 is besloten het systeem te actualiseren omdat het belangrijk is dat het functiewaarderingssysteem actueel is en alle functies in de organisatie ingebed zijn in het systeem. Dit wordt de actualisatieronde genoemd. De opbrengst van deze ronde is een advies aan de verantwoordelijk werkgever over een definitieve functie-indeling. Bij de start van de huidige griffier is gevraagd of de griffie ook in de actualisatieronde mee wil draaien. Vanuit het idee van een actueel functieboek van de griffie en een logische opbouw van het functiehuis (doorgroeimogelijkheden) is hiermee ingestemd. De uitkomsten daarvan worden in dit voorstel voorgelegd. Afgesproken is dat de uitkomsten hiervan de ingangsdatum 1-1-2023 hebben.

Zo geldt gemeente breed dezelfde ingangsdatum en gelden eventuele wijzigingen in de salariëring met terugwerkende kracht per 1-1-2023.

1

RAADSVOORSTEL Daar waar voor de organisatie het directieteam (DT) een besluit neemt, is dat voor de griffie anders. De raad is overeenkomstig de gemeentewet het bevoegd gezag van de op de griffie werkzame medewerkers. De gemeenteraad neemt een besluit over de functieprofielen van de griffier, plaatsvervangend griffier en de raadsadviseur. Voor wat betreft de griffiemedewerker zijn de bevoegdheden door de raad aan de werkgeverscommissie gedelegeerd. De raad kan hier dus geen besluit nemen over de wijziging van de arbeidsovereenkomst van de griffiemedewerker aangezien de werkgeverscommissie hierin bevoegd is. De raad wordt hiervan wel ter kennisname op de hoogte gesteld (zie bijlage).

Beoogd effect Een actueel functieboek voor alle medewerkers van de griffie zodat er voor werkgever en werknemer een goed beeld ontstaat van verwachtingen, taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Het functieprofiel helpt zowel werkgever als werknemer bij het voeren van kwalitatieve voortgangs- en beoordelingsgesprekken.

Argumenten 1.1 Het profiel “medewerker administratie secretarieel I” is voor de griffiemedewerker passend gezien de taken, verantwoordelijkheden en in vergelijking met andere gemeenten Voor de functies van de griffiemedewerker, plaatsvervangend griffier en raadsadviseur hebben er zogenaamde werkateliers plaatsgevonden. Hierbij zijn inventarisaties van de taken gedaan met taakinventarisatieformulieren. Met deze formulieren als een onderlegger heeft een externe adviseur van Leeuwendaal een voorlopige functie-indeling geadviseerd. Voor de griffiemedewerker adviseert Leeuwendaal het profiel “Medewerker administratief & secretarieel I” als het meest passend. Vanuit de ervaring bij andere gemeenten met HR21 wordt een griffiemedewerker in dit profiel geplaatst en, gezien de politiek-bestuurlijke context waarin een griffiemedewerker werkt, in het hoogste niveau (I). 2.1 Het profiel “adviseur IV” is voor de raadsadviseur passend gezien de taken, verantwoordelijkheden en in vergelijking met andere gemeenten Voor de raadsadviseur adviseert Leeuwendaal het profiel “adviseur IV” als het meest passend. Dit functieprofiel “adviseert over en ontwikkelt beleid op meerdere samenhangende vakgebieden, adviseert over vraagstukken en processen die tactisch van aard zijn en zorgt voor de uitvoering en implementatie van multidisciplinaire vraagstukken en processen”.

Bij zijn aanstelling is de raadsadviseur ook voorlopig ingedeeld in hetzelfde profiel. 4.1 De functie van griffier kent geen functieprofiel in HR21 maar een landelijk aan te bevelen generieke functiebeschrijving De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft, in samenwerking met de VNG, gekozen voor één generieke functiebeschrijving voor de raadsgriffier door het uitbrengen van het advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’. Voor toepassing en implementatie ervan in HR21 is de uitgebreide generieke functieprofiel gecomprimeerd tot een lokale HR21 functie die in lijn is met de normfuncties van HR21. De lokale functiebeschrijving griffier is als bijlage toegevoegd. De functie griffier wordt als lokale functie opgenomen in de functiereeks Politiek. Een lokale functie dient met de HR21 waarderingssystematiek te worden gewaardeerd. De griffier is gewaardeerd passend binnen de door HR21 gewaardeerde normfuncties en waarderingsverhoudingen. De waarderingsmotivering is als bijlage toegevoegd. Uw raad stelt met het nemen van dit besluit de lokale functiebeschrijving griffier en de daarbij behorende waardering van de functie vast.

2

RAADSVOORSTEL 5.1 Met het nemen van een voorgenomen besluit en dit aanmerken als een definitief besluit hoeft de gemeenteraad niet opnieuw een besluit te nemen Formeel dient de gemeenteraad eerst een plaatsingsbesluit te nemen, de medewerkers in de gelegenheid stellen een zienswijze daarop in te dienen en dan alsnog een besluit te nemen ook als er geen zienswijzen worden ingediend. Voorgesteld wordt een voorgenomen besluit te nemen en dit als een definitief besluit van de gemeenteraad te zien, mochten de griffiemedewerkers geen gebruik maken van de termijn voor het indienen van een zienswijze binnen zes weken. Dit geeft sneller helderheid aan de medewerkers en de gemeenteraad wordt hierdoor niet onnodig belast met besluitvorming. Uiteraard neemt de gemeenteraad een definitief besluit mocht er wel een zienswijze komen.

Kanttekeningen en/of risico’s 3.1 Door de plaatsing van de plaatsvervangend griffier in het HR21 functieprofiel “adviseur II” wordt gemotiveerd afgeweken van het advies van Leeuwendaal In de gesprekken tussen Leeuwendaal, de voorzitter van de werkgeverscommissie en de griffier werd duidelijk dat de werkzaamheden van de plaatsvervangend griffier meer omvatten dan die van een ‘adviseur’. Bovendien ligt, als gevolg van de dynamische politieke context en de daarmee samenhangende complexere procesverantwoordelijkheid, een grote verantwoordelijkheid bij de plaatsvervangend griffier, tevens senior raadsadviseur. Het systeem kent ook geen indeling voor het waarnemen van een functie. Om die reden is besloten op dit onderdeel het advies van Leeuwendaal niet te volgen. Ook is het functiehuis op deze wijze toekomstbestendiger en kent het een logischere opbouw en onderlinge verhouding van de waardering (zie bijlage). 3.2 Aansluiting bij HR21 is geen vereiste De toetsing aan HR21 is niet noodzakelijk maar een waardevol moment om te kijken of het huidige griffiehuis nog de passende functieomschrijvingen biedt en doorgroeimogelijkheden kent. HR21 is gericht op de ambtelijke organisatie en houdt onvoldoende rekening met het gegeven dat de griffie als eigenstandige en onafhankelijke organisatie opereert onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad.

Hier komt bij dat de impact van het complexe politiek-bestuurlijke speelveld waarin griffiepersoneel opereert extra eisen stelt aan de medewerkers. 3.3 Het nieuwe functiehuis staat los van de huidige bezetting De neiging bestaat wellicht om het nieuwe functiehuis te vergelijken met de bezetting die aanwezig is. Dat is echter bij de bouw van een nieuw functiehuis niet aan de orde. Het gaat er om hoe het functiehuis van de griffie, los van de huidige bezetting, er in de toekomst qua functies en taken uit moet komen te zien zodat het kan voldoen aan de wens van de gemeenteraad in het ondersteunen en versterken van zijn positie. Het functiehuis is daarmee een belangrijke leidraad bij het werven van nieuwe medewerkers mocht daar sprake van zijn.

Financiën Dit voorstel kent financiële gevolgen doordat er herwaardering ontstaat voor een medewerker met terugwerkende kracht. Deze eenmalige en structurele kosten tot een maximum van €7.000,- kunnen worden opgevangen binnen de bestaande loonsom van de griffie.

3

RAADSVOORSTEL Uitvoering

De nieuwe arbeidsverhouding en de daarbij geldende arbeidsvoorwaarden/rechtspositie worden vastgelegd in een arbeidsovereenkomst. Na het besluit van de gemeenteraad worden de medewerkers geïnformeerd over de besluiten door middel van een brief. Dit besluit staat open voor het indienen van een zienswijze. Vervolgens is er de mogelijkheid een geschil in te dienen bij de regionale geschillencommissiebezwaar en beroep. Na afloop van deze termijn ontvangen de medewerkers een arbeidsovereenkomst die van werkgeverszijde ondertekend wordt door de burgemeester.

Participatie en communicatie Het taakinventarisatieformulier is ingevuld door de medewerkers en gefiatteerd door de griffier. De griffiemedewerkers zijn geïnformeerd over het voornemen van deze plaatsingen.

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Besluit werkgeverscommissie d.d. 7 juli profiel griffiemedewerker Ontwerp raadsbesluit actualisatie profielen griffie HR21 Functieprofielen griffiemedewerkers Landelijk functieprofiel griffier, memo griffier HR21, lokale functiebeschrijving griffier HR21 en de daarbij behorende waardering van de functie Bijlage oude en nieuwe functiehuis griffie (niet openbaar i.v.m. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer o.g.v. artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo)

De Steeg, 7 juli 2025

De werkgeverscommissie,

Herriët Heersink voorzitter

4