Raadsinformatiebrief wettelijk kader voor rechtmatigheidsverantwoording

Raadsinformatiebrief

datum

voor

Afdeling/cluster

24 mei 2024

Leden van de gemeenteraad

Concerncontrol

behandeld door

ons kernmerk

bijlage(n)

Roel Kuipers

-

-

onderwerp

Wettelijk kader rechtmatigheidsverantwoording 2023

Aanleiding Met ingang van de Jaarstukken 2023 moet het College van Burgemeester en Wethouders een Rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) opstellen en in de paragraaf Bedrijfsvoering ingaan op het onderwerp rechtmatigheid. Nadat de landelijke wetgever deze verplichting enkele achtereenvolgende jaren heeft uitgesteld omdat er nog veel onduidelijkheden waren over de te hanteren regels, kaders en richtlijnen, moet helaas worden vastgesteld dat dit ook op het moment van opstellen van de RMV over 2023 nog steeds het geval is. Zowel de gemeenten die de RMV moeten opstellen als de externe accountants die een oordeel moeten geven over de getrouwheid ervan hebben hier last van. Het college heeft getracht om bij het uitwerken van de RMV de regels, kaders en richtlijnen zo goed mogelijk te interpreteren en toe te passen met de kennis en inzichten van dat moment. Ondertussen liep echter op landelijk niveau de discussie daarover door. Het voelt enigszins als het moeten spelen van een voetbalwedstrijd waarbij de spelregels nog tijdens de wedstrijd in beweging zijn. Dat is zowel voor de spelers (college) als voor de scheidsrechter (accountant) lastig. De onduidelijkheid - die buiten onze invloed ligt en alle gemeentes raakt – vraagt helaas een aanpassing in de financiële verordening en heeft invloed op de aanlevering van de definitieve versie van de jaarstukken.

In deze raadsinformatiebrief nemen we u mee in het dilemma dat dit oplevert en lichten we toe hoe we hiermee omgaan. Ontbrekend wettelijk kader Vanaf 2023 is sprake van de invoering van de RMV door het college, waarbij het toelichten en verantwoorden op financiële rechtmatigheid meer centraal staat. Met betrekking tot de RMW heeft de Algemene Rekenkamer fundamentele bezwaren geuit tegen wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). De Gemeentewet en bijvoorbeeld de financiële verordening zijn aangepast, maar het BBV en BADO niet. Hierdoor sluit wetgeving onderling niet aan en is er op verschillende inhoudelijke aspecten een zekere onduidelijkheid. We nemen u op hoofdlijnen in de ontwikkelingen mee. Op 2 november 2023 heeft de Commissie BBV een nadere toelichting gepubliceerd over de gewijzigde toepassing van het begrip ‘begrotingsrechtmatigheid’, die betrekking heeft op de RMW 2023. In dit kader is het wenselijk om vooraf afspraken te maken tussen de raad en het college welke begrotingsonrechtmatigheden (over- en onderschrijdingen) als acceptabel worden beschouwd. Aanbevolen wordt om deze afspraken in de financiële verordening artikel 212 Gemeentewet op te nemen.

In onze actuele Financiële verordening artikel 13 lid 4 en 5 is opgenomen hoe wij als gemeente omgaan met overschrijdingen van de begroting en wanneer deze als acceptabel kunnen worden beschouwd. De situatie van onderschrijdingen komt hierin niet naar voren en recentelijk is het advies aangepast om deze situatie wel terug te laten komen. Daarnaast is door de commissie BBV recent de definitie voor het begrip begrotingsonrechtmatigheden aangepast, met ingang van boekjaar 2023 (terugwerkende kracht). In deze nieuwe definitie is het begrip “tijdig” geïntroduceerd, een begrip dat in de financiële verordening moet worden gedefinieerd. Wij hebben dit begrip nog niet in de financiële verordening staan.

Er wordt momenteel nog onderzocht of dat de financiële verordening volledig opnieuw moet worden vastgesteld, of dat er een lichtere variant mogelijk is in de vorm van een addendum; om de last voor organisatie, college en raad te beperken. We nodigen u ondertussen van harte uit om over de aanleiding en de aanvullende instructies die zij vanuit hun beroepsvereniging hebben ontvangen met onze accountant Baker Tilly in gesprek te gaan. Impact op jaarstukken 2023 Op basis van eerdere signalen waren wij in de veronderstelling dat huidige financiële verordening in aanvulling met het controleprotocol die u beide in december 2023 hebt vastgesteld voldoende basis bieden voor de rechtmatigheidsverantwoording. Begin deze week heeft onze accountant definitief laten weten dat de nieuwe inzichten een aanpassing van de financiële verordening vragen. Op moment van opstellen en vaststellen van de financiële verordening in december was deze informatie nog niet bekend. Er zal versneld een soort addendum op de financiële verordening worden voorbereid, waarmee deze omissie in de wetgeving kan worden gerepareerd. Deze zal in de vorm van een raadsvoorstel worden aangeboden ter besluitvorming op 27 juni 2024, in dezelfde raadsvergadering waarin de jaarstukken 2024 ter besluitvorming zijn geagendeerd. Deze aanpassing heeft ook impact voor RMW zelf – een nieuw onderdeel van de jaarstukken.

Wij vinden het vervelend om deze vereiste aanpassing gedurende het proces te vernemen, omdat er in de tussentijds voortvarend aan deze nieuwe RMV is gewerkt en dit afbreuk doet aan de inspanningen die tot nu toe zijn verricht. Overigens zouden we er als college door de ontstane situatie voor mogen kiezen de RMV niet in de jaarstukken op te nemen, onze keuze is om hem net als over 2021 en 2022 wel op te nemen. De consequentie van deze aanpassing is wel dat er meer tijd nodig is om dit onderdeel van de jaarstukken 2023 op te stellen. We verwachten hier 1 à 2 weken extra voor nodig te hebben, waarbij we de definitieve versie van de jaarstukken 2023 uiterlijk vrijdag 14 juni aanleveren. De toevoeging ten opzichte van de concept jaarstukken 2023 is primair gericht op de RMW zelf. Daarnaast worden een aantal financiële overzichten toegevoegd en kan het zijn dat onze accountant n.a.v. de accountantscontrole correcties verzoekt. Doordat de concept jaarstukken al voorzien zijn van een bestuurlijk voorwoord, de resultaatbestemming en het weerstandsvermogen is de ontbrekende informatie lastig voor u, maar is de impact relatief beperkt. Tot slot Wij vinden het belangrijk om u op de hoogte te brengen van het dilemma dat deze omissie ons oplevert, ook al beseffen we dat het een technische en complex verhaal is.

In de afweging tussen conform planning aanleveren en zorgvuldigheid kiezen wij voor zorgvuldigheid, om te voorkomen dat er op dit onderdeel op het laatste moment nog aanpassing in de jaarstukken 2023 moet volgen. Ondertussen kunt u voor de behandeling vertrouwen op de informatie die in de concept jaarstukken 2023 op 26 april jl. met u zijn gedeeld. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester.

Bart Drewes, secretaris.