Raadsinformatiebrief Digitaal Rheden versie 4

RAADSINFORMATIEBRIEF Onderwerp

Voortgang Programma Digitaal Rheden

Datum

30 januari 2025

Thema programmabegroting

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder

Dorus Klomberg

Zaaknummer

2025-000875

Wij informeren u graag middels deze raadsinformatiebrief over de voortgang van het programma Digitaal Rheden, zoals met uw raad is afgesproken. Na vaststelling van de begroting 2022 zijn we in 2023 en 2024 voortvarend gestart en zien we inmiddels een mooie voortgang op de diverse onderliggende projecten, die veelal een wettelijke basis kennen (voor circa 90%) wetten zoals Archiefwet, Wet Elektronische Publicaties, Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid, Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, Wet Digitale Toegankelijkheid etc. U treft eerst de doelen waaraan wij werken, vervolgens een algemene toelichting en als laatste een korte voortgangsrapportage.

Kernboodschap Via het programma Digitaal Rheden wordt hard gewerkt aan de digitaliseringsopgave. In de afgelopen periode is heel veel bereikt, zoals Het behalen van fase 1 van de Single Digital Gateway, het nieuwe zaaksysteem, Rheden in Cijfers staat voor inwoners online etc. Tevens zijn er een aantal aanvullende thema’s in het kader van het programma opgepakt, zoals het voornemen voor een nieuwe website per 1-1-2026 en de uitbreiding van de UPL-lijst voor digitalisering van producten en diensten(per oktober 2024). De voortgang van het programma is tot op heden conform planning en budget.

Doelen van Digitaal Rheden (why?) Digitalisering als middel om meer toegankelijk (24 uur per dag), efficiënt en effectief te werken vraagt om een samenhangende aanpak. We werken aan de volgende vijf doelen.

1. Efficiënte en toegankelijke dienstverlening

2. Goede werkgever

3. Regionale en interne samenwerking

4. Stevig fundament 5. transparante en betrouwbare ICT en kwalitatieve sturing

Algemene toelichting Doel 1, efficiënte en toegankelijke dienstverlening, we kennen vijf projecten die bijdragen aan dit doel. Met het project digitale dienstverlening willen en moeten we de digitale dienstverlening verbeteren. Uit recent onderzoek van het CBS zien we dat 93% van de Nederlanders gebruik maakt van de digitale overheid, we constateren daarmee een groeiende behoefte. De wettelijke plicht

1

RAADSINFORMATIEBRIEF gaat per 1 januari 2026 in. Op dat moment streven we ernaar dat er ruim 580 producten en diensten via Rheden.nl aangeboden worden. Het is een flinke uitdaging, we liggen op schema. In 2024 zijn alle pdf-formulieren omgebouwd tot digitale toegankelijke formulieren, het testen van deze formulieren heeft plaatsgevonden. Het project papierarm en digitaal is een belangrijk en onmisbaar sluitstuk in het volledig digitaal kunnen werken. Er is goede afstemming met belangrijke stakeholders zoals: De Connectie en het Geldersarchief. Na ingebruikname nieuwe gemeentehuis is intern digitaal werken onze norm. Dit betekent zeker niet dat fysiek contact met onze inwoners minder prioriteit krijgt. Op dit moment loopt hier een onderzoek naar. Een ander project is de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO). De wet heeft als doel overheden meer transparant te maken en een meer actief openbaar makende overheid te realiseren, waarin overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De WOO bepaalt welke categorieën van overheidsinformatie op een bepaald moment actief openbaar moeten zijn. Daarnaast moeten documenten die openbaar worden gemaakt voldoen aan de eisen van digitale toegankelijkheid.

Door te investeren in een verbeterde informatiehuishouding en te voldoen aan deze eisen, versterken we de transparantie, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de overheid voor inwoners. Met het project inclusiviteit en toegankelijkheid willen we gaan voldoen aan de normen die daarvoor gelden, zodat iedereen ook de mogelijkheid heeft om mee te kunnen doen. We hebben extern advies ingewonnen en nemen op basis van dit advies de uitvoering ter hand. Het project elektronische publicaties hebben we succesvol afgerond, onze publicatiewijze voldoet daarmee aan de wet. De komende periode zullen we de toepassingsmogelijkheden van artificial intelligence onderzoeken, dit om mensgerichtheid en maatwerk te versterken. Hierover gaan we, in het kader van de dienstverleningsvisie, in 2025 met de raad in gesprek. Doel 2, goede werkgever, digitalisering vraagt ook veel van onze medewerkers. Het creëren van bewustzijn en mindset staat daarbij centraal. Met het opnemen van digitalisering in ons strategisch personeelsplan zijn we in staat proactief en gericht te werven en het huidig personeel te laten groeien, dit is een meerjarig traject. De plannen zijn klaar en de deels regionale uitvoering kan starten. Doel 3, verbeteren regionale en interne samenwerking, we hebben onze formats t.a.v.

besluitvorming herijkt, er is ook aandacht voor verdere digitalisering met het programma IBABS en archivering. We liggen op schema. In samenwerking met gemeenten Renkum, Arnhem en De Connectie is harmonisatie van applicaties en onderliggende processen het uitgangspunt van ons handelen geworden. De afgelopen periode zijn we ook met deze gemeenten er in geslaagd om verbetering van vraagkant van de gemeenten Arnhem, Renkum, en Rheden en aanbod vanuit De Connectie goed uit te werken en de inrichting van onze organisaties daarop aan te passen. Op dit moment wordt onderzocht wat de impact van het onderbrengen van De Connectie bij de gemeente Arnhem betekent voor het programma Digitaal Rheden. Doel 4, stevig fundament en betrouwbare ICT, met de noodzakelijke update (migratie) van het zaaksysteem, en bijbehorend archief, zijn twee van onze kernsystemen in onze dienstverlening aangepakt. Na het opleiden van de medewerkers is het nieuwe zaaksysteem in juli 2024 ‘live’ gegaan. We zijn we nu in de laatste fase van het project aanbeland waarin het digitale archief wordt overgezet naar de nieuwe omgeving. Dit doen we samen met de gemeente Renkum en de teams ICT en DIV van de Connectie. Het project is wat vertraagd door de complexiteit. Onze dienstverlening heeft door de vertraging geen gevaar gelopen.

2

RAADSINFORMATIEBRIEF Doel 5, transparante en kwalitatieve sturing, we verzamelen als gemeente veel informatie, deze informatie willen we gebruiken om tot betere uitvoering, beleid en besluitvorming te komen. Er is een kerngroep ingericht voor data-gedreven initiatieven, zoals stikstof, maraps en het koersdocument Samenleving. Op dit moment onderzoeken we of we ‘Rheden in cijfers’ verbeterd kunnen inrichten. Zo willen we inwoners en bedrijven op een laagdrempelige manier kennis laten maken met de data van de gemeente Rheden via een dataportaal. Er is voor het programma door u raad voor dit programma vanaf 2023 t/m 2025 2,75 miljoen euro beschikbaar gesteld. In de eerste fase van het programma stond het opstarten en maken van plannen centraal, de geplande meerjarige uitgaven van begrote middelen zijn nu aan de orde. Opdrachtgever en programmamanager sturen natuurlijk ook op de uitgave van middelen en rapporteren daarover aan het directieteam. Voortgangsrapportage op hoofdlijnen de voortgang per doel en project Hieronder wordt de voortgang van de projecten per thema toegelicht: Legenda: Conform planning en binnen budget Bijsturing door lijnmanagement nodig op planning en/of budget Verloopt niet conform planning en budget

Programma Digitaal Rheden Voortgang algemeen (tijd kwaliteit, geld, Toelichting/opmerking informatie en organisatie)

Nr.

Doel en projecten

1

Toegankelijke, effectieve en efficiënte dienstverlening

1.1

Digitale dienstverlening

De ingangsdatum van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is verplaatst naar 1 januari 2026. De reden is dat verschillende overheidsorganisaties hebben aangegeven niet op tijd te kunnen voldoen aan alle wettelijke eisen, daarnaast is de Uniforme Productenlijst in september 2024 uitgebreid, hetgeen verlenging van de implementatie betekent. Onze voortgangsmonitor per product/dienst is daarop in november 2024 aangepast. Na bijsturing van het project in december 2025, is per 1 januari 2026 de digitale dienstverlening van onze producten en diensten naar verwachting op orde. Naar verwachting zullen begin 2026 de notificaties

3

RAADSINFORMATIEBRIEF

1.2

Papierarm en digitaal werken incl. vernieuwde Archiefwet

1.3

Wet open overheid

1.4

Digitale toegankelijkheid en single digital gateway (aanpassing van producten en diensten

1.5

Wet elektronische publicatie

2

Goed werkgever- en werknemerschap

2.1

Digifitte medewerker

worden toegevoegd (deadline 1 januari 2027), daarna is dit project afgerond. De afronding zal plaatsvinden met een ‘Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening’ waarvoor harmonisatie wordt gezocht met de gemeente Arnhem en Renkum. Het systematisch beheer van alle E-formulieren in de huidige verschillende applicaties is op dat moment georganiseerd. Na ingebruikname gemeentehuis is papierarm werken de norm. Het is een grote opgave. Er is afstemming met het Gelders Archief en De Connectie. Binnen de afdeling Samenleving blijkt beperkte capaciteit aanwezig. Het traject voor de afdeling Samenleving is dan ook in de opstartfase. Dit betreft de beschrijving van de gewenste werkprocessen, aansluiting op het IT-landschap en compliance aan wet- en regelgeving. We sturen nu op het beschikbaar stellen van capaciteit. Naar verwachting start de start realisatie in Q2 2025. Er is inmiddels een projectleider Wet open overheid aangesteld, verantwoordelijk voor het verder op orde brengen van zowel de actieve als de passieve openbaarmaking. Voor de actieve openbaarmaking volgen we de wettelijk vastgestelde fasering en bevinden we ons in fase 2.

Voor de passieve openbaarmaking worden processen verder uitgewerkt, een projectplan opgesteld, kennis en bewustwording binnen de organisatie vergroot, een nieuwe anonimiseringstool geïmplementeerd en de aansluiting op het landelijke publicatieplatform gerealiseerd. Digitale inclusie vinden we belangrijk. Er is extern advies ingewonnen. Studenten hebben de faciliteiten voor inwoners in beeld gebracht. In 2025 volgt een communicatiecampagne. Dit project is voor een deel gekoppeld aan digitale dienstverlening (zie 1.1). Rheden voldoet aan SDG fase 1. Voor het onderdeel SDG fase 2 en de nieuwe website wordt op dit moment een projectleider geworven. Afgerond. Al onze elektronische publicaties voldoen aan de wet. Een belangrijke succesfactor bij de noodzakelijke digitalisering. Aanpak en samenwerking met regiogemeenten.

4

RAADSINFORMATIEBRIEF Daarnaast wordt in 2025 een intern onderzoek uitgevoerd naar de digifitheid van onze medewerkers. Door een trainee is in 2023 een passende aanpak opgesteld. Er is sprake van een meerjarige uitvoering door P&O samen met de teams. Mede door vertraging van HR21 is dit vertraagd tot medio juli 2025.

2.2

Digitalisering onderdeel strategisch personeelsplan

3

Interne en regionale samenwerking vanuit toegevoegde waarde

3.1

Bestuurlijke besluitvorming, verdere digitalisering

3.2

Harmonisatie van applicaties van Arnhem, Renkum en Rheden in samenwerking met De Connectie

3.3

Verbetering demandmanagement

4

Stevig en betrouwbaar fundament

4.1

Upgrade zaaksysteem (noodzakelijke uitfasering)

5

Transparante en kwalitatieve sturing

5.1

Datagedreven werken incl. wet hergebruik overheidsinformatie

In samenwerking met o.a. de griffie heeft herijking en verdere digitalisering van collegeen raadsvoorstellen plaatsgevonden, ook is aandacht besteed aan de archivering. De kansen zijn in beeld gebracht. Uitgangspunten zijn vastgesteld. Bij vervanging van applicaties is harmonisatie nu het uitgangspunt. Wij volgen nu de architectuur van Arnhem waar mogelijk, ook voor onze nieuwe website. Project is succesvol afgerond en overdracht naar de organisatie heeft plaatsgevonden. Uitvoering heeft samen met Renkum plaatsgevonden. Het zaaksysteem wordt bij dienstverlening gebruikt. Het project is afgerond. Conform planning is afronding in q2 2024 gerealiseerd. Najaar 2024 is gewerkt aan verdere optimalisatie. Er is een visie op data-gedreven werken. Er vinden pilots plaats, met als doel ervaring op doen en leren om uiteindelijk daar waar dat relevant is gebruik te maken van datagedreven werken. Inmiddels is een herijkte versie van Rheden in Cijfers online. Zie: https://rheden.incijfers.nl/dashboard/ Ook is er een offerte ontvangen voor het realiseren van een Lokale Brede Welvaartsmonitor op basis van Rhedenincijfers. De verwachting is dat deze in de zomer van 2025 beschikbaar is.

5

RAADSINFORMATIEBRIEF Evaluatie Op 24 september 2024 heeft het programmateam een evaluatie uitgevoerd. Op vrijwel alle projecten is voortgang geboekt. Personele wisselingen en resultaatafspraken per project vragen continu aandacht. Voor 2025 zijn negen projecten gedefinieerd op basis van de gerealiseerde voortgang. Bij continuering van het capaciteitsgebrek (projectleiders) door verloop en bijvoorbeeld nieuwe producten en diensten (uitbreiding digitale dienstverlening) zal het programma naar verwachting wat uitlopen. In de bijsturing van de projecten houden we rekening met de andere grote ontwikkelingen binnen de organisatie zoals het programma “versterken financiële functie” en de opgaven en transformatie in het domein samenleving”. De lijnmanagers van de drie afdelingen zijn in de lead voor prioritering en bepalen daardoor het haalbare tempo. Het programma faciliteert. Het budget voor de programmaperiode zoals in 2023 toegekend door de raad volstaat. Door de door het capaciteitsgebrek ontstane vertragingen en mogelijk nieuwe tussentijdse ontwikkelingen zal de raad in 2025 mogelijk worden gevraagd het programma met een periode te verlengen. In het voorjaar van 2025 zullen de nieuwe ontwikkelingen worden vertaald in een voorstel voor het vervolg, al dan niet programmatisch. Deze zal in de kadernota 2026 worden beschreven als voorstel.

Voor de komende jaren moet rekening worden gehouden met de doorlopende nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitalisering in het kader van Digital Decade (het Europese digitaliseringsprogramma voor (lagere) overheden en de impact van bedreigingen op het gebied van informatieveiligheid en de mogelijkheden van toepassing van artificial intelligence.

Vervolg Nieuwe ontwikkelingen stoppen niet eind 2025. Komend voorjaar wordt er daarom een voorstel ontwikkeld voor het invulling geven aan nieuwe ontwikkelingen die de Digital Decade (Europees digitaliseringsprogramma) met zich meebrengt. Wij zullen een voorstel doen in de kadernota voor de programmabegroting 2026. Vooralsnog koersen wij op het behalen van alle in 2022 vastgestelde programmadoelen eind 2025.

In november 2025 zal een raadsbrief worden verstuurd met de eindevaluatie en voorstel voor een mogelijk vervolg van het programma in lijn met de kadernota en programmabegroting 2026.

Bijlagen Geen.

Wij vertrouwen erop u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester

Bart Drewes, gemeentesecretaris

6