Raadsinformatiebrief Aanbesteding renovatie openluchttheater Pinkenberg.pdf

Raadsinformatiebrief datum

voor

Afdeling/cluster

28-02-2023

gemeenteraad

Vastgoed

portefeuillehouder D. Klomberg

bijlage(n)

behandeld door

Portefeuillemanager Vastgoed

1

onderwerp

Aanbesteding renovatie openluchttheater Pinkenberg 1. Aanleiding

In januari 2021 is er middels een raadsvoorstel verzoek gedaan om extra geld beschikbaar te stellen om fase 2 van de renovatie van het openluchttheater de Pinkenberg uit te kunnen voeren. Na het beschikbaar stellen van extra middelen is de aanbesteding opgestart. Eind november is de uitkomst van deze aanbesteding bekend geworden. Het traject van deze aanbesteding, inclusief de uitkomst, wordt in deze brief behandeld. 2. Proces en uitkomst aanbesteding fase 2 renovatie

Resultaat aanbesteding Op basis van de vier binnengekomen inschrijvingen kan er geconcludeerd worden dat er onvoldoende budget is om aan de laagste inschrijving de opdracht te gunnen. Dit houdt in dat het plan, zoals uitgevraagd in de aanbesteding, niet uitgevoerd kan worden. Om duidelijkheid te krijgen in het proces, de genomen stappen en de uitkomst wordt onderstaand het doorlopen proces chronologisch op hoofdlijnen beschreven. 1.

Voorbereiding Projectteam Voor het doorlopen van de aanbesteding is er een projectgroep opgesteld om zo te komen tot een team waarin de kennis en kunde voor het project in is geborgd. Bestaande uit een adviseur inkoop & aanbesteden van de Connectie, een adviesbureau voor het verwerken van het bestek en de technische zaken en de architect van het oorspronkelijke plan. Gesprekken met de provincie Tijdens de voorbereiding is er gestart met de gesprekken met de provincie, dit in verband met de Natuurwetvergunning en de restricties rondom het mogen uitvoeren van grote werkzaamheden buiten de maanden september en oktober om. Naar aanleiding van de gesprekken met provincie is geconcludeerd dat: een natuurwetvergunning voor de renovatie niet benodigd is; de maanden september en oktober leidend blijven voor het uitvoeren van grove werkzaamheden. Aanpassen van het bestek (de uitvraag) Op basis van deze uitkomst is er gekeken of er een manier voor te schrijven is waarop het werk uitgevoerd kan worden (het plan wat blijft passen binnen de restricties vanuit de ecoloog en het budget) om de grote werkzaamheden in twee maanden uit te kunnen voeren. Het originele plan is daarom aangepast, waarbij de belangrijkste verandering het voorschrijven van prefab is geworden.

Op deze manier is het mogelijk om, gezien de voorbereidende werkzaamheden in de fabriek, de grote werkzaamheden te kunnen uitvoeren in twee maanden. Doorrekening Na het vaststellen van de definitieve uitvraag is aan het adviesbureau en nog een externe partij gevraagd om op basis van het opgestelde bestek een doorrekening te maken (prijspeil juli 2022). Hierbij is vastgehouden aan de werkwijze wat in de markt wordt gebruikt; namelijk het opstellen van een directiebegroting waarbij er, met een maximale afwijking van 10%, de kosten kunnen worden bepaald.

2.

Voorbereiding aanbesteding Procedure De aanbesteding is verlopen via een meervoudig onderhandse procedure. Dit houdt in dat er in totaal vijf partijen zijn gevraagd om een aanbieding te maken. Dit zijn vijf partijen geweest waarvan de opdracht past binnen hun expertise van werkzaamheden. Alle vijf de partijen hebben ook aangegeven interesse te hebben in het werk.

3.

De aanbesteding

pagina

1

ons kenmerk

Tijdens de aanbesteding zijn er tweetal momenten geweest die belangrijk zijn geweest voor het resultaat. Dat is enerzijds de schouw; de mogelijkheid voor partijen om op locatie te kijken, en anderzijds de Nota van Inlichtingen; de mogelijkheid voor partijen om vragen te stellen aan de projectgroep. Alle partijen zijn aanwezig geweest tijdens de schouw. Tijdens de Nota van Inlichtingen zijn er echter geen vragen gesteld. 4.

Resultaat Eind november zijn de inschrijvingen binnengekomen, waaruit is gebleken dat de inschrijvingen ver boven de directiebegroting (en de maximale afwijking) lagen. Daarom wordt geconcludeerd dat voor deze aanbesteding niet tot gunning kan worden overgegaan.

3. Vervolgstappen

De aanbestedingswetgeving beperkt ons om het oorspronkelijke plan opnieuw uit te vragen in de markt. Daarnaast stelt een aanpassing van de uit te voeren werkzaamheden ons voor een uitdaging over de wijze van financiering van deze werkzaamheden. We zijn in gesprek met RIQQ en kijken in samenwerking met hen en de gemeente Rozendaal naar de mogelijkheden voor het uitvoeren van de noodzakelijke herstelwerkzaamheden om het theater voor de komende jaren in gebruik te blijven houden. De deelnemers van de Crowdfunding van het RIQQ zullen benaderd worden over het vervolg van de Crowdfunding. Vanzelfsprekend houden we u op de hoogte van de voortgang.

De Steeg, Burgemeester en wethouders van Rheden, Carol van Eert, burgemeester. Nadja Renkema-Holstein, secretaris.

pagina

2

ons kenmerk

pagina

3

ons kenmerk